Met de module Personeel registreert u alle stamgegevens van uw medewerkers. De personeelsmodule wordt ook wel HRM (Human Resource Management) genoemd wat staat voor personeelsmanagement.
De registratie bestaat uit naam- en adresgegevens, persoonsgegevens en contract informatie.
In de basis wordt de personeelsmodule gebruikt om medewerkers te registreren en hun toegangsrechten in te stellen. Elke medewerker is gekoppeld aan een rechtengroep, in deze rechtengroep zijn de rechten per module & taak instelbaar. De rechten bestaan uit diverse niveau's van toevoegen, bewerken en verwijderen. Onder andere het toegangsrecht tot de App is hiermee instelbaar.
In het systeem is een standaard selectie opgenomen voor het printen van adresetiketten, personeelslijsten en verjaardagskalender. U kunt dit van het volledige personeelsbestand doen of filteren op afdeling.
Naast het registreren van naam- en adresgegevens en logingegevens kunt u per medewerker het verlof per jaar bijhouden. Dit is alleen mogelijk in combinatie met de module Activiteiten. Ook betaald verlof, ziekte en overuren kunnen zo worden vastgelegd.
Het arbeidscontract en de contracthistorie kan ook worden bijgehouden, per contract kan worden aangegeven hoeveel uur en op welke dagen er wordt gewerkt. Dit wordt gebruikt in de planning.
Voor de geldigheid van vergunningen, certificaten en diploma's zoals VCA is een registratiesysteem. Hierin kunt u per medewerker alle referenties en data ingevoeren. Er is een lijst waarop staat welke vergunning of certificaat is verlopen zodat hier tijdig actie op kan worden ondernomen. Ook is het hierdoor mogelijk om per project snel in te zien welke medewerkers die aan dit project werken welke vergunningen, certificaten en diploma's hebben.
Voor bedrijven die service verlenen en gebruik maken van de App is er de mogelijkheid om storingsdiensten in te voeren. Bij elke medewerker kunnen dan datum worden geselecteerd waarop ze storingsdienst hebben. In de App is dan voor iedereen zichtbaar wie er wanneer storingsdienst heeft. Verder worden deze gegevens meegenomen in de overzichten voor verlof en verloning.
Als u beschikt over een Suite MKB Online website met smoelenboek dan worden automatisch alle personeelsleden ge-synchroniseert met het smoelenboek zodat u dit niet dubbel hoeft in te voeren. Per personeelslid kan worden aangegeven of hij/zij in het smoelenboek moet komen.
Deze module bevat standaard 3 medewerkerlicenties. Extra medewerkerlicenties zijn per 1, 5, 10, 50 of 100 te verkrijgen.
Na het toevoegen van een nieuwe medewerker in de Suite worden automatisch 2 verlofjaren aangemaakt, 1 voor het huidige jaar en 1 voor het volgende jaar. Op deze manier is direct het toegestane verlof in te vullen voor die jaren.
Daarnaast wordt automatisch een verlofjaar aangemaakt wanneer een activiteit wordt geboekt in een nieuw jaar.
Elke medewerker die moet kunnen inloggen in de online versie of de app heeft een medewerkerlicentie nodig. Deze licenties kunnen flexibel per stuk worden afgenomen.
Door een medewerker een gebruikersnaam te geven wordt de licentie gekoppeld. Als alle licenties in gebruik zijn, dan kan er geen gebruikersnaam worden ingevuld en wordt een melding getoond.
Licenties kunnen worden vrijgegeven door een medewerker op niet-actief te zetten of door de gebruikersnaam te wissen. In beide gevallen is inloggen niet meer mogelijk.
Met 2FA is het mogelijk om het inloggen te beveiligen met een extra code naast het gebruikersnaam en wachtwoord. Om de code te genereren moet je een smartphone hebben met de Google Authenticator app geinstelleerd.
Voor het beheer van de 2FA instellingen hebben we een instelscherm gemaakt. Hierop kan je de 2FA installatie resetten of de QR code opnieuw scannen voor bijvoorbeeld een nieuwe / 2e smartphone.
Op het nieuwe medewerker scherm is ook een veld gemaakt voor eventueel medicijngebruik en/of allergieën van de medewerker. Vooral in situaties van nood kan dit relevant zijn om te weten voor dienstdoende hulpinstanties.
De velden zijn gekomen in combinatie met de velden voor de contactpersonen in geval van nood.
Om bij calamiteiten (noodsituatie, bedrijfsongeval, acute ziekte) voorbereid te zijn is het belangrijk te registeren wie je moet/kan bellen als er iets is met een medewerker. Er zijn hiervoor 2 velden gemaakt: 1e en 2e contactpersoon waarin een naam met telefoonnummer kan worden ingevoerd bij elke medewerker.
Ook is er een veld gemaakt 'Medische informatie en allergieën' zodat er bij calamiteiten rekening mee kan worden gehouden.
Voor nu is deze informatie alleen zichtbaar voor gebruikers met Full Access of volledige toegang tot de module Personeel.
Hopelijk heb je het nooit nodig, en als het wel nodig is dan kan je in ieder geval nauw betrokkenen snel informeren.
Het medewerker scherm was toe aan een update. Veel velden stonden op het beginscherm waardoor je voor de tabbladen moest scrollen. We hebben nu de belangrijkste informatie bovenin gezet en de rest op de tabbladen. Tegelijk hebben we alles weer logisch ingedeeld.
Het aanmaken van een contract kan door een contract type te kiezen (proeftijd / bepaalde tijd / etc..), hiervoor zijn knoppen gemaakt. Ditzelfde is ook toegepast bij certificaten door een type te kiezen (certificaat / rijbewijs / etc...).
De verlofjaren worden vanaf nu automatisch aangemaakt.
Al met al verbeteringen die het gebruiksgemak verhogen door het eenvoudiger en logischer te maken. Hopelijk bevalt het en anders horen we het graag.
Het aanmaken van nieuwe medewerkers is makkelijker en sneller gemaakt, de verbeteringen zijn:
We introduceren een donker thema voor Suite MKB. Wanneer u veel achter het scherm zit kan het vele wit in de schermen teveel worden voor de ogen. Om hierin tegemoet te komen hebben we een donker thema ontwikkeld. Mogelijk wordt dit in de toekomst uitgebreid met nog meer thema's.
Het thema kan gekozen worden als instelling bij de medewerker gegevens.
Naast 'Proeftijd', 'Bepaalde tijd' en 'Onbepaalde tijd' kunt u nu ook '0 uren' contracten aanmaken bij een medewerker.
In de rapportage worden dan geen verlofuren berekend en is de kolom 'Overuren' en 'Ontbrekende uren' leeg. Op basis van de kolom 'Gewerkte uren' kan de medewerker per maand worden uitbetaald.
Had een medewerker eerst een '0 uren' contract en later een ander contract dan kan dit per maand gewisseld worden.
Become-IT © 2000-2020. Alle rechten voorbehouden.
