Activiteiten

De module Activiteiten (voorheen Uren & afspraken) geeft u inzicht in alle werkzaamheden en afspraken. Deze module werkt ideaal in combinatie met Verkooporders en de App.

De registratie van de activiteit wordt altijd gekoppeld aan een relatie. Dit kan een klant zijn of u zelf als het gaat om interne werkzaamheden. Naast de relatie geeft u de datum, tijd, uurcode, gewerkte uren en een omschrijving op.

Een activiteit kan ook gekoppeld worden aan een bon, bijvoorbeeld een verkooporder, orderregel of activum. Dit koppelen of beter gezegd inplannen van uren is heel eenvoudig gemaakt op het activiteiten weekscherm. Op dit scherm staan alle openstaande orders en u ziet direct welke medewekers nog beschikbaar zijn. In combinatie met de App worden de geplande activiteiten automatisch doorgezet naar de juiste medewerker.

Het weekscherm laat per week alle activiteiten van een medewerker zien. Dit kan in lijst vorm of visueel met blokjes en kleuren. Op het scherm kan gefilterd worden op week, dag, medewerker, activiteit en verkooporder. Hierdoor heeft u vanuit elk perspectief overzicht over de geplande en geregistreerde activiteiten.

In de module activiteiten zitten uitgebreide selectie mogelijkheden waarmee u elk gewenst overzicht kunt opvragen. Bijvoorbeeld alle activiteiten besteed aan een project of alle uren van een medewerker in november.

De standaard rapporten zijn:
- Rapport gegroepeerd op medewerker / week
- Rapport gegroepeerd op relatie / medewerker / project
- Overzicht per jaar / uurcode
- Log
- Export van alle velden naar Excel



Bekijk ervaringen Gratis demo
Activiteiten
17.787

Software » Bedrijfssoftware » Administratie

Activiteiten mogelijkheden & voordelen

Actueel inzicht in werkzaamheden &
afspraken
In combinatie met de App geen papieren urenbriefjes meer nodig
Overzicht van alle activiteiten van project of medewerkers
Meer omzet met een volledige urenregistratie gekoppeld aan een digitale werkbon voor snelle facturatie.

Toegepast bij

Leo den Boer & Zn. maakt gebruik van bedrijfssoftware Suite MKB. Lees hier zijn ervaring met de efficiënte online bedrijfssoftware voor afbouwbedrijven!
Leo den Boer & Zn.
Standaard
Leo den Boer & Zn.
Schildersbedrijf Gouweleeuw uit Harderwijk kiest voor Suite MKB bedrijfssoftware van Become-IT. Van calculatie naar planning en factuur werkt alles online.
Schildersbedrijf Gouweleeuw
Standaard
Schildersbedrijf Gouweleeuw
Eenvoudig samenwerken met collega's en optimaal communiceren met de klant via het klantenportaal. De software van Become-IT geeft inzicht, bespaard tijd en werkt eenvoudig online.
FS Groen
Standaard
FS Groen
Flexibele hovenierssoftware om online offerte met calculaties te maken en door te zetten naar werkbon en factuur. Compleet pakket voor de hovenier gekoppeld aan Exact of SnelStart.
Haantje Hoveniers
Standaard
Haantje Hoveniers
Het team van Become-IT en de Groot Hoveniers zijn beide vooruitstrevend en dagen elkaar steeds uit voor een beter resultaat in software en professionalisering van het bedrijf. Samen blijven we groeien.
De Groot Hoveniers
Standaard
De Groot Hoveniers
Zeer uitgebreid softwarepakket voor hoveniers met functionaliteit van relatiebeheer, calculatie tot planning en facturatie. Ideaal voor de professionele hovenier.
Hoveniersbedrijf Stef
Standaard
Hoveniersbedrijf Stef
Van Herp Totaal Tuindesign
Standaard
Van Herp Totaal Tuindesign
Totaaloplossing voor hoveniersbedrijven. Become-IT levert software voor calculatie en facturatie. Daarnaast ondersteunen ze persoonlijk en helpen ook bij inrichting van email en onedrive.
Bast Hoveniers
Standaard
Bast Hoveniers
Het gemak van een online hovenierspakket met de flexibiliteit en persoonlijke ondersteuning van Become-IT zorgt dat je weer meer tijd hebt voor het werk in de tuin.
Gidding Hoveniers
Standaard
Gidding Hoveniers
Hoveniers Arjo
Standaard
Hoveniers Arjo
Veldman Hoveniers
Standaard
Veldman Hoveniers
De App voor de buitendienst en de registratie van onderhoudscontracten waren motivaties voor Jansen & Berkhof Tuinen om voor de Suite MKB te kiezen.
Jansen & Berkhof Tuinen
Standaard
Jansen & Berkhof Tuinen
Artikelnummer:
SMKB-5000
Branche(s):
Dienstverlening

Recente verbeteringen van de functie:

Activiteiten/8382

Er zat een foutje in het systeem wat erg vervelend kan zijn. Het was namelijk zo dat als je de omschrijving van een activiteit had ingevuld en je ging daarna direct de activiteit verslepen in de dagplanner, dat je de hele omschrijving kwijt was.

