Suite MKB is de smeerolie van de processen bij Satter Hoveniers

Artikelen
Suite MKB is de smeerolie van de processen bij Satter Hoveniers

Van zzp'er naar een bedrijf met twaalf medewerkers - dat vraagt wat op het gebied van planning en organisatie. Satter Hoveniers wilde van de uitgedraaide 'planninkjes' af en ging op zoek naar een oplossing. Aanbevelingen leidden eigenaar Jeroen Satter naar Become-IT en het softwareprogramma Suite MKB. 'Het programma dwingt tot structuur in de organisatie. En dat levert ons veel op.'

HOEVELAKEN - Vraag Jeroen Satter wat je er eigenlijk aan hebt, het programma Suite MKB, en de lofprijzingen vliegen je om de oren. 'Suite MKB bestaat uit verschillende modules. Voor het werkproces gebruiken we werkbonnen, planning, offertes en facturen. Door de opbouw van de modules werkt iedereen op basis van dezelfde informatie. Dit scheelt fouten, onduidelijkheid en een heleboel losse papiertjes.'
Anton Verlek is consultant bij Become-IT en licht toe: 'Bij alles wat we ontwikkelen, ligt onze focus op het eenmalig registreren van dingen. Daardoor behaal je veel efficiëntie, want iedereen werkt met dezelfde informatie in hetzelfde systeem.' Maar het levert Satter Hoveniers meer op dan alleen efficiëntie.

Rust in de zaak

Na twee jaar werken met Suite MKB kan Jeroen zo uit zijn mouw schudden wat dit hem en het bedrijf oplevert: 'Voorheen had ik een fulltime werkvoorbereider; dit werk wordt nu uitgevoerd in één dag per week. Dus om te beginnen realiseerden we een fikse besparing op arbeid. Suite MKB geeft ook rust in je hoofd; er is veel minder risico dat je iets vergeet. Een mooi voorbeeld is hoe het programma onze abonnementscontracten verwerkt. Deze voer je eenmaal in en vervolgens krijg je twee weken voordat het onderhoud uitgevoerd moet worden een melding. De werkbon wordt door het systeem aangeleverd, inclusief het aantal uren dat voor het onderhoudswerk in die week nodig is. Je kunt op die manier niets meer vergeten - voor ons echt ideaal. Ook fijn is dat je je werkzaamheden dankzij het programma en de bijbehorende structuur makkelijk kunt overdragen. En wat denk je van onleesbare krabbels op werkbonnen? Verleden tijd. De hoveniers maken bij de klant een foto van de bon of van een situatie, noteren erbij wat de situatie is en de volgende keer weet iedereen wat de status is of wat er speelt. Suite MKB heeft rust in de zaak gebracht en geeft rust in het hoofd.'

Jeroen Satter gebruikt 80 procent minder papier: 'En iedereen heeft dezelfde informatie'

Van cloud naar webbased

Deze mooie recensies betekenen niet dat Become-IT, de ontwikkelaar van Suite MKB, achteroverleunt. Verlek: 'In 2019 startte Satter met de cloudversie. Hierbij was er nog synchronisatie tussen de werkplekken en de app nodig. Inmiddels hebben wij alles omgezet naar de webbased versie. Dit is een niveau verder dan met cloud; nu ziet iedereen op elk moment dezelfde informatie. Tenzij deze is uitgezet voor een bepaalde groep; dat kan natuurlijk altijd. De stap naar webbased is een goede geweest. Voor alle partijen levert het tijd- en kostensparing op.'
Verlek vervolgt: 'Als leverancier luisteren we goed naar de feedback van onze klanten, want we willen de kwaliteit hoog houden. We kiezen voor samenwerking en houden van de persoonlijke support die bij het werk komt kijken. Dit helpt ons weer om het proces van de hovenier zo goed mogelijk te kennen en met behulp van onze software voor hem zo makkelijk mogelijk te maken.'

Een goede start

Satter begon met modules voor werkbonnen en planning. Hieraan gekoppeld zit de urenregistratie van de medewerkers, die dus allemaal met de Suite MKB-app werken, op telefoon of tablet. 'Voor de medewerkers was dit een grote verandering, maar de jongens zijn hier goed bij geholpen door Become-IT. Sommige collega's begrepen het dezelfde dag al, een ander had wat meer tijd nodig, maar na twee weken draaide het. Fijn voor hen is dat ze zelf de urenregistratie kunnen bijhouden, zien hoeveel vakantie-uren ze hebben en of hun vrije dag geregistreerd staat. Ze hebben ook meer invloed op hun eigen tijd. De klantgegevens hebben ze altijd bij de hand en dankzij de koppeling met Google Maps staat de navigatie altijd klaar. Ook kan iedereen vooruitkijken en op die manier bijvoorbeeld een tandartsafspraak combineren met een klus in de buurt.'
'Toen dit deel eenmaal liep, zijn we begonnen met het vullen van de productenlijst en de bijbehorende rekenmodule. Hierin calculeer je wat bijvoorbeeld een meter beukenhaag kost in uren en in materiaal. Dat is een klus waarvoor wij hulp hebben gehad van een hovenier die ook met Suite MKB werkt. Uiteindelijk moet je het wel zelf invoeren, zodat het je eigen producten zijn, maar de hulp bij de indeling en opbouw was heel fijn.'

Wel/niet uniek

'Hoveniers denken vaak dat ons werk te uniek is voor een geautomatiseerd programma', vervolgt Satter. 'Maar het kan wel. Natuurlijk stellen wij als hovenier redelijk unieke producten samen, maar een plant poten of een heg planten is niet uniek. Dat is goed te automatiseren. De structuur die het ons oplevert, is zó belangrijk. Je begint met een offerte. De klant accepteert deze online in het klantenportaal. Dan maak je een order aan, waarin de afspraken staan die ook de jongens kunnen zien. De logische volgende stap is de factuur. Elke stap grijpt terug op de eerder ingevoerde informatie; het is altijd kloppend.'
'Een bijkomend voordeel is dat ons papierverbruik met 80 procent is gedaald. Waar we eerst zo'n 5000 A4-vellen per maand printten, zijn dit er nu nog zo'n 1.000. Ordners? Weg. Overal papieren? Weg. Opbergen? Niet meer nodig. Onleesbare krabbels? Zijn er niet meer. Rust en structuur, dat is wat we nu hebben bij Satter Hoveniers.'

 

Dit artikel is in Januari 2021 verschenen in Vakblad de Hovenier, lees het hier: https://www.vakbladdehovenier.nl/article/35034/suite-mkb-is-de-smeerolie-van-het-proces

Tags: Satter Hoveniers, hoveniersbedrijf, Klantervaring Suite MKB