Actueel

Hoveniersbedrijven kunnen veel efficiënter werken met de juiste software. Janse en Berkhof Tuinen uit Barneveld koos voor Suite MKB van Become-IT. ‘Het oogt fris en er zitten heel veel functionaliteiten in.’ Dirk-Jan Janse is met compagnon Jan Berkhof eigenaar van het hoveniersbedrijf met vijftien medewerkers. Het bedrijf richt zich op het ontwerp, de aanleg en het onderhoud van duurzame tuinen met impact op mensen en natuur. “Op het gebied van administratie en planning loop je toch tegen bepaalde dingen aan. Voorheen deden we alles apart, in een Excel-bestand en met boekhoudsoftware. Toen ons bedrijf groeide, zijn we eens om ons heen gaan kijken hoe andere bedrijven dat doen. Eind 2019 kregen we een demo van Become-IT en sinds 2020 zijn we klant.” Wat de ondernemer aansprak in de Suite MKB bedrijfssoftware van Become-IT, is met name het gebruiksgemak. Met wat uitleg kun je er snel en eenvoudig mee aan de slag. Alle collega’s werken via een app op hun telefoon in het systeem. “Daarbij helpen de consultants bij de overstap. Ze trainden ons personeel en zijn zeker in de opstartfase goed bereikbaar voor support.” De software van Suite MKB bestaat uit een aantal algemene modules en een paar die specifiek gericht zijn op hoveniersbedrijven, zoals een plantenbank en het jaarurenmodel. Het systeem is gericht op bedrijven met vijf tot vijftig medewerkers, al zijn er ook bedrijven met zeventig medewerkers die het naar tevredenheid gebruiken. Het is een super compleet pakket dat van begin tot eind goed op elkaar aansluit. Steeds verder verbeterd Tom van Malestijn is binnen het hoveniersbedrijf de hoofdgebruiker van het systeem en ook hij is erg tevreden. “We kunnen er heel veel mee. Na het maken van een offerte, kunnen we die direct omzetten in een order. Na het afronden van een project, kun je ook meteen zien hoeveel uur er is gewerkt en welke materialen zijn gebruikt. Daarnaast blijven we in gesprek met Become-IT. Op basis van onze ervaringen, voeren zij weer verbeteringen of vernieuwingen door. Zo wordt de software steeds beter.” ‘We vinden het leuk om te sparren over toevoegingen die handig zijn voor deze sector’ De twee zijn zo enthousiast over het systeem dat ze ook andere hoveniersbedrijven uitnodigen om bij hen te komen kijken hoe dit systeem werkt en hoeveel tijdswinst het oplevert. Van Malestijn: “We vinden het daarnaast erg leuk om te sparren met Become-IT over toevoegingen die handig zijn voor deze sector. Al zitten ze zelf ook niet stil, we krijgen elke maand een overzicht met nieuwe onderdelen of aanpassingen in het systeem.” Het bedrijf is zo enthousiast over het systeem dat ze ook andere hoveniersbedrijven uitnodigen om bij hen te komen kijken hoe dit systeem werkt en hoeveel tijdswinst het oplevert. ‘Optimaliseren moet je samen doen’ Die samenwerking verloopt erg prettig, vindt ook Anton Verlek, teamleider verkoop bij Become-IT. “We vinden de samenwerking met klanten erg belangrijk. Met name de fase na het implementeren van de software, omdat ze het dan optimaal gebruiken. Wij willen steeds verder verbeteren, samen met onze klanten. Optimaliseren moet je samen doen.” En ook na de opstartfase houdt het softwarebedrijf de vinger aan de pols. Recente vernieuwing is dat alle klanten worden benaderd voor een Software APK om te kijken of alles nog naar wens verloopt. Kortom: bij Janse en Berkhof Tuinen zijn ze blij met deze oplossing. Van Malestijn: “Ik kan het ieder hoveniersbedrijf aanbevelen. Daarbij oogt het fris en zitten er heel veel functionaliteiten in.”   Dit artikel verscheen in Septermer 2023 in GreenPro

Albert van der Wal is directeur van Technisch Advies en Installatiebureau HVK uit Stadskanaal. Hij nam het bedrijf in 2015 over en bouwde het bedrijf op van een eenmansbedrijf naar een installatiebureau met twaalf mensen. In november 2022 maakte hij de overstap naar Suite MKB. ‘Het werkt zo eenvoudig, een week na mijn akkoord verstuurde ik al mijn eerste factuur via Suite MKB.’ Technisch Advies en Installatiebureau HVK is een totaalinstallateur die zich in de loop der jaren gespecialiseerd heeft in duurzame technieken. Opdrachtgevers zijn grotendeels particulieren die hun huis willen verduurzamen met warmtepompen, PV-panelen, ledverlichting en andere technieken die tot een energiebesparing leiden. Ook zijn er mensen die helemaal geen gas meer willen gebruiken. ‘Ik kan wel zeggen dat dit onze corebusiness is geworden’, vertelt directeur Albert van der Wal. Hij vervolgt: ‘Toen ik in 2015 HVK overnam was er een verouderd softwarepakket en ik besloot te investeren in een pakket dat ik vanuit mijn groothandelsachtergrond goed ken. Dat bleek voor mij heel aardig werkbaar, maar mijn nieuwe collega’s waren een stuk minder enthousiast. Toen ik vorig jaar met een andere boekhouder in zee ging, werd steeds duidelijker dat de software niet goed aansloot bij ons werk en er heel veel overbodige features waren waarvoor ik aardig wat betaalde. Genoeg redenen om rond te kijken, dus.’ De boekhouder stelde Albert een aantal pakketten voor, waaronder Suite MKB van Become-IT en er werden demo’s aangevraagd. Direct overtuigd ‘Leo kwam als eerste met Suite MKB en toen wist ik al dat de andere twee eigenlijk niet meer hoefden te komen’, lacht Albert. ‘Ik was direct overtuigd. In Suite MKB kan alles wat ik wil en er kan ook van alles waar ik zelf nog niet aan had gedacht. Nu we er inmiddels al tien maanden mee werken, zien wij alleen maar voordelen.’ "Ik kan niets negatiefs bedenken over Suite MKB of Become-IT, we hadden dit al veel eerder moeten doen." Wie een dergelijk traject aangaat, denkt vooraf goed na over de gewenste mogelijkheden, die de bedrijfsprocessen ondersteunen. Eén van de wensen van Albert was een klantenportaal, niet wetende of die mogelijkheid binnen de installatiebranche bestaat. Nou, die is er. Albert: ‘We krijgen van klanten terug dat ze daar heel content mee zijn. Wanneer zij inloggen, komen zij in een omgeving die door inzet van onze huisstijl duidelijk van HVK is en zien daar hun offertes en facturen staan. Dat is heel transparant en ze kunnen hun eigen traject volgen.’ Offerte ter plekke Hoewel Albert zichzelf niet bovenmatig computervaardig acht, houdt hij ervan wanneer een programma zo overzichtelijk is dat hij er snel in kan werken én aan anderen kan uitleggen hoe het werkt. ‘Ik kom bij klanten aan tafel, we bespreken het werk en wanneer ik de deur uitga, hebben zij de offerte al in hun mailbox. Die kan ik ter plekke met ze doornemen en toelichten, zonder dat zij informatie zien die voor hen niet relevant is. In de offerte omschrijf ik alle werkzaamheden tot in detail. Het handige is, dat de monteur diezelfde informatie ook heeft, net als degene die planning en financiële administratie doet.’ Die omschrijving maakt ook, dat voor de klant veel duidelijker is wat er bij de opdracht hoort en wat meerwerk is. De factuur maken is vervolgens een kwestie van de gegevens controleren en op de knop drukken. ‘Het is ook heel prettig dat klanten nu op de telefoon van de monteur middels een digitale handtekening de gewerkte tijd bevestigen’, vult Albert nog aan. ‘Ook dat voorkomt discussies. Er is nu veel duidelijkheid, doordat iedereen die bij het werk betrokken is, dezelfde informatie heeft.’ Koppeling met 2BA Hij vervolgt: ‘We kunnen foto’s bij het project opnemen en werkbonnen op de telefoon koppelen aan een monteur die zelfs direct kan zien welke monteur met hem meegaat. Monteurs maken minder extra ritten omdat ze een onderdeel missen. Ik ben ook heel blij met de artikelbestanden van het 2BA, de landelijke database voor installatietechniek. Met het artikelnummer van de fabrikant kun je direct een factuur maken. De kortingsbestanden van leveranciers kunnen we heel eenvoudig uploaden. Het komt erop neer dat we alle informatie die voor ons van belang is, direct kunnen zien, zoals artikelnummer, beschrijving, de inkoopprijs en onze marge.’ Snelle start Technisch Advies en Installatiebureau HVK begon eind vorig jaar met de implementatie van de standaard modules voor de boekhouding. Gaandeweg kwamen er uitbreidingen, zoals 2BA en meest recent de module Onderhoudscontracten waarin onder andere automatisch de facturen worden aangemaakt. ‘Wellicht zullen we nog verder uitbreiden, maar we moeten ook de tijd nemen om het hele systeem goed en volledig te implementeren en het optimaal te leren gebruiken. Daarbij ondersteunde Become-IT ons vorig jaar super goed. Of ik nu in de ochtend of in de avond een vraag stuurde, ik kreeg altijd binnen een paar minuten antwoord. Ik vind dat we een enorm snelle start hebben gemaakt; een week na mijn akkoord factureerde ik al in Suite MKB en gebruikte ik mijn oude systeem daarvoor niet meer. Een factuur maken nam ineens maar een paar minuten in beslag. Al deze voordelen maken het werk zoveel eenvoudiger en dat voor ongeveer een derde van de maandkosten die ik eerder had. Ik kan niets negatiefs bedenken over Suite MKB of Become-IT, we hadden dit al veel eerder moeten doen.’

