Actueel

Artikelen
Suite MKB is de smeerolie van de processen bij Satter Hoveniers
07-01-2021

Suite MKB is de smeerolie van de processen bij Satter Hoveniers

Van zzp'er naar een bedrijf met twaalf medewerkers - dat vraagt wat op het gebied van planning en organisatie. Satter Hoveniers wilde van de uitgedraaide 'planninkjes' af en ging op zoek naar een oplossing. Aanbevelingen leidden eigenaar Jeroen Satter naar Become-IT en het softwareprogramma Suite MKB. 'Het programma dwingt tot structuur in de organisatie. En dat levert ons veel op.' HOEVELAKEN - Vraag Jeroen Satter wat je er eigenlijk aan hebt, het programma Suite MKB, en de lofprijzingen vliegen je om de oren. 'Suite MKB bestaat uit verschillende modules. Voor het werkproces gebruiken we werkbonnen, planning, offertes en facturen. Door de opbouw van de modules werkt iedereen op basis van dezelfde informatie. Dit scheelt fouten, onduidelijkheid en een heleboel losse papiertjes.' Anton Verlek is consultant bij Become-IT en licht toe: 'Bij alles wat we ontwikkelen, ligt onze focus op het eenmalig registreren van dingen. Daardoor behaal je veel efficiëntie, want iedereen werkt met dezelfde informatie in hetzelfde systeem.' Maar het levert Satter Hoveniers meer op dan alleen efficiëntie. Rust in de zaak Na twee jaar werken met Suite MKB kan Jeroen zo uit zijn mouw schudden wat dit hem en het bedrijf oplevert: 'Voorheen had ik een fulltime werkvoorbereider; dit werk wordt nu uitgevoerd in één dag per week. Dus om te beginnen realiseerden we een fikse besparing op arbeid. Suite MKB geeft ook rust in je hoofd; er is veel minder risico dat je iets vergeet. Een mooi voorbeeld is hoe het programma onze abonnementscontracten verwerkt. Deze voer je eenmaal in en vervolgens krijg je twee weken voordat het onderhoud uitgevoerd moet worden een melding. De werkbon wordt door het systeem aangeleverd, inclusief het aantal uren dat voor het onderhoudswerk in die week nodig is. Je kunt op die manier niets meer vergeten - voor ons echt ideaal. Ook fijn is dat je je werkzaamheden dankzij het programma en de bijbehorende structuur makkelijk kunt overdragen. En wat denk je van onleesbare krabbels op werkbonnen? Verleden tijd. De hoveniers maken bij de klant een foto van de bon of van een situatie, noteren erbij wat de situatie is en de volgende keer weet iedereen wat de status is of wat er speelt. Suite MKB heeft rust in de zaak gebracht en geeft rust in het hoofd.' Jeroen Satter gebruikt 80 procent minder papier: 'En iedereen heeft dezelfde informatie' Van cloud naar webbased Deze mooie recensies betekenen niet dat Become-IT, de ontwikkelaar van Suite MKB, achteroverleunt. Verlek: 'In 2019 startte Satter met de cloudversie. Hierbij was er nog synchronisatie tussen de werkplekken en de app nodig. Inmiddels hebben wij alles omgezet naar de webbased versie. Dit is een niveau verder dan met cloud; nu ziet iedereen op elk moment dezelfde informatie. Tenzij deze is uitgezet voor een bepaalde groep; dat kan natuurlijk altijd. De stap naar webbased is een goede geweest. Voor alle partijen levert het tijd- en kostensparing op.' Verlek vervolgt: 'Als leverancier luisteren we goed naar de feedback van onze klanten, want we willen de kwaliteit hoog houden. We kiezen voor samenwerking en houden van de persoonlijke support die bij het werk komt kijken. Dit helpt ons weer om het proces van de hovenier zo goed mogelijk te kennen en met behulp van onze software voor hem zo makkelijk mogelijk te maken.' Een goede start Satter begon met modules voor werkbonnen en planning. Hieraan gekoppeld zit de urenregistratie van de medewerkers, die dus allemaal met de Suite MKB-app werken, op telefoon of tablet. 'Voor de medewerkers was dit een grote verandering, maar de jongens zijn hier goed bij geholpen door Become-IT. Sommige collega's begrepen het dezelfde dag al, een ander had wat meer tijd nodig, maar na twee weken draaide het. Fijn voor hen is dat ze zelf de urenregistratie kunnen bijhouden, zien hoeveel vakantie-uren ze hebben en of hun vrije dag geregistreerd staat. Ze hebben ook meer invloed op hun eigen tijd. De klantgegevens hebben ze altijd bij de hand en dankzij de koppeling met Google Maps staat de navigatie altijd klaar. Ook kan iedereen vooruitkijken en op die manier bijvoorbeeld een tandartsafspraak combineren met een klus in de buurt.' 'Toen dit deel eenmaal liep, zijn we begonnen met het vullen van de productenlijst en de bijbehorende rekenmodule. Hierin calculeer je wat bijvoorbeeld een meter beukenhaag kost in uren en in materiaal. Dat is een klus waarvoor wij hulp hebben gehad van een hovenier die ook met Suite MKB werkt. Uiteindelijk moet je het wel zelf invoeren, zodat het je eigen producten zijn, maar de hulp bij de indeling en opbouw was heel fijn.' Wel/niet uniek 'Hoveniers denken vaak dat ons werk te uniek is voor een geautomatiseerd programma', vervolgt Satter. 'Maar het kan wel. Natuurlijk stellen wij als hovenier redelijk unieke producten samen, maar een plant poten of een heg planten is niet uniek. Dat is goed te automatiseren. De structuur die het ons oplevert, is zó belangrijk. Je begint met een offerte. De klant accepteert deze online in het klantenportaal. Dan maak je een order aan, waarin de afspraken staan die ook de jongens kunnen zien. De logische volgende stap is de factuur. Elke stap grijpt terug op de eerder ingevoerde informatie; het is altijd kloppend.' 'Een bijkomend voordeel is dat ons papierverbruik met 80 procent is gedaald. Waar we eerst zo'n 5000 A4-vellen per maand printten, zijn dit er nu nog zo'n 1.000. Ordners? Weg. Overal papieren? Weg. Opbergen? Niet meer nodig. Onleesbare krabbels? Zijn er niet meer. Rust en structuur, dat is wat we nu hebben bij Satter Hoveniers.'   Dit artikel is in Januari 2021 verschenen in Vakblad de Hovenier, lees het hier: https://www.vakbladdehovenier.nl/article/35034/suite-mkb-is-de-smeerolie-van-het-proces
Artikelen
Antwan Tuin Totaal bespaart tijd en geld met Suite MKB bedrijfssoftware
18-12-2020

