Bedrijfssoftware voor vakmensen in de afbouwbranche

Ons hosting pakket bevat alle opties die u nodig heeft voor een goed werkende website en mail.

Belangrijkste specificaties
- Snelle Intel Xeon processoren met ruim geheugen;
- Inclusief domeinnaam naar keuze;
- Inclusief https certificaat;
- Dagelijkse volledige backup.

Waar staan onze servers?
Onze eigen servers staan in Haarlem (AMS1). Hier gelden de strengste richtlijnen. Het centrum beschikt over een gas gebaseerd blussysteem, onderbrekingsvrije stroomvoorziening, secondaire back-up verbindingen, zeer strenge toegangscontrole, 24/7 monitoring en remote control onderhoud voorzieningen. Alle servers zijn via Gigabit verbindingen verbonden met het internet.

Monitorring
De servers worden 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, door ervaren technici in de gaten gehouden. Deze controle gebeurd door de 14 belangrijke services die op de machines moeten draaien met een interval van 5 minuten te testen. Indien er van een bepaalde service geen, of geen juiste, reactie komt worden onze technici hierover direct geïnformeerd en kunnen vervolgens de storing verhelpen.

Suite MKB
Onze servers zijn tot slot exclusief voor Suite MKB gebruikers. Dit zorgt voor snelheid in het laden van de pagina's en veiligheid in het afschermen van onze code en uw data.

Het Framework van Suite MKB is de basis, zonder Framework kan er niets ontwikkeld of gebruikt worden. Op het Framework kunnen alle standaard modules van Suite MKB geinstalleerd worden. Daarnaast is het mogelijk uw eigen maatwerk te laten ontwikkelen op het Framework. Voordeel hiervan is dat uw bestaande modules kunt combineren met uw eigen wensen.

De module onderliggende bestanden kan worden gebruikt in het hele systeem. Bijvoorbeeld een tekening bij een offerte of extra afbeeldingen bij een product.

Heeft u een Suite MKB webshop dan worden de bestanden bij het product getoond. Van de afbeeldingen wordt automatisch een miniatuur gemaakt voor een snelle laadtijd.

In combinatie met een offerte, order of factuur wordt de module onderliggende bestanden gebruikt om bijlages toe te voegen. Met het vinkje 'Bijlage' kan per bestand worden aangegeven of het automatisch moet worden meegestuurd als bijlage bij het versturen van de offerte, order of factuur.

In combinatie met de module klantenportaal kunt u per bestand met het vinkje 'Klantenportaal' aangeven of dit bestand zichtbaar is voor de klant in het klantenportaal. Handig om bijlages van bijvoorbeeld uw offerte ook in het portaal te tonen.

In combinatie met de app kunnen uw medewerkers bestanden toevoegen aan een order en andersom kunt u met het vinkje 'app' aangeven of een bestand zichtbaar mag zijn in de app. Handig voor werkinstructies of tekeningen.

Deze module zorgt voor heldere communicatie en een georganiseerde aanpak van bijlages en documenten die horen bij een bron. Alles staat op de juiste plek en kan zo snel gevonden worden. Daarnaast kunt u afbeeldingen of documenten eenvoudig delen in de webshop, met klanten of collega's.

Met relatiebeheer bent u verzekerd van één centraal systeem voor het registreren van relatiegegevens, contactpersonen en adressen. Dit vormt de basis van uw bedrijf en hierdoor ook uw systeem. Klanten kennen is klanten houden, daarom is het belangrijk alle relevante informatie gestructureerd te registreren.

In bijna alle modules van de Suite MKB kunt u een relatie koppelen zodat bijvoorbeeld de offerte of factuur wordt voorzien van naam, adres en woonplaats.

Met de module Klantenportaal kan je elke relatie ook een login geven zodat klanten bij hun eigen gegevens kunnen.

Voor relatiebeheer heeft u stuklicenties nodig per actieve relatie, de eerste 100 relaties zijn inbegrepen.

Het klantenportaal is een digitale dossier voor klanten. In het klantenportaal worden documenten zoals offertes, orders en facturen opgeslagen voor de klant. Ook is er interactie mogelijk door het insturen van een servicemelding, het akkoord geven op een offerte of betalen van een factuur.

Elke relatie krijgt een persoonlijke login die toegang geeft tot het klantenportaal en eventueel beveiligde pagina's (intranet). De informatie is afgeschermd maar wel bereikbaar. Bij webshop gebruikers kunnen nieuwe klanten zich aanmelden en krijgen zo toegang.

De basis van een bedrijfsproces bestaat uit klanten, medewerkers en producten! Van offerte tot factuur en in de webshop maakt u hier gebruik van en zijn ze essentieel voor het verkopen van producten of leveren van diensten.

Het productnummer en de naam zijn de belangrijkste velden die steeds terugkomen. In het systeem is een zoekfunctie aanwezig om altijd snel en eenvoudig op trefwoord een product te vinden.

