Email back-up maken met Outlook PST

Deze handleiding is bedoeld voor klanten die overgaan van pop3/imap email naar Office 365 en zelf hun mail willen bewaren / overzetten. We gaan er in deze handleiding vanuit dat u gebruik maakt van Outlook.

Stap 1: Maak en koppel PST bestand

Het idee van de handmatige back-up is dat u een los PST bestand maakt. Dit bestand zet u dan bijvoorbeeld in Mijn documenten met de naam 'Archief 2018'. Vervolgens koppelt u dit bestand in Outlook en verplaatst hier de mail naar toe. U heeft dan alle mail in een los bestand alsof het een Word of Excel bestand is.

Maak een 'Outlook-gegevensbestand':

Sla het bestand op in bijvoorbeeld 'Documenten' en geef het een duidelijke naam:

Maak in het Archief bestand mappen zoals 'Postvak In' en 'Verzonden items':

Ga naar uw eigen 'Postvak IN'. Druk op 'CNTR + A' om alle berichten te selecteren, klik met rechtermuisknop op deze selectie en kies voor 'Verplaatsen', kies vervolgens de juiste map.

Doe dit vervolgens voor alle mappen die u heeft. Uiteindelijk is uw eigen postvak helemaal leeg en staat alles in het PST bestand.

Contactpersonen kopiëren?

Heeft u ook contactpersonen, ga dan naar het tabje 'Contactpersonen'.

Klik met rechtermuisknop op 'Contactpersonen' en kies 'Map kopiëren'.

Kies vervolgens het archief bestand, er wordt dan een kopie van alle contactpersonen in het PST bestand gezet.

Op dezelfde manier als 'Contactpersonen' kunt u ook 'Agenda' en 'Taken' kopiëren.

 

Stap 2: Outlook opnieuw instellen

Als u alles heeft overgezet naar het PST bestand kunt u Outlook opnieuw instellen. Dit werkt het makkelijkste door Outlook af te sluiten en het Configuratiescherm te openen. Hier opent u het programma 'Mail'.

LET OP: Doe dit alleen wanneer u één postvak in Outlook heeft staan, overige postvakken zijn namelijk ook opgeslagen in uw e-mail profiel.

Klik daarna op 'Profielen weergeven' en verwijder vervolgens het profiel en klik op Sluiten. Ook het Configuratiescherm kan weer gesloten worden.

Open vervolgens 'Outlook', maak een nieuw profiel aan en stel uw nieuwe Office 365 e-mailaccount in.

Stap 2: Terugzetten back-up

Als uw nieuwe Office 365 e-mailaccount is ingesteld in Outlook en u kunt mail versturen en ontvangen dan kunt u de mail in het Archief weer terugzetten.

Open het PST bestand

Het PST bestand komt dan in uw lijst met postvakken te staan. Vervolgens kunt u alle mail weer terugverplaatsen of hier laten staan.

 

Hopelijk was deze handleiding naar wens!