Antwan Tuin Totaal bespaart tijd en geld met Suite MKB bedrijfssoftware

Hij heeft het nog geen jaar in gebruik, maar nu al weet hovenier Anton Visser uit Rhoon dat Suite MKB van Become-IT hem veel tijd en geld bespaart. „En een hoop zorgen, want via het web en de app hebben we altijd zicht op de planning en uitvoering van projecten”, vult hij aan. „Ook mijn medewerkers vinden het een prettig en toegankelijk pakket.” Voor hoveniersbedrijf Antwan TuinTotaal uit Rhoon was 2020 een topjaar. Directeur-eigenaar Anton Visser en zijn 33 medewerkers moesten alle zeilen bijzetten om de vele projecten in goede banen te leiden. „Het was afzien, maar het is ons gelukt”, zegt hij. „We wisten begin dit jaar niet wat corona zou brengen en daarom pakten we alles met beide handen aan. Als ik had geweten dat talloze thuiszitters als gevolg van de lockdown hun tuin wilden opknappen, had ik wellicht andere keuzes gemaakt. Dat had minder stress en meer rust opgeleverd. Dankzij strak plannen en slim calculeren hebben we iedereen naar tevredenheid kunnen bedienen en dat is het voornaamste.” Juist in drukke tijden maken een goede werkorganisatie en degelijke administratie het verschil, weet de ondernemer. Hij prijst zich dan ook gelukkig dat hij in het najaar van 2019 overstapte op het ERP-pakket Suite MKB van Become-IT. „Het pakket dat wij al acht jaar gebruikten voldeed, maar er zat geen ontwikkeling in”, licht Visser toe. „We waren toe aan een eigentijdser, gebruiksvriendelijk pakket met meer mogelijkheden.” Samen met zijn administratieve rechterhand Maarten Slingerland oriënteerde Visser zich onder andere bij bevriende collega’s. Eén van hen wees hem op het pakket van Become-IT. Hij nam contact op en kreeg enkele dagen later bezoek van directeur Leo Kodde voor een demonstratie. „We waren verrast door de veelzijdigheid en de overzichtelijke opzet”, aldus Slingerland. „Bovendien is het volledig web-based en kun je er zowel via de pc en laptop als via de smartphone in werken. Heel handig.” Maarten Slingerland van hoveniersbedrijf Antwan TuinTotaal is blij met de Suite MKB van Become-IT. Wow-effect „In vergelijking met ons oude pakket was het een wow-effect”, vult Visser aan. „Het maakt een integrale benadering mogelijk van relatiebeheer, projectmanagement, in- en verkoop en administratie. Via de verkooporder geven we werkinstructies mee aan de uitvoerders. Je kunt er ook foto’s aan toevoegen.” Met de smartphone hebben uitvoerders toegang tot relevante informatie en werken zij de projectstatus en urenboekhouding bij. Dat werkt efficiënter, er wordt minder over het hoofd gezien én het geeft de ondernemer en kantoormedewerkers real-time inzicht. Ook dat draagt in brede zin bij aan een efficiënte procesgang. Zodra een project is afgerond, wordt er een factuur aangemaakt, die de klant via i-Deal kan voldoen. Hierdoor staat het geld bovendien eerder op de rekening. Het afzonderlijke boekhoudprogramma leest de facturen automatisch in, zodat de project- en financiële administratie synchroon lopen. Calculaties „De betaalmodule is één van de eigentijdse oplossingen die we het midden- en kleinbedrijf via ons pakket aanreiken”, verklaart Kodde. „Suite MKB is ontwikkeld voor hoveniersbedrijven en andere branches in dienstverlening en handel. Specifiek voor hoveniers is de calculatiemodule waarmee werkzaamheden per strekkende of vierkante meter kunnen worden aangeboden. Deze slimme vorm van calculeren heeft betrekking op materiaal, machines en arbeid.” Thuis op de bank Voor Visser en Slingerland bracht het nieuwe pakket meer rust in de dagelijkse hectiek. Dankzij de brede toegankelijkheid zegt de ondernemer met grote regelmaat ’s avonds thuis op de bank nog wat klusjes te klaren, wat voorheen onmogelijk was. „Ik vind het gewoon leuk om dan nog even een offerte te maken, de projectstatus door te nemen of de lange termijnplanning te bekijken”, zegt Visser. „Wat trouwens heel slim is – over planning gesproken – is dat de status of urgentie van projecten en aanvragen met kleurcodes duidelijk zichtbaar is. Ook kleine klusjes en servicemeldingen van klanten, die je graag combineert met een project op de route, kunnen zo niet aan de aandacht ontsnappen. Hierdoor hoef ik me niet constant af te vragen of alles nog onder controle is. Het systeem houdt ons alert.” Anton Visser van hoveniersbedrijf Antwan TuinTotaal is blij met de Suite MKB van Become-IT die hem goed zicht geeft op de planning en uitvoering van projecten: „Ik hoef me niet constant af te vragen of alles nog onder controle is. Het systeem houdt ons alert.”  Soepele migratie Voor de ingebruikname moest het pakket eerst worden ingericht en ’gevuld’ met tal van gegevens. Volgens de beide gebruikers verliep het migratietraject soepel, mede dankzij de uitstekende begeleiding door de leverancier. „De lijnen zijn kort en er wordt snel gereageerd”, zegt Slingerland. „Wat wij erg waardeerden, was de praktische ondersteuning bij het inrichten en implementeren van het systeem. Wij konden er in no-time mee werken.” „En ik heb nog geen onvertogen woord gehoord van de werkvloer. Dat wil wat zeggen hoor, want verandering wordt meestal niet met gejuich begroet”, zegt Visser met nadruk. „Daaruit blijkt wel dat ook de uitvoerders het als een echte verbetering ervaren.” In de winterperiode willen de hoveniers nog puntjes op de i zetten om hun systeem zoveel mogelijk ’tailor made’ in te richten. „Vanwege de werkdruk zijn we nog niet toegekomen aan de laatste details, maar die krijgen de komende maanden hun beslag”, aldus Visser. Samen blijven ontwikkelen Kodde merkt op dat het ERP-pakket continu in ontwikkeling is. „Wij hechten veel waarde aan feedback van de klanten. Zij helpen ons om nieuwe features toe te voegen, knelpuntjes te signaleren en het systeem te vervolmaken, voor zover je daar ooit van kunt spreken. Wensen en inzichten zijn immers altijd aan verandering onderhevig. Dat moet ook zo blijven, want stilstand is achteruitgang.” „Dat was nu precies de aanleiding om van pakket te veranderen en met jullie in zee te gaan”, zegt Visser. Hij is beslist niet de enige. In de drie jaar dat de dienstverlener uit Ermelo zich nu op de hoveniersbranche richt, zijn al veel collega’s overgestapt op Suite MKB. Anton Visser (links) en Maarten Slingerland (midden) hebben altijd en overal toegang tot hun project- en bedrijfsinformatie. Hun feedback helpt Become-IT directeur Leo Kodde (rechts) om de bedrijfssoftware te blijven verbeteren. Foto Jan van Staalduinen Dit artikel is in december 2020 verschenen in Tuin en Landschap. Lees het hier: https://digitaal.tuinenlandschap.nl/tuin-en-landschap-25-2020/branded-content-suite-mkb-bedrijfssoftware-bespaart-hovenier-veel-tijd-en-geld/
Artikelen
Van planning in het hoofd naar een overzichtelijk systeem
08-12-2020

