Software voor Equipment leasing

Ons hosting pakket bevat alle opties die u nodig heeft voor een goed werkende website en mail.

Belangrijkste specificaties
- Snelle Intel Xeon processoren met ruim geheugen;
- Inclusief domeinnaam naar keuze;
- Inclusief https certificaat;
- Dagelijkse volledige backup.

Waar staan onze servers?
Onze eigen servers staan in Haarlem (AMS1). Hier gelden de strengste richtlijnen. Het centrum beschikt over een gas gebaseerd blussysteem, onderbrekingsvrije stroomvoorziening, secondaire back-up verbindingen, zeer strenge toegangscontrole, 24/7 monitoring en remote control onderhoud voorzieningen. Alle servers zijn via Gigabit verbindingen verbonden met het internet.

Monitorring
De servers worden 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, door ervaren technici in de gaten gehouden. Deze controle gebeurd door de 14 belangrijke services die op de machines moeten draaien met een interval van 5 minuten te testen. Indien er van een bepaalde service geen, of geen juiste, reactie komt worden onze technici hierover direct geïnformeerd en kunnen vervolgens de storing verhelpen.

Suite MKB
Onze servers zijn tot slot exclusief voor Suite MKB gebruikers. Dit zorgt voor snelheid in het laden van de pagina's en veiligheid in het afschermen van onze code en uw data.

Het Framework van Suite MKB is de basis, zonder Framework kan er niets ontwikkeld of gebruikt worden. Op het Framework kunnen alle standaard modules van Suite MKB geinstalleerd worden. Daarnaast is het mogelijk uw eigen maatwerk te laten ontwikkelen op het Framework. Voordeel hiervan is dat uw bestaande modules kunt combineren met uw eigen wensen.

De module onderliggende bestanden kan worden gebruikt in het hele systeem. Bijvoorbeeld een tekening bij een offerte of extra afbeeldingen bij een product.

Heeft u een Suite MKB webshop dan worden de bestanden bij het product getoond. Van de afbeeldingen wordt automatisch een miniatuur gemaakt voor een snelle laadtijd.

In combinatie met een offerte, order of factuur wordt de module onderliggende bestanden gebruikt om bijlages toe te voegen. Met het vinkje 'Bijlage' kan per bestand worden aangegeven of het automatisch moet worden meegestuurd als bijlage bij het versturen van de offerte, order of factuur.

In combinatie met de module klantenportaal kunt u per bestand met het vinkje 'Klantenportaal' aangeven of dit bestand zichtbaar is voor de klant in het klantenportaal. Handig om bijlages van bijvoorbeeld uw offerte ook in het portaal te tonen.

In combinatie met de app kunnen uw medewerkers bestanden toevoegen aan een order en andersom kunt u met het vinkje 'app' aangeven of een bestand zichtbaar mag zijn in de app. Handig voor werkinstructies of tekeningen.

Deze module zorgt voor heldere communicatie en een georganiseerde aanpak van bijlages en documenten die horen bij een bron. Alles staat op de juiste plek en kan zo snel gevonden worden. Daarnaast kunt u afbeeldingen of documenten eenvoudig delen in de webshop, met klanten of collega's.

Met relatiebeheer bent u verzekerd van één centraal systeem voor het registreren van relatiegegevens, contactpersonen en adressen. Dit vormt de basis van uw bedrijf en hierdoor ook uw systeem. Klanten kennen is klanten houden, daarom is het belangrijk alle relevante informatie gestructureerd te registreren.

In bijna alle modules van de Suite MKB kunt u een relatie koppelen zodat bijvoorbeeld de offerte of factuur wordt voorzien van naam, adres en woonplaats.

Met de module Klantenportaal kan je elke relatie ook een login geven zodat klanten bij hun eigen gegevens kunnen.

Voor relatiebeheer heeft u stuklicenties nodig per actieve relatie, de eerste 100 relaties zijn inbegrepen.

