Huisstijlen en rapporten als basis voor sjablonen

Een belangrijk onderdeel in het online systeem is onze rapportgenerator. Hiermee kan je pdf rapporten maken voor bijvoorbeeld een factuur of uitdraai van openstaande orders.

De basis voor dit systeem is de rapportgenerator die gebruik maakt van Word sjablonen. In andere woorden u kunt dus in Word een ontwerp maken voor uw factuur. Via speciale codes geeft u aan waar u bijvoorbeeld het factuurnummer wilt positioneren etc.

Vervolgens voegt u dit sjabloon toe via het rapporten systeem. Daarin zitten alle mogelijke rapporten. Het is mogelijk om meerdere sjablonen toe te voegen, maar er kan er maar één de standaard zijn.

Daarnaast maken we nog gebruik van huisstijlen. Door dit in te vullen met uw gegevens kunt u gebruik maken van alle standaard sjablonen die wij hebben gemaakt. Wel zo makkelijk.

Schermvoorbeeld(en)

Informatie over dit ontwikkelpunt

Onderwerp
Waarde
Info
Ontwikkelpunt
6246
 
Ontwikkeld op
19-11-2018
 
Ontwikkeld in versie
8.5.0
Versie gereleased?
Ja
 
Release datum
21-01-2019
 

Module

Meer...

Versie 8.5.0 / 6206
Online relatiebeheer met Suite MKB was al een feit en is nu helemaal bijgewerkt met alle kennis en ervaring uit het offline pakket. Vanaf alle perspectieven (offline, online, klantenportaal en app) kunnen relatiegegevens worden aangepast.

Vooral gebruikers in verkoop en administratie zullen hier gemak van hebben, maar ook voor de buitendienst is het ideaal om via de App gegevens te kunnen aanvullen.

Bij het online maken hebben we goed gekeken naar het offline pakket en die logica teruggebracht, met name voor bestaande klanten zal dit veel herkenning geven en zal de overgang vloeiend gaan.

Als we er evenveel over zouden schrijven als dat we eraan gewerkt hebben zou dit verhaal erg lang worden. De strekking is helder, online relatiebeheer zonder beperkingen!
De verkooporder als kern van het verkoopproces is nu offline én online beschikbaar in de Suite MKB. Overal en vanaf elk apparaat kan nu een digitale werkbon worden aangemaakt en ingevuld.

Belangrijk voor ons in deze fase is dat klanten wennen aan de online omgeving. Doordat klanten in de offline omgeving nog op de vertrouwde manier verder kunnen werken is er tijd om het online werken te verkennen en waar mogelijk te verbeteren. We noemen dit een hybride oplossing.

In de online omgeving zijn we meer gaan werken met met het idee van een workflow (zie schema). Een verkooporder moet een aantal stappen door om van status 'Concept' naar 'Verwerkt' te gaan. Dit is ook gevisualiseerd met het processtatus balkje.

De samenwerking tussen online omgeving, App en Klantenportaal is verder doorontwikkeld. Mooie toevoeging is het accorderen door de klant. De buitendienst medewerker kan via de App direct akkoord vragen en laten tekenen door de klant, dit kan ook via het Klantenportaal gevraagd worden. Uiteindelijk zorgt dit voor minder vragen achteraf, snellere facturatie en tevreden klanten!

Een uitdaging bij het maken van verkooporder online was het aantal kliks beperken en toch overzichtelijke schermen te houden waarop je direct de juiste informatie krijgt. Hierin hebben we telkens afwegingen moeten maken en we horen graag hoe dit in de praktijk bevalt.

In de groepen onder een verkooporder zitten de artikelen. Op het eerste tabblad van de verkooporder online wordt alles onder elkaar getoond zodat u overzicht heeft. Daarnaast is er een groepenscherm waardoor er meer ruimte is voor alle details per groep.

Het toevoegen van producten kan praktisch zonder de mui, hiervoor zijn diverse sneltoetsen bedacht die in de browser werken. Ook aan tablet gebruik is gedacht zodat de knoppen touchvriendelijk zijn en er genoeg ruimte tussen de velden zit.

De verkooporder is de eerste in het rijtje van offerte naar factuur, met deze versie zijn die eerste stappen gezet en kunnen we dit verder gaan optimaliseren op basis van de eerste ervaringen. We zijn benieuwd!
Met de Suite MKB App kan je nu alle naw-gegevens (naam-adres-woonplaats) van klanten bekijken, toevoegen en bewerken.

Uw buitendienst medewerkers kunnen vanaf nu meewerken aan het opbouwen en actualiseren van het relatiebestand. Handig als je op locatie bent en dan direct even het mobiele nummer en e-mailadres kunt registreren van de klant.

