Gewerkte uren (activiteiten) weergeven onder de order in het Klantenportaal

In het Klantenportaal staan de offertes, orders en facturen van de klant. Onder de order worden de uren geboekt door de medewerker. Vanaf nu is het mogelijk deze uren (activiteiten noemen wij het in de Suite) weer te geven onder de order.

Hiervoor hebben we een instelling gemaakt met de keuzes:

1. Verbergen
2. Weergeven zonder omschrijving
3. Weergeven volledig

Bij weergeven kan je dus kiezen met/zonder omschrijving. Dit omdat soms in de omschrijving ook interne zaken staan of het kan ook dat omschrijvingen niet altijd volledig of foutloos geschreven zijn. Dit staat dan niet netjes naar de klant.

Bij weergeven zonder omschrijving is dan wel de datum, medewerker en de gewerkte uren zichtbaar. Hierdoor heeft de klant een goed beeld wanneer en hoelang wie geweest is.

Informatie over dit ontwikkelpunt

Onderwerp
Waarde
Info
Ontwikkelpunt
6273
 
Ontwikkeld op
11-10-2018
 
Ontwikkeld in versie
v9
Versie gereleased?
Ja
 
Release datum
01-04-2019
 

Module

Software
Relatiebeheer
Become-IT
14,28 mnd
Klantenportaal
14.280000

Software » Bedrijfssoftware » Relatiebeheer
Verbeter de service en relatie met klanten en bespaar tijd en geld door de papierloze communicatie en online betaalmogelijkheden.
3357 keer bekeken
Dienstverlening, Handel, Logistiek
Communicatie

Meer...

In het Klantenportaal staan documenten die u wilt delen met de uw klant. Denk aan offerte, orders en facturen. Maar ook het abonnement en activa van de klant staan in het portaal.

Bij al die 'bronnen' is het mogelijk om bijlagen toe te voegen. Dit kunnen afbeeldingen of documenten in bijvoorbeeld PDF, Word of Excel zijn.

Voorbeelden van hoe dit in de praktijk gebruikt wordt:
- algemene voorwaarden bij een offerte
- een tekening van een tuin bij de offerte (hovenier)
- losse materiaallijst bij een verkooporder
- plan van aanpak bij een verkooporder
- foto's van de oplevering bij een verkooporder

… en vul verder maar in voor uw situatie!

Ons advies is vooral te werken met afbeeldingen (jpg/png) of pdf bestanden zodat klanten het ook op een iPad of mobiel eenvoudig kunnen bekijken.

Per bestand wat u koppelt kunt u aanvinken waar het bestand allemaal zichtbaar mag zijn. Opties (meerkeuze) zijn:
a. Intern (standaard)
b. Bijlage (als dit (ook) is aangevinkt wordt het bestand bijgevoegd aan de mail bij het versturen van een bron document zoals een offerte, order of factuur)
c. Klantenportaal
d. App
Via het Klantenportaal hebben uw klanten toegang tot hun gegevens en documenten. Vanaf nu kunnen klanten zelf hun gegevens aanpassen en uitbreiden via het Klantenportaal. Hierdoor blijft uw relatiebeheer up-to-date, hoeft de klant het niet door te geven en bespaard u zelf uiteindelijk administratieve handelingen.

Voor de klant is het mogelijk bedrijfsgegevens, contactpersonen en adressen te wijzigen.

Wilt u liever dit in eigen beheer houden dan kan het wijzigen worden uitgezet via een instelling.
In het Klantenportaal staan de offertes, orders en facturen van de klant. Onder de order worden de uren geboekt door de medewerker. Vanaf nu is het mogelijk deze uren (activiteiten noemen wij het in de Suite) weer te geven onder de order.

Hiervoor hebben we een instelling gemaakt met de keuzes:

1. Verbergen
2. Weergeven zonder omschrijving
3. Weergeven volledig

Bij weergeven kan je dus kiezen met/zonder omschrijving. Dit omdat soms in de omschrijving ook interne zaken staan of het kan ook dat omschrijvingen niet altijd volledig of foutloos geschreven zijn. Dit staat dan niet netjes naar de klant.

Bij weergeven zonder omschrijving is dan wel de datum, medewerker en de gewerkte uren zichtbaar. Hierdoor heeft de klant een goed beeld wanneer en hoelang wie geweest is.
Resellers hebben ook een login in het Klantenportaal. Nu staan hier ook de gekoppelde abonnementen bij zodat de reseller kan zien welke abonnementen hij heeft aangebracht en waarvoor hij een fee ontvangt of de werkzaamheden voor moet uitvoeren.
Bij het versturen van een offerte, order, factuur etc ontvangt uw klant een infomail. Hierin staat zoiets als 'Uw offerte staat online'. Deze teksten hebben we nu meertalig gemaakt en via het taalcode systeem kunt u alle teksten naar wens aanpassen in elke taal.

