Hoveniers en dienstverleners hebben niet alleen groene vingers, ze zijn ook ondernemer. Dat betekent dat ze projecten, planning, urenregistratie en alle andere administratieve processen moeten bijhouden. Suite MKB bedrijfssoftware van Become-IT brengt alle bedrijfsprocessen overzichtelijk in kaart, koppelt ze aan elkaar en maakt een hoop tijdrovend papierwerk overbodig.
Tijdens zijn studie agrarische bedrijfskunde (HAS Hogeschool) in Dronten zag Leo Kodde al dat er in de dienstensector veel behoefte was aan ondersteuning bij de bedrijfsprocessen. Dat deed hem besluiten om na zijn studie in 2000 te starten met Become-IT en het maken van bedrijfssoftware voor het MKB. “In de begin jaren heb ik veel geleerd over het ontwikkelen en implementeren van software. Later ben ik me meer gaan richten op het opbouwen van het bedrijf en uitbreiden van het team.”
Leo Kodde, eigenaar Become-IT: “Al onze software is nu web-based beschikbaar. Afgelopen jaar is geïnvesteerd in landelijke bekendheid, we richten ons nu verder op professionalisering, innovatie en klanttevredenheid. Met Suite MKB heb je tijd over voor andere dingen, zoals zeilen.”
Rond 2008 is het bedrijf gestart met het modulair maken van een eigen ERP systeem onder de naam Suite MKB. De doelgroep zijn MKB bedrijven in dienstverlening, zoals hoveniers, installateurs, rietdekkers en ingenieursbureaus.
Web-based
Een belangrijke stap werd in 2015 gezet. Leo legt uit: “In 2016 hebben we een vijf-jaren plan gemaakt om alle bestaande Suite MKB modules web-based te maken, zodat alles via de browser werkt. Groot voordeel daarvan is dat ondernemers niet zelf hoeven te investeren in de software, servers en netwerk. Het werkt ook sneller en je kunt overal inloggen in het systeem, zelfs met je smartphone. Daarbij werk je altijd met de laatste versie van de software, omdat deze automatisch wordt geupdated.”
In 2020 is het doel gehaald: alle modules zijn nu web-based beschikbaar. “Afgelopen jaar is geïnvesteerd in landelijke bekendheid, we richten ons nu verder op professionalisering, innovatie en klanttevredenheid. Onze visie daarbij is: ‘alles onder je eigen domein’. Dus bedrijfssoftware, app en klantenportaal. En ook eventueel de website en webshop werken onder diezelfde eigen domeinnaam van de klant.”
Koppelingen en modules
Sterke troef zijn de koppelingsmogelijkheden met bijvoorbeeld de boekhoudingsoftware van SnelStart, Exact Online en Twinfield. Voor installatiebedrijven is koppeling met 2BA mogelijk. “Zo heeft elke sector zijn eigen specifieke toevoegingen”, vult Leo aan.
Ander voordeel is de modulaire opbouw van Suite MKB: “Je kunt de software zover uitbreiden als je wilt. Meest populair onder hoveniers zijn de modules voor calculeren en plannen. Zo kun je bij calculeren een calculatie product instellen met normen, die als sjabloon is te gebruiken in je offerte. Denk aan de kosten van één vierkante meter terras, in plaats van een optelsom van tegels, zand, een trilmachine en een uurtarief. Bij planning krijg je inzicht in ‘wie en wat is waar? Dat kunnen mensen, materialen en machines zijn.”
Je kunt ook kiezen voor modules op het gebied van projecten, onderhoud, klantenservice, relatiebeheer en nog veel meer. “Denk bij onderhoud aan het aanmaken van terugkerende werkzaamheden en die koppelen aan planning en facturatie. In specifieke gevallen kunnen we ook maatwerk leveren.”
Je kunt de software zover uitbreiden als je wilt. Meest populair onder hoveniers zijn de modules voor calculeren en plannen.
Keuzestress
Ik wil als ondernemer mijn bedrijfsprocessen optimaliseren. Met welk bedrijf ga ik in zee? Leo heeft enkele tips: “Zet eerst je eisen en wensen op een rij. Denk na over je werkprocessen. Wat gaat goed en wat kan beter? Betrek collega’s bij deze inventarisatie. Ga daarmee in de markt kijken welke leveranciers aan de eisen en wensen lijken te voldoen. Stel ook vast wat je verwacht van een leverancier. Wil je een vast bedrag en verder geen gezeur? Of wil je een leverancier die meedenkt, jaarlijks even langskomt en waar je korte communicatielijnen hebt met een vast contactpersoon? Bedenk ook dat de implementatie van software goed moet verlopen, zonder dat je primaire workflow wordt verstoord. Zorg er tot slot voor dat er draagvlak is binnen de organisatie. Laat werknemers meedenken en meebeslissen, want het gaat om verandering. Alleen bij voldoende draagvlak is het ook een verbetering.”
Leo besluit: “We begeleiden de klant tot hij het systeem helemaal in de vingers heeft en alle processen gestroomlijnd in kaart gebracht zijn. We stoppen pas met de implementatie als alles naar tevredenheid loopt. Als we zien dat er iets niet goed loopt, vragen we ons af wat daar de reden voor is en nemen we contact op. De feedback die we krijgen kunnen wij weer gebruiken om het systeem, te perfectioneren.
Je kunt ook kiezen voor modules op het gebied van projecten, onderhoud, klantenservice, relatiebeheer en nog veel meer.
Pakket zelf samenstellen
Suite MKB van Become-IT biedt hoveniers en andere bedrijven in de dienstverlenende sector, een basispakket dat gericht is op orderverwerking, planning en facturatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het klantenportaal en de app. Daarnaast kan je het pakket uitbreiden met talrijke modules. We zetten ze op een rij.
- Op elk moment inzicht in de tussenstand van je projecten, met koppelingen naar offertes, orders, transportorders, facturen, inkooporders, inkoopfacturen, activiteiten en abonnementen.
- Overzicht over alle vragen, wensen en storingen van klanten, met klantenportaal of Service Meld Punt. Medewerkers kunnen via de app meldingen invoeren en in behandeling nemen op een order.
- Calculaties / werkpakketten. Calculaties bestaan uit materialen, uren en prijscomponenten. Samen vormt dit de nieuwe prijs per eenheid van het calculatieartikel.
- Product relaties. Hiermee kan je producten aan elkaar verbinden en daarbij de relatie aangeven.
- Onderhoudscontracten (met zelf aan te maken wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse cyclussen), Onderhoud factureren (facturatie van abonnementen) en Onderhoud inplannen (automatisch orders inplannen voor periodieke onderhoudswerkzaamheden).
- Registratie van alle machines, transportmiddelen en gereedschappen tot inventaris en gebouwen. Te koppelen aan machineplanning, keuring, verzekering en garantie.
- Betalingen via iDEAL, Mollie en Paypal accepteren en registreren.
- Koppeling boekhouding. Live koppeling met SnelStart, Exact Online en Twinfield.
- Bestellingen order- en voorraadgestuurd beheren.
- Ordergestuurd per leverancier een inkooporder aanmaken van de gemarkeerde producten.
- Eenvoudig geavanceerde offertes maken met hoofdstukken, inhoudsopgave en ondersteuning voor afbeeldingen. Veel instellingen mogelijk in weergave van details en prijzen per regel of hoofdstuk.
Dit artikel verscheen in december 2021 in 'GGW Totaal', lees het hier.