Dit is gelukkig opgelost!

Activiteiten/8517

De actie 'Verder plannen' bij een activiteit is bedoeld om een order voor meerdere dagen in te plannen. Na het inplannen van de eerste dag kan je klikken op 'Verder plannen'. Vervolgens wordt de activiteit gekopieerd naar de volgende dag. Hierbij wordt de relatie, referentie, medewerker, uurcode en geplande uren overgenomen.

De actie is alleen te gebruiken als de activiteit een referentie heeft. Zonder referentie kan je de actie niet gebruiken, het advies is dan kopiëren te gebruiken.

Een activiteit zonder referentie (zonder order) wordt ook wel een 'zwevende activiteit' genoemd omdat deze alleen gekoppeld is aan een uurcode en relatie. Het gaat dan vaak om indirecte uren die niet gefactureerd worden. Soms kan dit ook onbewust zijn door foutieve registratie. Onder Administratie > Rapportage vind je een lijst met zwevende activiteiten die je dan achteraf kunt doorlopen en eventueel alsnog kunt koppelen aan een referentie.

Activiteiten/7940

In de dagplanner is het nu mogelijk om activiteiten via slepen te verplaatsen qua starttijd. Het verslepen van het blokje met de activiteit zorgt ervoor dat de starttijd wordt aangepast.

Deze manier van plannen werkt intiutiever en als dit bevalt willen we het ook doorvoeren op andere schermen. In de weekplanning zijn we hier nog wat huiverig voor omdat het 'te' eenvoudig kunnen aanpassen van de planning ook onbedoelde wijzigingen kan geven.

Voor nu dus op de dagplanner deze nieuwe functie.

Activiteiten/8222

In de weekplanning zit een optie 'Toon orders'. Daarmee kan je de lopende orders op de eerste rij in de weekplanning tonen. De weekplanning bestaat uit kolommen per dag, elke kolom is een datum.

Als de startdatum van de order overeenkomt met de datum in de kolom dan wordt deze order getoond op de eerste rij. We hebben de status van de order visueel gemaakt, op deze manier:

  • Een order zonder startdatum wordt getoond op de huidige dag
  • Niet ingeplande orders zijn lichtgrijs en voorzien van een plusje ervoor om snel een activiteit op in te boeken
  • Voltooide orders worden getoond met een vinkje ervoor
  • Verwerkte orders worden niet getoond

De toon orders balk in de weekplanning is een handig hulpmiddel om orders te plannen en voltooide orders te controleren. Per gebruiker kan de balk getoond en verborgen worden.

Activiteiten/7636

De weekplanning is uitgebreid met een extra rij waarin de verkooporders staan. Het voordeel hiervan is dat je snel vanuit de planning naar de orders kunt en dat je ook sneller die order kunt inplannen.

Hiervoor is de volgende logica toegepast:

  • Onder elke weekdag staan de orders met startdatum van die weekdag
  • Onder vandaag staan ook de orders zonder startdatum zodat die meelopen in de planning
  • Per order is er de mogelijkheid om de order te openen of direct te gaan plannen (+)
  • Als een order nog geen startdatum had en je plant de eerste activiteit, dan krijgt de order de startdatum van de eerste activiteit
  • Je kan de rij met orders tonen of verbergen, dit is gekoppeld aan de medewerkerlogin en wordt ook onthouden als je opnieuw inlogt.

Wij zijn benieuwd naar de reactie, we denken zelf dat je hiermee sneller kunt plannen en ook meer inzicht hebt in waar je deze week mee bezig bent.

Activiteiten/8097

Een activiteit kan gesplitst worden om deze gemakkelijker op te delen in verschillende uurcodes. Dit kan gewenst zijn in verband met verschillende gehanteerde tarieven. In de activiteit is de actie 'Splits' toegevoegd om dit te doen. Aan de hand van onderstaand voorbeeld wordt dit verder uitgelegd.