Het klantenportaal is een digitale dossier voor klanten. In het klantenportaal worden documenten zoals offertes, orders en facturen opgeslagen voor de klant. Ook is er interactie mogelijk door het insturen van een servicemelding, het akkoord geven op een offerte of betalen van een factuur.

Elke relatie krijgt een persoonlijke login die toegang geeft tot het klantenportaal en eventueel beveiligde pagina's (intranet). De informatie is afgeschermd maar wel bereikbaar. Bij webshop gebruikers kunnen nieuwe klanten zich aanmelden en krijgen zo toegang.

De basis van een bedrijfsproces bestaat uit klanten, medewerkers en producten! Van offerte tot factuur en in de webshop maakt u hier gebruik van en zijn ze essentieel voor het verkopen van producten of leveren van diensten.

Het productnummer en de naam zijn de belangrijkste velden die steeds terugkomen. In het systeem is een zoekfunctie aanwezig om altijd snel en eenvoudig op trefwoord een product te vinden.

Belangrijke velden zijn de kostprijs, verkooprijs, eenheid, omschrijving en afbeelding. Echter er zijn nog veel meer velden en die zijn weer afhankelijk van welke modules je nog meer gebruikt. Bijvoorbeeld het veld minimale voorraad is alleen zichtbaar als je werkt met de module Voorraad.

Uitbreidingen op product zijn

• Calculaties voor het maken van samengestelde artikelen / recepten;
• Voorraad in combinatie met inkoop- en verkooporders;
• Uitvoeringen zoals een stoel in 4 kleuren;
• Relaties voor het linken van producten zoals opties, vereisten en alternatieven;
• Vertalingen voor het vertalen van producten;
• Specificaties voor ongelimiteerde mogelijkheden in vrije velden onder een product;
• Onderliggende bestanden voor extra afbeeldingen en pdf's.

Het zal u niet verbazen dat veel modules in de Suite MKB afhankelijk zijn van de module Product. Een essentieel onderdeel dus.

Met de module Personeel registreert u alle stamgegevens van uw medewerkers. De personeelsmodule wordt ook wel HRM (Human Resource Management) genoemd. De registratie bestaat uit naam- en adresgegevens, persoonsgegevens en contract informatie.

In de basis wordt de personeelsmodule gebruikt om medewerkers te registreren en hun toegangsrechten in te stellen. Elke medewerker is gekoppeld aan een rechtengroep, in deze rechtengroep zijn de rechten per module instelbaar. De rechten bestaan uit diverse niveau's van toevoegen, bewerken en verwijderen.

Naast het registreren medewerkers en toegangsrechten kunt u per medewerker het contract en verlof per jaar bijhouden. Dit is alleen mogelijk in combinatie met de module Activiteiten. Ook betaald verlof, ziekte en overuren kunnen zo worden vastgelegd. Het contract wordt gebruikt in de planning.

Ook voor de registratie en geldigheid van een rijbewijs, vergunningen, certificaten en diploma's zoals VCA is een systeem. Hierin kan je per medewerker alle registratie ingevoeren eventueel met pdf bestand. Er is een lijst waarop staat welk rijbewijs, vergunning of certificaat is verlopen zodat hier tijdig actie op kan worden ondernomen. Ook is het hierdoor mogelijk om per project snel in te zien welke medewerkers die aan dit project werken welke vergunningen, certificaten en diploma's hebben.

Voor bedrijven die service verlenen en gebruik maken van de app is er de mogelijkheid om storingsdiensten in te voeren. Bij elke medewerker kunnen dan datum worden geselecteerd waarop ze storingsdienst hebben. In de app is dan voor iedereen zichtbaar wie er wanneer storingsdienst heeft. Verder worden deze gegevens meegenomen in de overzichten voor verlof en verloning.

Deze module bevat standaard 3 medewerkerlicenties, extra medewerkers (actief met login) worden in rekening gebracht.

Een leasecontract is een lease overeenkomst met een klant die periodiek wordt gefactureerd of geïncasseerd. Een contract bestaat uit de objectgegevens en rekenmodule.