Bij die infomail wordt als pdf bijlage de offerte, order, factuur etc meegestuurd. De naam die dit pdf bestand krijgt hebben we nu variabel gemaakt. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld 'Factuur 1000.pdf' '1000.pdf' of '1000-20180313-Become-IT.pdf' etc. instellen.

De elementen (tags) waaruit een bestandsnaam kan bestaan zijn:
- Nummer van de offerte, order, factuur etc
- Datum
- Bedrijfsnaam
- Onderwerp van de offerte, order, factuur etc

Naast tags kan ook gewoon vaste tekst worden gebruikt zoals 'Factuur 1000.pdf'.

Wij zijn erg blij met dit systeem, hierdoor kunnen we klantwensen in de naamgeving van documenten eenvoudig realiseren.
Versie 8.3.0 / 5544
Het Klantenportaal is volledig vernieuwd zowel qua vormgeving als invulling. Uw relaties kunnen inloggen in het Klantenportaal en kunnen hier hun gegevens wijzigen en hun complete dossier met alle documenten inzien.

Allereerst is er het nieuwe dashboard. Hierin heeft uw relatie direct een overzicht van alle gegevens die bij u bekend zijn. In een oogopslag is te zien of er bijvoorbeeld nog een offerte moet worden geaccepteerd en hoeveel facturen nog betaald moeten worden.

Het dashboard bestaat uit tegels en meldingen. Standaard tegels zijn 'Mijn gegevens' en 'Mijn collega's'. Afhankelijk van uw licentie staan er ook tegels voor 'Mijn offertes', 'Mijn orders', 'Mijn facturen' etc.

De meldingen werken hetzelfde als op een smartphone. Bij elke tegel staat of er een actie noodzakelijk is en hoeveel acties. Dit wordt altijd in rood weergegeven. Door erop te klikken kunnen de acties verwerkt worden, bijvoorbeeld een offerte accepteren of een factuur betalen.

Heeft u een relatie toegang gegeven om gastblogs voor u te schrijven of pagina's te onderhouden? Dan kunnen deze ook vanuit hetzelfde Klantenportaal benaderd en beheerd worden.

Wanneer een klant een bestelling heeft geplaatst, kan deze door het hele proces heen gevolgd worden. Van het moment dat de order wordt geplaatst of de offerte wordt geaccepteerd, tot de uiteindelijke factuur.

Ook is het mogelijk geworden om de eerder bij u bestelde producten te bekijken als u gebruik maakt van een webshop.

Naast inhoudelijk is veel tijd besteed aan de vormgeving, het ontwerp is qua kleuren en vakken gemoderniseerd en volledig responsive gemaakt. Wij zijn erg blij met het resultaat en zijn benieuwd naar de reacties.

Ga voor meer informatie naar: https://www.become-it.nl/nl/communicatie/paperless-met-eigen-klantenportaal/585/
Versie 8.1.0 / 5238
Een nieuwe mogelijkheid in het systeem is assortimentsbeheer. Dit wordt met name gebruikt bij locaties of resellers. Met assortimentsbeheer kunt u dan instellen welke producten door een reseller verkocht worden.

Maakt u gebruik van een grote shop dan is het ook mogelijk om dit niet per product maar per productcategorie, groep of shop in te stellen.
Vanaf nu is het mogelijk in te loggen met e-mailadres in plaats van gebruikersnaam. Hiervoor is een instelling aangebracht. Voordeel hiervan is dat relaties hun gebruikersnaam niet hoeven te onthouden. Nadeel is dat je geen contactpersonen kan toevoegen met hetzelfde e-mailadres.

De wachtwoord vergeten functie is hierop ook aangepast.
Vanaf nu is het ook mogelijk om aan te melden als leverancier via de website. Voor klanten in bijvoorbeeld de webshop was dit al mogelijk.

De leveranciersaanmelding kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor ZZP'ers die zich willen aanmelden bij uw bedrijf. Ook is het zinvol bij website waarop leveranciers zich kunnen presenteren in een profiel.

Automatisch wordt ook een speciale rol voor leveranciers toegekend, op deze rol kan autorisatie worden toegepast zodat leveranciers eerst geautoriseerd moeten worden voordat ze volledige toegang hebben tot alle leveranciersfuncties op de website of het intranet.
Klanten, leveranciers en resellers kunnen inloggen in het online relatiebeheer om bijvoorbeeld hun gegevens, orders of facturen in te zien.

Vanaf nu is het mogelijk het adres in te stellen na aanmelden of inloggen, er zijn 5 mogelijkheden:

- Adres na aanmelden klant
- Adres na aanmelden leverancier
- Adres na inloggen klant
- Adres na inloggen leverancier
- Adres na inloggen reseller

Deze instellingen zijn met name bedoeld voor maatwerk. Bijvoorbeeld als u een maatwerk dashboard voor klanten heeft of als u leveranciers na het aanmelden nog instructies wilt geven.