ERES Boomverzorging uit het in de Achterhoek gelegen Zelhem voert vakwerk uit aan bomen. Van het planten van een boom en het onderhouden ervan tot het weghalen van een boom. Het werkgebied en het aantal medewerkers maakten voor directeur Cees Schreuders duidelijk dat een planningsprogramma geen overbodige luxe was. Het vinden van het juiste programma had echter nog wel wat voeten in aarde. Snoeien, kappen, planten en stobben dus. Dit doet ERES inmiddels met zo'n vijftien man. ERES werkt vooral, maar niet uitsluitend, in de Achterhoek. 'Onze ploegen bestaan uit vakmensen met verschillende achtergronden. Binnen onze organisatie zijn bijvoorbeeld ook diverse ETW'ers aan het werk. De planning van het materieel en de mensen begon ooit met een papieren agenda. 'Ik houd wel van digitalisering,' vertelt Cees Schreuder. 'Dus gingen we al snel over op Google Agenda, maar dat leverde te veel problemen op. Toen begon de zoektocht naar een goed planningsprogramma. Kijk, op zich is ons werkproces eenvoudig: een boomverzorger snoeit een boom en ruimt de takken op en dan is het vaak klaar. Tegelijkertijd is ons werk heel dynamisch, waardoor er haast dagelijks verschuivingen in de planning plaatsvinden.' Boomzorg, geen hovenier Schreuder probeerde diverse pakketten uit die zich vooral richten op de hoveniersbranche. 'Deze waren voor ons werk, voor ons bedrijf, qua mogelijkheden te beperkt. De planning kon bijvoorbeeld niet soepel verschoven worden of, wanneer dat wel kon, konden we geen koppeling maken met het materieel. Toen weken we uit naar een programma specifiek voor loonwerkers, maar dat sloot ook niet aan. Wij zijn geen hovenier en ook geen loonwerker, maar we wilden wel goede software. Via via werd ik geattendeerd op Suite MKB van Become-IT. Dat draait nu ruim een jaar.' 'Binnen boomverzorging is het materieel het uitgangspunt in de planning' Materieel is uitgangspunt 'Onze buitenmensen zagen het eigenlijk al niet meer zitten. Elke keer weer een ander programma dat niet voldeed aan wat ons bedrijf nodig heeft. Echter, met Suite MKB hoorde ik al snel niemand meer klagen.' Jesse Roozeboom van Become-IT: 'Suite MKB wordt door veel vakmensen gebruikt. Elke branche kent zijn verschillen; tegelijkertijd zijn er veel onderdelen in het werkproces identiek. Er is een offertetraject, een planning, er moeten uren geregistreerd worden en ten slotte moet er een factuur verzonden worden.' 'In de boomverzorging,' legt Schreuder uit, 'is het materieel bepalend en daar hoort een persoon bij. Zo bekijk ik ook de planning. Vanuit kantoor moeten we realtime kunnen zien wie, waar en op welke machine werkt. Dit om te kunnen bepalen of er die dag nog een opdracht bij kan. Dat werkt nu goed met de activaplanning van Suite MKB.' Voor iedereen is dezelfde, voor hen relevante, informatie toegankelijk Nieuw gedrag Inmiddels komt Suite MKB bij ERES Boomverzorging in elke stap van het werkproces terug. 'Wanneer een klant belt, maken we direct een notitie in Suite MKB. Vervolgens wordt in het programma een offerte opgemaakt. De order die daaruit voortkomt, wordt gepland en ook de factuur wordt vanuit Suite MKB gemaakt,' legt Schreuder uit. Hij heeft zich, op aanwijzingen van Roozeboom, wat nieuwe werkgewoonten eigen moeten maken. Zo maakt hij nu elke aantekening direct in Suite MKB, en niet meer via WhatsApp of een kladblaadje. Roozeboom legt uit: 'Door goed gebruik te maken van het programma, staat alle informatie in het systeem en heeft iedereen dezelfde, voor hen relevante, informatie paraat. Het programma werkt intuïtief; daardoor pakt iedereen het ook snel op. Suite MKB werkt als het ware als een archiefkast met verschillende schappen. Je kunt ook heel eenvoudig inrichten wie toegang krijgt tot welke informatie. Wij zien veel bedrijfsprocessen en luisteren goed naar klanten. Zo signaleren we snel hoe een bedrijf efficiënt Suite MKB kan inzetten.' Rustige opbouw Roozeboom vervolgt: 'We zijn bij ERES begonnen met een basis voor het primaire proces en dat houdt in: offertes maken, uren schrijven, machines boeken en facturatie. Later is dit uitgebouwd met het vastleggen van hoelang een machine is gebruikt. Ook kunnen de VCA-keuringen van de machines en gereedschappen worden vastgelegd. We kijken naar wat het proces bij onze klant, in dit geval ERES Boomverzorging, verbetert en vergemakkelijkt.' Schreuder heeft nog wat voorbeelden: 'In het systeem zijn schoenmaten vastgelegd, wanneer helmen gekeurd moeten worden en wanneer auto's naar de garage zijn geweest. Vanuit het systeem heeft de administratie alle informatie om de schoenen te bestellen of de keuring te regelen. Nu het systeem meer gevuld raakt, kijken we ook naar de vele managementrapportages die veel inzicht geven.' 'Nee' is een goed antwoord 'Become-IT is een laagdrempelige organisatie; dat werkt heel fijn,' vindt Schreuder. 'Kijk, wij groeien en zij groeien ook. En toch word ik aan de telefoon altijd goed geholpen en krijg ik het juiste antwoord. Dat antwoord kan ook "nee" zijn en dan weten de collega's van Jesse goed te motiveren waarom en wat eventuele alternatieve oplossingen zijn. Degenen die ik spreek, weten voldoende van de software om mijn vragen op te pakken en vaak al tijdens het gesprek op te lossen. Dat werkt super.'   Dit artikel verscheen in April 2023 in Vaklad Boomzorg, lees het hier: https://www.boomzorg.nl/article/42184/nieuwe-software-bij-eres-boomverzorging-geeft-energie

Na enkele negatieve ervaringen zocht Frits van der Wal van Groenbouw Hoveniers begin dit jaar een goed softwareprogramma, waarin je onder meer snel een calculatie kunt maken voor de aanleg van een tuin. Met zijn wensenlijst zocht hij tijdens de Groene Sector Vakbeurs Leo Kodde op, de ontwikkelaar van Suite MKB. Daarna ging het snel. 'Uw persoonlijke hovenier', staat er onder het logo van Groenbouw Hoveniers in Heerenveen. Eigenaar Frits van der Wal startte zijn bedrijf in 2011 en heeft inmiddels drie medewerkers in dienst. Het hoveniersbedrijf legt tuinen aan bij particulieren en werkt ook voor bedrijven en instellingen. Ook onderhoud van openbaar groen in opdracht van gemeenten komt veel voor. 'Het ontzorgen van klanten, dat vind ik belangrijk', zegt Van der Wal. 'Zij moeten in de tuin zitten, wij doen het werk.' Alle medewerkers werken buiten; wat er op het gebied van administratie, offertes en facturatie moet gebeuren, doet Van der Wal zelf. Ook voor een relatief klein bedrijf vindt Van der Wal een goed automatiseringsprogramma belangrijk. Met de nadruk op 'goed', want ervaring met minder goed heeft hij inmiddels ook. 'Het werkt niet fijn als je tijdens het maken van offertes tegen vragen aanloopt die je vervolgens alleen per mail kunt stellen en niet weet wanneer je antwoord krijgt. Ook waren de programma's waarmee ik eerder werkte omslachtig ingericht; ze leverden niet op wat ik zocht.' Eenvoudig en snel Wat hij zocht, was een toegankelijk online pakket, waarin de offerteopbouw niet steeds opnieuw hoeft te worden ingevoerd en dat gekoppeld is aan de urenregistratie en uiteindelijk de facturatie. Collega-hoveniers vertelden hem over hun goede ervaringen met Suite MKB van Become-IT. Reden om tijdens de Groene Sector Vakbeurs oprichter Leo Kodde op te zoeken en hem te vragen hoe snel en gemakkelijk zijn programma een tuinberekening kan maken. Hij heeft geluk; hij treft Kodde op een rustig moment. Kodde neemt de tijd om de ondernemer een realistisch beeld van het softwarepakket te tonen. 'In anderhalve week draaide het programma op mijn bedrijf' 'Dat nam niet eens zoveel tijd in beslag', lacht Van der Wal. 'Ik zei: laat mij nou eens zien hoe gemakkelijk en snel je met Suite MKB een offerte voor de aanleg van een tuin kunt maken. Dat deed Leo en het zag er eenvoudig uit. Daarna wilde ik zo snel mogelijk een afspraak inplannen en vervolgens ging het snel. Maarten kwam begin februari op een dinsdagochtend langs voor een demonstratie. 's Middags kreeg ik de kosten door en ik ben direct akkoord gegaan. Een dikke week later had ik het programma draaiend.' Goede voorbereiding 'De implementatie bij Groenbouw Hoveniers was wel heel snel', vertelt Maarten van Eeden, consultant bij Become-IT. 'Dat was ook mogelijk doordat Frits zelf aan de slag ging met het systeem, er volop in dook en mogelijkheden uitprobeerde. Hij vulde het systeem zelf met zijn bedrijfsinformatie en leerde zo zichzelf al veel aan. Ik ben natuurlijk nog wel bij Frits geweest om delen van de implementatie te begeleiden, vragen te beantwoorden, de app te introduceren en uitleg te geven aan de medewerkers. Ook zij vinden het een duidelijk programma en dat zien we terug in het gebruik; de uren en het materiaalgebruik worden goed vastgelegd.' Als voorbereiding schoonde Van der Wal zelf vooraf de productenlijst op en nam deze vervolgens op in het programma op. Nieuwe producten voegt hij gaandeweg het proces toe, net zoals vierkantemeterprijzen en andere vooraf bepaalde werkzaamheden met tarieven. Become-IT monitort het gebruik van Suite MKB en ziet zo al snel of de ondernemer of onderneming alle mogelijkheden optimaal gebruikt. De medewerkers van het softwarebedrijf signaleren waar de gebruiker mogelijkheden laat liggen en begeleidt het bedrijf daar vervolgens bij. Zo min mogelijk handelingen Groenbouw Hoveniers is in eerste instantie begonnen met de basismodules voor relatiebeheer, offreren, orderverwerking en facturatie. Hiertoe behoort ook het maken van weekplanningen en de koppeling met de boekhouding. Van der Wal: 'Mijn belangrijkste wensen waren het eenvoudig calculeren en het snel en eenvoudig opstellen van offertes met standaardteksten en zo min mogelijk handelingen. Daarnaast is de iDeal-betaalkoppeling in de facturen belangrijk. Facturen, ook met grote bedragen, worden nu veel vaker snel betaald.' 'Facturen voorzien van een iDeal-link worden veel sneller betaald' Op het moment van schrijven werkt Van der Wal een dikke maand met het pakket. 'Ik vind het heel fijn werken. Natuurlijk moet je in het begin even zoeken naar de verschillende functionaliteiten, maar Become-IT is goed bereikbaar via de telefoon en ik word snel op weg geholpen.' Ook zijn medewerkers zijn tevreden met Suite MKB. Ze zien eenvoudig en snel wat de planning is en waar ze naartoe moeten, inclusief link naar Google Maps. Het scherm voor het registeren van de uren en de gebruikte materialen blijkt toegankelijk en gemakkelijk te gebruiken. Geen werkbriefjes meer 'Ook voor een relatief klein bedrijf levert werken met Suite MKB een hoop tijd op', zo ervaart Van der Wal. 'Wij werken bijvoorbeeld vaak op regiebasis, waarbij we achteraf factureren en worden betaald. Doordat de medewerkers de uren en materialen registreren, hoef ik achteraf geen werkbriefjes meer te controleren; ik beschik direct over de benodigde gegevens. Met een paar klikken is vervolgens de factuur gemaakt, inclusief iDeal-betaallink.' Frits van der Wal (l) en Maarten van Eeden Hij legt uit: 'Achter de offertes die opdrachten zijn geworden, zitten werklijsten voor werkvoorbereiding, inkoop en planning. Dat maakt het inplannen en uitvoeren eenvoudig en snel. Het is ook mogelijk foto's bij te voegen. Het is kortom een overzichtelijk en compleet programma. Mogelijk breid ik over een paar maanden uit met servicemeldingen. Daarmee kan de klant direct vragen stellen en kun je werkopdrachten doorgeven. Ook de abonnementenmodule voor onderhoudscontracten is interessant.' Van Eeden: 'Tijdens de demo krijgen wij al snel inzicht in de digitale vaardigheden van degene die met Suite MKB gaat werken; daar stemmen we ons aanbod op af. Frits heeft dat inzicht wel; hij was in zijn vorige pakket al gewend met calculaties te werken. Doordat hij er ook de tijd voor neemt, kan de implementatie snel gaan.' Van der Wal vult aan: 'In mijn beleving moet je ook voor verandering open wíllen staan. Ik wil juist gaan calculeren omdat ik weet dat het me veel tijd bespaart als de basis eenmaal goed is. Op termijn heb je er veel profijt van. Dat hoor ik ook van collega's.'   Dit artikel verscheen in april 2023 in Vakblad De Hovenier, lees het hier: https://www.vakbladdehovenier.nl/article/42433/snelle-implementatie-bij-groenbouw-hoveniers

