Verkoopofferte

Prijstypen worden ingesteld op een groep in een offerte, order en factuur. Via het prijstype bepaal je hoe de prijzen worden weergeven naar de klant toe.

De opties zijn:

• Open: klant ziet alles, soort open calculatie
• Gesloten: klant ziet geen stuksprijzen
• Verborgen: klant ziet alleen de groepsnaam, geen regels of stuksprijzen
• Optie: klant zie alleen stuksprijzen en geen groepstotaal

Naast deze 4 standaard prijstypes kunnen zelf prijstypes worden aangemaakt met eigen instellingen. De prijstypes zijn nu doorgevoerd van offerte tot factuur.

Op de verkoopofferte is er een apart scherm gemaakt voor het wijzigen van groepen. Zo ontstaat er een beter overzicht en is het wijzigen van de groep ook duidelijker geworden omdat de velden meer ruimte hebben.

De groep zorgt ervoor dat de offerte kan worden ingedeeld in groepen met daarin producten (of calculaties). Verder kan de groep worden voorzien van afbeeldingen, een groepsomschrijving en interne opmerking.

Het prijstype op de groep is ook te vinden op het nieuwe scherm. Met het prijstype kan je bepalen hoe de producten in de groep getoond worden op de offerte. Bijvoorbeeld met of zonder stuksprijs.

Al met al een goede verbetering met overzichtelijke werkwijze.

Bij een offerte bestaat de mogelijkheid om bestanden mee te sturen als bijlage, deze worden ook weergeven in het klantenportaal als downloads.

Ook is er de mogelijkheid om de algemene voorwaarden mee te sturen. Dit is vaak een PDF document die meegestuurd moet worden met elke offerte. U kunt dit instellen onder de huisstijl, automatisch wordt dit document bij bijgevoegd bij elke offerte en ook weergegeven in het klantenportaal.

Als een klant akkoord wil geven op een offerte moeten deze algemene voorwaarden (indien ingesteld) geaccepteerd worden. Hiervoor moet een vinkje worden gezet en naast het vinkje staat een link naar het algemene voorwaarden pdf bestand.

Offertes zijn uitgebreid met de optie om producten van calculaties weer te geven. Deze optie is te vinden bij prijstypes. Standaard heb je de prijstypes 'Open' en 'Gesloten'. Deze kan je nu uitbreiden met 'Open met calculaties' en 'Gesloten met calculaties'.

Als er een calculatie wordt aangeboden in de offerte. Bijvoorbeeld 'Leveren en aanbrengen van xyz' dan kan je nu onder die calculatie vermelden welke materialen hierbij gebruikt worden.

Je kan dan nog kiezen tussen alleen materialen of materialen + aantal en eenheid.

Voordeel van het openzetten van de materialenlijst aan klanten is dat je duidelijk communiceert welke materialen gekozen zijn. Denk aan soort/maat tegels bij een hovenier of type cv ketel bij een installateur.

De materialen met eenheid 'uur' worden niet getoond op de offerte, hierdoor kunnen alle onderdelen arbeid verborgen blijven.

Op een offerte kunnen variabel voorwaarden worden geplaatst. Denk bij voorwaarden aan de geldigheid van de offerte, leveringcondities en zaken die niet inbegrepen zijn bij de prijs.

Het voorwaarde detail scherm is uitgebreid met de mogelijkheid om de groep te wijzigen.

Het toevoegscherm van voorwaarden is omgezet in een lijst met beschikbare voorwaarden. In deze lijst staan alleen nog voorwaarden die nog niet aan de offerte zijn toegevoegd. Hierdoor is het niet mogelijk 2x dezelfde voorwaarde in de offerte te plaatsen.

Als je bij toevoegen, bewerken of bekijken van een offerte voorwaarde teruggaat naar de offerte wordt de focus nu altijd op dit tabblad gezet.

Bij het toevoegen van een nieuwe offerte worden automatisch alle voorwaarden die als 'Standaard' zijn gemarkeerd al toegevoegd.

Al met al een aantal verbeteringen die het werken met offerte voorwaarden meer intiuitief maakt.

In de layout van een offerte kan nu ook een materiaallijst opgenomen worden. Meestal wordt dit helemaal op het einde gedaan als bijlage.

Een alternatief voor de materiaallijst als bijlage is de materialen direct vermelden onder de calculaties. Dit kan met prijstype 'Open met calculaties' of 'Gesloten met calculaties'. Voordeel van deze methode is dat de materialen meer gekoppeld zijn aan de opbouw van de offerte.

De materiaallijst op de offerte is niet bedoeld als inkooplijst of voor werkaansturing, het puur informatief voor de klant. Intern zijn hiervoor werklijsten waarop ook de aantallen, eenheden en leverancier staat vermeld.

In de module verkoopofferte kan je nu ook een offerte maken van het type 'Voorstel'. Dit is een offerte zonder aantallen, prijzen en voorwaarden. De nadruk ligt vooral op de omschrijving en de foto.

Door het type te veranderen wijzigen een aantal dingen. Overal waar 'Offerte' stond wordt dit vervangen door 'Voorstel'. In de situatie van een hovenier zou je dit kunnen vertalen in 'Tuinplan' of 'Beplantingsplan'. Verder heb je bij een voorstel geen eindtekst en algemene voorwaarden.

Een voorstel zou je ook kunnen vergelijken met een moodboard. Je maakt een aantal keuzes voorafgaand aan de offerte. Als het voorstel vervolgens wordt geaccepteerd ga je dit verder uitwerken in een offerte met aantallen en prijzen.

Het versturen werkt het mooiste via het klantenportaal omdat de klant de foto's dan ook kan vergroten. In de pdf versie van het voorstel staan alleen miniaturen van de afbeeldingen met de naam. Zie onderstaande schermfoto voor een voorbeeld van de weergave in het klantenportaal. Nu zijn alleen afbeeldingen nog mogelijk, in de toekomst willen we dit verder uitbreiden met video's.

Offertes en voorstellen kunnen nu via het klantenportaal ook ondertekend worden bij acceptatie. Klanten konden al akkoord geven en hier komt dus bij dat ze ook een handtekening kunnen meesturen. De combinatie akkoord + handtekening geeft zowel de klant als het bedrijf een formele bekrachtiging van de afspraken.

Bij het accorderen kan de klant ook een toelichting schrijven en uiteraard wordt er een datum + tijdstip geregistreerd waarop het akkoord is ontvangen. Ook krijgt de klant een bevestiging hiervan per mail.

Het akkoord + de handtekening, eventuele toelichting en tijdstip wordt in de Suite MKB weergegeven bij de offerte zodat duidelijk is dat de offerte akkoord is en kan worden ingepland.

Helaas komt het ook voor dat offertes worden afgewezen door de klant. Het kan zijn dat de klant via het klantenportaal de offerte afwijst of dit via mail of telefoon kenbaar maakt. In het laatste geval kunt u de offerte met de knop 'Afwijzen' op de status afgewezen zetten. Hierbij wordt direct de datum, tijdstip en de naam van de medewerker ingevuld zodat dit later terug te zien is.

Als een offerte is afgewezen wordt deze ook direct op verwerkt gezet.

Om een offerte te versturen wordt vanaf nu eerst de vraag gesteld: 'Weet u het zeker?' Dit om te voorkomen dat als je per ongelijk op de verstuur-knop klikt de offerte te vroeg wordt verstuurd.

Voor de andere processen (abonnement, verkooporder, verkoopfactuur, inkooporder etc.) is er voor gekozen dit niet te doen omdat dit een extra klik vraagt en minder kritisch is dan een offerte.