Framework

Als je inlogt in de Suite MKB dan wordt je na een kwartier automatisch uitgelogd als je de pagina niet vernieuwd. Dat vernieuwen doe je als je bijvoorbeeld op 'Opslaan' of een link in het menu klikt. We noemen dit dat je sessie is verlopen.

Stel je bent met een offerte bezig en je schrijft de openingstekst. Het is dan belangrijk om tussentijds op te slaan, in ieder geval elke 10 minuten. We hebben nu een visuele waarschuwing gemaakt op de uitlogknop. Deze wordt na 5 minuten oranje en na 10 minuten rood. Dit geeft aan dat je moet opslaan of de pagina moet vernieuwen om ingelogd te blijven.

Vanuit de Suite MKB worden veel e-mailberichten verstuurd. Denk aan offerte, facturen en ook reactieformulieren op de website. In een wereld waarin veel spam wordt verstuurd is het versturen van een geldig e-mailbericht essentieel om ervoor te zorgen dat het bericht aankomt in 'Postvak In' van de ontvanger. 

Systemen als SPF, DKIM en DMARC zijn technische manieren om ervoor te zorgen dat een mailtje als veilig wordt gemarkeerd en niet in de map 'Ongewenste mail' terecht komt.

Om die reden hebben we een nieuwe mailfunctie in gebruik genomen die ondersteuning biedt voor het ondertekenen van e-mailberichten.

SPF is al volledig geimplementeerd, nu gaan we eerst DKIM toepassen bij al onze klanten.

Zoeklijsten worden overal gebruikt in het systeem, denk aan de lijsten voor relaties, producten en verkooporders. Vaak bestaan deze lijsten uit meerdere pagina's. Het gekozen paginanummer werd echter niet onthouden als je bijvoorbeeld een order had geopend en dan weer terugkwam in de lijst.

Dit was niet fijn en daarom hebben we het opgelost!

Via het systeem worden heel wat e-mailberichten verstuurd. Deze worden allemaal door het Message Service Center verwerkt. Bij elke bron (order, factuur etc) kan je op het tabblad MSC wanneer en aan wie een mail is gestuurd over die bron.

Vanaf nu is het ook mogelijk zo'n bericht aan te klikken voor detailinformatie over:

• Verzender (naam + email)
• Verzenddatum en tijd
• Ontvanger (naam + email)
• Onderwerp
• Bijlages
• Bericht

Klanten van Suite MKB ontvangen automatisch updates. Ongeveer 2 wekelijks krijgt iedereen alle nieuwe mogelijkheden middels een update. Hierbij wordt naast de programmacode ook alle taalcodes, instellingen en velden bijgewerkt. Om dit proces zo optimaal te laten verlopen hebben we het nog een keer helemaal doorgenomen en verbeterd.

Een update gaat vrijwel geruisloos, het gaat zo snel dat je er niks van merkt. Gelukkig maar, het gaat namelijk om de verbeteringen die zo stapsgewijs worden doorgevoerd. Hierdoor blijft het systeem actueel en als gebruiker heb je altijd het beste wat er is zonder update zorgen.

In de huisstijl kan je nu aangeven of je gebruik maakt van briefpapier. Als dit vinkje is ingeschakeld en je print bijvoorbeeld een factuur dan wordt de achtergrond niet meegenomen op het rapport. Als je diezelfde factuur per mail verstuurd dan wordt wel een pdf gemaakt met het logo en/of achtergrond.

Op deze manier is maar 1 factuurlayout nodig die in beide situaties gebruikt kan worden. Dit voorkomt veel werk in het maken en onderhouden van rapporten.

Wanneer u foto's upload vanaf uw iPhone of iPad is het prettig als deze direct in de goede orientatie worden weergegeven. Bij iOS apparaten werden de foto's vaak gedraaid waardoor een staande foto liggend werd. Dit is vervelend onder een verkooporder etc. Daarom kijken we nu naar de positionering van de foto na het uploaden en draaien deze indien nodig.

Voor extra beveiliging ondersteunen we nu inloggen in twee stappen. Je hebt dan naast je wachtwoord nog een code nodig om toegang te krijgen tot de Suite MKB. Door deze dubbele login zijn je gegevens extra beveiligd voor onbevoegde toegang.

Als het inlog en verificatieproces uit twee stappen bestaat spreken we over een Two Factor Authentication, ook wel twee-factor-authenticatie of 2FA. Indien je je Suite MKB login beveiligt met 2FA heb je een extra bescherming voor toegang tot je administratie.

Voor de tweede stap maken we gebruik van Google Authenticator. Dit is een app die je hiervoor moet installeren op je smartphone.

De eerste keer dat je inlogt moet je je bekend maken bij de Google Authenticator, dit werkt door het scannen van de QR code. Vervolgens is 2FA ingesteld en vanaf dat moment moet je elke keer dat je inlogt de Authenticator gebruiken om door de twee stappen verificatie te komen.

Door gebruik te maken van 2FA kan bij verlies van je wachtwoord er geen toegang worden gekregen. Dit omdat naast jouw gebruikersnaam en wachtwoord ook jouw smartphone nodig is om in te kunnen loggen.

Wel zo veilig!

Bij het werken met groepen onder een offerte, order of factuur is het handig om een groep te kunnen kopiëren. Een groep bestaat uit een aantal producten en/of calculaties.

Stel dat u in dezelfde offerte 2 tuinhuisjes wilt aanbieden die qua producten erg overeenkomen. Dan werkt het snel om het eerste tuinhuisje eerst helemaal af te maken en dan die groep te kopieren. Je hoeft dan alleen de wijzigen voor het 2e tuinhuisje door te voeren.

Het kopieren van groepen is minder relevant als je werkt met product relaties. Je kan dan namelijk in het basisbestand een groep 'Tuinhuisjes' maken met daaronder het sjabloon aan producten/calculaties. Als je de groep dan toevoegt aan een offerte wordt het sjabloon ingevoegd.

Maar goed, 2 manier om in ieder geval snel offertes en orders te kunnen maken.

Voor de snelheid van het systeem hebben we ervoor gekozen om zoeklijsten te beperken tot 250 resultaten. Hierdoor worden lijst super snel geladen.

Een zoeklijst met 250 resultaten bestaat alsnog uit 10 pagina's. In de praktijk zal hier weinig doorheen geklikt worden en wordt er meer gebruik gemaakt van zoektermen, specifiekere zoeklijsten of het filter op relatie.

Ook door de sortering aan te passen kan je een ander deel van de informatie krijgen, bijvoorbeeld de oudste of nieuwste verkooporders.

Bij het exporteren van een zoeklijst naar Excel wordt de beperking niet toegepast, zodat u wel in 1 keer de complete lijst kunt downloaden.