Become-IT, leverancier van bedrijfssoftware Suite MKB heeft op de Groene Sector Vakbeurs een innovatief concept gepresenteerd. Het doel? “Ketenintegratie voor de hele Nederlandse groensector, door leveranciers en fabrikanten te koppelen aan klanten”, legt initiatiefnemer Leo Kodde uit. Die ketenintegratie heeft de vorm van een landelijke bibliotheek. Dat idee bestond al langer en is geïnspireerd op andere sectoren waarin BecomeIT actief is. Kodde geeft aan dat de techniek afgelopen jaar ontwikkeld is. “Nu ligt de focus op het vullen van de bibliotheek, en het inrichten bij de gebruikers van Suite MKB.” Het team van Become-IT Op de beurs heeft Become-IT leveranciers en fabrikanten uitgenodigd om aan te sluiten bij de bibliotheek. “De eerste deelnemer was Suslight, als pilot om het proces goed neer te zetten en om te demonstreren hoe het werkt”, vertelt Kodde. “Het is goed opgepakt, de eerste reacties waren heel positief en ruim 20 bedrijven sloten zich direct aan via onze website. Als meerdere toonaangevende merken laten zien dat ze meedoen, is het voor ons makkelijker om meer deelnemers te vinden. De bibliotheek van Suite MKB Het grotere doel van de bibliotheek is ketenintegratie. “Hoveniers die een offerte maken voor hun klanten, hebben daarvoor producten nodig van verschillende leveranciers. Als je die productinformatie zelf invoert, is dat foutgevoelig en het kost ook nog eens veel tijd. Ook moet je zeker weten dat alle prijzen up-to-date zijn. Op dit moment werken veel hoveniers daarom met Excelbestanden van hun leveranciers die handmatig worden ingelezen. Dit hele proces kon in onze ogen veel soepeler.” De oplossing: een bibliotheek waarin leveranciers en fabrikanten hun assortiment kunnen plaatsen. “Hoveniers zoeken in de bibliotheek naar artikelen en gebruiken die in offertes en orders. Zie het als een grote digitale catalogus!” Het feit dat de bibliotheek actueel is qua assortiment en prijzen, maakt het aantrekkelijk voor hoveniers, verwacht Kodde. “Het is een makkelijke manier om hoveniers te verbinden met aanbieders en andersom ook voor aanbieders om nieuwe klanten te vinden.” ‘Met onze bibliotheek willen we de sector helpen digitaliseren’ Blik op de toekomst Waar het vullen van de bibliotheek in volle gang is, heeft Kodde zijn blik al gericht op het volgende station in de ketenintegratie. “Als we de bibliotheek draaiende hebben met een mooi aanbod, zijn er ook al nieuwe plannen. We willen hoveniers en leveranciers ondersteunen door het inkoopproces te digitaliseren. Stel je voor: je maakt je offerte op met de actuele informatie uit de bibliotheek, krijgt een akkoord op die offerte en bestelt dan meteen alle benodigde materialen bij die leverancier met een digitale inkooporder.” Kodde legt uit dat de inkoop voor veel hoveniers nogal wat voeten in de aarde heeft. “Mailen, bellen, whatsappen of langsgaan: als je dat bij elke leverancier op een andere manier doet, kost dat veel tijd. De leverancier voert orders in om ze te verwerken, en deze zogenaamde ‘order-entry’ kost tijd en is foutgevoelig. Als we dat proces digitaliseren, heeft iedereen daar voordeel van. Dat zou top zijn, en een heel goed voorbeeld van verdere ketenintegratie.” Uiteindelijk hoopt Kodde dat er zó veel bedrijven meedoen met de bibliotheek, dat achterblijven geen optie meer is. “Het is een win-win situatie en de tijd is er rijp voor.” Meer informatie? https://bibliotheek.suite-mkb.nl   Dit artikel verscheen in februari 2023 in GREENPRO ONLINE, je kan dit hier online lezen (pag. 72+73): https://www.greenpro-online.nl/magazines/nr-01-2023/

Van de hoveniersbranche wist hij tot voor kort niet heel veel, van ondernemen echter wel. Erik Schuckink Kool zag dat veel hoveniersbedrijven qua organisatie en groei haperen bij een bepaalde omvang, en zag kansen. Mits ondersteund door een goed automatiseringssysteem. 'Suite MKB bevindt zich op de goede golf.' In de afgelopen tweeënhalf jaar nam Erik Schuckink Kool drie hoveniersbedrijven over. Van groen had hij niet direct veel kennis, van ondernemen wel. 'Hoveniersbedrijven zijn, naar mijn persoonlijke ervaring, goed in hun werk, maar niet zo goed georganiseerd,' vertelt Schuckink Kool. 'Ik had het vermoeden dat dit met digitalisering van processen een stuk beter kon en dat ben ik vervolgens gaan onderzoeken. Ik zag dat hoveniersbedrijven organisatorisch niet verder kunnen groeien dan acht à tien mensen personeel, zonder een goed bedrijfsbureau te hebben dat de bedrijfsprocessen ondersteunt.' Goede structuur essentieel Het viel de investeerder ook op dat de eigenaar niet altijd ook ondernemer is. 'Ik kwam erachter dat hoveniers vaak in loondienst starten, later voor zichzelf beginnen, tijdens de groei van hun bedrijf wat mensen aannemen en daarmee ineens ook manager zijn en te maken krijgen met bedrijfsprocessen. Toen ik dat inzag, zag ik voor mezelf een kans en heb ik onderzocht wat er nodig is om die bedrijfsprocessen te ondersteunen. Zo ben ik bij Leo [Kodde] van Become-IT terechtgekomen, om te onderzoeken wat er kan en hoe dat het beste ingericht kan worden.' Become-IT is de ontwikkelaar van Suite MKB, het softwareprogramma dat inmiddels een stevige positie heeft verworven in onder meer de groensector. Schuckink Kool werd tijdens zijn onderzoek door een collega-hovenier op het programma gewezen. Inmiddels is Schuckink Kool aandeelhouder van Groenhelden Services uit Hoek van Holland, Wijsman Hoveniers uit Bleiswijk en Van Marwijk Groep uit Wassenaar. Deze laatste heeft meerdere vestigingen, wat weer een wat andere vraagstelling meebracht ten aanzien van de software van Become-IT. 'De keuze voor Suite MKB was al gemaakt voor ik een hoveniersbedrijf had' 'Vanaf de start wilde ik een goede structuur neerzetten. Anders hoef je er niet aan te beginnen,' vindt Schuckink Kool. 'Met dat in het achterhoofd, kwam Suite MKB er verreweg het beste uit. En het meest flexibel, met name in de inrichtingsmogelijkheden en het per module kiezen van je pakket. De modules communiceren met elkaar, waardoor het hele werkproces werkt op basis van dezelfde invoer. Daar ga je heel veel profijt van hebben. Bovendien heeft Suite MKB de Plus-module voor bedrijven met meerdere administraties of vestigingen. Dus de keuze voor Suite MKB was al gemaakt, voordat ik een hoveniersbedrijf had overgenomen.' Leveranciersbibliotheek Leo Kodde, directeur van Become-IT: 'Ketenintegratie is een thema dat in het komende jaar een belangrijk thema voor ons is. Wij hebben een bibliotheek ontwikkeld waarin artikelen van leveranciers komen te staan. Hiermee kunnen hoveniers sneller offreren, inkopen en factureren. Het is een innovatief idee voor de groenbranche, waarmee wij bedrijven willen helpen efficiënter samen te werken.' Implementeer module voor module 'Zo'n bibliotheek scheelt mij tijd omdat het assortiment en de prijzen actueel zijn en er minder fouten worden gemaakt,' vertelt Schuckink Kool. 'In mijn carrière ben ik ook actief geweest in de IT en ik ben erg enthousiast over Become-IT. In de automatisering is er ongeveer elke zeven jaar een nieuwe golf waar te nemen in de ontwikkeling en ik zie dat Suite MKB op de juiste, de laatste golf, meebeweegt. Het pakket is web-based, ontwikkelt actief en wordt maandelijks geüpdatet. Er is ook weinig kans op storingen met andere systemen omdat je, naast bijvoorbeeld Exact, maar één programma hebt.' 'Geef jezelf de tijd om Suite MKB te leren kennen, dan heb je er het meeste profijt van' Vlotte implementatie In de drie hoveniersbedrijven werken nu een kleine zestig mensen met Suite MKB. 'Door alleen de modules toegankelijk te kunnen maken die men nodig heeft, blijft het overzichtelijk,' vertelt Schuckink Kool. 'Mensen vinden het fijn om werkinstructies te kunnen lezen en uren en materialen in te vullen in de app. Iedereen is altijd up-to-date. Mensen met een administratieve rol schrikken niet van een module meer of minder. Overigens is het ook fijn dat het mogelijk is om opmerkingen door te geven die vrij snel door Become-IT worden opgepakt. Gun jezelf de tijd om het pakket zo goed mogelijk te leren kennen en stap er module voor module in. Dan heb je er het meeste profijt van.' Erik Schuckink Kool De + van de Plus-module De implementatie liep, ondersteund door Jesse Roozeboom van Become-IT, goed. De laatste implementatie vond Schuckink Kool het meest spannend, omdat de Van Marwijk Groep bestaat uit meerdere businessunits op één adres, met hun eigen werkzaamheden en huisstijl terwijl er wel één medewerkersgroep is met één centrale planning. Hiervoor heeft Become-IT de Plus-module. Een 'enterprise'-module om Suite MKB te koppelen aan meerdere huisstijlen. 'Zo is er slechts één Suite MKB-omgeving nodig voor centraal relatiebeheer, productbeheer en planning en tegelijk kunnen daarin de stromen van offertes, projecten, orders en facturen per administratie ingericht worden,' aldus Roozeboom. Plantenmodule Een wens van Schuckink Kool was een plantenmodule voor alle bedrijven. 'Het kost even tijd om je erin te verdiepen, maar uiteindelijk is het wel heel prettig dat je bij elke klant weet wat er geplant is en waar die plant staat. Inmiddels is deze module er en gebruiken we die ook. Dat vind ik wel een duidelijk verschil met andere softwareleveranciers. Veel bedrijven zeggen van alles toe en misschien komt het ooit ook wel, maar dan duurt het jaren.' De nieuwe module Planten van Suite MKB bevat een database met negenduizend planten met foto's en de Nederlandse en Botanische naam. Per klant is het mogelijk een plantenlijst met vakindeling te maken en deze toe te voegen aan de offerte. Schuckink Kool: 'Wat ik leuk vind aan IT, gecombineerd met bedrijfsprocessen, is dat je het samen oppakt, in welke branche dan ook. Daarin kunnen Become-IT en ik elkaar goed vinden.'   Dit artikel verscheen in januari 2023 in Vakblad De Hovenier, lees het hier.

