Factuur

Een factuur die verstuurd is kan je in de Suite MKB nog vrijgeven, eventueel aanpassen en opnieuw versturen. Dit kan handig zijn als er een foutje op staat, het emailadres van de ontvanger onjuist is of een andere reden.

Om deze handeling nu te kunnen uitvoeren heb je manager rechten nodig. De meeste kantoorwerkers zullen Full Access hebben en daarin zit ook het manager recht. Mocht je het vrijgeven van facturen willen beperker in je team dan kan je dit nu doen door een rechtengroep te maken zonder manager rechten.

Betalingscondities en -termijnen zijn te verwijderen wanneer deze nog niet gebruikt zijn in verkoopfacturen. Wordt een conditie of termijn wél gebruikt in een verkoopfactuur, dan zijn deze stamgegevens niet te verwijderen.

De stamgegevens zijn ook niet te verwijderen wanneer zij in andere onderliggende tabellen gebruikt worden, bijvoorbeeld: een betalingsconditie is niet te verwijderen wanneer deze is gekoppeld aan een relatie.

Hetzelfde geldt voor leveringscondities. Ook deze kan alleen verwijderd worden wanneer er niet gekoppeld is in onderliggende tabellen.

Met de instelling UBL meesturen kan je van elke factuur die je verstuurt ook een UBL versie meesturen. De opbouw van dit document is vastgelegd in standaarden. Wij hebben ons UBL bestand bijgewerkt naar de UBL 2.1 standaarden waardoor deze gebruikt kan worden in boekhoudsystemen van klanten die deze factuur ontvangen.

De UBL versie van de factuur is een soort tekstversie van de factuur zonder opmaak en huisstijl die door systemen gelezen kan worden. Hierdoor kan een exacte versie van de factuur worden ingelezen. Veel facturen worden ingelezen via scan & herken technologie wat minder exact is.

Ga voor meer informatie over UBL naar: https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/ubl

Het is nu mogelijk om facturen die op verstuurwijze 'Post' staan een herinnering te sturen als de factuur niet binnen de betalingstermijn is voldaan.

De sortering in het rapport 'Periode vergelijking omzet' is uitgebreid. Er is nu te sorteren op andere jaren, door simpelweg op een jaar te klikken. Er wordt steeds aflopend gesorteerd. Standaard wordt gesorteerd op vorig jaar. Zo is snel inzichtelijk hoe goed gepresteerd wordt, qua omzet, in het huidige jaar. 

Verder is het rapport te exporteren naar Excel, om eventuele verdere conclusies te trekken. 

Soms worden bij een verkoopfactuur bijlages meegestuurd, bijvoorbeeld een getekende weekstaat. Je krijgt dan meerdere pdf documenten. 

Niet alle ontvangers kunnen dit verwerken, denk aan gemeenten of andere grotere organisaties. Die accepteren vaak maar één document, dus alleen de factuur en geen losse bijlages.

We hebben dit opgelost door bij een factuur bijlage de optie samenvoegen te zetten. Je kan dan aangeven of de bijlage moet worden samengevoegd met het de factuur. Als dit is ingeschakeld dan wordt er bij het versturen één pdf document van gemaakt met meerdere pagina's

Een ideale oplossing die veel handwerk voorkomt, nu moeten bedrijven vaak zelf handmatig de factuur en bijlage samenvoegen en handmatig via de mail versturen. Door deze optie kan het volledig automatisch en dus ook via het klantenportaal.

Het is nu mogelijk om de beschrijving van de betalingsconditie die op de factuur komt te voorzien van opmaak. Denk aan vet/cursief/onderstrepen. Hierdoor kunnen afspraken extra benadrukt worden zoals een aangepast rekeningnummer of vermelding van.

In de rapportlayout van een offerte, order en factuur kan nu ook gebruik worden gemaakt van een adresblok zonder contactpersoon. Je kan nu kiezen uit 2 opties. We noemen dit adresblok en het kan worden ingesteld in het ontwerp van het rapport.

Optie 1 (met contactpersoon regel)

Become-IT
Dhr. L. Kodde
Middelerf 12b
3851 SP ERMELO

Optie 2 (zonder contactpersoon regel)

Become-IT
Middelerf 12b
3851 SP ERMELO

Een verkoopfactuur kan los worden gemaakt of vanuit een project, abonnement of verkooporder. In dat laatste geval is het handig om terug te kunnen klikken naar die bron. Hiervoor is het tabblad 'Bronnen' gemaakt.

Nu de module verkoopfacturen online is gemaakt hebben we ook de UBL versie van de verkoopfactuur opnieuw gemaakt in de online versie. Deze UBL versie van de factuur wordt meegestuurd als de klant een bedrijf is. 

De UBL versie van een verkoopfactuur wordt gebruikt voor het digitaal inlezen van facturen. Op die manier kan de ontvanger van de factuur deze snel en correct inlezen in hun eigen boekhoudpakket. UBL is hiervoor een universe taal voor het uitwisselen van factuurgegevens.