Van planning in het hoofd naar een overzichtelijk systeem

Gouweleeuw Schilders is het bedrijf van Patrick Gouweleeuw. Door uitbreiding van de opdrachten dreigde de Harderwijkse schilder het overzicht te verliezen. Met hulp van Suite MKB van Become-IT is het werk beter georganiseerd en het overzicht terug. HARDERWIJK – Patrick Gouweleeuw is het bedrijf in 2013 begonnen en de laatste jaren is er sprake van flinke groei. ,,We lopen nu gemiddeld met tien man, waarvan er vier vast in dienst zijn. We worden groter en wilden daarom professionaliseren.’’ Om Patrick te ontlasten is zijn vrouw Sylvana sinds een halfjaar werkzaam op kantoor. Zij is het aanspreekpunt voor klanten en personeel. Ze liep vast bij het inrichten van de administratie. ,,Planning, prijzen, klanten; Patrick had alles in zijn hoofd en hij vond het moeilijk om taken uit handen te geven. Uit het oude systeem kon ik weinig informatie halen. Als ik een vraag had, moest ik een ticket aanmaken’’, zegt Sylvana, die in haar zoektocht naar een nieuw systeem uitkwam bij Become-IT. Na een telefoongesprek kwam Leo Kodde half september langs om uitleg te geven over Suite MKB. Patrick was snel overtuigd. ,,De uitstraling is van deze tijd en het is gebruiksvriendelijk voor de jongens. Schilders zijn geen ICT’ers; ze willen snel overzicht hebben en niet teveel poespas. Het is ook voor Sylvana duidelijk.” Zij bevestigt: ,,Toen Leo de deur uitliep, konden we gelijk aan het werk in het systeem: personeel toevoegen, orders aanmaken en plannen. Het was al min of meer gebruiksklaar.’’ Gepersonaliseerd Junior consultant Jesse Roozeboom van Become-IT heeft het systeem geïmplementeerd. ,,Dat was door coronaperikelen eerst veel telefonisch, maar in inmiddels ben ik vier keer langs geweest. We hebben stap voor stap het systeem doorlopen en gepersonaliseerd. We richten het systeem in naar de processen van de klant, om het voor hem makkelijker te maken. Door modules toe te voegen maken we het klant specifiek, zodat het naadloos aansluit op hun werkwijze.” De implementatie doet één consultant van Become-IT, maar iedereen kan hulp op afstand bieden. ,,We richten ons op vakmensen. Overzicht en planning is voor hen heel belangrijk. Doordat het systeem webbased is, kunnen ze overal inloggen.” In oktober heeft Gouweleeuw Schilders een maand proefgedraaid met Suite MKB.. Planning, factureren, offeren en relatiebeheer; het gaat nu allemaal digitaal. Sylvana: ,,Facturen maken vanuit de offerte gaat al vlekkeloos. Het grootste voordeel is het gebruiksgemak, en dat het online is. Als ik nu bel naar Become-IT, dan krijg ik direct antwoord. Ze kijken mee in het systeem en lossen de vraag op, zodat je weer verder kunt.’’ Ook Patrick is blij met het systeem. ,,Als de planning veranderde, moest ik voorheen jongens ’s avonds nog bellen of een bericht sturen via WhatsApp. Als ik nu het werk moet omgooien, pas ik het aan in het systeem en krijgen de jongens een melding op hun telefoon. Ik kan de omschrijving en foto’s toevoegen; de communicatie is veel duidelijker.’’ Maurice Ceelen gaat meer klussen opnemen en begeleiden. ,,Overdag spreken we elkaar minder nu alles duidelijk in de app staat. Het is overzichtelijker, het brengt meer rust in het bedrijf en verlicht het werk van Patrick’’, zegt de schilder. Sylana besluit: ,,We zijn heel tevreden over het systeem en hebben het al meerdere ondernemers aanbevolen.”   Dit artikel is verschenen in december 2020 in Stad in Bedrijf, lees hier het artikel op de website van Stad in Bedrijf: https://www.stadinbedrijf.nl/actueel/van-planning-in-het-hoofd-naar-overzichtelijk-systeem/
Artikelen
Outlook Groenprojecten werkt met Suite MKB
04-12-2020

Outlook Groenprojecten werkt met Suite MKB