Voorbeeld: er is een activiteit van 4 uur die loopt van 8 tot 12 uur in de ochtend. Bij splitsen wordt er een stukje van de oorspronkelijke activiteit afgesnoept. Een nieuwe activiteit wordt vervolgens gemaakt. Wordt bij de nieuwe activiteit 1 uur ingevuld, dan is het resultaat als volgt: de duur van de oorspronkelijke activiteit is gewijzigd naar 3 uur en en de nieuwe activiteit duurt 1 uur.

Dan is er nog de mogelijkheid tot vooraan invoegen. Wanneer dit vinkje in het splitsscherm aan wordt gezet, betekent dit dat de nieuwe activiteit in dit voorbeeld als eerste zal plaatsvinden. Met andere woorden: de nieuwe activiteit begint om 8 uur en duurt tot 9 uur, wat maakt dat de oorspronkelijke activiteit 'verschuift' naar 9 uur. Standaard staat het vinkje uit en zal de nieuwe activiteit achteraan toegevoegd worden. In dit voorbeeld loopt de nieuwe activiteit dan van 11 tot 12 uur in de ochtend.

Splitsen is een handig hulpmiddel naast kopieren, verder plannen, herplannen en koppelen waardoor de planning en het controleren van orders met zo min mogelijk handelingen snel kan worden gedaan.

Activiteiten/8103

Op het activiteiten tabblad onder een verkooporder staan alle geplande en gewerkte uren van de medewerkers. Onderaan de lijst is nu een samenvatting gemaakt waarin de uren worden gegroepeerd op uurcode, medewerker en weeknummer.

Hierdoor kan je snel zien welke medewerkers aan deze order werken, welke uurcodes er zijn gebruikt en hoeveel uur er per week gewerkt is.

Ook voor de controle is het handig omdat je snel ziet of er geen verkeerde uurcodes zijn gebruikt en welke medewerkers de uren niet goed geboekt hebben. 

Tot slot kan je uit deze samenvatting zien wat de gewerkte uren zijn en welk aandeel daarvan facturabel is. Dit uiteraard ook weer per medewerker, uurcode en week.

Activiteiten/7866

In de urenregistratie kan nu ook rekening worden gehouden met pauzes. Hiervoor moet de instelling worden ingeschakeld. Met de pauze velden kan worden aangegeven hoeveel uur van de totale activiteit pauze is.

Pauze kan worden ingesteld in de planning. Bijvoorbeeld werkdag van 8 uur met 1 uur pauze. In de planning is de dag dan voor 9 uur bezet. Dit noemen we geplande uren en geplande pauze.

Vervolgens kunnen de geplande uren worden uitgevoerd en omgezet in gewerkte uren. Dit kan online of via de app. Bij het invullen van de gewerkte uren kan ook de pauze worden ingevuld.

Per medewerker kan de standaard pauze worden ingevuld. Niet voor elke medewerker zal dit handig zijn, voornamelijk voor medewerkers die de hele dag op hetzelfde project werken is het handig. Voor onderhoud en service heb je vaak al meerdere activiteiten per dag en wordt de pauze daar tussen door gepland.

Overleg intern goed voordat je gebruik gaat maken van pauze, het zijn extra handelingen en iedereen moet goed weten dat er onderscheid is tussen gewerkte uren en pauze uren.

Activiteiten/6869

De weekplanning is een overzicht van alle geplande of voltooide activiteiten in een week. Hierbij zijn de dagen van de week zichtbaar als kolom en de medewerkers als rij.

Het vernieuwde scherm geeft veel informatie, denk aan:

  • Filter op afdeling voor bedrijven met veel personeel
  • Beschikbaarheid van personeel door contract integratie
  • Planning: voor hoeveel uur is iemand ingepland op een dag
  • Starten van een nieuwe activiteit door op kruispunt te klikken van dag/medewerker
  • De datum van de dag
  • De voltooid status: een voltooide activiteit heeft een verticaal balkje
  • De uurcode is zichtbaar aan de kleur van het blokje. Ziekte is rood en verlof is geel.
  • Het aantal activiteiten op een dag, de volgorde, de naam van de klant en woonplaats
  • Weekkiezer om naar volgende/vorige week te gaan (dit kan ook met de pijltjes rechts/links op het toetsenbord)

Veel informatie dus voor de planner om snel te zien wie waar zit, waar nog capaciteit is en wat de status is van de werkzaamheden.

Activiteiten/7074

Het is nu mogelijk om 1 uurcode te markeren als de standaard uurcode. Dit is handig bij het aanmaken van activiteiten en het toevoegen van medewerkers. Automatisch wordt de standaard uurcode dan gebruikt.