Uren facturatie per week

Bij de facturatie van uren kunnen de uren nu ook gegroepeerd per week op de factuur komen.

Informatie over dit ontwikkelpunt

Onderwerp
Waarde
Info
Ontwikkelpunt
6362
 
Ontwikkeld op
19-12-2018
 
Ontwikkeld in versie
Versie gereleased?
Nee
 

Module

Software
Verkoop
Become-IT
14,28 mnd
Verkooporder
14.280000

Software » Bedrijfssoftware » Verkoop
Bevestig verkopen makkelijk. Plan eenvoudig inkoop, voorraad en uitvoering. Werk onderweg via de App.
3817 keer bekeken
Dienstverlening, Handel, Logistiek
Planning

Meer...

Voorheen werd alleen de orderbevestiging van de verkooporder in het Klantenportaal gezet. In de nieuwe versie hebben we dit helemaal uitgebreid zodat alle informatie die relevant is voor de klant bekeken kan worden.

Middels instellingen is het mogeiljk de producten / activiteiten wel of niet te tonen in het Klantenportaal.

Ook is het mogelijk de status te volgen en als de order is voltooid deze te beoordelen en te ondertekenen voor akkoord.
De netto uren die onder een verkooporder geregistreerd staan worden bij het factureren meegenomen naar de factuur. Aangezien er uren van meerdere medewerkers, meerdere dagen en verschillende uurcodes onder kunnen zitten zijn er nogal wat mogelijkheden waarop u dit wilt weergeven op de factuur.

Hiervoor hebben we een instelling gemaakt zodat iedereen dit naar wens kan inrichten. De mogelijkheden zijn groeperen op:

a. uurcode
b. uurcode en medewerker
c. uurcode, medewerker en product
d. product
e. product en medewerker
f. week
g. dag (datum)

Hierbij gaat het vooral ook om het tarief. In de Suite is het mogelijk om de verkoopprijs in te stellen op de uurcode, medewerker en het product. Standaard wordt eerst de verkoopprijs van het product gebruikt, deze wordt overschreven door die van de uurcode als deze is ingesteld en die wordt weer overschreven door die van de medewerker als deze is ingesteld.

Hierdoor kunt u bijvoorbeeld voor een leerling een vaste verkoopprijs per uur instellen. Of voor projecten een ander tarief dan voor aanleg of onderhoud.
De verkooporder als kern van het verkoopproces is nu offline én online beschikbaar in de Suite MKB. Overal en vanaf elk apparaat kan nu een digitale werkbon worden aangemaakt en ingevuld.

Belangrijk voor ons in deze fase is dat klanten wennen aan de online omgeving. Doordat klanten in de offline omgeving nog op de vertrouwde manier verder kunnen werken is er tijd om het online werken te verkennen en waar mogelijk te verbeteren. We noemen dit een hybride oplossing.

In de online omgeving zijn we meer gaan werken met met het idee van een workflow (zie schema). Een verkooporder moet een aantal stappen door om van status 'Concept' naar 'Verwerkt' te gaan. Dit is ook gevisualiseerd met het processtatus balkje.

De samenwerking tussen online omgeving, App en Klantenportaal is verder doorontwikkeld. Mooie toevoeging is het accorderen door de klant. De buitendienst medewerker kan via de App direct akkoord vragen en laten tekenen door de klant, dit kan ook via het Klantenportaal gevraagd worden. Uiteindelijk zorgt dit voor minder vragen achteraf, snellere facturatie en tevreden klanten!

Een uitdaging bij het maken van verkooporder online was het aantal kliks beperken en toch overzichtelijke schermen te houden waarop je direct de juiste informatie krijgt. Hierin hebben we telkens afwegingen moeten maken en we horen graag hoe dit in de praktijk bevalt.

In de groepen onder een verkooporder zitten de artikelen. Op het eerste tabblad van de verkooporder online wordt alles onder elkaar getoond zodat u overzicht heeft. Daarnaast is er een groepenscherm waardoor er meer ruimte is voor alle details per groep.

Het toevoegen van producten kan praktisch zonder de mui, hiervoor zijn diverse sneltoetsen bedacht die in de browser werken. Ook aan tablet gebruik is gedacht zodat de knoppen touchvriendelijk zijn en er genoeg ruimte tussen de velden zit.

De verkooporder is de eerste in het rijtje van offerte naar factuur, met deze versie zijn die eerste stappen gezet en kunnen we dit verder gaan optimaliseren op basis van de eerste ervaringen. We zijn benieuwd!
Het proces van een verkooporder bestaat uit veel stappen. Het begint met een concept versie, dan wordt de order ingepland en uitgevoerd. Via de App wordt de order op voltooid gezet, op kantoor gecontroleerd, de klant geeft akkoord via het Klantenportaal en uiteindelijk is de order klaar voor facturatie.

Om dit inzichtelijk te maken hebben we nagedacht over de workflow en het visualiseren hiervan zonder al te veel schermruimte en woorden hiervoor te gebruiken.

We hebben een balkje gemaakt die zowel qua kleurvulling als helderheid laat zien hoever de verkooporder in het proces zit. Dit balkje is zichtbaar in de lijst en op het detail van de verkooporder.

Op het detailscherm wordt de status ook als tekst getoond.
Bij grote projecten is het boeken van materialen via de App lastig als het gaat om meerdere dagen/weken en waarbij veel artikelen worden gebruikt. Hiervoor is het dan handiger om meerdere groepen te maken. Dit is nu verbeterd in de App, hierbij de mogelijkheden.

1. Monteurs kunnen in de App zelf groepen aanmaken en voorzien van een omschrijving met daarin bijvoorbeeld een weeknummer, datum of soort werk
2. De omschrijving van de groep kan aangepast worden
3. De groep kan verwijderd worden als er nog geen materialen op geboekt zijn
4. De groep kan toegewezen worden aan een medewerker zodat die medewerker materialen kan boeken, als de groep niet wordt toegewezen dan kan alleen de medewerker van de verkooporder materialen boeken op de onderliggende groepen.

Stel dat je met 2 monteurs 5 dagen op een project zit. Dan kan je hier nu dus 1 verkooporder van maken en dan bijvoorbeeld per dag een groep of per medewerker per dag een groep of per soort werk een groep.
Versie 8.4.0 / 5959
Als alle werkzaamheden van een verkooporder zijn afgerond dan kan de order op status Voltooid worden gezet. Dit kan de buitendienst medewerker nu in de App doen.

Hierdoor weet de administratie op kantoor dat deze verkooporder gecontroleerd en gefactureerd kan worden zodat deze verwerkt is en er niet meer op geboekt kan worden.

Zolang de verkooporder nog niet door de administratie gefactureerd is kan de buitendienst medewerker de order ook weer op onvoltooid zetten mocht er nog iets gewijzigd moeten worden aan de order.