Koppeling boekhouding

De koppeling met SnelStart en Exact online is op een aantal punten weer verbeterd, samengevat:

• Minder foutmeldingen door standaard fouten direct op te lossen in het systeem;
• Duidelijkere weergave en omschrijving van foutmeldingen voor de eingebruiker. Zoals grootboekrekening xx bestaat niet of factuur xx heeft geen omzetgroep.
• Controle of een relatie gekoppeld is aan een land voordat deze naar SnelStart wordt gezet;
• De fout 'boeken op een omzetrekening voor EU niet toegestaan' oplossen;
• Oplossing van foutmelding 'BOE-0039 De boeking is niet in balans Bij een journaalpost moeten debet en credit in balans zijn' doorvoeren;
• Controle of grootboek afrondingsverschillen bestaat inbouwen;
• Bijwerken betaalstatus (of een verkoopfactuur als betaald staat gemarkeerd in de boekhouding) geoptimaliseerd.

De boekhoudkoppeling met SnelStart en Exact online is nu uitgebreid met de mogelijkheid om incasso batches te boeken via het memoriaal. Dit met als doel om verkoopfacturen die geincasseerd worden in de boekhouding te matchen met een betaling. Dit zogenaamde afletteren zorgt ervoor dat er altijd actueel inzicht is in openstaande betalingen.

De incasso sessie met bijvoorbeeld 50 incasso facturen wordt als 1 bedrag (batch) geboekt op je rekening. Het is dan lastig om de 50 facturen die hierbij horen te koppelen omdat je de factuurnummers niet hebt. De optie om meerdere batches te gaan gebruiken is kostbaar.

Om die reden hebben we een tussenoplossing bedacht door die 50 facturen te boeken op een memoriaalpost. De facturen worden dan als betaald gemarkeerd. Door de batch te boeken op de tussenrekening wordt dit tegengeboekt en is de boekhouding weer op orde.

Deze werkwijze is mogelijk met SnelStart en Exact en werkt in combinatie met de Suite MKB module SEPA incasso.

Bij het bijwerken van de Suite MKB naar de boekhouding worden verkoopfacturen, klanten, leveranciers en projecten in de boekhouding (SnelStart / Exact) gezet. Ook wordt de betaalstatus en kostenplaatsen weer geimporteerd naar de Suite MKB.

Soms treden hierbij fouten op. Bijvoorbeeld ongeldige btw groep, geen omzetrekening ingevuld of ongeldig iban nummer. etc.etc. De weergave van deze meldingen hebben we verbeterd zodat de foutmelding voor administratieve medewerkers duidelijk is.

Vanaf nu is het ook mogelijk de betaalstatus van een factuur uit Exact te importeren naar de Suite MKB. Dit was met de SnelStart koppeling al mogelijk en nu dus ook met de Exact koppeling.

De betaalstatus geeft aan of een verkoopfactuur in de boekhouding is gekoppeld aan een betaling op de bank. Dit proces gaat tegenwoordig steeds meer geautomatiseerd omdat bankbetalingen automatisch gematched worden met de factuur. Het matchen gaat op bedrag, factuurnummer en klantnaam.

Het terughalen van de factuurstatus zorgt ervoor dat u in de Suite MKB een actueel overzicht heeft over de openstaande betalingen en op basis daarvan ook herinneringen kunt sturen. Ook staan voor de klant de facturen in het klantenportaal op betaald wat een duidelijke terugkoppeling is aan de klant dat facturen betaald zijn.

Als met al een mooie verbetering van de koppeling met Exact.

De koppeling met de SnelStart boekhouding is omgezet van API v1 naar API v2. Door mee te gaan met de ontwikkelingen bij SnelStart kunnen we altijd gebruik maken van de nieuwste techniek.

Zichtbaar voordeel van de v2 koppeling is dat op het koppelscherm zichtbaar is welke administratie gekoppeld is. Dit is een extra bevestiging voor de gebruikers dat de facturen naar de juiste administratie worden geexporteerd.

Verder is vanwege veiligheidsredenen gekozen voor Transport Layer Security (TLS) 1.2, dit heeft te maken met de manier waarop de gegevens worden verstuurd tussen de Suite MKB en SnelStart. TLS 1.2 is de nieuwste en meest veilige versie hiervan.