Offerte

Soms is het wenselijk als alle totaalbedragen exclusief btw worden afgerond op hele getallen. Bij hogere bedragen is dit al snel prettig. Bijvoorbeeld een CV-ketel verkoop je voor 1350,- euro en niet voor 1349,65.

Vaak is het product al wel ingevoerd met 0 decimalen achter de komma. Echter als je dan bijvoorbeeld 5% korting geeft dan wordt het bedrag op de offerte/order/factuur niet afgerond. De ketel van 1350 euro wordt dan € 1282,50 op de offerte. In die situatie wil je graag afronden naar 1283 euro. Hiervoor is nu een instelling gemaakt om dit aan te zetten.

Als deze instelling is ingeschakeld dan worden alle regeltotalen exclusief btw afgerond op hele getallen.

In een verwerkte offerte is het nu mogelijk de interne opmerking en de staus te wijzigen. Een offerte is verwerkt als deze na akkoord door de klant is omgezet in een project en/of order. Ook kan een offerte worden afgewezen en hierdoor op de status verwerkt komen.

Soms wil je dan toch nog een opmerking plaatsen bij de offerte, bijvoorbeeld een reden van afkeur of andere interne opmerking. Ook de staus kan nu achteraf nog goed gezet worden.

Nieuw is de mogelijkheid van regelnummers in het offerterapport. Hierbij kunnen de groepen en producten in de offerte een regelnummer krijgen.

Voorbeeld:

• 1 Groep 
• 1.1 Product 
• 1.2 Product 
• 2 Groep
• 2.1 Product
• 2.2 Product

Ook kan er nu een inhoudsopgave worden gemaakt met alle groepen en producten met bijbehorend regelnummer.

De volgende test hebben we uitgevoerd op correcte werking van prijzen in- of exclusief btw tonen in relatie tot het prijstype 'Verborgen'.

• Offerte aangemaakt met meerdere groepen;
• Relatie is bedrijf;
• Eerste alle offertegroepen op prijstype 'Open', offerte PDF klopt, de getoonde bedragen zijn excl. btw;
• Relatie aangepast naar persoon;
• Offerte PDF klopt, alle bedragen zijn nu incl. btw.;
• Alle groepen op 'Verborgen' gezet, PDF klopt nog steeds, subtotalen is het enige wat getoond wordt en de bedragen zijn incl. btw
• Persoon weer terug naar bedrijf, ook dan blijft het offerte PDF rapport correct.

Particulieren willen offertebedragen graag inclusief BTW zien en bedrijven graag exclusief BTW. We hebben hiervoor nu rapport codes gemaakt waarin dit is geautomatiseerd. Voorheen was op de rapportlayout 1 keuze mogelijk.

Nu wordt een offerte aan een particulier getoond met inclusief prijzen en aan een bedrijf met exclusief prijzen. Hierdoor kan dit met één rapportlayout.

In het klantenportaal is deze logica ook doorgevoerd bij de digitale versie van de offerte.

In het klantenportaal wordt het totaalbedrag van de offerte zichtbaar gemaakt. Standaard wordt dit getoond in het bovenste kader. Er is nu een instelling gemaakt om dit totaal te verplaatsen naar onderaan, middels een nieuw kader, of om het te verbergen.

Verbergen wordt gebruikt als het offertetotaal is vermeld in de openingstekst.

De functionaliteit 'Kopieer groep' die te benaderen is vanuit een groep in een offerte of order is uitgebreid. Dit kopieerscherm is bereikbaar via het hamburgermenu in de groep. Productregels worden naar wens meegekopieerd naar de nieuwe groep. Deze productregels zijn uit te selecteren, zodat ze niet worden meegekopieerd. Verder kunnen aantallen worden gewijzigd.

Er kan gekopieerd worden naar een nieuwe of bestaande offerte of order. Standaard staat de keuze op de huidige offerte of order. Hierdoor kan je dus heel snel vanuit een bestaande offerte een groep kiezen en hier een nieuwe offerte van maken.

Verder is er nog de optie 'Hierna nog een groep kopiëren?'. Wordt deze optie aangezet, dan wordt na kopiëren teruggegaan naar het scherm van de huidige offerte of order. Een eventuele volgende groep kan dan gekopieerd worden.

Er was duidelijke vraag naar uitbreiding van deze functionaliteit. We hopen met de aanpassing meer mogelijkheden te hebben gegeven. Feedback horen we natuurlijk graag.

Bij een offerte, verkooporder of verkoopfactuur met meerdere groepen is er wellicht de wens om een productregel gemakkelijk te kunnen verplaatsen van de ene naar de andere groep. Dit is nu mogelijk met behulp van het veld 'Groep' in de productregel. Hiermee is een andere groep te kiezen binnen dezelfde offerte, verkooporder of verkoopfactuur.

Hierdoor kan eenvoudig een andere indeling van de aangeboden producten worden gemaakt of bijvoorbeeld een groep gesplitst worden in 2 groepen. Ook kan zo een product dat eerst als optie werd aangeboden verplaatst worden naar de groep waarin het geen optie meer is.

Bij het versturen van een offerte kan vanaf nu een (bedrijfs)handtekening meegegeven worden. Hiervoor dienen in het medewerkerscherm de velden 'E-mail naam', 'Handtekening afbeelding' en/of het bijbehorende memoveld ingevuld te worden. Belangrijk hierbij is dat de medewerker wordt gekoppeld aan de te versturen offerte.

Daarnaast zijn de genoemde velden te gebruiken in het rapport van de offerte. Dit kan door in de openingstekst van de offerte de volgende codes te gebruiken: [employee_email], [employee_signature] en [employee_signature_image]. Indien gewenst is het middels Tekstenbeheer mogelijk om dit standaard te doen. 

In een offerte zitten vaak werkzaamheden (uren) verwerkt. Denk aan regels met de eenheid per uur of uurcodes in calculaties. In de werklijst is een opsomming en totaal per uurcode hiervan te zien. We hebben nu de stap gemaakt om deze informatie mee te nemen naar het project en de verkooporder. 

Samengevat:

• Op de verkooporder wordt in het veld 'Verwachte uren' het totaal aan uren uit de offerte ingevuld
• Op het project worden alles verwachte uren per uurcode in de planning gezet voor een goede nacalculatie