Outlook Groenprojecten BV, dat sinds 2006 gerund wordt door Sjerp Bouma, groeit. De planning in Excel voor de twintig vaste krachten en de extra medewerkers in het seizoen werd onoverzichtelijk. Dit was de aanleiding voor Sjerp Bouma om op zoek te gaan naar een goed alternatief, en dat vond hij. Bovendien leverde het programma van Become-IT het hoveniersbedrijf veel meer op dan alleen een efficiëntere planning. Werkvoorbereider Anton Oussoren werkt pas enkele maanden bij Outlook, maar is al zo vertrouwd met Become-IT dat hij niet anders meer zou willen: 'Het programma Suite MKB geeft in één oogopslag weer waar de medewerkers die dag ingepland staan. Per project schrijven ze hun gewerkte uren en materialen. Op deze manier kan er ook per dag gefactureerd worden. De medewerkers beschikken via een app over hun eigen omgeving, waarin ze hun gewerkte uren en overuren kunnen inzien. Ook kunnen ze de gemaakte afspraken en contracten oproepen. Outlook was al met een partij in gesprek, maar niet alles wat wij belangrijk vonden, was daar mogelijk. Via een collega werd Sjerp Bouma geattendeerd op Suite MKB van Become-IT, dat ook specifiek voor hoveniers is ontwikkeld. We zijn in gesprek gegaan en Leo Kodde van Become-IT heeft een demo gegeven waarin hij de mogelijkheden uitlegde. Become-IT sluit het beste aan op wat wij doen en nodig hebben, dus de keuze was toen snel gemaakt.' Perfecte aansluiting boekhoudprogramma Het uitgangspunt van de zoektocht was weliswaar een planningsmodule, maar inmiddels gebruikt Outlook Groenprojecten meerdere modules van Suite MKB, zoals inkoop, calculatie, facturatie, het klantenportaal en de mogelijkheid om klanten via iDeal te laten betalen. 'Zo'n 70 procent van onze klanten zijn particulieren en we merken dat facturen sneller betaald worden, nu we in de mail direct een betaallink meesturen. Deze is overigens ook gekoppeld aan hun eigen klantenportaal, waarin zij hun offertes, werkzaamheden, onderhoudsafspraken, planning en dus ook de facturen kunnen terugvinden. Klanten kunnen zelfs via het portaal aangeven dat er iets moet gebeuren, bijvoorbeeld snoeiwerk. Wij krijgen dan een berichtje, plannen het werk in, de mensen buiten zien wanneer ze waar moeten zijn, wij kunnen de factuur aanmaken en zo is de cirkel weer rond.' 'Het inwerkproces was eenvoudig', vertelt directieassistent Jeanny Hooisma. 'Ook voor de buitenmedewerkers. Na een week was iedereen enthousiast. Zij boeken hun uren, maar ook wat ze aan materialen en machines hebben gebruikt. Voor ons op kantoor verliep het ook zo soepel als je maar mag verwachten. Wij leverden onze relatiebestanden aan en Become-IT stelde alles voor ons in. Hebben we nu vragen, dan is er slechts één belletje nodig en je kunt weer verder. De mensen van Become-IT weten waar ze het over hebben en dat merk je.' Ze vervolgt: 'Leo adviseerde ons over te stappen naar een ander boekhoudprogramma, voor een optimale samenwerking tussen Suite MKB en de financiële administratie. We gebruiken nu SnelStart en het sluit goed op elkaar aan; het werkt perfect.' Productenlijst aanmaken Om offertes en later facturen te kunnen maken, is er een productenlijst nodig. De gebruiker klikt de producten, machines, uren en werkzaamheden aan die gebruikt, ingezet en geleverd worden. Alles wat je kunt factureren, moet vooraf aangemaakt en ingevoerd worden. Eventueel kunnen bij vaste inkooppartijen productlijsten worden opgevraagd. 'Ja', beaamt Oussoren, 'als Outlook hebben we zelf ook geïnvesteerd in tijd en in een training bij Become-IT. En dat is het waard. Want als je eenmaal de data hebt ingevoerd, is het zó simpel! Werken met de modules van Suite-MKB levert ons rust, helderheid en overzicht op. Projectmatig zie ik nu precies waar we staan, realtime. Je loopt niet achter met je facturen. Natuurlijk moet je daar even tijd voor maken, maar veel minder tijd dan voorheen.' Leo Kodde, directeur van Become-IT: 'Wij krijgen weer feedback van onze relaties, ook van Outlook, en die is heel belangrijk en waardevol voor ons. De samenwerking is goed en er is vertrouwen in elkaars kennis en kunde, aan beide kanten. Dat levert Outlook en Become-IT alleen maar goeds op.'   Dit artikel is december 2020 verschenen in Vakblad de Hovenier, zie: https://www.vakbladdehovenier.nl/article/34780/outlook-groenprojecten-werkt-met-suite-mkb/
Artikelen
Haantje Hoveniers heeft tijd voor het échte werk
10-11-2020

