Taken

Taken hebben het karakter om samen te werken. Dus je maakt eenvoudig een terugbeltaak aan voor een collega als er een klant heeft gebeld. Om die reden zijn alle taken van collega's zichtbaar, anders zou je ook niet kunnen zien of ergens al een todo voor is aangemaakt.

Echter zijn er ook situaties dat de taak niet gedeeld hoeft te worden met collega's. Bijvoorbeeld personeelszaken (feestje regelen voor een jubilerende collega, uren doornemen met Jan) en persoonlijke taken (Jaarafsluiting afronden, Uren doornemen).

Hiervoor is nu een status 'Privé houden' toegevoegd aan de taak. Als je deze aanvinkt kan je geen medewerker meer kiezen en wordt de taak alleen nog zichtbaar voor jezelf. Collega's kunnen deze taak niet openen en ook niet zien in de lijsten onder een relatie, verkooporder of in de takenlijst.

Een prive taak is voor jezelf wel zichtbaar en dat wordt in de lijsten zichtbaar gemaakt door het slotje.

De taken module is verplaatst van het menu Administratie naar Relatiebeheer omdat de functionaliteit ook wenselijk was voor bedrijven die niet werken met planning of urenregistratie. De nieuwe plek voelt ook logischer omdat een taak minimaal aan een relatie en medewerker gekoppeld moet zijn.

Tegelijk is het startscherm met taken ook verbeterd en kan je hier snel een taak toevoegen of naar je takenlijst gaan.

Taken werken op alle niveau's en zijn bedoeld als todo lijstjes voor interne medewerkers, meestal kantoorwerkers. Taken is dan ook niet beschikbaar in de app.

Anders dan taken zijn servicemeldingen. Deze kunnen door de klant worden gemaakt via het klantenportaal en zijn ook zichtbaar. Een taak is niet zichtbaar voor klanten en heeft dus echt een interne focus.

Een belnotitie aanmaken als taak kan prima, je kan dan ook op de knop 'Informeer medewerker' klikken als het prio heeft. Verder kan je van een taak snel een offerte of order maken via de knop 'Maak referentie'.

Vanaf nu kan je snel een verkooporder maken van een taak. Gebruik hiervoor de actie 'Maak referentie' in de balk. Hiermee wordt automatisch een verkooporder gemaakt met als onderwerp 'Werkzaamheden [maand] [jaar]'.

Vervolgens kan je op de verkooporder uren en materialen boeken en factureren.

Ook wordt bij het aanmaken van een taak nu de bron 'verkooporder' ingevuld zodat je direct een taak kunt koppelen aan een lopende verkooporder.

Hetzelfde is ook mogelijk als je eerst een offerte van een taak wilt maken, wel moet je dan eerst de bron op verkoopofferte zetten voordat je op Maak referentie klikt.

Een slim systeem zorgt er voor dat u nooit meer de verjaardagen en jubilea van uw medewerkers vergeet. Ook boetes voor verlopen rijbewijzen of apk keuringen behoren tot het verleden met automatische taken.

Automatisch krijgt een daarvoor ingestelde administratief medewerker een taak als een collega jarig is of een werkjubileum heeft. Ook van rijbewijzen, certificaten etc. met een vervaldatum krijgt de administratief medewerker een taak om te verlengen.

Werkt u met de module Activa en registreert u de APK datum dan krijgt u een taak om herkeuring in te plannen voor het voertuig.

Samengevat:

• 1 week vooraf verjaardagen
• 1 maand vooraf bij 5, 10, 12.5, 25, 40 en 50 jaar werkjubileum
• 1 maand vooraf voor APK keuring
• 1 maand vooraf bij verlengen rijbewijs en andere certificaten (bv. VCA) met vervaldatum

Medewerkers hebben contracten. Als bij dit contract een einddatum is ingevuld omdat het bijvoorbeeld een tijdelijk contract is dan wordt er nu een taak aangemaakt. Automatisch wordt deze taak 10 dagen voor het einde van het contract in het systeem gezet zodat hier actie op ondernomen kan worden.