Verkooporder

Nieuw is de instelling 'Wilt u na het opslaan van een regel direct een nieuwe regel toevoegen?'. Standaard is dit ingeschakeld waardoor u sneller meerdere materialen kunt toevoegen aan bijvoorbeeld een offerte of order.

Een verkooporder bestaat uit groepen met daaronder materialen (producten). Het is nu mogelijk de lijst met groepen in te delen zodat ze gegroepeerd worden. Hierdoor kan de lijst met te kiezen groepen overzichtelijker gemaakt worden.

In de App en backend kan je nu snel een vrije tekst orderregel toevoegen. Dit is handig bij eenmalige producten of losse regels.

Het werkt super eenvoudig: stel dat je zoekt op trefwoord 'Reistijd' dan komt onderaan de lijst met gevonden producten ook de link: 'Reistijd toevoegen als vrije tekst'. Als je hierop klikt wordt een orderregel gemaakt gekoppeld aan het standaard product voor vrije tekst met de omschrijving 'Reistijd'. Op het orderregel detail scherm kan je vervolgens de eenheid en prijs etc invullen.

Er is een wijziging doorgevoerd in de processtatus van de verkooporder nadat de klant akkoord heeft gegeven op de verkooporder via app of klantenportaal.

Samengevat:

• Als een verkooporder nu ondertekend wordt in de app of klantenportaal wordt deze alleen op voltooid gezet en het gegeven akkoord wordt opgeslagen.
• Ook als er om akkord wordt gevraagd vanaf de Suite MKB voordat er gecontroleerd is, komt de verkooporder nu niet automatisch op gecontroleerd te staan maar wordt alleen de akkoordstatus aangepast.
• Het akkoord kan onafhankdelijk van de rest van de statussen blijven bestaan, als er op vrijgeven geklikt wordt blijft het akkoord wel bestaan.

Compleet nieuw zijn de werklijsten in de Suite MKB. Deze werklijsten worden vooral gebruikt op een verkooporder, echter ze zijn ook al zichtbaar op de offerte zodat u alvast kunt kijken 'hoe het wordt'.

Er zijn nu 3 werklijsten,?dit zijn:

• Werkvoorbereiding: de hele offerte/order zonder prijzen en met onderliggende calculaties in chronologische volgorde
• Materiaallijst: alle producten met som van aantal?in een offerte/order gegroepeerd en gesorteerd per artikelnummer
• Planning: alle uren in een offerte/order gegroepeerd op uurcode + producten met eenheid 'uur'

Deze werklijsten zijn te openen vanaf de verkoopofferte en verkooporder in de online versie en ook vanuit de app als je daarvoor de rechten hebt. Ook zijn de werklijsten printbaar.

De materiaallijst is ter controle voor de voorman en wordt gebruikt om in te kopen als er niet gebruik gemaakt wordt van de inkoopmodule.

De werklijst planning is handig om te weten hoeveel uren er nodig zijn om het werk uit te voeren.

Zowel in offerte- als uitvoerende fase zijn de werklijsten van essentieel belang voor heldere communicatie en efficient werken.

Voor het overzicht van een verkooporder hebben we de werklijsten gemaakt. Deze worden vooral gebruikt door inkoper, planner en voorman.?Hierop is te zien welke artikelen aangeboden worden, eventueel gesorteerd per groep. Ook worden de geplande activiteiten getoond die voor een order nodig zijn.?

Om dit makkelijk te kunnen communiceren met bijvoorbeeld de voorman, hebben we het mogelijk gemaakt deze werklijst ook te kunnen printen. Over het algemeen zijn we niet zo van printen omdat digitaal werken voordelen heeft. Toch zien we ook het gemak van een geprinte werklijst als je in de buitendienst zit.

Wel hebben we de werklijsten digitaal beschikbaar via de online versie en app. Uiteindelijk ziet dan iedereen vanaf elke locatie de actuele versie. En dat is toch het meest efficient.

De gewerkte uren op een verkooporder kunnen automatisch gefactureerd worden. Bij het?factureren?van uren worden activiteiten omgezet in factuurregels. Gewerkte uren worden ingevoerd als activiteit en zijn altijd gekoppeld aan een klant, bron, medewerker, datum en uurcode.

Omdat de activiteiten worden omgezet in factuurregels?hebben we diverse instellingen gemaakt voor het samenvoegen en optellen van de aantallen.?Zo kunt u ervoor kiezen de uren per uurcode, per medewerker of per datum te groeperen. Ook combinaties hiervan zijn mogelijk.

Voorbeeld:

Op een verkooporder hebben Jan en Piet 5 dagen gewerkt. Dus samen 80 uur. Alle activiteiten staan op uurcode 'Project', zijn facturabel en vallen in week 15 van april 2020.

Alle mogelijkheden op een rij waarop dit kan worden omgezet:

• Uren aanleg
• Uren aanleg Jan
• Uren aanleg week 15
• Uren 5 april 2020
• Uren 5 april 2020 Jan
• Uren week 15
• Uren week 15 Jan

Het vraagt teveel om het hier verder uit te schrijven, de boodschap is eigenlijk dat de gewerkte uren automatisch op elke denkbare manier op de factuur gezet kunnen worden. Dit is zonder meer een enorme tijdsbesparing voor de administratie.

Voor meer inzicht in het resultaat van een klus hebben we het tabblad 'Resultaat' gemaakt. Dit tabblad is automatisch zichtbaar als er producten worden aangeboden of uren geschreven.

Het tabblad geeft informatie over:

• Het eindresultaat
• Het resultaat per groep
• Het resultaat van alle producten
• Het resultaat per gebruikte uurcode

Per resultaat geeft het informatie over:

• Bruto / netto uren
• Kosten
• Omzet
• Resultaat
• Marge
• Korting

Het tabblad is ideaal om direct te zien wat u verdient aan een klus. Uiteraard is het wel essentieel om bij alle producten en uurcodes een kostprijs in te vullen. Bij producten kan de kostprijs per offerte/order/factuur ook op de regel worden ingevuld of aangepast.

Voor een uitgebreidere voor- en nacalculatie kunt u de module Project gebruiken. In een project worden namelijk alle documenten gekoppeld. Denk aan offertes, verkooporders, verkoopfacturen en inkooporders. Ook informatie over inkoopfacturen komt via kostenplaatsen op het project terecht.

Klanten kunnen verkooporders accorderen als de werkzaamheden zijn voltooid. Hiervoor kan de buitendienst medewerker in de app de verkooporder op 'Voltooid' zetten en daarna aangeven of het accorderen direct op de telefoon gedaan wordt of via het klantenportaal.

In het laatste geval ontvangt de klant een mail met link naar de verkooporder in het klantenportaal. Hier kan de klante order bekijken en voor akkoord aftekenen met een handtekening.

Lang verhaal kort, vanaf nu kan je ook vanuit de online versie, dus als kantoormedewerker dit verzoek versturen. Dit kan handig zijn als de verkooporder door de buitendienst niet op voltooid is gezet of als je eerst de order zelf wilt controleren voordat deze door de klant moet worden geaccordeerd.

Binnen de hele accordering is het ook mogelijk het akkoord te resetten en opnieuw akkoord te vragen.