Verkoopofferte

De functionaliteit 'Kopieer groep' die te benaderen is vanuit een groep in een offerte of order is uitgebreid. Dit kopieerscherm is bereikbaar via het hamburgermenu in de groep. Productregels worden naar wens meegekopieerd naar de nieuwe groep. Deze productregels zijn uit te selecteren, zodat ze niet worden meegekopieerd. Verder kunnen aantallen worden gewijzigd.

Er kan gekopieerd worden naar een nieuwe of bestaande offerte of order. Standaard staat de keuze op de huidige offerte of order. Hierdoor kan je dus heel snel vanuit een bestaande offerte een groep kiezen en hier een nieuwe offerte van maken.

Verder is er nog de optie 'Hierna nog een groep kopiëren?'. Wordt deze optie aangezet, dan wordt na kopiëren teruggegaan naar het scherm van de huidige offerte of order. Een eventuele volgende groep kan dan gekopieerd worden.

Er was duidelijke vraag naar uitbreiding van deze functionaliteit. We hopen met de aanpassing meer mogelijkheden te hebben gegeven. Feedback horen we natuurlijk graag.

Bij een offerte, verkooporder of verkoopfactuur met meerdere groepen is er wellicht de wens om een productregel gemakkelijk te kunnen verplaatsen van de ene naar de andere groep. Dit is nu mogelijk met behulp van het veld 'Groep' in de productregel. Hiermee is een andere groep te kiezen binnen dezelfde offerte, verkooporder of verkoopfactuur.

Hierdoor kan eenvoudig een andere indeling van de aangeboden producten worden gemaakt of bijvoorbeeld een groep gesplitst worden in 2 groepen. Ook kan zo een product dat eerst als optie werd aangeboden verplaatst worden naar de groep waarin het geen optie meer is.

Soms is het wenselijk een groep te verplaatsen naar een andere offerte. Ook kan je op deze manier eerst een groep kopieren en dan de gekopieerde groep verplaatsen naar een andere offerte. Bijvoorbeeld als je een vergelijkbaar aanbod wilt doen bij een andere klant.

Met deze nieuwe functionaliteit kan je een groep op een offerte of order verplaatsen naar een andere (openstaande) offerte of order.

In de module verkoopofferte kan je nu ook een offerte maken van het type 'Voorstel'. Dit is een offerte zonder aantallen, prijzen en voorwaarden. De nadruk ligt vooral op de omschrijving en de foto.

Door het type te veranderen wijzigen een aantal dingen. Overal waar 'Offerte' stond wordt dit vervangen door 'Voorstel'. In de situatie van een hovenier zou je dit kunnen vertalen in 'Tuinplan' of 'Beplantingsplan'. Verder heb je bij een voorstel geen eindtekst en algemene voorwaarden.

Een voorstel zou je ook kunnen vergelijken met een moodboard. Je maakt een aantal keuzes voorafgaand aan de offerte. Als het voorstel vervolgens wordt geaccepteerd ga je dit verder uitwerken in een offerte met aantallen en prijzen.

Het versturen werkt het mooiste via het klantenportaal omdat de klant de foto's dan ook kan vergroten. In de pdf versie van het voorstel staan alleen miniaturen van de afbeeldingen met de naam. Zie onderstaande schermfoto voor een voorbeeld van de weergave in het klantenportaal. Nu zijn alleen afbeeldingen nog mogelijk, in de toekomst willen we dit verder uitbreiden met video's.

De bestanden die in een groep van een offerte staan worden vanaf nu ook mee-gekopieerd als de offerte wordt gekopieerd. Dit was al het geval voor de bestanden die direct onder de offerte waren gekoppeld.

Op deze manier wordt er echt een identieke kopie gemaakt van de offerte. Het kan ook nadelig zijn als er klantspecifieke bestanden onder een offerte stonden die niet relevant zijn bij de kopie. Het advies blijft dus wel de offerte goed te controleren voor verzenden.

In een offerte zitten vaak werkzaamheden (uren) verwerkt. Denk aan regels met de eenheid per uur of uurcodes in calculaties. In de werklijst is een opsomming en totaal per uurcode hiervan te zien. We hebben nu de stap gemaakt om deze informatie mee te nemen naar het project en de verkooporder. 