Become-IT biedt bedrijfssoftware voor MKB-bedrijven. Onder de naam Suite MKB helpen ze met de automatisering van bedrijfsprocessen. Joost van den Berge, werkvoorbereider binnen H2groen, vertelt over zijn ervaringen met Become-IT en Suite MKB. Daarnaast vertelt Anton Verlek, consultant bij Become-IT, over zijn ervaringen rondom de samenwerking met H2groen. Van den Berge vertelt: “We waren al langer bezig met het zoeken naar een goed programma. Een collega zocht het internet af en kwam bij Become-IT terecht. Via een demo-aanvraag kwamen we in contact met Anton.” Become-IT gebruikt het woord ‘samenwerking’, omdat het bedrijf veel waarde hecht aan de input die de klant levert. Verlek vertelt: “We werken veel samen met bedrijven uit de groensector. Aangezien we zelf geen hoveniers zijn, zijn we afhankelijk van de input die zij leveren. Wanneer we goed contact hebben met de klant en makkelijk kunnen overleggen, is een fijne samenwerking vanzelfsprekend. H2groen is de 100ste hovenier waar we mee samenwerken!” De buitendienst werkt met de app Overzicht kwijt Voor het gebruik van Suite MKB was er veel minder overzicht. Zo vertelt Van den Berge: “We waren op zoek naar een pakket dat zo goed mogelijk aansluit bij onze wensen. Hiervoor werkten wij namelijk met een programma dat al wel veel onderdelen van het bedrijfsproces bevatte. Maar daarin liepen we al snel tegen problemen aan. Er was geen contact mogelijk via het programma, waardoor er andere platforms bij kwamen kijken. Zo stond alles niet meer op één plek en was het overzicht gauw kwijt.”   Helderheid en eerlijkheid bieden Become-IT weet goed wat ze kunnen aanbieden. Verlek vertelt: “Mijn taak is om helderheid te bieden over de mogelijkheden en geen valse verwachtingen te scheppen. Daarnaast zijn wij eerlijk over de functies die wij niet hebben en proberen in die situaties in mogelijkheden te denken. Deze informatie kan de klant meenemen in hun afweging om Suite MKB te gebruiken.” Van den Berge reageert hierop: “Become-IT kwam na wat ze beloofden, waardoor wij snel vertrouwen hadden in het bedrijf.”   ‘Goede communicatie is de sleutel tot een succesvolle implementatie!’   Joost van den Berge, werkvoorbereider bij H2groen Succesvolle implementatie De implementatie van Suite MKB bij H2groen ging erg soepel. Zo vertelt Van den Berge over zijn ervaringen tijdens dit proces: “Het contact met Become-IT verliep snel en altijd met duidelijke antwoorden. Op de momenten dat iets niet helemaal duidelijk was, of dat we iets wilden aanpassen, stonden zij voor ons klaar. We zijn goed begeleid. En dat is ook nodig om de grote stap te nemen. De fijne communicatie heeft ervoor gezorgd dat het hele proces maar twee maanden heeft geduurd.”   Naast Van den Berge is ook het personeel zeer tevreden. Van den Berge vertelt: “Normaal als je een programma niet kent, gaat er een bepaalde tijd overheen voordat je weet hoe het werkt. Bij Suite MKB kom je al heel ver zonder enige kennis van het programma te hebben. In onze situatie is dat heel handig. Niet iedereen maakt namelijk even veel werkuren. Door wat kleine instructies van de mensen die Suite MKB al goed begrijpen, kan iedereen aan de slag. Het zorgt ervoor dat wij langer buiten kunnen zijn om de praktische zaken uit te voeren.   Met een implementatieperiode van slechts twee maanden is de samenwerking top.

Voorheen werkte Steengoed! hoveniers ‘ouderwets’ met Word en Outlook en was het maken van offertes hierdoor tijdrovend. Sinds 2017 werken Nico Visser en zijn personeel met de Suite MKB van Become-IT. “Ik zou niet meer anders willen.” HARDERWIJK – Steengoed! hoveniers is een middelgroot hoveniersbedrijf met 15 man personeel. Dat betekent behoorlijk veel werk op kantoor en dat wilde eigenaar Nico Visser graag vereenvoudigen. “Ik wist van het bestaan van automatisering voor hoveniers, maar dacht dat dit alleen bedoeld was voor grotere bedrijven. Leo Kodde van Become-IT heeft ons destijds benaderd omdat hij dacht dat zijn bedrijfssoftware goed bij ons past. Hij heeft bij ons een duidelijke uitleg gegeven en we zijn samen aan de gang gegaan.” Het maken van offertes is door het systeem grotendeels geautomatiseerd. De klant kan online akkoord geven waarna de offerte wordt omgezet in een order, die wordt ingepland in het plansysteem. Visser: “Offertes maken was niet leuk om te doen, maar is nu wel veel leuker geworden. Ik ben bijna 55 en kan er goed mee werken, maar de jongere generatie – mijn dochter Amber – kan nog meer uit het systeem halen. Het werk is zo 75% eenvoudiger, dit scheelt 1 a 2 FTE op kantoor. De tijd die we besparen houden we over voor wat we leuk vinden om te doen: mooie tuinen ontwerpen en aanleggen.” Inmiddels werkt het hele bedrijf met Suite MKB: op kantoor en ook het personeel buiten, al kan daar nog winst worden geboekt. „Het systeem voorkomt dat je fouten maakt of dingen vergeet en dwingt ons op een positieve manier anders en beter te werken. Ik zou niet meer zonder kunnen en willen.” Consultant Jesse Roozeboom van Become-IT heeft 2,5 jaar geleden het omzetten naar de web-based versie begeleid. “Het is best een overgang geweest, maar de persoonlijke ondersteuning staat dan centraal.” Visser: ,,Als er wat is, kun je altijd even bellen en is er altijd iemand aan de telefoon om vriendelijk en snel te helpen. Online werkt het systeem nog beter samen; je kunt het op verschillende manieren benaderen en met meerdere mensen tegelijk.’’ Doordat het web-based is, kun je overal inloggen via de browser; op de tablet, smartphone en pc. Roozeboom: “Het systeem is heel persoonlijk en flexibel ingericht; het sluit hierdoor aan bij de bestaande bedrijfsprocessen zodat de klant wordt ontlast. Het vereenvoudigt en geeft overzicht. Wat niet relevant is, hoef je niet te zien, zodat het gebruiksgemak zo hoog mogelijk is. Wij zijn constant met klanten – ook bij vakmensen in andere branches draait het systeem – in gesprek om het door te ontwikkelen.” Visser: “Ik kan elke mkb’er dit systeem aanbevelen.”   Dit artikel verscheen in Oktober 2022 in Stad In Bedrijf, lees het hier: https://www.stadinbedrijf.nl/actueel/door-suite-mkb-meer-tijd-voor-de-tuin/

