Verkooporder

Als je werkt met de module Klantenservice dan kan je vanaf nu snel servicemeldingen van klanten inplannen op een verkooporder in de app.

Alle openstaande servicemeldingen staan onder elke verkooporder, via een + teken kan je de servicemelding koppelen aan de verkooporder waar je mee bezig bent. Hierdoor wordt een nieuwe groep gemaakt waarop uren en materialen kunnen worden geboekt die van toepassing zijn op de servicemelding.

Als een servicemelding is gekoppeld aan een verkooporder groep dan wordt de servicemelding automatisch op verwerkt gezet. De opvolging gaat dan verder op de verkooporder. De klant kan in het klantenportaal zien dat de servicemelding is opgepakt en kan doorklikken naar de verkooporder voor meer informatie.

Dit werkt super handig, zeker bij periodiek onderhoud waarbij openstaande meldingen kunnen worden opgepakt en verwerkt.

Wanneer een project gekoppeld is aan een order kan bij het factureren van de verkooporder het vinkje 'Projectnummer' aangezet worden. Dit veld heeft ook een eigen instelling zodat deze standaard aan of uit staat, afhankelijk van je wens hierbij.

Door het vinkje 'Projectnummer' in te schakelen worden het projectnummer en het onderwerp in de beschrijving van de eerste groep in de factuur getoond. Hierdoor is voor de opdrachtgever zichtbaar op welk project de factuur betrekking heeft.

De wens is naar voren gekomen om meer- of minderwerk gemakkelijker te kunnen factureren. Er wordt natuurlijk gefactureerd volgens de spelregels van het facturatietype. Echter, hierdoor kan meerwerk niet gefactureerd worden als het facturatietype 'Aangenomen werk' is. Voor het factureren van activiteiten zou in dit geval een tweede factuur nodig zijn. 

We hebben dit opgelost door een groep te kunnen markeren als meer- / minderwerk. De complete groep wordt in dat geval gefactureerd. De aanpassing heeft impact op twee facturatietypen: 'Aangenomen werk' en 'Alleen activiteiten'. 

Concreet is er een vinkje 'Meer- /minderwerk' bijgekomen in het groepsscherm. Deze is aanpasbaar bij de genoemde facturatietypen. Op de overige facturatietypen is het nieuwe vinkje niet van toepassing. In de app is het vinkje 'Meer- / minderwerk' in de groep ook zichtbaar en aanpasbaar.

Belangrijk is dat de meer- of minderwerk producten en/of activiteiten gekoppeld worden aan deze groep. Om dit eenvoudiger te maken is ook het splitsen van een activiteit mogelijk gemaakt.

Een andere manier om meer- / minderwerk te factureren is het maken een losse verkooporder onder een project. Overleg met uw consultant wat in uw situatie het beste werkt.

Na verschillende wensen van klanten hebben we ervoor gekozen om de functionaliteit van de startdatum van de verkooporder te automatiseren. Het komt namelijk regelmatig voor dat al voor de startdatum werkvoorbereiding uitgevoerd wordt. Dit wordt vervolgens geboekt op de verkooporder. Echter, de opdracht zelf wordt pas later uitgevoerd. Het moment dat het echte werk begint zien diverse klanten als de startdatum van de verkooporder. Dit was voor ons aanleiding om het volgende aan te passen:

• De startdatum wordt ingevuld door de activiteiten wanneer deze leeg is. Dit wordt dan de vroegste datum uit de activiteiten.
• De startdatum wordt bijgewerkt wanneer alle activiteiten dezelfde datum hebben. Bijvoorbeeld: na het inplannen van een medewerker wordt de activiteitdatum overgenomen naar de verkooporder. Wanneer nu de activiteit verplaatst wordt naar een andere datum, dan wijzigt de startdatum van de verkooporder mee.
• De startdatum blijft altijd naar wens aan te passen.

We hopen hiermee een goede stap in de juiste richting gezet te hebben door de mogelijkheid te bieden om flexibeler om te gaan met de startdatum van de verkooporder alsook middels het automatisch bijwerken ervan.

Vanaf nu is het mogelijk de gewerkte uren in de vorm van een weekstaat op het verkooporder rapport te tonen. Deze weekstaat kan gebruikt worden voor het aftekenen van uren door de opdrachtgever.

De getekende weekstaat als bijlage worden samengevoegd met de verkoopfactuur via de pdf samenvoegfunctie.

Het planningsbericht op de verkooporder is een nieuwe functie om de klant te informeren over de werkzaamheden die zijn ingepland. Het bericht kan verstuurd worden vanaf een verkooporder met onvoltooide activiteiten. In het bericht wordt de klant geinformeerd over de eerstvolgende datum waarop een medewerker staat ingeplant. Vervolgens kan de klant via de link naar het klantenportaal de hele planning inzien van die betreffende verkooporder.

Op dit moment is het nog niet mogelijk voor de klant om een wijzigsuggestie door te geven via het klantenportaal, dit is iets voor de toekomst.

De werklijsten zijn super handig om je eigen personeel aan te sturen. Werklijsten bestaan uit de werkvoorbereiding, materiaallijst en planning. De werklijsten zijn te openen in de digitaal te openen in de online omgeving en in de app, ook kan de volledige werklijst vanuit een PDF geprint worden.

De werkvoorbereiding is uitgebreid met:

• Omschrijving van de groep
• Interne omschrijving van de groep
• Omschrijving van calculaties
• Leverancier van de materialen

Hierdoor kan het personeel precies zien wat is aangeboden zonder hierbij de prijzen te zien.

Nieuw is het facturatietype 'Termijnen' op de verkooporder. Dit facturatietype is alleen beschikbaar als je gebruik maakt van de module projecten. Met dit facturatietype geef je aan dat de verkooporder niet gefactureerd hoeft te worden omdat de werkzaamheden via de termijnen van het project worden gefactureerd.

Is er meerwerk, maak dan een losse meerwerkorder met facturatietype 'Op regie' gekoppeld aan het project.

Als u tijdens het invullen van een verkooporder een nieuw product wilt toevoegen kan dat vanaf nu zonder de verkooporder te verlaten. Een soort van snel-toevoeg scherm voor producten.

Het opgeven van een productnaam, nummer, categorie, eenheid en prijs is minimaal nodig om een product te gebruiken op een verkooporder. Na het toevoegen van het product wordt het product direct toegevoegd aan de verkooporder.

Bedrijven in de constructie of met een werkplaatst hebben mogelijk gemak van de nieuwe calculator functie op verkooporderregels. Hiermee is het namelijk mogelijk de lengte en breedte in te vullen in mm's. Op basis daarvan wordt de oppervlakte berekend en ingevuld als aantal op de order. Meestal zijn de prijzen voor plaatmateriaal in m2.

De functie kan ook bruikbaar zijn bij andere producten die per m2 worden aangeboden zoals graszode bij hoveniers of vloerverwarming leidingen bij installateurs.