Haantje Hoveniers heeft tijd voor het échte werk

Een hoveniersbedrijf runnen is meer dan tuinen ontwerpen en aanleggen. Er is administratie te doen met betrekking tot de planning, calculatie, het maken en sturen van offertes en later facturen. Dat kun je maar het beste zo eenvoudig mogelijk regelen, vinden ze bij Become-IT. Daarom ontwikkelde het softwarebedrijf Suite MKB. Haantje Hoveniers uit Rijswijk gebruikt Suite MKB sinds het voorjaar van 2020. "We hadden een lijst met eisen en dit programma heeft alles in zich. We hoefden niet te kiezen."   Zoektocht en wensenlijst Haantje Hoveniers is het inhouse hoveniersbedrijf van Tuincentrum Groenrijk 't Haantje (https://www.haantjehoveniers.nl/). Hoewel sommige aspecten van de bedrijfsvoering centraal zijn georganiseerd, is het hoveniersbedrijf sinds 2016 een zelfstandige onderneming met acht medewerkers. Alex van Zon, al 20 jaar (leidinggevend) hovenier bij Haantje: 'Eind 2019 ging ik op zoek naar software, specifiek voor hoveniers. We hadden al een pakket, maar dat werkte niet fijn. Mijn grootste bezwaar en tegelijkertijd een belemmering in het dagelijks werk was dat ik niet altijd en overal bij de gegevens kon komen. Dat stond dus bovenaan op mijn wensenlijst. Ook vind ik het belangrijk dat ik vanuit meerdere apparaten bij mijn stukken kan, dat er een koppeling is met Exact Online en dat ik er de planning mee kan doen. En natuurlijk moet de software net zo makkelijk te gebruiken zijn wanneer je in het veld bent, dus voor de mensen van de buitendienst. Heel eerlijk gezegd, zocht ik eigenlijk een calculatieprogramma met al deze mogelijkheden. Toen ik dit helder had, ben ik eerst online gaan zoeken en vervolgens heb ik diverse bedrijven bezocht tijdens de beurs in Hardenberg. We waren er snel uit.' Alex van Zon Makkelijke keuze, want alles is er Van Zon: 'De keuze was snel gemaakt omdat Suite MKB alles in zich heeft. En daarbij, ook leuk om te melden, ook nog een klantenportaal. Volgens mij is dat echt een uniek aan Suite MKB; ik heb dat verder nog nergens gezien. Klanten kunnen hun eigen gegevens en documenten zien. Met name voor abonnementsklanten is dit fijn. Wanneer we komen of zijn geweest, hoelang, wat we hebben gedaan, de factuur, het is allemaal in te zien via hun eigen klantenportaal. Ook offertes komen erin te staan.  "We merken dat klanten positief verrast zijn over het klantenportaal en het leuk vinden, we hopen daardoor ook op extra klantbinding" Suite MKB is gekoppeld aan Exact Online. Van Zon: 'Je ziet dat de geldstromen via Exact gaan. De rest, zoals facturen, bevestigingen, afspraken, offertes en calculaties, gaat allemaal vanuit Suite MKB.' Inrichten en overzetten Elke gebruiker bij Haantje Hoveniers kan nu bijvoorbeeld altijd en overal in de planning komen. 'De jongens in het veld kunnen nu zelf ook zien waar ze zijn ingepland. Suite MKB werkt altijd live, dus je ziet direct hoe het loopt en of de planning klopt. Op basis daarvan worden vervolgens ook de facturen opgemaakt.' Leo Kodde, eigenaar van Become-IT: 'Planning en facturering zijn in feite één. Je voert alles eenmaal in en vervolgens wordt het vertaald naar alle andere modules die van toepassing zijn. En iedereen die het aangaat, kan de informatie zien. "Belangrijk is dat je het goed inricht, met je eigen klanten- en artikelbestand" Onze visie is dat de klant zijn eigen taal spreekt en dat wij dat niet voor de klant kunnen doen. Een betonbandje leggen in de Zeeuwse klei werkt nu eenmaal anders dan zo'n zelfde betonbandje op Veluwse zandgrond. We ondersteunen natuurlijk wél bij het overzetten van bestanden en lijsten van een eerder gebruikt programma naar Suite MKB. Van Zon: 'Voor onze administratie hebben we artikellijsten opgevraagd bij onze leveranciers. Verder gebruiken wij voor het calculeren van de werkzaamheden de werkpakketten zoals ze beschreven zijn in het Groene Boekje.' Voor ons werkt dat heel goed. Become-IT heeft ons geholpen met de overgang van het oude naar het nieuwe pakket. Zo'n 80 procent van de gegevens is door hen overgezet.' Become-IT en Suite MKB Become-IT is opgericht in 2000 en heeft zich altijd gefocust op softwarepakketten voor vakmensen die veel buiten werken. De slogan van het bedrijf is 'Tijd voor het échte werk!' en dat is dan ook het uitgangspunt bij alle ontwikkelingen: het moet eenvoudig zijn en zo min mogelijk tijd kosten. Kodde: 'Niet de bedrijfsgrootte is bepalend voor welk systeem je gebruikt, maar de visie van de ondernemer. Wat wil je weten, inzichtelijk hebben, regelen? Met Suite MKB leg je als ondernemer een solide basis waarop je kunt groeien.' 