Bij Ernst Baas Hoveniers in Waddinxveen was de papieren agenda 24 jaar lang de basis voor de planning en de urenregistratie. “Een simpel maar goed werkend systeem”, zegt Ernst Baas. De directeur-eigenaar besefte echter dat automatiseren met het oog op de toekomst noodzakelijk was. “Uiteindelijk is het een efficiencyslag.”
Baas kwam twee jaar geleden Suite MKB van Become-IT op het spoor. “Ik hoorde veel goede referenties uit het veld. Suite MKB is echt toegespitst op de gebruiker en laagdrempelig in het gebruik. Ik wilde daarbij dat het inzicht voor de medewerkers hoog zou blijven. Net als met de agenda moest het voor iedereen transparant blijven.”
Bedrijfslijder Peter den Hertog
Flexibel
De visie van Suite MKB is om een hoveniersbedrijf over de hele breedte van de bedrijfsvoering te kunnen bedienen. Leo Kodde van Become-IT: “En daarbinnen wel flexibel, zodat het bedrijf kan blijven werken, zoals ze gewend zijn.” Na enkele kennismakingsgesprekken werd het pakket in enkele maanden geïmplementeerd en was Ernst Baas Hoveniers in januari 2021 operationeel.
Samen op reis
Bedrijfsleider Peter den Hertog van het hoveniersbedrijf: “Werken binnen een nieuw systeem is vooral wennen. Het is als samen op reis gaan: hoe werken bepaalde dingen, wat kun je aanpassen? Daarover hebben we veelvuldig contact met onze vaste contactpersoon die dat ook altijd adequaat oppakt en oplost.”
Leo Kodde (l) en Ernst Baas (r)
'Met Suite MKB gaat het allemaal efficiënter, sneller en iedereen beschikt nu over dezelfde informatie'
App voor de buitendienst
Suite MKB omvat meer dan zestig modules. Ernst Baas Hoveniers gebruikt de hoofdprocessen van offerte tot factuur, projecten en onderhoud. De software is web-based waardoor de automatiseringskosten voor de gebruiker laag blijven. Met de app hebben de medewerkers buiten alle informatie die ze nodig hebben qua planning, uitvoering en afspraken. Baas: “Het systeem is live gekoppeld aan ons boekhoudprogramma Exact online, zodat ook de administratie efficiënter is gaan werken.”
Doe het nu
Den Hertog, terugkijkend: “Als je wilt automatiseren, maak er dan tijd voor.” Baas: “Als je het overweegt, doe het dan nu. Wij waren al aan de late kant en als je nog langer wacht, dan zet je jezelf op achterstand. En durf hulp te vragen; wij bellen regelmatig en werken kleine dingen snel weg.”
Den Hertog: “Ik ben vooral blij dat het maken van offertes nu veel soepeler gaat, net als het aanmaken van orders en het plannen. ‘Met Suite MKB gaat het allemaal efficiënter, sneller en iedereen beschikt nu over dezelfde informatie.‘ Baas: “Ik praat veel met andere ondernemers, binnen en buiten de branche, en hoor veel moeizame verhalen over automatiseringsprojecten. Als ik terugkijk op onze ervaringen dan zijn wij louter positief over ons traject en de begeleiding van Suite MKB.”
Ernst Baas maakt handig gebruik van de Suite MKB bedrijfssoftware.
Dit artikel verscheen in December 2021 in het VHG Magazine.
