Albert van der Wal is directeur van Technisch Advies en Installatiebureau HVK uit Stadskanaal. Hij nam het bedrijf in 2015 over en bouwde het bedrijf op van een eenmansbedrijf naar een installatiebureau met twaalf mensen. In november 2022 maakte hij de overstap naar Suite MKB. ‘Het werkt zo eenvoudig, een week na mijn akkoord verstuurde ik al mijn eerste factuur via Suite MKB.’
Technisch Advies en Installatiebureau HVK is een totaalinstallateur die zich in de loop der jaren gespecialiseerd heeft in duurzame technieken. Opdrachtgevers zijn grotendeels particulieren die hun huis willen verduurzamen met warmtepompen, PV-panelen, ledverlichting en andere technieken die tot een energiebesparing leiden. Ook zijn er mensen die helemaal geen gas meer willen gebruiken. ‘Ik kan wel zeggen dat dit onze corebusiness is geworden’, vertelt directeur Albert van der Wal.
Hij vervolgt: ‘Toen ik in 2015 HVK overnam was er een verouderd softwarepakket en ik besloot te investeren in een pakket dat ik vanuit mijn groothandelsachtergrond goed ken. Dat bleek voor mij heel aardig werkbaar, maar mijn nieuwe collega’s waren een stuk minder enthousiast. Toen ik vorig jaar met een andere boekhouder in zee ging, werd steeds duidelijker dat de software niet goed aansloot bij ons werk en er heel veel overbodige features waren waarvoor ik aardig wat betaalde. Genoeg redenen om rond te kijken, dus.’ De boekhouder stelde Albert een aantal pakketten voor, waaronder Suite MKB van Become-IT en er werden demo’s aangevraagd.
Direct overtuigd
‘Leo kwam als eerste met Suite MKB en toen wist ik al dat de andere twee eigenlijk niet meer hoefden te komen’, lacht Albert. ‘Ik was direct overtuigd. In Suite MKB kan alles wat ik wil en er kan ook van alles waar ik zelf nog niet aan had gedacht. Nu we er inmiddels al tien maanden mee werken, zien wij alleen maar voordelen.’
"Ik kan niets negatiefs bedenken over Suite MKB of Become-IT, we hadden dit al veel eerder moeten doen."
Wie een dergelijk traject aangaat, denkt vooraf goed na over de gewenste mogelijkheden, die de bedrijfsprocessen ondersteunen. Eén van de wensen van Albert was een klantenportaal, niet wetende of die mogelijkheid binnen de installatiebranche bestaat. Nou, die is er. Albert: ‘We krijgen van klanten terug dat ze daar heel content mee zijn. Wanneer zij inloggen, komen zij in een omgeving die door inzet van onze huisstijl duidelijk van HVK is en zien daar hun offertes en facturen staan. Dat is heel transparant en ze kunnen hun eigen traject volgen.’
Offerte ter plekke
Hoewel Albert zichzelf niet bovenmatig computervaardig acht, houdt hij ervan wanneer een programma zo overzichtelijk is dat hij er snel in kan werken én aan anderen kan uitleggen hoe het werkt. ‘Ik kom bij klanten aan tafel, we bespreken het werk en wanneer ik de deur uitga, hebben zij de offerte al in hun mailbox. Die kan ik ter plekke met ze doornemen en toelichten, zonder dat zij informatie zien die voor hen niet relevant is. In de offerte omschrijf ik alle werkzaamheden tot in detail. Het handige is, dat de monteur diezelfde informatie ook heeft, net als degene die planning en financiële administratie doet.’
Die omschrijving maakt ook, dat voor de klant veel duidelijker is wat er bij de opdracht hoort en wat meerwerk is. De factuur maken is vervolgens een kwestie van de gegevens controleren en op de knop drukken. ‘Het is ook heel prettig dat klanten nu op de telefoon van de monteur middels een digitale handtekening de gewerkte tijd bevestigen’, vult Albert nog aan. ‘Ook dat voorkomt discussies. Er is nu veel duidelijkheid, doordat iedereen die bij het werk betrokken is, dezelfde informatie heeft.’
Koppeling met 2BA
Hij vervolgt: ‘We kunnen foto’s bij het project opnemen en werkbonnen op de telefoon koppelen aan een monteur die zelfs direct kan zien welke monteur met hem meegaat. Monteurs maken minder extra ritten omdat ze een onderdeel missen. Ik ben ook heel blij met de artikelbestanden van het 2BA, de landelijke database voor installatietechniek. Met het artikelnummer van de fabrikant kun je direct een factuur maken.
De kortingsbestanden van leveranciers kunnen we heel eenvoudig uploaden. Het komt erop neer dat we alle informatie die voor ons van belang is, direct kunnen zien, zoals artikelnummer, beschrijving, de inkoopprijs en onze marge.’
Snelle start
Technisch Advies en Installatiebureau HVK begon eind vorig jaar met de implementatie van de standaard modules voor de boekhouding. Gaandeweg kwamen er uitbreidingen, zoals 2BA en meest recent de module Onderhoudscontracten waarin onder andere automatisch de facturen worden aangemaakt. ‘Wellicht zullen we nog verder uitbreiden, maar we moeten ook de tijd nemen om het hele systeem goed en volledig te implementeren en het optimaal te leren gebruiken. Daarbij ondersteunde Become-IT ons vorig jaar super goed. Of ik nu in de ochtend of in de avond een vraag stuurde, ik kreeg altijd binnen een paar minuten antwoord. Ik vind dat we een enorm snelle start hebben gemaakt; een week na mijn akkoord factureerde ik al in Suite MKB en gebruikte ik mijn oude systeem daarvoor niet meer. Een factuur maken nam ineens maar een paar minuten in beslag. Al deze voordelen maken het werk zoveel eenvoudiger en dat voor ongeveer een derde van de maandkosten die ik eerder had. Ik kan niets negatiefs bedenken over Suite MKB of Become-IT, we hadden dit al veel eerder moeten doen.’