'Het kost me minder tijd', merkt Van Zon na driekwart jaar Suite MKB. 'Ik ben aanzienlijk minder tijd kwijt met het maken van calculaties. Toch vind ik dat we de grootste slag hebben gemaakt op het gebied van gebruiksgemak en gebruiksvriendelijkheid. Ik heb persoonlijk wel feeling met software, maar de basisinrichting is zo simpel en intuïtief, daar kan iedereen mee uit de voeten. Natuurlijk kun je niet alles zelf doen en aanpassen, maar dat hoeft ook niet. Overigens heb ik de indruk dat met onze input bij Suite MKB wat gedaan wordt.' 'Zeker', beaamt Kodde. 'Alex heeft ons suggesties gegeven waarmee wij aan de slag zijn gegaan en die we als verbeteringen hebben doorgevoerd. Zo ontstaat een community en daar wordt het voor iedereen alleen maar beter van.'   Dit artikel is novemer 2020 verschenen in Vakblad de Hovenier, zie: https://www.vakbladdehovenier.nl/article/34548/meer-tijd-voor-het-%C3%A3chte-werk
Artikelen
Oosterhoff Poolen vooruitstrevend met Suite MKB
28-10-2020

Oosterhoff Poolen vooruitstrevend met Suite MKB

De Ermelose bedrijven Become-IT en Oosterhoff Poolen zitten op industrieterrein Veldzicht maar 100 meter van elkaar vandaan. De buren hebben sinds twee jaar ook een zakelijke relatie. Met de online bedrijfssoftware Suite MKB van Become-IT hebben de installateurs en het kantoorpersoneel van Oosterhoff Poolen de werkprocessen altijd en overal inzichtelijk. ERMELO – Via een klant van Become-IT hoorde Arjan Poolen van het systeem en zo kwam Oosterhoff Poolen bij het Ermelose ICT-bedrijf terecht. ,,We gebruikten Syntess als facturatiesysteem, een softwarepakket voor installatiebedrijven. Maar dat was te ingewikkeld. Suite MKB is gebruiksvriendelijk en makkelijk voor een installateur.” Sinds de digitalisering merkt Poolen dat er veel minder fout gaat. ,,Eerder lagen hier klantbonnen op kantoor die de monteur meenam. Als het werk uitliep, moest ik een nieuwe werkbon schrijven. In dat geval kan ik nu de bon digitaal doorgeven aan een andere monteur.’’ Zijn compagnon Roel Oosterhoff merkt op dat de controle sneller gaat. ,,Er raakt veel minder zoek, omdat elke bon geregistreerd staat in het systeem. Het is ook erg praktisch, omdat iedereen het systeem via de tablet en telefoon kan bekijken. Ook de urenregistratie is veel overzichtelijker.” Oosterhoff Poolen was de eerste klant voor Anton Verlek. Op zijn eerste werkdag als consultant van Become-IT gaf hij in de kantine van het installatiebedrijf de medewerkers tekst en uitleg. ,,Persoonlijke support bij de software en goede begeleiding voor de gebruikers vinden we belangrijk.’’ Oosterhoff: ,,Het ging vrij snel: met een uurtje konden de jongens ermee aan de gang.” "Het is praktisch, gemakkelijk en voelt als een maatpak" Roel Oosterhoff Hij wist op voorhand dat zij het tweede installatiebedrijf waren dat de software ging gebruiken. ,,Een loodgieter denkt anders dan een programmeur en technische jongens zijn geen administrateurs. Een interessant proces voor beide partijen dat soepel verliep. We hadden legio vragen, maar die werden snel beantwoord. En als we iets misten, werd het snel opgelost. Een verademing ten opzichte van wat we gewend waren. Het voelt nu als een maatpak.” Verlek zegt de bedrijfsprocessen goed te kennen. ,,Ik snap hoe de klant het proces wil inrichten en kan het vertalen naar het ontwikkelteam en dat ook testen. Nu zit het hele proces erin: van offertes/calculatie, werkbonnen (verkooporders), facturatie, planning tot onderhoudsabonnementen. Iedereen die er rechten toe heeft kan de gegevens inzien.”   Online werken Recent is Oosterhoff Poolen overgezet naar de volledige webbased omgeving van Suite MKB. Je werkt dan altijd via een browser, zoals Edge of Chrome. Dit is volgens Verlek de basis voor de toekomst. ,,Je kunt namelijk overal samenwerken en het is te koppelen aan andere systemen, zoals 2BA. Sommige bedrijven zien het als een drempel om hun gegevens toe te vertrouwen aan de cloud, maar het is heel veilig en vooruitstrevend. Zeker in coronatijd is het ideaal: je kunt medewerkers thuis laten werken en op locatie, waardoor je heel flexibel wordt en veel meer mogelijkheden hebt. Iedereen heeft een telefoon bij de hand. Webbased software brengt het bedrijf een stuk verder en ook voor ons is het een stap voorwaarts.’’   Dit artikel is verschenen in oktober 2020 in Stad in Bedrijf, lees hier het artikel op de website van Stad in Bedrijf: https://www.stadinbedrijf.nl/actueel/become-it-vooruitstrevend-met-suite-mkb/
Artikelen
De Groot Hoveniers kiest voor Suite MKB
05-10-2020

