Calculaties

Als je een calculatie toevoegt aan een offerte of order is de kans groot dat je de onderliggende calculatie nog wilt controleren en/of aanpassen. Om die reden hebben we de workflow aangepast. Normaal ga je na het aanpassen van een offerte- of orderregel terug naar de lijst. Bij productregels die een calculatie zijn blijf je nu op de regel.

Op de werklijst van de verkooporder in de app worden de geplande uren getoond van calculaties. Deze uren zijn de berekening voor de calculatie. Het is nu mogelijk deze geplande uren te verbergen in de app met de instelling 'Geplande uren verbergen in de app'.

Motivatie om de geplande uren te verbergen:

• De buitendienst kan nu soort van zelf plannen aan de hand van de uren in de calculatie. Dit is niet wenselijk omdat dan afgeweken wordt van de echte planning.
• De buitendienst kan naar de uren gaan werken. Terwijl het misschien ook wel vlotter kan.
• De buitendienst heeft het er over op de klus. Als je dan door de klant gebeld wordt en die heeft het over de gecalculeerde uren dan kan dat discussies oproepen.
• De gecalculeerde uren zijn alleen van belang voor de verkoper om de prijs te bepalen en voor de planner om de benodigde capaciteit in te plannen. Het is niet nodig voor de uitvoering / buitendienst.

Motivatie om de geplande uren te tonen:

• De buitendienst wordt actiever betrokken bij de calculatie en kan feedback geven over de ingestelde normen. Stel dat in de praktijk iets meer/minder tijd kost dan kan dit worden aangepast in de standaard calculaties
• Buitendienstmedewerkers kunnen zelf plannen en hebben meer inzicht in hoeveel tijd ergens voor staat.

Zelf leren is een instelling op het product. Als dit aan staat dan wordt automatisch de inkoopinformatie die je als laatste opgeeft opgeslagen op het standaard product. Dit is handig omdat je dan het productenbestand tijdens het werk actueel kunt houden.

Dit kan je ook per product uitschakelen wat bijvoorbeeld nodig is als je een standaardproduct gebruikt met wisselende omschrijving. Bijvoorbeeld het product 'Vrije tekst' of 'Diverse beplanting'. Maar het kan ook gaan over een product waar diverse modellen voor zijn en je maar 1 hiervan in je systeem wilt zetten.

Deze uitzondering hebben we ook gebruikt om de productnaam bij een calculatie aanpasbaar te maken. Normaal gebruik je in calculaties unieke producten gekoppeld aan een productnummer, leverancier, kostprijs etc. In die situatie pas je de productnaam niet aan. Gebruik je echter een 'algemeen' product in een calculatie dan wil je die productnaam wel aanpassen. Zie ook de screenshots voor een voorbeeld.

In de standaard situatie zijn calculatie gebaseerd op de kostprijs en wordt in de calculatie daar marge over berekend. Echter omdat er ook bedrijven zijn die alles vanuit de verkoopprijs berekenen hebben we die mogelijkheid gemaakt.

Je kan nu een calculatie baseren op de kostprijs of op de verkoopprijs van de onderliggende producten en uurcodes. Bij verkoopprijs is het niet mogelijk om marges in te stellen.

Om sneller een calculatie van een product te kunnen maken hebben we op het product een 'Maak calculatie' knop gemaakt. Deze knop is alleen zichtbaar bij producten die geen calculatie zijn. Als je op de knop drukt dan wordt het product omgezet in een calculatie en wordt je direct doorgestuurd naar het scherm waarop je de producten en uurcodes in de calculatie kunt zetten.

Zit je in een order en heb je net een hele calculatie ingevoerd, die je vaker wilt gebruiken? Met zelflerende calculaties kan deze makkelijk worden opgeslagen als nieuwe calculatie in het basisbestand.

Of kom je er bij het samenstellen van een offerte achter dat de prijzen bijgewerkt moeten worden in de standaardcalculatie? Het is eenvoudig de standaardcalculatie vanuit de offerte bij te werken. 

Met standaardcalculatie bedoelen wij de lijst met calculaties in het productenbestand. Als je een standaardcalculatie in een offerte zet dan wordt het vanaf dat moment een eigen calculatie. Dus eigenlijk een kopie van de standaard op het moment van toevoegen.

Een calculatie bevat producten, ook wel materialen genoemd. Het aantal wat je hier invoert is de norm, anders gezegd hoeveel materiaal heb ik nodig voor 1 calculatie.

Als je de calculatie per m2 is en je biedt aan 10m2 dan worden alle aantallen van de materialen in de calculatie vermenigvuldigd met 10.

Maar soms is dat niet nodig. Bijvoorbeeld als je een machine maar 1 x nodig hebt of een container waar 6m3 in past.

Met het veld 'aantal vastgezet' kan je in de calculatie het aantal vastzetten. In dat geval wordt het niet vermenigvuldigd met het aantal dat je aanbiedt. Een vastgezet aantal wordt weergegeven met een slotje naar het aantal.

Net als bij de producten op een calculatie een vast aantal kunnen opgeven bij de uren op een calculatie. Hierdoor kan je de uren vast zetten ongeacht het aantal keer dat de calculatie wordt aangeboden.

Als voorbeeld stel dat je voor aanleg van een gazon 2 uur werkvoorbereiding nodig hebt. Dat aantal uur werkvoorbereiding wordt niet meer of minder als het om 50 of 100m2 gazon gaat. In zo'n geval zet je de uren werkvoorbereiding vast.

Dit kan ook met producten in een calculatie, denk aan het gebruik van een minigraver of een container.

Calculaties bestaan uit producten en uren. De producten zou je kunnen zien als de grondstoffen voor calculaties. Soms kan het vrij bewerkelijk zijn om alle 'grondstoffen' als los product aan te maken omdat je ze bijvoorbeeld weinig gebruikt of niet hoeft in te kopen.

Hiervoor hebben we de optie gemaakt dat je ook het 'vrije tekst product' (TXT) kunt gebruiken in een calculatie. In die situatie is het ook mogelijk de productomschrijving aan te passen.

Nadeel van het veelvuldig gebruik van het TXT product is dat je geen statistieken hebt hoevaak producten gebruikt worden en ook de werklijsten worden minder overzichtelijk.

Het is dus puur een praktische aanpassing en niet een advies om veelvuldig gebruik van te maken. Beter kunt u dan artikelbestanden van leveranciers inlezen zodat u alle 'grondstoffen' voor calculaties in het systeem heeft staan.

Calculaties zijn zichtbaar in de app in de verkooporder. Bij normale producten kan je (afhankelijk van rechten) de prijs van een product aanpassen. Dit kan niet bij calculaties en is daarom aangepast in de app.

De calculaties in de app zijn puur voor weergave om de buitendienst te laten weten welke producten in een calculatie zitten. Dit kan ook via de werklijst werkvoorbereiding. Het is dus voor app gebruikers niet mogelijk om een calculatie aan te passen in de app, dat is echt een kantoorfunctie.