Belangrijke velden zijn de kostprijs, verkooprijs, eenheid, omschrijving en afbeelding. Echter er zijn nog veel meer velden en die zijn weer afhankelijk van welke modules je nog meer gebruikt. Bijvoorbeeld het veld minimale voorraad is alleen zichtbaar als je werkt met de module Voorraad.

Uitbreidingen op product zijn

• Calculaties voor het maken van samengestelde artikelen / recepten;
• Voorraad in combinatie met inkoop- en verkooporders;
• Uitvoeringen zoals een stoel in 4 kleuren;
• Relaties voor het linken van producten zoals opties, vereisten en alternatieven;
• Vertalingen voor het vertalen van producten;
• Specificaties voor ongelimiteerde mogelijkheden in vrije velden onder een product;
• Onderliggende bestanden voor extra afbeeldingen en pdf's.

Het zal u niet verbazen dat veel modules in de Suite MKB afhankelijk zijn van de module Product. Een essentieel onderdeel dus.

De module Activiteiten (voorheen Uren & afspraken) geeft u inzicht in alle werkzaamheden en afspraken. Deze module werkt ideaal in combinatie met Orders en de App.

De registratie van de activiteit wordt altijd gekoppeld aan een relatie. Dit kan een klant zijn of u zelf als het gaat om interne werkzaamheden. Naast de relatie geeft u de datum, tijd, uurcode, gewerkte uren en een omschrijving op.

Een activiteit kan ook gekoppeld worden aan een bon, bijvoorbeeld een order, orderregel of activum. Dit koppelen of beter gezegd inplannen van uren is heel eenvoudig gemaakt op het activiteiten weekscherm. Op dit scherm staan alle openstaande orders en u ziet direct welke medewekers nog beschikbaar zijn. In combinatie met de App worden de geplande activiteiten automatisch doorgezet naar de juiste medewerker.

Het weekscherm laat per week alle activiteiten van een medewerker zien. Dit kan in lijst vorm of visueel met blokjes en kleuren. Op het scherm kan gefilterd worden op week, dag, medewerker, activiteit en order. Hierdoor heeft u vanuit elk perspectief overzicht over de geplande en geregistreerde activiteiten.

In de module activiteiten zitten uitgebreide selectie mogelijkheden waarmee u elk gewenst overzicht kunt opvragen. Bijvoorbeeld alle activiteiten besteed aan een project of alle uren van een medewerker in november.

De standaard rapporten zijn:
- Rapport gegroepeerd op medewerker / week
- Rapport gegroepeerd op relatie / medewerker / project
- Overzicht per jaar / uurcode
- Log
- Export van alle velden naar Excel

Met de module Personeel registreert u alle stamgegevens van uw medewerkers. De personeelsmodule wordt ook wel HRM (Human Resource Management) genoemd. De registratie bestaat uit naam- en adresgegevens, persoonsgegevens en contract informatie.

In de basis wordt de personeelsmodule gebruikt om medewerkers te registreren en hun toegangsrechten in te stellen. Elke medewerker is gekoppeld aan een rechtengroep, in deze rechtengroep zijn de rechten per module instelbaar. De rechten bestaan uit diverse niveau's van toevoegen, bewerken en verwijderen.

Naast het registreren medewerkers en toegangsrechten kunt u per medewerker het contract en verlof per jaar bijhouden. Dit is alleen mogelijk in combinatie met de module Activiteiten. Ook betaald verlof, ziekte en overuren kunnen zo worden vastgelegd. Het contract wordt gebruikt in de planning.

Ook voor de registratie en geldigheid van een rijbewijs, vergunningen, certificaten en diploma's zoals VCA is een systeem. Hierin kan je per medewerker alle registratie ingevoeren eventueel met pdf bestand. Er is een lijst waarop staat welk rijbewijs, vergunning of certificaat is verlopen zodat hier tijdig actie op kan worden ondernomen. Ook is het hierdoor mogelijk om per project snel in te zien welke medewerkers die aan dit project werken welke vergunningen, certificaten en diploma's hebben.

Voor bedrijven die service verlenen en gebruik maken van de app is er de mogelijkheid om storingsdiensten in te voeren. Bij elke medewerker kunnen dan datum worden geselecteerd waarop ze storingsdienst hebben. In de app is dan voor iedereen zichtbaar wie er wanneer storingsdienst heeft. Verder worden deze gegevens meegenomen in de overzichten voor verlof en verloning.

Deze module bevat standaard 3 medewerkerlicenties, extra medewerkers (actief met login) worden in rekening gebracht.

Met de App voor Suite MKB heeft u op kantoor of onderweg uw klantgegevens bij de hand. Zoek intuïtief op naam of adres en alle contactpersonen worden snel gevonden. Door de integratie met uw telefoon kunt u direct bellen, e-mailen, de website van de klant bezoeken of de route plannen.

De App werkt op elke smartphone via de browser, uw medewerker krijgt een persoonlijke login waarmee hij zijn eigen werkzaamheden via de App kan inzien en afvinken. Afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.