De Groot Hoveniers kiest voor Suite MKB

Martijn de Groot van De Groot Hoveniers werkt sinds januari dit jaar met een nieuw softwareprogramma: Suite MKB. Dit ging niet zonder slag of stoot. De Groot heeft lang gezocht naar een passend en leuk softwarebedrijf met een bijbehorend softwareprogramma, want volgens hem matcht niet elk softwarebedrijf met een hoveniersbedrijf. Die match vond hij wel in het softwareprogramma Suite MKB van Become-IT. Vakblad De Hovenier is op bezoek bij hoveniersbedrijf De Groot, een jong en dynamisch bedrijf in het Brabantse Volkel. Het bedrijf is de aankomende twee dagen dicht, niet vanwege vakantie, maar omdat er een nieuw stuk software wordt geïmplementeerd. Ditmaal het grootste en laatste deel: calculatie. Leo Kodde, eigenaar van softwarebedrijf Become-IT, is aanwezig om iedereen op kantoor wegwijs te maken in de nieuwe materie en het geheel vlekkeloos te laten verlopen. Software zoektocht De frustratie van de lange software-zoektocht is nog lichtelijk merkbaar bij eigenaar Martijn de Groot. De Groot: 'Een softwareprogramma moet een hulpmiddel zijn voor ons bedrijf; ik heb geen zin in arrogante IT-jongens die het allemaal wel weten. Ik weet misschien niet alles van software, maar we zijn echt geen domme jongens, wij zijn hoveniers. Ik zocht daarom ook een softwarebedrijf waarmee ik een klik heb en dat zich aanpast aan mijn bedrijfsstructuur. Geen logge softwareorganisatie, maar een die toegankelijk en flexibel is. Ik wil de telefoon kunnen oppakken wanneer ik een vraag heb, of een van mijn medewerkers. Kortom, een bedrijf met een goede actieve helpdesk, zodat we bij vragen of onduidelijkheden direct antwoord krijgen en weer door kunnen met ons werk. Dat vind ik belangrijk. Ik zie graag dat het softwarebedrijf een beetje onderdeel wordt van ons bedrijf.' ''Een softwareprogramma moet een hulpmiddel zijn voor ons bedrijf, ik heb geen zin in arrogante IT-jongens'' De Groot gaat verder: 'Ik heb denk ik wel acht à negen gesprekken gehad met softwareleveranciers. Hiervan bleef bijna niemand overeind. Wij komen als bedrijf niet van Excel, dus we zijn best wel kritisch. Ik zocht een pakket dat ook goed kan calculeren; dat ontbrak echt bij veel aanbieders. Verder zie ik graag dat mijn softwareprogramma's onderling gekoppeld kunnen worden, dus dat de software van mijn accountant kan worden gekoppeld aan mijn bedrijfssoftware. De zoektocht van de afgelopen jaren naar een nieuw softwarepakket was best wel een ontdekkingsreis, waarbij ik veel nieuwe termen heb geleerd, zoals API. Dat is een koppeling die ervoor zorgt dat data tussen twee verschillende softwaresystemen kunnen worden uitgewisseld.'   Best of breed Volgens Leo Kodde is een API onmisbaar in een goed softwareprogramma. Want wat misschien voor hoveniersbedrijven geldt, geldt ook voor softwarebedrijven: iedereen heeft zo zijn specialisatie. Kodde: 'Die strategie heet best of breed. Vroeger was je als softwarebedrijf interessant als je alles in één had, maar die trend zie je veranderen. Je kiest tegenwoordig van alles het beste en het meest passende bij jouw bedrijf, en die softwareprogramma's koppel je dan onderling door middel van API's. Zo krijg je het beste van wat er op de markt verkrijgbaar is en loop je vaak continu voorop, omdat die softwarepakketten zichzelf blijven optimaliseren.' De Groot verstuurt bijvoorbeeld al geruime tijd zijn nieuwsbrieven via Mailchimp. Suite MKB biedt de optie tot het versturen van nieuwsbrieven, maar De Groot blijft liever met Mailchimp werken. Mailchimp wordt nu gekoppeld aan Suite MKB, waardoor alle nieuwe adressen van het hoveniersbedrijf automatisch worden meegenomen in de nieuwsbriefmailing. Kodde: 'Op deze manier profiteer je van de innovatie van een bedrijf als Mailchimp, met het gemak van al je eigen bedrijfsinformatie.' Uit de cloud Een ander