In de oude App konden alleen contactpersonen worden gezocht en bekeken, nu is hier de volledige relatie laag aan toegevoegd met daaronder de contactpersonen en adressen. De hele logica van het systeem met hoofdcontactpersonen en hoofdadressen is hierin doorgevoerd.

Het snel toevoegen van een relatie met contactpersoon en adres is teruggebracht tot één scherm met 9 velden, op basis daarvan wordt de volledige relatie aangemaakt en kan daarna worden aangevuld met extra info.

Verder is mogelijk bestanden toe te voegen en door te klikken naar projecten, abonnementen, activa, orders etc.. Van de klant.

Uiteraard kan het nieuwe toevoegen en bewerken met rechten worden ingesteld zodat u zelf kunt instellen wie wat mag.

Deze ontwikkeling gaat samen met het nieuwe Online relatiebeheer en het zelf kunnen aanpassen van gegevens door klanten via het Klantenportaal. Belangrijke stappen naar het volledig online werken!
Via het Klantenportaal hebben uw klanten toegang tot hun gegevens en documenten. Vanaf nu kunnen klanten zelf hun gegevens aanpassen en uitbreiden via het Klantenportaal. Hierdoor blijft uw relatiebeheer up-to-date, hoeft de klant het niet door te geven en bespaard u zelf uiteindelijk administratieve handelingen.

Voor de klant is het mogelijk bedrijfsgegevens, contactpersonen en adressen te wijzigen.

Wilt u liever dit in eigen beheer houden dan kan het wijzigen worden uitgezet via een instelling.
De laadtijd van een pagina bepaald mede het succes van online software. Elke klik kost tijd en hoe sneller hoe beter. Daarom hebben wij onze Suite MKB software geoptimaliseerd waardoor het laden van een pagina versneld is van 0,8 naar 0,1 seconde.

Hierdoor voelt het aan alsof de pagina niet meer geladen hoeft te worden omdat deze er eigenlijk direct is. Vooral in de App en ook bij dagelijks gebruik in de online omgeving geeft dit een stuk werkplezier.
Omzetgroepen zijn nieuw in de Suite MKB. De omzetgroep is bedoeld om de omzet van een factuur te boeken op de juiste grootboekrekening in de boekhouding. Hierdoor kunt u per factuur opgeven waar de omzet naar toe moet worden geschreven.

Denk aan het splitsen van alle facturen voor projecten, aanleg, installatie en onderhoudscontracten.

Het is direct goed doorgevoerd in het hele systeem, dus te beginnen bij het abonnement en de offerte en dan via het verkoopproces naar de factuur.

Uiteindelijk wordt de factuur door de boekhoudkoppeling geboekt op de juist btw- en omzetrekeningen.
Het proces van een verkooporder bestaat uit veel stappen. Het begint met een concept versie, dan wordt de order ingepland en uitgevoerd. Via de App wordt de order op voltooid gezet, op kantoor gecontroleerd, de klant geeft akkoord via het Klantenportaal en uiteindelijk is de order klaar voor facturatie.

Om dit inzichtelijk te maken hebben we nagedacht over de workflow en het visualiseren hiervan zonder al te veel schermruimte en woorden hiervoor te gebruiken.

We hebben een balkje gemaakt die zowel qua kleurvulling als helderheid laat zien hoever de verkooporder in het proces zit. Dit balkje is zichtbaar in de lijst en op het detail van de verkooporder.

Op het detailscherm wordt de status ook als tekst getoond.
Bij het maken van een offerte, order of factuur is het van belang om snel regels toe te kunnen voegen aan het document. Daarvoor is het handig als je slim en snel kunt zoeken in het productenbestand.

Hiervoor hebben we het zoeken en toevoegen van producten gecombineerd.

Om snel te kunnen werken kan veel gebruik worden gemaakt van het toetsenbord. Door bijvoorbeeld op '+' te klikken wordt de zoeker geopend, je kan dan direct beginnen met typen. De zoekopdracht wordt dan live uitgevoerd en het resultaat onder wordt gefilterd op de (verschillende) zoekwoorden. Zie onderstaand voorbeeld.

Als het resultaat 1 is dan kan je met de enter toets direct door, als het meer dan 1 resultaat is moet je met de muis op het product klikken om door te gaan.

Deze nieuwe product zoeker is de nieuwe basis voor online producten toevoegen als regel. We blijven hieraan werken en optimaliseren.
Kwaliteitsrapporten, ook wel checklijsten en controlelijsten genoemd kunnen nu ook toegevoegd worden via de App. De monteur of voorman kan per verkooporder groep 1 of meerdere kwaliteitsrapporten toevoegen en daarna invullen.

Dit maakt het een stuk makkelijker voor de servicemonteur die onderweg zijn order (werkbon) maakt, invult en wil afronden.
Het is nu ook mogelijk om bijlagen mee te sturen met een mailing. Handig als u een pdf of plaatje wilt meesturen met de mailing.