Calculaties

Het calculatie-productscherm en het calculatie-urenscherm zijn uitgebreid met het veld 'Marge'. Marge vormt een wisselwerking met kostprijs en verkoopprijs. Pas je een van de velden aan, dan worden de andere velden direct bijgewerkt. Hiermee is een opslag over de kostprijs aan te geven, middels een percentage. Dit resulteert in een verkoopprijs.

Voorheen was er een systeem met kostprijs-gebaseerd calculeren of verkoopprijs-gebaseerd calculeren. Deze systemen zijn samengevoegd tot één systeem waarbij zowel de kostprijs als verkoopprijs kan worden aangepast. Automatisch zijn oude calculaties omgezet naar het nieuwe systeem.

Naast het aanpassen van marges op de regel of in de uren is het ook nog mogelijk over de hele calculatie een marge of vast bedrag toe te passen.

Calculeren is hiermee nog eenvoudiger geworden!

Op diverse plekken worden getallen afgerond op 2 decimalen. Dit om meer overzicht en rust te krijgen in de schermen. Het gaat om onder meer de schermen van calculaties en de werklijsten Werkvoorbereiding, Materiaallijst en Planning.

In de invoerschermen, van bijvoorbeeld producten in calculaties, is het nog wel mogelijk met meer dan 2 decimalen te werken.

Voor het verwijderen van producten uit een calculatie is een snelknop (prullenbakje) gemaakt voor elke productregel in de calculatie. Hierdoor kan je in de calculatie blijven en snel meerdere producten verwijderen.

Op deze manier kan je ook de standaard calculatie voorzien van meerdere producten (opties) die je dan in de offerte verwijderd. In dit geval gaat verwijderen dan sneller dan deze toevoegen. Bijvoorbeeld als je één algemene calculatie gebruikt voor meerdere toepassingen.

We hebben dit alleen toegepast op de producten omdat er vaak minder uurcodes in een calculatie zitten en hier ook vaak een bewust ingestelde norm aan vast zit. Om een uurcode uit de calculatie te verwijderen moet je deze aanklikken en dan op Verwijderen klikken.

Je kan nu in een offerte/order regel en calculatie regel de kostprijs opgeven. Als je bijvoorbeeld bij een grote offerte de kostprijs wilt aanpassen omdat je inkoopvoordeel hebt kan je dit nu aanpassen, echter is niet zichtbaar dat je het hebt aangepast en ook wordt hierdoor de kostprijs op het product aangepast door zelfleren.

Door een apart veld te maken 'Eenmalige kostprijs' hebben we hier een oplossing voor bedacht. Je kunt dit veld gebruiken op een offerte/order regel en op in een calculatie regel. De eenmalige kostprijs wordt dan gebruikt in de berekening en de normale kostprijs blijft van toepassing op nieuwe offertes/orders.

Calculaties bestaan uit producten, uurcodes en marges. Als de kostprijs, verkoopprijs en/of marge wijzigen moet dit worden doorgevoerd in alle standaard calculaties.

Bij de uurcode en margeregel is nu een vinkje gemaakt calculaties bijwerken. Die zorgt ervoor dat alles gelijk wordt gezet en de calculaties worden herberekend.

Ook bij het importeren van nieuwe artikelbestanden worden calculaties bijgewerkt als deze producten bevat met een nieuwe kostprijs, marge of verkoopprijs.

Samengevat wordt alles automatisch bijgewerkt, visueel is dit direct zichtbaar.

Calculaties bevatten producten en uurcodes. De prijzen hiervan kunnen wijzigen waardoor de calculatie bijgewerkt moet worden. Het systeem hiervoor hebben we geoptimaliseerd zodat het bijwerken efficient verloopt.

Dit is toegepast op:

• Als de kostprijs of verkoopprijs van een uurcode wordt aangepast
• Als de kostprijs of verkoopprijs van een product wordt aangepast
• Als de vaste opslag (marge) op een productcategorie wordt aangepast
• Bij het importeren van een artikelbestand met nieuwe kost- en/of verkoopprijzen
• Als de kostprijs of verkoopprijs van een margecomponent (winst/opslag/risico etc) wordt aangepast.

Op het marge scherm kun je nu zien bij welke calculaties (van producten) deze marge is gebruikt. Dit is van toepassing op alle kostprijsgebaseerde calculaties. In die calculaties kan je namelijk variabel marge componenten toevoegen zoals 'Marge op materiaal', 'Marge op uren' en 'Winst'.

Stel dat je de 'Winst' marge wilt verhogen van 10% naar 12% dan kan je nu zien in welke calculaties die marge component wordt gebruikt en wat dus het gevolg is als je de marge wijzigt.

Via een vinkje 'Onderstaande calculaties bijwerken' bij een marge component kan je nu automatisch alle calculaties bijwerken waarin die marge component wordt gebruikt.

Het is wel goed opletten bij het gebruik van deze functie, want er is geen weg terug!

Zelf leren is een instelling op het product. Als dit aan staat dan wordt automatisch de inkoopinformatie die je als laatste opgeeft opgeslagen op het standaard product. Dit is handig omdat je dan het productenbestand tijdens het werk actueel kunt houden.

Dit kan je ook per product uitschakelen wat bijvoorbeeld nodig is als je een standaardproduct gebruikt met wisselende omschrijving. Bijvoorbeeld het product 'Vrije tekst' of 'Diverse beplanting'. Maar het kan ook gaan over een product waar diverse modellen voor zijn en je maar 1 hiervan in je systeem wilt zetten.

Deze uitzondering hebben we ook gebruikt om de productnaam bij een calculatie aanpasbaar te maken. Normaal gebruik je in calculaties unieke producten gekoppeld aan een productnummer, leverancier, kostprijs etc. In die situatie pas je de productnaam niet aan. Gebruik je echter een 'algemeen' product in een calculatie dan wil je die productnaam wel aanpassen. Zie ook de screenshots voor een voorbeeld.

Op de werklijst van de verkooporder in de app worden de geplande uren getoond van calculaties. Deze uren zijn de berekening voor de calculatie. Het is nu mogelijk deze geplande uren te verbergen in de app met de instelling 'Geplande uren verbergen in de app'.

Motivatie om de geplande uren te verbergen:

• De buitendienst kan nu soort van zelf plannen aan de hand van de uren in de calculatie. Dit is niet wenselijk omdat dan afgeweken wordt van de echte planning.
• De buitendienst kan naar de uren gaan werken. Terwijl het misschien ook wel vlotter kan.
• De buitendienst heeft het er over op de klus. Als je dan door de klant gebeld wordt en die heeft het over de gecalculeerde uren dan kan dat discussies oproepen.
• De gecalculeerde uren zijn alleen van belang voor de verkoper om de prijs te bepalen en voor de planner om de benodigde capaciteit in te plannen. Het is niet nodig voor de uitvoering / buitendienst.

Motivatie om de geplande uren te tonen:

• De buitendienst wordt actiever betrokken bij de calculatie en kan feedback geven over de ingestelde normen. Stel dat in de praktijk iets meer/minder tijd kost dan kan dit worden aangepast in de standaard calculaties
• Buitendienstmedewerkers kunnen zelf plannen en hebben meer inzicht in hoeveel tijd ergens voor staat.

Als je een calculatie toevoegt aan een offerte of order is de kans groot dat je de onderliggende calculatie nog wilt controleren en/of aanpassen. Om die reden hebben we de workflow aangepast. Normaal ga je na het aanpassen van een offerte- of orderregel terug naar de lijst. Bij productregels die een calculatie zijn blijf je nu op de regel.