Het contract is gekoppeld aan een klant en optioneel een dealer (tussenpersoon) uit het relatiebeheer systeem. Verdere gegevens zijn onder andere Maatschappij, Status, Facturatie, Rente, Looptijd en bedragen voor de berekening (Koopsom / Aanbetaling / Restwaarde / Koopoptie / Onderhoud / Verzekering / Administratie / Wegenbelasting). Onder een apart tabblad kan de lease verzekering worden geregistreerd.

In deze module zit inbegrepen een uitbreiding op de module Relatiebeheer. Het betreft hier de tenaamstellingsgegevens en de gegevens van de hoofdmedeschuldenaar.

Per contract kunnen verschillende overzichten en brieven worden afgedrukt en per mail verstuurd. Standaard is er een intern rapport aanwezig met alle gegevens van het contract.

Van alle wijzigingen in het contract wordt per veld een log bijgehouden op medewerker en datum, op deze manier kunt u op ieder moment de historie van alle velden inzien.

Met de module Contracten facturatie wordt het contract periodiek gefactureerd. Op basis van de startdatum, eindatum en de betalingstermijn worden de contracten maandelijks gefactureerd

In combinatie met de module Incasso kunt u een incasso opdracht maken van een facturatiesessie. Van de incasso wordt een historie opgebouwd. Het systeem is gereed voor SEPA betalingen.

Met Contracten online kunt u het contract exporteren naar de website zodat uw klant (en dealer) het contract kan inzien via hun relatielogin.

De module leasecontract facturatie verzorgt de volledige facturatie van de contracten. Op het contract geeft u op vanaf wanneer u het abonnement maandelijks wilt factureren. Op basis van deze gegevens en de laatste factuur maakt het systeem automatisch nieuwe facturen aan.

Met de optie voorcalculatie is het mogelijk vooraf te kijken welke klanten een factuur krijgen en wat het totaalbedrag is. Via voorcalculatie kunt u een controle uitvoeren op de te factureren contracten.

Als de voorcalculatie correct is kunt u de definitieve facturen aanmaken, bekijken en versturen.

Voor contract facturatie heeft u ook de module Verkoopfacturen en Verkoopfacturen sessies nodig.

De module Factuur is de laatste stap in het proces van offerte tot factuur. Met deze module maakt u snel en eenvoudig losse facturen of factureert u automatisch via abonnementen, orders of sessies.

Het systeem maakt automatisch een factuurnummer aan. Dit nummer is uniek en kan niet gewijzigd of verwijderd worden. Wel is het mogelijk een factuur leeg te maken en het nummer te gebruiken voor een andere factuur.

Na het kiezen van de relatie worden automatisch de factuurcontactpersonen, het adres en de condities opgehaald uit relatiebeheer en ingevoerd op de factuur. Alle producten uit het productenbestand kunnen worden gekozen op de factuurregels en vervolgens wijzigt u de gewenste aantallen, prijzen en eventuele korting.

Voor het versturen van de factuur heeft u de mogelijkheid uit Post en Klantenportaal. Deze mogelijkheid kunt u in relatiebeheer per klant instellen. Met de optie Klantenportaal stuurt u een mail met de factuur en daarbij een link naar het klantenportaal. In combinatie met Betalingen kan je dan ook gelijk een online betaallink mee sturen. Met de optie Post wordt de factuur als download beschikbaar gesteld om te printen of handmatig te mailen.

Standaard kunt u drie herinneringen versturen en zelf bijbehorende teksten instellen.

Een factuur die verstuurd is kan worden geexporteerd naar uw boekhouding, nadat deze is geexporteerd is kan hij niet meer worden aangepast. Met de boekhoudkoppeling wordt de betaalstatus automatisch teruggekopeld.

Binnen de facturen module zijn slimme zoekschermen, selecties en rapporten aanwezig voor uitgebreid inzicht in uw omzet en openstaande betalingen.