Order

Een order kan digitaal geaccordeerd worden door de klant via het klantenportaal. De handtekening die de klant dan geeft kan nu ook worden geplaatst op het rapport. Stel dat de order wordt gebruikt als weekstaat met de daarop de gewerkte uren dan kan hier ook de handtekening van de klant op worden gezet na accordering. Deze getekende weekstaat kan dan vervolgens mee als bijlage naar de factuur en ook daarmee worden samengevoegd als 2e pagina.

Op deze manier is het hele proces van orders accorderen papierloos, snel te verwerken en voor later aantoonbaar.

Vanaf nu is in de offerte en order een Relatie BTWgroep te kiezen. Dit wordt gebruikt - bij producten in combinatie met Product BTWgroep - voor het bepalen van het BTW-percentage.

Standaard wordt de waarde van de relatie overgenomen naar de offerte en order. Deze kan naar wens aangepast worden. De gekozen waarde wordt vanuit de offerte overgenomen naar de order en vanuit de order naar de factuur. Ook verzamelfacturatie houdt hier rekening mee, evenals het offerte- en orderrapport.

Voor bijvoorbeeld schilders is dit erg relevant, omdat in veel gevallen 9% btw gerekend mag worden, in plaats van het reguliere tarief van 21%. 

Daarnaast kan op deze manier al in de offerte of order gekozen worden om de btw te verleggen.

Wanneer je de module activiteiten niet hebt, toch het veld 'facturatietype' tonen. Alleen dan met alleen de waarden 

• Aangenomen werk
• Niet factureren.

Om de gewerkte uren op een order/werkbon te factureren kan je een groepeeroptie kiezen. Bijvoorbeeld per uurcode, medewerker of datum.

Hier is nu de optie 'Uren [uurcode] [datum] aan toegevoegd. Nog meer flexibiliteit in de keuze hierdoor.

Je kan de groepeeroptie per order kiezen of een algemene standaard instellen. Ook als je een algemene standaard hebt gekozen kan je hier per order nog van afwijken.

Vanaf nu is het mogelijk de werklijsten te exporteren naar Excel. Hierdoor kan de volledige werkvoorbereiding, materiaallijst en planning naar Excel worden gehaald voor verdere rapportage of deelmogelijkheden.

Als je geen gebruik maakt van Inkooporders dan kan het handig zijn om de materiaallijst naar Excel te halen en zo bij te houden wat is ingekocht of de lijst gebruiken om door te sturen naar je leverancier.

In de basis adviseren we de data zoveel mogelijk in het systeem te laten, de werklijsten zijn te openen in de online versie en in de app en dus voor iedereen beschikbaar. Hierdoor werk je ook altijd met actuele gegevens.

Vanuit de order kan je een planningsbericht sturen en vanuit de activiteit een infomail. Beide berichten komen bij de klant aan als een emailbericht. De afzender van dit emailbericht is nu de medewerker die het planningsbericht of de infomail heeft verstuurd.

Als de klant dan reageert op het emailbericht komt dit bij de juiste medewerker aan in plaats van op het algemene emailadres.

Er is een nieuwe factuuroptie bijgekomen om de orderbevestiging mee te kopiëren naar de factuur. Het gaat hierbij om orderbevestigingen die zijn ondertekend via het klantenportaal. De optie luidt als volgt: 'Getekende orderbevestiging kopiëren naar de factuur?'. Standaard staat de optie uit. In de instellingen van de order is deze optie standaard aan te zetten. 

Wanneer de factuur vervolgens wordt verstuurd, kan de ondertekende orderbevestiging als bijlage worden meegestuurd of worden samengevoegd met de factuur. De klant kan in beide gevallen gemakkelijk zien wat de herkomst is van de factuur. 

De optie werkt overigens los van factuuroptie 'Bestanden kopiëren naar de factuur?'. Met deze laatste optie worden samen te voegen documenten uit de order op dezelfde manier meegestuurd naar de factuur. Kies je voor beide opties, dan beslaat het factuurrapport de factuur zelf, de ondertekende orderbevesting en overige documenten.  

We hebben de termen 'Verkooporder' en 'Verkoopfactuur' aangepast in 'Order' en 'Factuur'. In de praktijk werden die termen meer gebruikt. Dit is in lijn met de termen 'Offerte' en 'Abonnement'.

De inkooporder heeft nog wel dezelfde naam.

Vanaf nu is het mogelijk de gewerkte uren in de vorm van een weekstaat op het verkooporder rapport te tonen. Deze weekstaat kan gebruikt worden voor het aftekenen van uren door de opdrachtgever.

De getekende weekstaat als bijlage worden samengevoegd met de verkoopfactuur via de pdf samenvoegfunctie.

Als je werkt met de module Klantenservice dan kan je vanaf nu snel servicemeldingen van klanten inplannen op een verkooporder in de app.

Alle openstaande servicemeldingen staan onder elke verkooporder, via een + teken kan je de servicemelding koppelen aan de verkooporder waar je mee bezig bent. Hierdoor wordt een nieuwe groep gemaakt waarop uren en materialen kunnen worden geboekt die van toepassing zijn op de servicemelding.

Als een servicemelding is gekoppeld aan een verkooporder groep dan wordt de servicemelding automatisch op verwerkt gezet. De opvolging gaat dan verder op de verkooporder. De klant kan in het klantenportaal zien dat de servicemelding is opgepakt en kan doorklikken naar de verkooporder voor meer informatie.

Dit werkt super handig, zeker bij periodiek onderhoud waarbij openstaande meldingen kunnen worden opgepakt en verwerkt.