Klantenservice

Een servicemelding kan je verwerken door deze in de app toe te voegen aan een order. We hebben die koppeling verplaatst naar de groep van de order, hierdoor kan je meerdere servicemeldingen verwerken op dezelfde order.

Het inplannen van servicemeldingen aan een order hebben we ook makkelijker gemaakt door in de app onder de order direct alle openstaande servicemeldingen te tonen. Via het + teken kan je dan de servicemelding toewijzen aan de order. Er wordt dan in de order een nieuwe groep gemaakt met daaraan de servicemelding gekoppeld. Vervolgens kan je in die groep de uren en materialen boeken.

Vanaf nu wordt bijgehouden door welke medewerker een servicemelding is aangemaakt. Deze 'herkomst' is mogelijk vanuit de app of de online versie. Een servicemelding die is ingevoerd via het klantenportaal of een SMP (service meldpunt) heeft geen medewerker naam als herkomst.

Naast deze herkomst is er een apart veld voor de medewerker die de servicemelding in behandeling neemt, dat veld wordt standaard getoond. De herkomst is dus puur als achtergrondinformatie om bijvoorbeeld een toelichting over de servicemelding te vragen.

Servicemeldingen zijn alle wensen en klachten van klanten die via verschillende kanalen binnen komen. Denk aan telefonisch, via de mail, via het klantenportaal of via de app door een buitendienst medewerker. Al deze meldingen komen centraal binnen en moeten verwerkt worden.

Dit verwerken kan door er een verkoopofferte of verkooporder van te maken, ook kunt u de melding handmatig op verwerkt zetten.

Om de klant te informeren over de status is het nu mogelijk een infomail te sturen. De klant krijgt dan een emailbericht met het onderwerp, de omschrijving, bijlagen en een link naar het klantenportaal.

Zolang de servicemelding nog niet verwerkt is kan de klant nog informatie toevoegen aan de omschrijving via het klantenportaal. In de toekomst willen we hier een soort van chat onder koppelen, ook willen we het mogelijk maken om bestanden toe te voegen.

Voor klanten is het nu ook mogelijk om een foto te uploaden bij een servicemelding in het klantenportaal. Hierdoor kan door middel van beeld de melding nog beter worden overgebracht.

In de online versie van de Suite MKB kan je nu bestanden toevoegen aan een servicemelding. Dit kon al in de app. Door het toevoegen van de bestanden kan de melding duidelijker worden. Bijvoorbeeld als er iets defect of beschadigd is.

Via de vinkjes 'Bijlage' en 'Klantenportaal' kan je aangeven of het een intern bestand is of dat de klant dit bestand ook mag zien in de infomail en in het klantenportaal. Als het veel bestanden zijn is het niet verstandig die allemaal als bijlage te markeren omdat de mail dan misschien niet geaccepteerd wordt door grote bijlagen.

Naast foto's kunnen ook pdf bestanden worden toegevoegd. In beide gevallen wordt hier een miniatuur van gemaakt en in het klantenportaal kan deze worden vergroot.

Op verschillende plekken in de Suite MKB worden service meldingen toegevoegd en gewijzigd. Hier is een centrale functie voor gemaakt die alles correct verwerkt.

Service meldingen kunnen toegevoegd worden in de online omgeving, via de app en door de klant in het klantenportaal. Ook is er nog een service meldingen monitor als uitbreiding op het klantenportaal.

In de app is nu een uitbreiding gekomen op de verkooporder. Als er openstaande servicemeldingen zijn dan wordt er een link naar die servicemeldingen weergeven op het verkooporder detail scherm in de app. Hierdoor kan je vanuit bijvoorbeeld een onderhoudsorder direct openstaande servicemeldingen in behandeling nemen door deze te koppelen aan de verkooporder.

Ook is het nu mogelijk om direct van de verkooporder een servicemelding aan te maken zodat deze geregistreerd wordt.

Wanneer een relatie is ingevuld op een servicemelding dan worden de relatiegegevens velden verborgen, deze worden opgehaald van de relatie.

De weergave van servicemeldingen in het klantenportaal is verbeterd en kan nu overweg met opmaak en die worden correct weergegeven.

De servicemelding wordt automatisch op voltooid gezet als er een order van wordt gemaakt.

Nieuw is de actie om van een servicemelding een offerte te maken. Servicemeldingen hoeven namelijk niet puur te gaan om klussen of klachten, het kan ook prima een aanvraag zijn voor een prijsindicatie of wens. Zo'n servicemelding kan je dan nu direct omzetten in een offerte zodat de servicemelding in behandeling is genomen en is gekoppeld aan een offerte.

In het klantenportaal ziet de klant dan ook dat de servicemelding in behandeling is genomen en kan doorklikken naar de offerte zodra deze verstuurd is.

Het Service Meld Punt (SMP) is een touchscreen bij uw klant. Op dit scherm kan uw klant een servicemelding plaatsten gekoppeld aan een activum. Dit wordt gebruikt voor het doorgeven van storingen of onderhoud.

Het is vooral relevant als uw klant veel activa op locatie heeft. Via het SMP kunnen meldingen dan gestructureerd worden doorgegeven en zitten in het systeem direct gekoppeld aan de juiste klant en activum. De servicemedewerker kan deze in behandeling nemen door de servicemelding toe te voegen aan een nieuwe of lopende verkooporder (werkbon).

Het SMP scherm is verbeterd. Je kan nu ook zien of een melding via het SMP, klantenportaal of online omgeving is aangemaakt.

• SMP: ingevoerd door werkplaatsmedewerker van uw klant;
• Klantenportaa: ingevoerd door kantoormedewerker van uw klant;
• Online: ingevoerd door uzelf namens de klant, bijvoorbeeld als de klant de melding telefonisch heeft doorgegeven.

Verder zijn er kleine visuele verbeteringen aangebracht en is het niet meer verplicht om een servicemelding te koppelen aan een interne medewerker. Hiermee kunt u dus ook aangeven dat een servicemelding nog niet is toegewezen aan een collega.