Samengevat:

• Op de verkooporder wordt in het veld 'Verwachte uren' het totaal aan uren uit de offerte ingevuld
• Op het project worden alles verwachte uren per uurcode in de planning gezet voor een goede nacalculatie

Een heel belangrijke stap in het online maken van de Suite MKB is afgerond nu de verkoopofferte ook online gemaakt kan worden. Het startpunt van calculeren en verkoop.

De werkwijze van het maken van een offerte is vergelijkbaar met een order. De offerte bestaat uit groepen en in die groep zitten producten of calculaties.

Speciaal aan de offerte zijn de teksten en voorwaarden. Ook speciaal is dat de klant akkoord kan geven via het klantenportaal. Verder kan je bijlagen toevoegen die meegestuurd worden met de offerte.

Het rapport van de offerte is zeer uitgebreid en bevat alle wensen die we kennen bij onze klanten. Van prijzen verbergen tot de materialen tonen van een calculatie. Veel is geregeld via de instellingen van het prijstype die je kunt instellen op de groep. De rest kan ingesteld worden in het sjabloon van de offerte.

Als de offerte akkoord is kan deze worden ingepland. Hierbij is de keuze om van de offerte een project en/of order te maken. De route via project is handig als je in termijnen wilt factureren. Ook worden automatisch de totaalbedragen met hoge en lage btw ingevuld en worden de uren in de verwachte planning gezet.

Het maken van offertes heeft veel raakvlak met andere modules. Denk aan relatiebeheer, het productenbestand, calculaties, product groepen en sjablonen. De offerte module is het startpunt van het hele proces, we zijn dan ook blij dat dit nu online is en de reacties van klanten heel positief!

De weergave van offertes in het klantenportaal is geheel vernieuwd. We werken toe naar een interactieve offerte waarbij de klant naast het accorderen van de offerte ook afbeeldingen kan vergroten en opties kan aangeven.

In de eerste stap naar deze interactieve offerte hebben we de offerte als pdf niet meer prominent in beeld gebracht. We hebben ervoor gekozen de offerte als tekstblokken weer te geven als een soort website waar je doorheen scrollt. Dit geeft ook de mogelijkheid om afbeeldingen te vergroten en zelfs video's te starten.

Alle informatie uit de offerte komt dus onder elkaar te staan en kan de klant eenvoudig doorheen scrollen. Om de offerte te printen kan de pdf-versie gebruikt worden.

Het accorderen van de offerte werkt net als voorheen en zorgt ervoor dat de klant digitaal akkoord kan geven op de offerte zodat deze in behandeling kan worden genomen.

Tekstenbeheer wordt het meest gebruikt in offertes. Denk aan de openings- en eindtekst van een offerte. Via tekstenbeheer is het nu mogelijk om standaard teksten te maken die je dan eenvoudig kunt kiezen op de offerte.

Per tekstcode (openingstekst / eindtekst etc..) kan je meerdere teksten opgeven. Zodra er teksten zijn ingevoerd dan verschijnt automatisch onder de editor van het betreffende tekstvak een keuzelijst met de teksten uit tekstenbeheer.

Door een tekst te kiezen wordt de actieve tekst overschreven met de tekst uit tekstenbeheer.

Als de relatiebeheer instelling 'Taal' is ingeschakeld dan is het mogelijk de standaard teksten in meerdere talen op te geven. Aan de relatie is dan een taal gekoppeld. Als u dan een offerte maakt voor een engelstalige relatie dan wordt ook de engelse standaard tekst gekozen.

Een mooi systeem voor het sneller maken van offertes.

Prijstypen worden ingesteld op een groep in een offerte, order en factuur. Via het prijstype bepaal je hoe de prijzen worden weergeven naar de klant toe.

De opties zijn:

• Open: klant ziet alles, soort open calculatie
• Gesloten: klant ziet geen stuksprijzen
• Verborgen: klant ziet alleen de groepsnaam, geen regels of stuksprijzen
• Optie: klant zie alleen stuksprijzen en geen groepstotaal

Naast deze 4 standaard prijstypes kunnen zelf prijstypes worden aangemaakt met eigen instellingen. De prijstypes zijn nu doorgevoerd van offerte tot factuur.