Compact, maar toch compleet. Zo ervaart Vlinck als gebruiker de Suite MKB. Het bedrijf in beveiligings- en toegangstechniek werkt twee jaar met de bedrijfssoftware van Become-IT en is een tevreden klant. RENSWOUDE – Jacco Vlastuin is in 2017 Vlastuin Beveiligingstechniek begonnen. In 2020 ging hij samen met compagnon Gerrit van Lagen verder onder de naam Vlinck. Na een tijdelijke ruimte in Putten is Vlinck in juni verhuisd naar een grotere locatie in Renswoude. Diverse medewerkers zijn familie van elkaar, maar ook de mentaliteit, sfeer en manier van werken typeert het familiebedrijf. "We doen beveiligingstechniek en toegangstechniek van objecten, zoals bedrijfspanden, overheidsgebouwen, instellingen en woningen in het hogere segment", vertelt beveiligingsadviseur Erik Vlastuin. "Wij installeren en onderhouden de systemen; slimme toepassingen die je op afstand kunt bedienen. Een nieuwe ontwikkeling is thermische camerabeveiliging, waarmee je brand, maar ook personen kunt detecteren. Voor de recreatiebranche is een innovatieve oplossing de slagboominstallatie op basis van kentekenherkenning. Dit is ook toepasbaar bij bedrijven; gemak voor de bezoeker en de terreinbeheerder." Vlinck is in twee jaar gegroeid van twee naar zes monteurs; ook zijn er nu twee werkvoorbereiders en twee sales medewerkers. "Onze wens was een softwarepakket waarin je de planning kunt maken, overzicht hebt van de projecten en monteurs uren kunnen boeken." Erik Vlastuin (l) en Anton Verlek (r) Gerrit van Lagen keek naar een gebruiksvriendelijk en betaalbaar systeem en kwam uit bij de Suite MKB van Become-IT. "Vlinck werkte nog niet met bedrijfssoftware. We hebben in twee gesprekken, destijds nog in Putten, het pakket doorgenomen en de wensen geïnventariseerd", zegt consultant Anton Verlek. "Vlinck was een start-up, maar we hebben gekeken naar de groei van het bedrijf. We hebben het systeem ingericht en de functionaliteiten worden van daaruit steeds beter ingezet. Het is standaard software met een flexibele inrichting die je kunt aanpassen aan de manier van werken. Gebruikers geven feedback over wat handiger is en wat we beter kunnen inrichten. Na meerdere sessies op locatie is de ondersteuning nu veel op afstand. Ook telefonisch kunnen we veel doen." Erik heeft ‘elke dag schik’ van het online softwarepakket, dat ook via een app toegankelijk is. "Suite MKB is een standaard pakket, maar je hebt het gevoel dat het maatwerk is. Het voelt compact, maar is toch compleet. Je kunt er offertes in maken, foto’s meesturen en na een melding van akkoord inplannen naar een order. De klant ziet facturen en contracten in het klantenportaal en kan storingen of onderhoud melden. Offertes, orders en activa (type en merk toegangs- en alarmsystemen) zijn overzichtelijk in te zien. Het werkt perfect." Ook de service van Become-IT spreekt hem aan. "De support is heel hoog. Je hoeft maar te bellen en de persoon lost het snel op. Als je ideeën aandraagt, wordt daar samen naar gekeken. Dat is hun kracht." Dit artikel verscheen in September 2022 in Stad In Bedrijf, lees het hier: 

Become-IT wordt uitgedaagd door buiten gebaande paden te treden Het Bossche Gras en Groen is een onderneming met verschillende businessunits, die ieder hun eigen huisstijl en uitstraling hebben. Bij de integratie van vijf websites in één Gras en Groen-website moet ook de bedrijfssoftware vernieuwd worden. En niet alleen dat: beide systemen moeten ook snel en foutloos data kunnen uitwisselen. Een uitdaging voor Become-IT. Dat Hoveniersbedrijf Gras en Groen gevestigd is aan de rand van een industrieterrein in Den Bosch, vergeet je direct wanneer je de auto parkeert. De looproute naar de ingang gaat langs showtuinen, verschillende soorten schuttingdelen en tuinoverkappingen om het gebouw heen. Aan de achterkant van het gebouw vindt de bezoeker nog meer showtuinen en de ingang naar een moderne en gastvrije ontvangstruime. Gras en Groen bestaat twaalf jaar en heeft inmiddels verschillende businessunits. Waar het bedrijf in 2010 begon met de verkoop van vooral graszoden, heeft het nu een bekende naam opgebouwd met de aanleg van nieuwe tuinen. Met de groei komt er, zoals dat gaat, behoefte aan een beter, efficiënter en logischer softwaresysteem. Waar begin je dan? Data-uitwisseling Gras en Groen heeft vijf businessunits, die ieder hun eigen huisstijl en organisatie hebben: hovenier, overkappingen, groendaken, schuttingen en kunstgras. De werkzaamheden worden wel door dezelfde medewerkers uitgevoerd; centrale planning is dus vereist. Wie nu op de website van Gras en Groen een offerte voor een schutting opvraagt, ontvangt die via het klantenportaal van Suite MKB. De website is op maat gebouwd in een cms-systeem en optimaal ingericht voor het genereren van traffic en offerteaanvragen. Als basis worden hier de producten en prijzen uit Suite MKB gebruikt. Andersom worden alle aanvragen naar Suite MKB doorgezet en daar verwerkt in een offerte. ‘Om deze systemen met elkaar te laten communiceren, dus de data-uitwisseling hiertussen, dat was nieuw voor ons. Hiervoor hebben wij DX ontwikkeld.’ Aan het woord is Leo Kodde van Become-IT. ‘Het proces van offerte tot factuur en de mogelijkheid om verschillende huisstijlen te gebruiken, dat is voor ons gesneden koek. Inmiddels bestaat Suite MKB al 22 jaar en we weten wat werkt voor vakmensen in het midden- en kleinbedrijf. Wat betreft DX (wat staat voor “data exchange”) is Gras en Groen onze eerste klant.’ Wenting en Roozeboom gaven samen uitvoering aan het project. ‘Gras en Groen is onze eerste klant voor data exchange’ Een klik en vertrouwen ‘We hadden ons eigen crm-systeem; dat hadden we zelf ontwikkeld’, vertelt Loek Wenting van Gras en Groen. ‘Dat werkte op zich prima. Maar door de ontwikkeling van het bedrijf moest dat steeds aangepast worden, en de uitwisseling met de gegevens uit het cms van de website liep redelijk traag. We wisten dat we een keer iets moesten doen met het crm en vorig jaar was het moment daar. Veel functionaliteiten hadden we er zelf al in gezet, en er stonden nog een paar op ons wensenlijstje, zoals nacalculatie bij projecten. We wilden een standaardoplossing die in 90 procent van onze behoeften voorziet. Dus hebben we een aantal pakketten bekeken en diverse gesprekken gevoerd, waarna we uitkwamen bij Become-IT.’ Gordon van Ooijen, directeur van Gras en Groen: ‘Ik heb daarnaast ook op het gevoel gekozen. Er is een klik; Become-IT wekt vertrouwen en heeft dit vertrouwen ook volledig waargemaakt. Ik wist direct dat Leo een man is die ik kan bellen als er iets misgaat; dan lost hij het op. Er is niks misgegaan, dus ik heb hem niet hoeven bellen, maar dat vertrouwen heb ik nog steeds.’ ‘Aan de offertekant hebben we een enorme verbetering gerealiseerd’ Nieuwe voorkant, nieuwe achterkant Afgelopen december ging de nieuwe website van Gras en Groen live, op een nieuw cms-systeem en gekoppeld aan Suite MKB. Dat was ook het moment dat Suite MKB stap voor stap werd geïmplementeerd. Wenting: ‘Alle offerteformulieren zijn gekoppeld aan dit nieuwe crm. Wanneer iemand via de website een gestandaardiseerde offerteaanvraag doet, bijvoorbeeld voor een schutting of de aanleg van kunstgras, komt deze aanvraag binnen via het crm en staat er direct een kant-en-klare offerte klaar die verzonden kan worden. Een offerte kan al twee minuten na de aanvraag bij de klant zijn. Dat is fijn voor de klant, maar het scheelt ons ook veel werk. Deze optie hadden we al, maar het proces is nu geoptimaliseerd. Wanneer de offerte voor akkoord is getekend via het klantenportaal, wordt hij meteen opgenomen in het proces en kan de opdracht direct worden opgepakt door de buitendienst of het hoveniersbedrijf. Er zitten bijna geen stappen meer tussen. Ook de medewerkers die het werk gaan uitvoeren, zien in de app dezelfde pakbon, op basis waarvan ze hun materialen verzamelen. Overal is dus dezelfde informatie voorhanden.’ Overzicht met Suite MKB Een goede voorbereiding … Wenting: ‘Toen we Become-IT uitnodigden om een demo te geven, hadden we onze wensenlijst paraat, verwachtend dat een aantal aspecten voor ons op maat gebouwd zou moeten worden. Maar op alles wat we vroegen, werd bevestigend geantwoord: een lijst met activa, pakbonnen, voorraadsysteem, de verschillende huisstijlen, koppeling met Exact, prijswijzigingen in een batch doorvoeren – werkelijk alles zat erin. Gordon en ik werden steeds enthousiaster en wisten aan het eind van het gesprek dat Suite MKB bij ons zou passen. En toen gingen we aan de slag. Jesse Roozeboom van Become-IT begeleidde de implementatie: ‘Bij de demo inventariseren wij al wat er allemaal nodig is en wat er door ons moet gebeuren. Vervolgens gaan we er in kleine stappen samen doorheen. Geleidelijk wordt het systeem steeds verder ingericht. Vanwege de koppeling met het cms duurde dit hier wat langer. Alle producten die in Suite MKB staan, moesten ook naar de website en vervolgens gekoppeld worden aan die gestandaardiseerde offertes. Er moeten calculaties worden aangemaakt, allemaal werkzaamheden die je vooraf klaarzet. Alles is ingericht voordat Gras en Groen er daadwerkelijk mee gaat werken.’ Wenting: ‘Alle stappen, vanaf de offerteaanvraag tot de uitvoering en de facturatie, zijn per businessunit identiek; dat moest allemaal ingeregeld worden.’ ‘Tijdens de demo werden we steeds enthousiaster’ ... is het halve werk Roozeboom: ‘De data-exchange en de kanten-klare offertes inclusief huisstijl, die bij de verantwoordelijke personen terecht moesten komen, dat was voor ons ook helemaal nieuw. En voor Gras en Groen moet het ook werkbaar en overzichtelijk blijven.’ Kodde vult aan: ‘Gras en Groen is één bedrijf met vijf businessunits; al die units hebben een eigen huisstijl en werkproces. Er waren eerst ook vijf websites, maar die zijn teruggebracht tot één systeem. Het erpsysteem is daar nu op ingericht, tot in detail. Het was voor ons een mooi project. Ook die DX is een waardevolle ervaring voor ons.’ De medewerkers van Gras en Groen hebben een app op hun telefoon voor de urenregistratie en het vastleggen van meerwerk. Eén dag lang gaf Become-IT uitleg over de app aan alle medewerkers, in kleine groepjes. ‘Iedereen werkt in hetzelfde systeem, de medewerker en zelfs de klant. Iedereen heeft dezelfde informatie’, vult Kodde aan. Van Ooijen: ‘Aan de offertekant hebben we een enorme verbetering gerealiseerd. Hierdoor is de foutmarge kleiner en werken we sneller. Als ik vanuit Gras en Groen naar het project en het proces kijk, dan geef ik een tien. Alles verliep goed, en hoe vaak gebeurt dat nou in een project, vooral als het gaat om IT en software? En dat ondanks het feit dat Become-IT zelf wat gereserveerd was over DX. Het is een goed pakket; we kunnen nu een gedetailleerde en gedegen offerte neerleggen in plaats van alleen een prijsindicatie. Het pakket is zelfs beter dan we verwachtten. Ik denk dat het goed is om in de toekomst jaarlijks bij elkaar te gaan zitten om te kijken wat we nog meer van Suite MKB kunnen gebruiken. Vooral nu er ook een plantmodule aan komt; die is interessant voor ons.’ Volgens Van Ooijen is het voor veel bedrijven belangrijk dat de leverancier bereikbaar is, dat er maatoplossingen mogelijk zijn, dat het product betaalbaar is en dat de overstap geen al te grote impact heeft. ‘En als er iets is, moet je iemand kunnen bellen en wil je dat het wordt opgelost. Dat is precies hoe wij de samenwerking met Become-IT ervaren hebben.’ Benieuwd wat Suite MKB voor u kan betekenen? Klik dan hier!     Dit artikel verscheen op juli 2022 in Vakblad De Hovenier, lees het hier.

