Calculaties

Op het marge scherm kun je nu zien bij welke calculaties (van producten) deze marge is gebruikt. Dit is van toepassing op alle kostprijsgebaseerde calculaties. In die calculaties kan je namelijk variabel marge componenten toevoegen zoals 'Marge op materiaal', 'Marge op uren' en 'Winst'.

Stel dat je de 'Winst' marge wilt verhogen van 10% naar 12% dan kan je nu zien in welke calculaties die marge component wordt gebruikt en wat dus het gevolg is als je de marge wijzigt.

Via een vinkje 'Onderstaande calculaties bijwerken' bij een marge component kan je nu automatisch alle calculaties bijwerken waarin die marge component wordt gebruikt.

Het is wel goed opletten bij het gebruik van deze functie, want er is geen weg terug!

Zelf leren is een instelling op het product. Als dit aan staat dan wordt automatisch de inkoopinformatie die je als laatste opgeeft opgeslagen op het standaard product. Dit is handig omdat je dan het productenbestand tijdens het werk actueel kunt houden.

Dit kan je ook per product uitschakelen wat bijvoorbeeld nodig is als je een standaardproduct gebruikt met wisselende omschrijving. Bijvoorbeeld het product 'Vrije tekst' of 'Diverse beplanting'. Maar het kan ook gaan over een product waar diverse modellen voor zijn en je maar 1 hiervan in je systeem wilt zetten.

Deze uitzondering hebben we ook gebruikt om de productnaam bij een calculatie aanpasbaar te maken. Normaal gebruik je in calculaties unieke producten gekoppeld aan een productnummer, leverancier, kostprijs etc. In die situatie pas je de productnaam niet aan. Gebruik je echter een 'algemeen' product in een calculatie dan wil je die productnaam wel aanpassen. Zie ook de screenshots voor een voorbeeld.

Op de werklijst van de verkooporder in de app worden de geplande uren getoond van calculaties. Deze uren zijn de berekening voor de calculatie. Het is nu mogelijk deze geplande uren te verbergen in de app met de instelling 'Geplande uren verbergen in de app'.

Motivatie om de geplande uren te verbergen:

• De buitendienst kan nu soort van zelf plannen aan de hand van de uren in de calculatie. Dit is niet wenselijk omdat dan afgeweken wordt van de echte planning.
• De buitendienst kan naar de uren gaan werken. Terwijl het misschien ook wel vlotter kan.
• De buitendienst heeft het er over op de klus. Als je dan door de klant gebeld wordt en die heeft het over de gecalculeerde uren dan kan dat discussies oproepen.
• De gecalculeerde uren zijn alleen van belang voor de verkoper om de prijs te bepalen en voor de planner om de benodigde capaciteit in te plannen. Het is niet nodig voor de uitvoering / buitendienst.

Motivatie om de geplande uren te tonen:

• De buitendienst wordt actiever betrokken bij de calculatie en kan feedback geven over de ingestelde normen. Stel dat in de praktijk iets meer/minder tijd kost dan kan dit worden aangepast in de standaard calculaties
• Buitendienstmedewerkers kunnen zelf plannen en hebben meer inzicht in hoeveel tijd ergens voor staat.

Als je een calculatie toevoegt aan een offerte of order is de kans groot dat je de onderliggende calculatie nog wilt controleren en/of aanpassen. Om die reden hebben we de workflow aangepast. Normaal ga je na het aanpassen van een offerte- of orderregel terug naar de lijst. Bij productregels die een calculatie zijn blijf je nu op de regel.

Calculaties bevatten producten en uurcodes. De prijzen hiervan kunnen wijzigen waardoor de calculatie bijgewerkt moet worden. Het systeem hiervoor hebben we geoptimaliseerd zodat het bijwerken efficient verloopt.

Dit is toegepast op:

• Als de kostprijs of verkoopprijs van een uurcode wordt aangepast
• Als de kostprijs of verkoopprijs van een product wordt aangepast
• Als de vaste opslag (marge) op een productcategorie wordt aangepast
• Bij het importeren van een artikelbestand met nieuwe kost- en/of verkoopprijzen
• Als de kostprijs of verkoopprijs van een margecomponent (winst/opslag/risico etc) wordt aangepast.

Calculaties bestaan uit producten, uurcodes en marges. Als de kostprijs, verkoopprijs en/of marge wijzigen moet dit worden doorgevoerd in alle standaard calculaties.

Bij de uurcode en margeregel is nu een vinkje gemaakt calculaties bijwerken. Die zorgt ervoor dat alles gelijk wordt gezet en de calculaties worden herberekend.

Ook bij het importeren van nieuwe artikelbestanden worden calculaties bijgewerkt als deze producten bevat met een nieuwe kostprijs, marge of verkoopprijs.

Samengevat wordt alles automatisch bijgewerkt, visueel is dit direct zichtbaar.

Een samengesteld product (ook wel calculatie genoemd) bevat andere producten. Denk aan een fiets die bestaat uit een stuur, frame en zadel. Voor uw klant verkoopt u het als samenstelling (fiets), maar intern is het handig om te zien waaruit de samenstelling bestaat.

Dit hebben we ontwikkeld in de App zodat collega's verder kunnen inzoomen op de producten onder een verkooporder en zo kunnen zien wat is aangeboden en hoe dit is opgebouwd.

Calculaties (ook wel werkpakketten of samengestelde producten genoemd) kunnen nu op de offerte worden ingevoegd én aangepast.

De werkwijze is dat de standaard calculatie naar de offerte wordt gekopieerd en vervolgens op de offerteregel kan worden geopend en aangepast.

Voordeel van deze werkwijze is dat aanpassingen in de standaard calculaties niet worden doorgevoerd in oude of lopende offertes. Ander groot voordeel is uiteraard dat u de calculaties klantspecifiek kunt maken op de offerte.

Bij calculaties kunt u denken aan vloerverwarming per m2 of bestrating per m2. In de calculatie zitten dan de materialen en uren met de bijbehorende normwaarden.

Calculaties werken op basis van kostprijzen, dus om de verkoopprijs te bepalen moeten er marges worden opgegeven. Het is mogelijk afzonderlijke marges te geven over de materialen, uren en beide.

Calculaties bestaan uit producten en uren. De producten zou je kunnen zien als de grondstoffen voor calculaties. Soms kan het vrij bewerkelijk zijn om alle 'grondstoffen' als los product aan te maken omdat je ze bijvoorbeeld weinig gebruikt of niet hoeft in te kopen.

Hiervoor hebben we de optie gemaakt dat je ook het 'vrije tekst product' (TXT) kunt gebruiken in een calculatie. In die situatie is het ook mogelijk de productomschrijving aan te passen.

Nadeel van het veelvuldig gebruik van het TXT product is dat je geen statistieken hebt hoevaak producten gebruikt worden en ook de werklijsten worden minder overzichtelijk.

Het is dus puur een praktische aanpassing en niet een advies om veelvuldig gebruik van te maken. Beter kunt u dan artikelbestanden van leveranciers inlezen zodat u alle 'grondstoffen' voor calculaties in het systeem heeft staan.

Calculaties zijn zichtbaar in de app in de verkooporder. Bij normale producten kan je (afhankelijk van rechten) de prijs van een product aanpassen. Dit kan niet bij calculaties en is daarom aangepast in de app.

De calculaties in de app zijn puur voor weergave om de buitendienst te laten weten welke producten in een calculatie zitten. Dit kan ook via de werklijst werkvoorbereiding. Het is dus voor app gebruikers niet mogelijk om een calculatie aan te passen in de app, dat is echt een kantoorfunctie.