In de ontwikkeling heeft Become-IT uitgebreid nagedacht over de informatie en functionaliteit die beschikbaar moet zijn voor de medewerker. Vervolgens is gezorgd voor de technische realisatie zodat de integratie tussen het ERP systeem Suite MKB en de App optimaal verloopt. In het lijstje hieronder ziet u de mogelijkheden van de App die beschikbaar zijn.

Mogelijkheden van de App
- Relatiebeheer
- Orders
- Transportorders
- Productieorders
- Activiteiten (Uren / Bezoekverslagen / Taken / Afspraken / Ziekte / Verlof)
- Activa beheer

Voordelen
- Medewerkers in de buitendienst kunnen hun werkzaamheden via de App zien en boeken
- Minder kantoorbezoek, omdat orders al in de App staan
- Planning kan gedurende de dag nog aangepast worden
- Productiever door actuele informatie en papierloze verwerking
- Direct uren registreren via de App
- Geen extra werk en fouten, omdat uren- & materialenbriefjes overbodig zijn
- Makkelijk factureren en sneller betaald krijgen
- Minder administratie en meer inzicht voor verkoop, planning en management

Rechten
Elke medewerker heeft een functierol. In deze rol is ingesteld wat de rechten zijn voor toegang, schrijfrechten en manager functies per module in de App.

Voorbeelden
De verkoper gebruikt relatiebeheer, notities en bekijkt de laatste orders van de klant. De productieleider plant zijn productieorders en zorgt dat ze worden afgemeld. De order kan gebruikt worden als werkbon door medewerkers om uren op te boeken en de transportorder gebruikt de chauffeur voor de ondertekening bij aflevering. Dus afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.

Licentiemodel
De licentie voor het gebruik van de App is eenvoudig gehouden, u heeft alleen de App licentie nodig en per medewerker kunt u de toegang instellen. Afhankelijk van uw Suite MKB licentie kunt u dan gebruik maken van de mogelijkheden in de App.

De module Order wordt gebruikt voor het invoeren en plannen van orders. Een order bevat alle afspraken met uw klant voor het leveren van goederen en diensten (uren).

Een order kan ontstaan uit:

• Losse invoer voor verkoop van producten
• Losse invoer voor uitvoeren van servicewerkzaamheden
• Een offerte die akkoord is
• Een webshop order
• Service interval van een abonnement

Het beginscherm van de module Orders bestaat uit een zoekscherm waarop alle openstaande orders staan. Een onmisbaar scherm voor orderplanners en de verkoopafdeling.

Zowel voor handelsbedrijven als dienstverlening is de order de basis van de planning. Het leveren van producten en inplannen van werkzaamheden wordt gedaan op de order. Zodra deze is verwerkt kan de factuur worden gemaakt.

Verkoopt u producten en maakt u gebruik van voorraad, dan wordt de economische voorraad van de producten bijgewerkt als de order in backorder wordt gezet. Economisch gezien staan deze producten gereserveerd voor deze klant. Zodra de order is verwerkt wordt de technische voorraad bijgewerkt.

Voor dienstverlening is de module Activiteiten essentieel, hiermee kunnen uren worden geboekt op de order / werkbon. Dit kan ook onderweg via de App. Bij de facturatie van de order kunnen deze uren worden meegenomen. Meer hierover bij de module Activiteiten online en bij de App omschrijvingen.

De module Factuur is de laatste stap in het proces van offerte tot factuur. Met deze module maakt u snel en eenvoudig losse facturen of factureert u automatisch via abonnementen, orders of sessies.

Het systeem maakt automatisch een factuurnummer aan. Dit nummer is uniek en kan niet gewijzigd of verwijderd worden. Wel is het mogelijk een factuur leeg te maken en het nummer te gebruiken voor een andere factuur.

Na het kiezen van de relatie worden automatisch de factuurcontactpersonen, het adres en de condities opgehaald uit relatiebeheer en ingevoerd op de factuur. Alle producten uit het productenbestand kunnen worden gekozen op de factuurregels en vervolgens wijzigt u de gewenste aantallen, prijzen en eventuele korting.

Voor het versturen van de factuur heeft u de mogelijkheid uit Post en Klantenportaal. Deze mogelijkheid kunt u in relatiebeheer per klant instellen. Met de optie Klantenportaal stuurt u een mail met de factuur en daarbij een link naar het klantenportaal. In combinatie met Betalingen kan je dan ook gelijk een online betaallink mee sturen. Met de optie Post wordt de factuur als download beschikbaar gesteld om te printen of handmatig te mailen.

Standaard kunt u drie herinneringen versturen en zelf bijbehorende teksten instellen.

Een factuur die verstuurd is kan worden geexporteerd naar uw boekhouding, nadat deze is geexporteerd is kan hij niet meer worden aangepast. Met de boekhoudkoppeling wordt de betaalstatus automatisch teruggekopeld.

Binnen de facturen module zijn slimme zoekschermen, selecties en rapporten aanwezig voor uitgebreid inzicht in uw omzet en openstaande betalingen.