BARNEVELD - Op maat gesneden software voor je bedrijf brengt vaak hoge kosten met zich mee. Met name voor het midden- en kleinbedrijf is dat lastig te behappen. Become-IT brengt daar verandering in en lanceert Suite MKB, software die bereikbaar én betaalbaar is voor het midden- en kleinbedrijf. Waarbij ook nog eens maatwerk kan worden geleverd. Van Manen Haarden & Kachels uit Barneveld maakte recent de overstap. Ze zijn nog maar een paar maanden volledig ‘over’, maar toch weet Van Manen Haarden & Kachels uit Barneveld genoeg: de overstap naar Suite MKB was een gouden greep. Met het softwarepakket is de complete klantreis gebundeld in één online systeem en voor iedereen inzichtelijk. Van het eerste haardontwerp tot de factuur, van de verkoper in de showroom tot de monteur bij de klant thuis. “Elke medewerker kan op ieder moment en elke plek terecht bij alle klantinformatie”, aldus mede-eigenaar Gert Kooij. “Zeker met verschillende vestigingen en een groot deel van onze mensen in de buitendienst is dat ideaal. Het zorgt dat medewerkers efficiënt kunnen werken, maar ook dat de klant beter wordt bediend.” De slagkracht van standaard Suite MKB is hét product van Become-IT, softwarebedrijf uit Ermelo. Het bedrijf begon zo’n twintig jaar terug met het bouwen van maatwerksoftware voor kleine ondernemers. In de loop van de tijd rolde hier het standaardpakket Suite MKB uit, dat inmiddels wordt weggezet bij tientallen MKB-bedrijven in de regio. Met dit pakket maakt Become-IT klantprocessen van bijvoorbeeld hoveniers, schilders of transportbedrijven makkelijker en efficiënter. Dat het bedrijf daarbij van maatwerk naar een standaardoplossing is gegaan, is heel bewust. “Werkprocessen zijn bij veel van onze klanten in grote lijnen gelijk”, vertelt consultant Anton Verlek. “En door in standaarden te werken, heb je meer slagkracht. Je kunt sneller doorontwikkelen.” Het is precies de reden dat Van Manen voor Suite MKB koos. “Als bedrijf denk je al snel dat je uniek bent in je processen, maar veel uitdagingen zijn hetzelfde als bij anderen. Bij Become-IT vormen juist de behoeftes die klanten met elkaar delen de basis voor het ideale softwarepakket. Haast als een soort community.” Ontwikkelslag versnellen Want standaard betekent niet star. Flexibiliteit is juist één van de kernwaarden van Become-IT. Zo is er binnen Suite MKB veel ruimte om het pakket in te richten op basis van de eigen werkprocessen, waardoor het maatwerkgevoel overeind blijft. En waar iets niet kan, ontwikkelen ze het alsnog. “Wij zagen in Become-IT een partner met veel dynamiek”, vertelt Kooij. “Zij wilden ook juist graag met ons aan de slag om die ontwikkelslag te versnellen en te verdiepen. Dat is echt win-win.” De samenwerking is in die zin een leerschool voor Become-IT zelf, vult Verlek aan. “Met drie vestigingen en zestig FTE is Van Manen voor ons een grote klant. Meer opdrachten, meer medewerkers, verschillende omzetstromen; het brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Samen kijken we waar we ons pakket kunnen verbeteren om nog beter aan te sluiten. En dan op zo’n manier dat het ook voor andere bedrijven interessant is. We hebben in de samenwerking met Van Manen al verschillende functionaliteiten toegevoegd die inmiddels ook bij andere klanten worden ingezet." Zorgvuldig voortraject is key Belangrijke sleutel van de succesvolle samenwerking is een grondig vooronderzoek. Klantprocessen in kaart brengen, samen om tafel, ontwikkelen, testen, opnieuw om tafel: Become-IT en Van Manen namen er een half jaar de tijd voor. “Je kan zo’n voortraject niet zorgvuldig genoeg doen”, aldus Kooij. “We hebben spilfiguren van alle afdelingen daarin betrokken, zodat we hun input konden gebruiken en ze tegelijk deelgenoot waren van alle keuzes die zijn gemaakt. Dat scheelt een hoop weerstand in je implementatieperiode.” In dat traject ging Become-IT zo nu en dan de confrontatie met medewerkers aan om hen te overtuigen hun vertrouwde werkwijze los te laten. Verlek: “Soms moet je mensen even uitdagen om eerst onze werkwijze te proberen. Pas als dat niet voldoende werkt, gaan we sleutelen. Juist in dat samenspel liggen zoveel kansen.” Interne ambassadeurs In oktober 2021 ging de eerste afdeling live: de verkoop. Van Manen koos bewust voor een gefaseerde overgang. Kooij: “Door te beginnen bij de verkoop, konden we meteen onze database vullen met actuele klantdata. Groot voordeel was daarnaast dat we gelijk ambassadeurs creëerden binnen de organisatie. Het verkoopteam was zo enthousiast over het nieuwe pakket dat andere afdelingen er ook zin in kregen.” In februari 2022 werd Suite MKB geïmplementeerd in de rest van het bedrijf en inmiddels zijn Become-IT en Van Manen in de fase van finetunen aanbeland. “Alles loopt”, zegt Verlek. “Nu is het kijken waar het nóg beter kan. Waar kunnen we met nog wat minder kliks uit, waar kan het net wat beter geautomatiseerd? Dat is een proces dat nooit stopt; er is altijd ruimte voor verbetering.” Een belletje tussendoor De perfecte samenwerking, als je klant en consultant zo samen ziet. Zijn er dan helemaal geen struggles geweest? “Natuurlijk hebben we ook hobbels moeten nemen”, zegt Kooij. “Bijvoorbeeld toen we gaandeweg besloten niet één maar drie financiële administraties te koppelen. Maar in grote lijnen is het implementatieproces soepeler verlopen dan ik ooit eerder heb meegemaakt.” Volgens Kooij is dat, naast een goede voorbereiding, te danken aan de persoonlijke insteek en aanspreekbaarheid van Become-IT. “De lijntjes zijn kort en ze bellen ons bijvoorbeeld ook regelmatig even tussendoor om te horen hoe het gaat. Als klant ben je geen nummer maar een volwaardig partner.” Verlek knikt instemmend. Juist aan dat persoonlijke contact hecht Become-IT veel waarde. “De klant leren kennen, regelmatig even langsgaan; dat maakt dit werk juist zo mooi! Ik heb liever een paar klanten waar ik een goede relatie mee heb, dan veel klanten die ik nauwelijks ken. Kwaliteit boven kwantiteit.” Een dingetje Zoals het er nu uitziet, trekken Van Manen en Become-IT nog lange tijd samen verder op, meegaand met de tijd en zoekend naar nieuwe kansen. “We zijn deze samenwerking niet aangegaan voor een paar jaar, maar voor de lange termijn”, zegt Kooij. Maar één dingetje steekt nog wel een beetje, als hij eerlijk is: “Anton heeft nog altijd geen kachel.” Verlek lacht: “Als het ooit zover komt, weet ik waar ik moet zijn voor een beetje korting.”   Dit artikel verscheen op 13 juli 2022 bij Business in Barneveld, lees het hier.