belangrijke punt bij de keus voor Suite MKB was het feit dat het programma compleet webbased is. Een groot voordeel hiervan is dat al je pakketten dan online staan en altijd toegankelijk zijn. Vanaf elke computer kun je inloggen en bij je bestanden komen. De Groot: 'In de hovenierswereld heeft iedereen het nog over in de cloud werken, maar dat was precies waar ik uit wilde. Doordat ik alles in de cloud had staan, rezen mijn automatiseringskosten de pan uit. Met Suite MKB werk ik webbased, waarmee ik eigenlijk terug naar de basis ga.' Kodde vult de ondernemer aan: 'Websites kun je altijd en overal bereiken, dus alle kosten voor de cloud vallen eruit. Hierin zijn wij echt uniek. Veel leveranciers van softwarepakketten voor hoveniers proberen dit nu te bereiken door een app te bouwen, waardoor het lijkt alsof je overal toegang hebt. Maar hiervoor heb je nog steeds een interne of externe server nodig en dan blijf je die automatiseringskosten houden.' Een ander voordeel van een webbased programma is het ontbreken van updates. De Groot: 'Ook hierom heb ik voor Suite MKB gekozen. Je ziet duidelijk dat ze vooroplopen in de markt. Als ondernemer wil ik dan met hen werken; anders loop je zelf ook al direct achter.' ''Iedereen heeft het nog over in de cloud werken, maar wij gaan eruit. Mijn automatiseringskosten rezen de pan uit'' Het hart van een gezond bedrijf De Groot Hoveniers is, zoals de naam al verraadt, geen klein bedrijf. De omzet van het Brabantse hoveniersbedrijf ligt rond de 1,5 tot 1,8 miljoen euro en de ambities van eigenaar Martijn de Groot zijn nog groter. Hij wil doorgroeien. Volgens de ambitieuze ondernemer is de sleutel daartoe een goed softwareprogramma; dat is misschien wel het hart van zijn bedrijf - een zin die ik niet mag opschrijven. Want natuurlijk heeft hij zijn personeel hoog zitten en doen zij geweldig werk, maar juist door goede software komt dat personeel tot zijn recht. 'Goede software zorgt ervoor dat we snel kunnen opschalen, zoals dit jaar met de eikenprocessierupsbestrijding. Hiermee zijn we vorig jaar gestart en dit jaar konden we razendsnel opschalen, dankzij onze nieuwe software. Een medewerker vult ter plekke bij de klant zijn uren in. Dit resulteert dan meteen in een factuur, uiteraard wel met checks, maar zonder dat nog twee of drie medewerkers de gegevens moeten overtypen.' Kodde: 'Zo komt er een flow in je werk.' De Groot: 'Precies, en dat met zo min mogelijk arbeidsuren.' Van registreren naar inzicht creëren De Groot: 'Ik vind het prettig dat Leo en Become-IT goed snappen dat wij, de hoveniers, bepalen hoe het softwarepakket eruit moet zien. Wij moeten ermee werken, maar wij kunnen het niet bouwen en hebben hem daarvoor nodig. Dit miste ik bij mijn vorige softwareleverancier. Die was slechter bereikbaar en dacht minder mee met mij en mijn bedrijfsontwikkelingen. De samenwerking met Become-IT vind ik erg prettig. Al met al zorgt het nieuwe softwaresysteem bij mij voor veel minder paniekvoetbal.' Kodde: 'Wij noemen dat inzicht. Vroeger zorgden softwaresystemen voor registratie. In plaats van papier werd alles digitaal. Als alles dan eenmaal is gedigitaliseerd, krijg je informatiesystemen, en hiermee creëer je inzicht in je cijfers en kun je trends en ontwikkelingen waarnemen in je bedrijf. Daarop kun je dan weer inspringen. De volgende stap is een zelfdenkend systeem. Het systeem bedenkt bijvoorbeeld dat je het beste je rekeningen kunt betalen op het moment dat je zelf een paar grote openstaande facturen hebt geïnd.' De Groot lacht: 'Dat zou mooi zijn; dan hoef ik straks bijna niets meer te doen.'   Dit artikel is verschenen in november 2020 in Vakblad de Hovenier, lees hier het artikel op de website van Vakblad de Hovenier: https://www.vakbladdehovenier.nl/article/34154/de-groot-hoveniers-kiest-voor-nieuwe-bedrijfssoftware-suite-mkb