Verkooporder

Compleet nieuw zijn de werklijsten in de Suite MKB. Deze werklijsten worden vooral gebruikt op een verkooporder, echter ze zijn ook al zichtbaar op de offerte zodat u alvast kunt kijken 'hoe het wordt'.

Er zijn nu 3 werklijsten, dit zijn:

• Werkvoorbereiding: de hele offerte/order zonder prijzen en met onderliggende calculaties in chronologische volgorde
• Materiaallijst: alle producten met som van aantal in een offerte/order gegroepeerd en gesorteerd per artikelnummer
• Planning: alle uren in een offerte/order gegroepeerd op uurcode + producten met eenheid 'uur'

Deze werklijsten zijn te openen vanaf de verkoopofferte en verkooporder in de online versie en ook vanuit de app als je daarvoor de rechten hebt. Ook zijn de werklijsten printbaar.

De materiaallijst is ter controle voor de voorman en wordt gebruikt om in te kopen als er niet gebruik gemaakt wordt van de inkoopmodule.

De werklijst planning is handig om te weten hoeveel uren er nodig zijn om het werk uit te voeren.

Zowel in offerte- als uitvoerende fase zijn de werklijsten van essentieel belang voor heldere communicatie en efficient werken.

Voor het overzicht van een verkooporder hebben we de werklijsten gemaakt. Deze worden vooral gebruikt door inkoper, planner en voorman. Hierop is te zien welke artikelen aangeboden worden, eventueel gesorteerd per groep. Ook worden de geplande activiteiten getoond die voor een order nodig zijn. 

Om dit makkelijk te kunnen communiceren met bijvoorbeeld de voorman, hebben we het mogelijk gemaakt deze werklijst ook te kunnen printen. Over het algemeen zijn we niet zo van printen omdat digitaal werken voordelen heeft. Toch zien we ook het gemak van een geprinte werklijst als je in de buitendienst zit.

Wel hebben we de werklijsten digitaal beschikbaar via de online versie en app. Uiteindelijk ziet dan iedereen vanaf elke locatie de actuele versie. En dat is toch het meest efficient.

Het is nu mogelijk om bij het omzetten van een offerte naar een order de bestanden mee te nemen, net zoals bij het factureren van een order.

Op het inplanscherm van een offerte is hiervoor een keuzeoptie 'Bestanden kopiëren naar de verkooporder?' toegevoegd. Als deze optie is ingeschakeld worden de bestanden gekopieerd naar de verkooporder.

Het meenemen van de offerte bestanden in het proces kan handig zijn bij tekeningen en andere bijlages die ook relevant zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Als je bepaalde bijlages niet wilt meenemen dan kan je ze na het inplannen weer verwijderen van de verkooporder. Ook kan je dan per bestand opgeven of het bestand zichtbaar moet zijn in het klantenportaal en/of de app.

Er is een nieuwe kolom mogelijk in de zoeklijsten van verkooporders. Het gaat om de kolom 'Omzet', deze berekend de verwachte omzet van de verkooporder.

De omzet die berekend wordt is vergelijkbaar met als er een factuur van de order gemaakt zou worden. Het houdt naast geboekte producten en activiteiten ook rekening met uurcodes, uurtarieven en het facturatietype.

Er zijn de volgende facturatietypes:

• Op regie: producten en activiteiten
• Aangenomen werk: alleen producten
• Alleen activiteiten
• Niet factureren

De functie Verkooporder heeft een aantal verbeteringen gekregen.

• Het is nu mogelijk om een verkooporder te kopiëren
• De optie van regels samenvoegen bij orderfacturatie voegt nu alle regels samen in 1 groep. Het was eerst zo dat alle regels per groep werden samengevoegd, echter dat werd weinig gebruikt. Nu worden alle regels over alle groepen samengevoegd tot 1 regel.
• Het totaal aan omzet van de verkooporder maakt nu gebruik van prijstypes. Als de order op 'Op regie' staat worden zowel de geboekte producten als activiteiten in de omzet meegenomen. Als de order op 'Aangenomen werk' staat dan worden alleen de geboekte producten meegenomen.

Er is een wijziging doorgevoerd in de processtatus van de verkooporder nadat de klant akkoord heeft gegeven op de verkooporder via app of klantenportaal.

Samengevat:

• Als een verkooporder nu ondertekend wordt in de app of klantenportaal wordt deze alleen op voltooid gezet en het gegeven akkoord wordt opgeslagen.
• Ook als er om akkord wordt gevraagd vanaf de Suite MKB voordat er gecontroleerd is, komt de verkooporder nu niet automatisch op gecontroleerd te staan maar wordt alleen de akkoordstatus aangepast.
• Het akkoord kan onafhankdelijk van de rest van de statussen blijven bestaan, als er op vrijgeven geklikt wordt blijft het akkoord wel bestaan.

Het is nu mogelijk om verkooporder stil te versturen naar het klantenportaal zonder dat de klant daar een e-mail van krijgt. Hierdoor komt de verkooporder wel in het klantenportaal te staan, als de klant vervolgens de factuur krijgt kan men in het klantenportaal toch terugklikken naar de verkooporder voor informatie over uitvoerdata en gebruikte materialen.

Door 'stil versturen' te gebruiken voorkomt u onnodig mailverkeer wat mogelijk bij de klant vragen oproept. De verkooporder is vooral een intern proces (soort werkbon) die de planning aanstuurt en als kapstok voor de factuur fungeert.

Bij het facturen van verkooporders kan nu ook de omschrijving van de productregels worden meegenomen naar de factuur. Eerder kon dit alleen voor de groepsomschrijving.

In de standaardsituatie is de omschrijving van een productregel bedoeld voor de offerte en eventueel de order. Op de factuur wordt dit meestal niet vermeld omdat je dan hele lange facturen zou krijgen.

Als de omschrijving van de productregel wordt gebruikt voor extra of lange toelichting bij de werkzaamheden dan kan het wel handig zijn dit te vermelden op de factuur. Die optie is nu mogelijk.

Bij het factureren van verkooporders is er een optie toegevoegd voor het groeperen van de uren.

Dit is de optie: [uurcode] [datum] [medewerker]

Hierdoor ziet de klant op de factuur welke uurcode is gebruikt, op welke dagen is gewerkt en door welke medewerker.

In de Suite MKB zitten op diverse niveau's velden voor opmerkingen. In de basis begint dit bij relatiebeheer en gaat dan van de offerte naar de order en de factuur. Onderweg worden deze opmerkingen gebruikt door de klant of medewerkers.

Om dit proces te standaardiseren hebben we van relatie tot factuur dit gelijkgetrokken. Er zijn 3 velden die belangrijk zijn, deze zijn uiteraard allemaal zichtbaar en instelbaar in de online versie.

• Opmerking: voor iedereen zichtbaar
• Interne opmerking: voor binnen- en buitendienst
• Werkinstructie: voor de buitendienst