Nu er een opvolger wordt klaargestoomd voor hoveniersbedrijf Marco Bakker, wordt er weer geïnvesteerd in de toekomst van het bedrijf. Een van de meest recente investeringen is de overgang van papier naar Suite MKB. Want harder werken gaat niet, wél efficiënter. Marco Bakker vertelt vakblad De Hovenier over de keuze en wat die het bedrijf heeft gebracht. Marco Bakker is eigenaar van hoveniersbedrijf Marco Bakker, gevestigd in Assen. Het bedrijf heeft twaalf medewerkers en is de laatste tijd flink gegroeid. Momenteel stagneert de groei in verband met een tekort aan hoveniers - wie heeft er geen last van? De opvolger van het bedrijf is inmiddels bekend, Mirco Bakker, de zoon van Marco. Daarom wordt er weer meer in het bedrijf geïnvesteerd, onder ander in de vorm van het softwarepakket Suite MKB van Become-IT. Jesse Roozeboom, consultant bij Become-IT, en Marco Bakker vertellen over Suite MKB en wat zo'n softwarepakket toevoegt aan je bedrijf. Onderscheidend vermogen In Assen en omgeving zitten ongeveer 40 hoveniersbedrijven. Dan moet je natuurlijk wel wat speciaals in huis hebben om je te onderscheiden. 'Ons bedrijf onderscheidt zich in de persoonlijke aandacht voor de klant en de oplevering van projecten. We verrassen de klant met een cadeautje en zorgen dat alles af is en er keurig bij ligt', aldus Marco. Het bedrijf is ongeveer 30 procent van de tijd bezig met aanleg, de overige 70 procent is voor onderhoud. De meeste onderhoudsklanten zijn bedrijven, ongeveer 20 procent is particulier. 'Als je twaalf medewerkers hebt, kun je niet alles op papier of in Excel blijven doen. Voordat we Suite MKB hadden waren er veel communicatiefouten tussen de binnen- en buitendienst.' 'Sta open voor het programma en trek de tijd ervoor uit om alles te leren. Het is heel gebruiksvriendelijk, maar je moet je er wel in verdiepen' Professionaliseren Roozeboom, inmiddels bijna twee jaar werkzaam bij Become-IT, vertelt: 'Suite MKB is een softwareprogramma van Become-IT met een bijbehorende app voor planning, communicatie en uitvoering. De afgelopen jaren heeft Suite MKB zich onderscheiden door zich te richten op vakmensen, met name hoveniers. Het programma helpt hen met het professionaliseren en automatiseren van allerlei processen, van offertes uitbrengen tot de nacalculatie.' Het programma heeft ruim 60 modules en wordt voortdurend geoptimaliseerd. Het integreren van de klantwensen staat hierbij centraal. Ruis filteren 'Op een gegeven moment kwam er teveel ruis in de communicatie, zowel van de binnendienst naar de buitendienst als andersom. Ook raakten we het overzicht kwijt. Dan moet je gewoon investeren. Ik wilde dat wel doen omdat Mirco het bedrijf gaat overnemen; anders had ik het denk ik niet meer gedaan.' De keuze viel op Suite MKB omdat daar altijd een vast aanspreekpunt is om vragen te beantwoorden. Daarnaast zag het systeem er volgens Marco goed en overzichtelijk uit. 'Tijdens de implementatie kon ik met al mijn vragen bij Jesse terecht. Als die toevallig niet aanwezig was, wisten zijn collega's precies hoe ze mij verder konden helpen. Daarnaast hebben ze alles in eigen beheer, waardoor ze heel flexibel zijn.' Efficiënter werken Nu de binnen- en buitendienst goed met het programma overweg kunnen, verloopt de communicatie een stuk beter. 'We kunnen niet harder werken, maar wel efficiënter. Suite MKB en Jesse hebben ons hiermee enorm geholpen. Eerst werd er 's ochtends nog van alles afgesproken en ging het alleen maar over werk, maar nu is alles gewoon duidelijk en hoeven de hoveniers nergens meer aan te denken. Ze zetten 's avonds alles klaar en kunnen de volgende dag na een bakje koffie meteen op pad. Ook de urenregistratie gaat een stuk beter. Ik heb veel meer inzicht in de tijdsverdeling en kan ingrijpen als iets te lang gaat duren. Daarnaast hebben de medewerkers altijd en overal inzicht in hun jaarurenmodel'. Een ander voordeel van het programma is de efficiëntere planning door de servicemelding. Vaak zijn er kleine klusjes die blijven liggen; deze worden aangemeld als servicemelding. Als de hoveniers wat eerder klaar zijn bij een klus dan vooraf is ingeschat, kunnen ze precies zien wat er waar nog moet gebeuren. Nu worden de kleine klusjes niet meer vergeten en kunnen ze zien welk klusje het dichtste bij is. Marco Bakker 'We kunnen niet harder werken, maar wel efficiënter. Suite MKB en Jesse hebben ons hiermee enorm geholpen' Suite MKB is niet alleen gemakkelijk voor Marco en de hoveniers, maar ook voor de klant. Deze heeft namelijk een eigen portal, waarin alles inzichtelijk kan worden gemaakt. 'Van het grondwerk tot het aantal schroefjes voor de overkapping, de klant weet precies waar zijn geld naartoe gaat', vertelt Marco. Dit draagt niet alleen bij aan de klantervaring, maar je voorkomt ook discussies achteraf: alles is gemakkelijk terug te lezen. Proces Stel nou dat je denkt: dat klinkt wel interessant, maar hoe gaat zoiets in zijn werk? Roozeboom vertelt: 'We geven eerst een demo waarin we het systeem laten zien en wat er allemaal mogelijk is. Daarna inventariseren we de wensen van de klant, we bekijken welke modules hiervoor nodig zijn en maken samen een totaaloverzicht. Als alles rond is, gaan we samen aan de slag om het primaire proces, de essentiële modules, in te richten en te gebruiken. Zodra dit goed gaat, breiden we het pakket steeds verder uit, tot alle wensen zijn vervuld. Door niet alles in één keer te bespreken, voorkomen we een overload aan informatie. Het kost gewoon wat tijd om alles te begrijpen.' 'Als er iets niet duidelijk is, staat Jesse altijd klaar om vragen te beantwoorden, maar de medewerkers weten Mirco ook te vinden. Hij is onze interne helpdesk', vertelt Marco lachend. Tot slot heeft Marco nog een advies voor hoveniers die Suite MKB willen aanschaffen: 'Sta open voor het programma en trek de tijd ervoor uit om alles te leren. Het is heel gebruiksvriendelijk, maar je moet je er wel in verdiepen.'   Dit artikel verscheen in mei 2022 in Vakblad De Hovenier: https://www.vakbladdehovenier.nl/article/39485/hoveniersbedrijf-marco-bakker-kiest-voor-suite-mkb

Een trap uitkleden tot losse treden en vervolgens op te bouwen tot volledige trap voor de offertecalculatie is een ingewikkeld proces. De standaardsoftware van Become-IT is voor Bronkhorst Trappen op maat ingericht. “Suite MKB is toepasbaar op bedrijven die maatwerk willen leveren.” ELSPEET – Bronkhorst Machinale Houtbewerking fabriceert in Elspeet trappen en gevelelementen in het hogere segment. Het timmerwerk wordt toegepast in luxe villabouw bij renovatie, restauratie en nieuwbouw. “Wij onderscheiden ons door kwalitatief hoogwaardige producten met een bijzondere uitvoering en afwijkende detaillering en vorm. Een trap wordt gezien als eyecatcher en meubelstuk. Dat vraagt om vakmanschap en de perfectie in afwerking”, stelt Gerrit Hofman, mede-eigenaar van het in 1986 opgerichte bedrijf. Bernardo Biccai: “De klant weet exact wat hij krijgt en wat de afmetingen zijn.” Het programma voor offertes van kozijnen en het tekenen daarvan bleek niet adequaat voor het calculeren van trappen. In de zoektocht naar andere software kwam Hofman in contact met Leo Kodde, die hij al kende van de hoveniersbranche. “Leo heeft een presentatie gehouden van Suite MKB en de software geïmplementeerd. Door de software en zijn organisatie adviezen zijn we enthousiast geworden en in 2019 de samenwerking aangegaan. De software van Become-IT is afgestemd op onze wensen. Het systeem past bij ons omdat het proces wordt gevolgd, van calculatie tot offerte opvolging.’’ De kracht van Suite MKB is dat je er heel variabel mee kunt calculeren, stelt Leo Kodde, directeur van Become-IT. “De planning van een trap bestaat uit verschillende fases, van tekenen, inmeten, produceren, spuiten tot plaatsen. Dan heb je ook nog rechte, schuine en ronde trappen en verschillende ‘bouwstenen’. Het berekenen van prijs, planning en resultaat vroeg om een goede inrichting. Een goede voor- en nacalculatie resulteert in een efficiënte planning en materiaalbehoefte. Wij hebben de wensen aangehoord en daar als bedrijf in meegedacht en advies gegeven.” 'De software van Become-IT is afgestemd op onze wensen' - Gerrit Hofman Bedrijfsleider Bernardo Biccai werkt dagelijks met Suite MKB en ziet praktische voordelen. “Wij calculeren de trappen er in en in de offertes rollen eruit. De offerte is helemaal gespecificeerd per onderdeel. De klant weet exact wat hij krijgt en wat de afmetingen zijn, wat verduidelijkt wordt doordat de 3D-tekeningen uit een ander programma worden ingevoerd. Dat is hartstikke handig. In het klantenportaal staat onze correspondentie met de klant, ook de offertegoedkeuring gaat via Suite MKB.’’ Ook het personeel van Bronkhorst Machinale Houtbewerking werkt met de bedrijfssoftware en heeft bepaalde rechten gekregen. Ze kunnen hun gewerkte uren boeken, tekeningen oproepen en de projectplanning bekijken via de app op telefoon of tablet. “Het heeft ons zeer zeker geholpen om beter inzicht te krijgen in het productieproces, met als gevolg efficiëntere bedrijfsprocessen. Zo is de urenregistratie is nu veel nauwkeuriger’’, aldus Bernardo, die te spreken is over de ondersteuning bij vragen. “Become-IT staat voor snelle en adequate service en goede kennis.’’ Become-IT en Bronkhorst Trappen kijken ook al vooruit. De volgende uitdaging is een traditioneel bedrijf klaarmaken voor de nieuwe economie. Er is gestart met een online trappen configurator. “Leads kunnen zo een gedetailleerde aanvraag doen die direct binnenkomt in Suite MKB.’’ Bernardo Biccai (l), Gerrit Hofman (m) en Leo Kodde (r) Dit artikel verscheen in Januari 2022 in Stad In Bedrijf: https://www.stadinbedrijf.nl/actueel/op-maat-calculeren-met-flexibele-bedrijfssoftware/ 

