Verkoopfactuur

Met de instelling UBL meesturen kan je van elke factuur die je verstuurt ook een UBL versie meesturen. De opbouw van dit document is vastgelegd in standaarden. Wij hebben ons UBL bestand bijgewerkt naar de UBL 2.1 standaarden waardoor deze gebruikt kan worden in boekhoudsystemen van klanten die deze factuur ontvangen.

De UBL versie van de factuur is een soort tekstversie van de factuur zonder opmaak en huisstijl die door systemen gelezen kan worden. Hierdoor kan een exacte versie van de factuur worden ingelezen. Veel facturen worden ingelezen via scan & herken technologie wat minder exact is.

Ga voor meer informatie over UBL naar: https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/ubl

Soms worden bij een verkoopfactuur bijlages meegestuurd, bijvoorbeeld een getekende weekstaat. Je krijgt dan meerdere pdf documenten. 

Niet alle ontvangers kunnen dit verwerken, denk aan gemeenten of andere grotere organisaties. Die accepteren vaak maar één document, dus alleen de factuur en geen losse bijlages.

We hebben dit opgelost door bij een factuur bijlage de optie samenvoegen te zetten. Je kan dan aangeven of de bijlage moet worden samengevoegd met het de factuur. Als dit is ingeschakeld dan wordt er bij het versturen één pdf document van gemaakt met meerdere pagina's

Een ideale oplossing die veel handwerk voorkomt, nu moeten bedrijven vaak zelf handmatig de factuur en bijlage samenvoegen en handmatig via de mail versturen. Door deze optie kan het volledig automatisch en dus ook via het klantenportaal.

Het is nu mogelijk om de beschrijving van de betalingsconditie die op de factuur komt te voorzien van opmaak. Denk aan vet/cursief/onderstrepen. Hierdoor kunnen afspraken extra benadrukt worden zoals een aangepast rekeningnummer of vermelding van.

In de rapportlayout van een offerte, order en factuur kan nu ook gebruik worden gemaakt van een adresblok zonder contactpersoon. Je kan nu kiezen uit 2 opties. We noemen dit adresblok en het kan worden ingesteld in het ontwerp van het rapport.

Optie 1 (met contactpersoon regel)

Become-IT
Dhr. L. Kodde
Middelerf 12b
3851 SP ERMELO

Optie 2 (zonder contactpersoon regel)

Become-IT
Middelerf 12b
3851 SP ERMELO

Een verkoopfactuur kan los worden gemaakt of vanuit een project, abonnement of verkooporder. In dat laatste geval is het handig om terug te kunnen klikken naar die bron. Hiervoor is het tabblad 'Bronnen' gemaakt.

Nu de module verkoopfacturen online is gemaakt hebben we ook de UBL versie van de verkoopfactuur opnieuw gemaakt in de online versie. Deze UBL versie van de factuur wordt meegestuurd als de klant een bedrijf is. 

De UBL versie van een verkoopfactuur wordt gebruikt voor het digitaal inlezen van facturen. Op die manier kan de ontvanger van de factuur deze snel en correct inlezen in hun eigen boekhoudpakket. UBL is hiervoor een universe taal voor het uitwisselen van factuurgegevens.

Communiceert u vooral inclusief btw prijzen naar uw klanten dan kan het handig zijn om de nieuwe instelling 'Verkoopprijzen incl. btw weergeven' in te schakelen.

Hierdoor kunt op bijvoorbeeld een offerte, order en factuur de verkoopprijs inclusief btw invoeren. Automatisch wordt dan de verkoopprijs excl. btw berekend.

Kostprijzen en inkoopprijzen blijven nog wel excl. btw als deze instelling is ingeschakeld.

In relatiebeheer is een nieuw opmerkingenveld gemaakt. Dit is de Opmerking verkoopfactuur. Deze opmerking wordt automatisch overgenomen als er een factuur wordt gemaakt voor de betreffende relatie.

Dit is handig als u voor sommige opdrachtgevers bepaalde informatie moet vermelden op een factuur.

De standaard opmerking verkoopfactuur wordt niet gebruikt als er vanuit een abonnement een factuur wordt gemaakt waarop een 'eigen' opmerking verkoopfactuur is ingesteld. Dat geldt ook voor verkooporders met een 'eigen' opmerking verkoopfactuur.

Stuurt u facturen waarbij een gedeelte van de factuur moet worden overgemaakt naar een G-rekening dan is de betalingsconditie met G-rekening optie een uitkomst.

Bij de betalingsconditie geeft u op welk % moet worden overgemaakt naar de G-rekening. Automatisch worden op de factuur de bedragen berekend die moeten worden overgemaakt naar de G-rekening en de gewone betaalrekening.

De betaaldatum op de factuur is aanpasbaar gemaakt. In de meeste gevallen zal de boekhoudkoppeling de factuur op betaald zetten. Als je geen boekhoudkoppeling hebt of je hebt handmatig de factuur op betaald gezet, dan kun je nu ook de betaaldatum invoeren.