Bij Ernst Baas Hoveniers in Waddinxveen was de papieren agenda 24 jaar lang de basis voor de planning en de urenregistratie. “Een simpel maar goed werkend systeem”, zegt Ernst Baas. De directeur-eigenaar besefte echter dat automatiseren met het oog op de toekomst noodzakelijk was. “Uiteindelijk is het een efficiencyslag.” Baas kwam twee jaar geleden Suite MKB van Become-IT op het spoor. “Ik hoorde veel goede referenties uit het veld. Suite MKB is echt toegespitst op de gebruiker en laagdrempelig in het gebruik. Ik wilde daarbij dat het inzicht voor de medewerkers hoog zou blijven. Net als met de agenda moest het voor iedereen transparant blijven.” Bedrijfslijder Peter den Hertog Flexibel De visie van Suite MKB is om een hoveniersbedrijf over de hele breedte van de bedrijfsvoering te kunnen bedienen. Leo Kodde van Become-IT: “En daarbinnen wel flexibel, zodat het bedrijf kan blijven werken, zoals ze gewend zijn.” Na enkele kennismakingsgesprekken werd het pakket in enkele maanden geïmplementeerd en was Ernst Baas Hoveniers in januari 2021 operationeel. Samen op reis Bedrijfsleider Peter den Hertog van het hoveniersbedrijf: “Werken binnen een nieuw systeem is vooral wennen. Het is als samen op reis gaan: hoe werken bepaalde dingen, wat kun je aanpassen? Daarover hebben we veelvuldig contact met onze vaste contactpersoon die dat ook altijd adequaat oppakt en oplost.” Leo Kodde (l) en Ernst Baas (r) 'Met Suite MKB gaat het allemaal efficënter, sneller en iedereen beschikt nu over dezelfde informatie' App voor de buitendienst Suite MKB omvat meer dan zestig modules. Ernst Baas Hoveniers gebruikt de hoofdprocessen van offerte tot factuur, projecten en onderhoud. De software is web-based waardoor de automatiseringskosten voor de gebruiker laag blijven. Met de app hebben de medewerkers buiten alle informatie die ze nodig hebben qua planning, uitvoering en afspraken. Baas: “Het systeem is live gekoppeld aan ons boekhoudprogramma Exact online, zodat ook de administratie efficiënter is gaan werken.” Doe het nu Den Hertog, terugkijkend: “Als je wilt automatiseren, maak er dan tijd voor.” Baas: “Als je het overweegt, doe het dan nu. Wij waren al aan de late kant en als je nog langer wacht, dan zet je jezelf op achterstand. En durf hulp te vragen; wij bellen regelmatig en werken kleine dingen snel weg.” Den Hertog: “Ik ben vooral blij dat het maken van offertes nu veel soepeler gaat, net als het aanmaken van orders en het plannen. ‘Met Suite MKB gaat het allemaal efficiënter, sneller en iedereen beschikt nu over dezelfde informatie.‘ Baas: “Ik praat veel met andere ondernemers, binnen en buiten de branche, en hoor veel moeizame verhalen over automatiseringsprojecten. Als ik terugkijk op onze ervaringen dan zijn wij louter positief over ons traject en de begeleiding van Suite MKB.” Ernst Baas maakt handig gebruik van de Suite MKB bedrijfssoftware.   Dit artikel verscheen in December 2021 in het VHG Magazine.

Hoveniers en dienstverleners hebben niet alleen groene vingers, ze zijn ook ondernemer. Dat betekent dat ze projecten, planning, urenregistratie en alle andere administratieve processen moeten bijhouden. Suite MKB bedrijfssoftware van Become-IT brengt alle bedrijfsprocessen overzichtelijk in kaart, koppelt ze aan elkaar en maakt een hoop tijdrovend papierwerk overbodig. Tijdens zijn studie agrarische bedrijfskunde (HAS Hogeschool) in Dronten zag Leo Kodde al dat er in de dienstensector veel behoefte was aan ondersteuning bij de bedrijfsprocessen. Dat deed hem besluiten om na zijn studie in 2000 te starten met Become-IT en het maken van bedrijfssoftware voor het MKB. “In de begin jaren heb ik veel geleerd over het ontwikkelen en implementeren van software. Later ben ik me meer gaan richten op het opbouwen van het bedrijf en uitbreiden van het team.” Leo Kodde, eigenaar Become-IT: “Al onze software is nu web-based beschikbaar. Afgelopen jaar is geïnvesteerd in landelijke bekendheid, we richten ons nu verder op professionalisering, innovatie en klanttevredenheid. Met Suite MKB heb je tijd over voor andere dingen, zoals zeilen.” Rond 2008 is het bedrijf gestart met het modulair maken van een eigen ERP systeem onder de naam Suite MKB. De doelgroep zijn MKB bedrijven in dienstverlening, zoals hoveniers, installateurs, rietdekkers en ingenieursbureaus. Web-based Een belangrijke stap werd in 2015 gezet. Leo legt uit: “In 2016 hebben we een vijf-jaren plan gemaakt om alle bestaande Suite MKB modules web-based te maken, zodat alles via de browser werkt. Groot voordeel daarvan is dat ondernemers niet zelf hoeven te investeren in de software, servers en netwerk. Het werkt ook sneller en je kunt overal inloggen in het systeem, zelfs met je smartphone. Daarbij werk je altijd met de laatste versie van de software, omdat deze automatisch wordt geupdated.” In 2020 is het doel gehaald: alle modules zijn nu web-based beschikbaar. “Afgelopen jaar is geïnvesteerd in landelijke bekendheid, we richten ons nu verder op professionalisering, innovatie en klanttevredenheid. Onze visie daarbij is: ‘alles onder je eigen domein’. Dus bedrijfssoftware, app en klantenportaal. En ook eventueel de website en webshop werken onder diezelfde eigen domeinnaam van de klant.” Koppelingen en modules Sterke troef zijn de koppelingsmogelijkheden met bijvoorbeeld de boekhoudingsoftware van SnelStart, Exact Online en Twinfield. Voor installatiebedrijven is koppeling met 2BA mogelijk. “Zo heeft elke sector zijn eigen specifieke toevoegingen”, vult Leo aan. Ander voordeel is de modulaire opbouw van Suite MKB: “Je kunt de software zover uitbreiden als je wilt. Meest populair onder hoveniers zijn de modules voor calculeren en plannen. Zo kun je bij calculeren een calculatie product instellen met normen, die als sjabloon is te gebruiken in je offerte. Denk aan de kosten van één vierkante meter terras, in plaats van een optelsom van tegels, zand, een trilmachine en een uurtarief. Bij planning krijg je inzicht in ‘wie en wat is waar? Dat kunnen mensen, materialen en machines zijn.” Je kunt ook kiezen voor modules op het gebied van projecten, onderhoud, klantenservice, relatiebeheer en nog veel meer. “Denk bij onderhoud aan het aanmaken van terugkerende werkzaamheden en die koppelen aan planning en facturatie. In specifieke gevallen kunnen we ook maatwerk leveren.” Je kunt de software zover uitbreiden als je wilt. Meest populair onder hoveniers zijn de modules voor calculeren en plannen. Keuzestress Ik wil als ondernemer mijn bedrijfsprocessen optimaliseren. Met welk bedrijf ga ik in zee? Leo heeft enkele tips: “Zet eerst je eisen en wensen op een rij. Denk na over je werkprocessen. Wat gaat goed en wat kan beter? Betrek collega’s bij deze inventarisatie. Ga daarmee in de markt kijken welke leveranciers aan de eisen en wensen lijken te voldoen. Stel ook vast wat je verwacht van een leverancier. Wil je een vast bedrag en verder geen gezeur? Of wil je een leverancier die meedenkt, jaarlijks even langskomt en waar je korte communicatielijnen hebt met een vast contactpersoon? Bedenk ook dat de implementatie van software goed moet verlopen, zonder dat je primaire workflow wordt verstoord. Zorg er tot slot voor dat er draagvlak is binnen de organisatie. Laat werknemers meedenken en meebeslissen, want het gaat om verandering. Alleen bij voldoende draagvlak is het ook een verbetering.” Leo besluit: “We begeleiden de klant tot hij het systeem helemaal in de vingers heeft en alle processen gestroomlijnd in kaart gebracht zijn. We stoppen pas met de implementatie als alles naar tevredenheid loopt. Als we zien dat er iets niet goed loopt, vragen we ons af wat daar de reden voor is en nemen we contact op. De feedback die we krijgen kunnen wij weer gebruiken om het systeem, te perfectioneren. Je kunt ook kiezen voor modules op het gebied van projecten, onderhoud, klantenservice, relatiebeheer en nog veel meer. Pakket zelf samenstellen Suite MKB van Become-IT biedt hoveniers en andere bedrijven in de dienstverlenende sector, een basispakket dat gericht is op orderverwerking, planning en facturatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het klantenportaal en de app. Daarnaast kan je het pakket uitbreiden met talrijke modules. We zetten ze op een rij. Op elk moment inzicht in de tussenstand van je projecten, met koppelingen naar offertes, orders, transportorders, facturen, inkooporders, inkoopfacturen, activiteiten en abonnementen. Overzicht over alle vragen, wensen en storingen van klanten, met klantenportaal of Service Meld Punt. Medewerkers kunnen via de app meldingen invoeren en in behandeling nemen op een order. Calculaties / werkpakketten. Calculaties bestaan uit materialen, uren en prijscomponenten. Samen vormt dit de nieuwe prijs per eenheid van het calculatieartikel. Product relaties. Hiermee kan je producten aan elkaar verbinden en daarbij de relatie aangeven. Onderhoudscontracten (met zelf aan te maken wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse cyclussen), Onderhoud factureren (facturatie van abonnementen) en Onderhoud inplannen (automatisch orders inplannen voor periodieke onderhoudswerkzaamheden). Registratie van alle machines, transportmiddelen en gereedschappen tot inventaris en gebouwen. Te koppelen aan machineplanning, keuring, verzekering en garantie. Betalingen via iDEAL, Mollie en Paypal accepteren en registreren. Koppeling boekhouding. Live koppeling met SnelStart, Exact Online en Twinfield. Bestellingen order- en voorraadgestuurd beheren. Ordergestuurd per leverancier een inkooporder aanmaken van de gemarkeerde producten. Eenvoudig geavanceerde offertes maken met hoofdstukken, inhoudsopgave en ondersteuning voor afbeeldingen. Veel instellingen mogelijk in weergave van details en prijzen per regel of hoofdstuk.   Dit artikel verscheen in december 2021 in 'GGW Totaal', lees het hier.