Stel uw schilderspakket samen
Het basispakket voor schilders is gericht op orderverwerking, urenregistratie en facturatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het klantenportaal en de app. Daarnaast kunt u zelf uitbreidingen toevoegen voor bijvoorbeeld offertes (calculatie), onderhoud, service en de boekhouding.
Stel uw pakket samen
Basispakket voor Schilders
Hosting met domein
Ons hosting pakket bevat alle opties die u nodig heeft voor een goed werkende website en mail.
Belangrijkste specificaties
- Snelle Intel Xeon processoren met ruim geheugen;
- Inclusief domeinnaam naar keuze;
- Inclusief https certificaat;
- Dagelijkse volledige backup.
Waar staan onze servers?
Onze eigen servers staan in Haarlem (AMS1). Hier gelden de strengste richtlijnen. Het centrum beschikt over een gas gebaseerd blussysteem, onderbrekingsvrije stroomvoorziening, secondaire back-up verbindingen, zeer strenge toegangscontrole, 24/7 monitoring en remote control onderhoud voorzieningen. Alle servers zijn via Gigabit verbindingen verbonden met het internet.
Monitorring
De servers worden 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, door ervaren technici in de gaten gehouden. Deze controle gebeurd door de 14 belangrijke services die op de machines moeten draaien met een interval van 5 minuten te testen. Indien er van een bepaalde service geen, of geen juiste, reactie komt worden onze technici hierover direct geïnformeerd en kunnen vervolgens de storing verhelpen.
Suite MKB
Onze servers zijn tot slot exclusief voor Suite MKB gebruikers. Dit zorgt voor snelheid in het laden van de pagina's en veiligheid in het afschermen van onze code en uw data.
Framework
Het Framework van Suite MKB is de basis, zonder Framework kan er niets ontwikkeld of gebruikt worden. Op het Framework kunnen alle standaard modules van Suite MKB geinstalleerd worden. Daarnaast is het mogelijk uw eigen maatwerk te laten ontwikkelen op het Framework. Voordeel hiervan is dat uw bestaande modules kunt combineren met uw eigen wensen.
Onderliggende bestanden
De module onderliggende bestanden kan worden gebruikt in het hele systeem. Bijvoorbeeld een tekening bij een offerte of extra afbeeldingen bij een product.
Heeft u een Suite MKB webshop dan worden de bestanden bij het product getoond. Van de afbeeldingen wordt automatisch een miniatuur gemaakt voor een snelle laadtijd.
In combinatie met een offerte, order of factuur wordt de module onderliggende bestanden gebruikt om bijlages toe te voegen. Met het vinkje 'Bijlage' kan per bestand worden aangegeven of het automatisch moet worden meegestuurd als bijlage bij het versturen van de offerte, order of factuur.
In combinatie met de module klantenportaal kunt u per bestand met het vinkje 'Klantenportaal' aangeven of dit bestand zichtbaar is voor de klant in het klantenportaal. Handig om bijlages van bijvoorbeeld uw offerte ook in het portaal te tonen.
In combinatie met de app kunnen uw medewerkers bestanden toevoegen aan een order en andersom kunt u met het vinkje 'app' aangeven of een bestand zichtbaar mag zijn in de app. Handig voor werkinstructies of tekeningen.
Deze module zorgt voor heldere communicatie en een georganiseerde aanpak van bijlages en documenten die horen bij een bron. Alles staat op de juiste plek en kan zo snel gevonden worden. Daarnaast kunt u afbeeldingen of documenten eenvoudig delen in de webshop, met klanten of collega's.
Relatiebeheer
Met relatiebeheer bent u verzekerd van één centraal systeem voor het registreren van relatiegegevens, contactpersonen en adressen. Dit vormt de basis van uw bedrijf en hierdoor ook uw systeem. Klanten kennen is klanten houden, daarom is het belangrijk alle relevante informatie gestructureerd te registreren.
In bijna alle modules van de Suite MKB kunt u een relatie koppelen zodat bijvoorbeeld de offerte of factuur wordt voorzien van naam, adres en woonplaats.
Met de module Klantenportaal kan je elke relatie ook een login geven zodat klanten bij hun eigen gegevens kunnen.
Voor relatiebeheer heeft u stuklicenties nodig per actieve relatie, de eerste 100 relaties zijn inbegrepen.
Klantenportaal
Het klantenportaal is digitale dossier voor klanten. In het portaal worden docuemten zoals offertes, orders en facturen opgeslagen voor de klant. Ook is er interactie mogelijk door het insturen van een servicemelding, het akkoord geven op een offerte of betalen van een factuur.
Elke relatie krijgt een persoonlijke login die toegang geeft tot het klantenportaal en eventueel beveiligde pagina's (intranet). De informatie is afgeschermd maar wel bereikbaar. Bij webshop gebruikers kunnen nieuwe klanten zich aanmelden en krijgen zo toegang.
Producten
De basis van een bedrijfsproces bestaat uit klanten, medewerkers en producten! Van offerte tot factuur en in de webshop maakt u hier gebruik van en zijn ze essentieel voor het verkopen van producten of leveren van diensten.
Het productnummer en de naam zijn de belangrijkste velden die steeds terugkomen. In het systeem is een zoekfunctie aanwezig om altijd snel en eenvoudig op trefwoord een product te vinden.
Belangrijke velden zijn de kostprijs, verkooprijs, eenheid, omschrijving en afbeelding. Echter er zijn nog veel meer velden en die zijn weer afhankelijk van welke modules je nog meer gebruikt. Bijvoorbeeld het veld minimale voorraad is alleen zichtbaar als je werkt met de module Voorraad.
Uitbreidingen op product zijn
- Calculaties voor het maken van samengestelde artikelen / recepten;
- Voorraad in combinatie met inkoop- en verkooporders;
- Uitvoeringen zoals een stoel in 4 kleuren;
- Relaties voor het linken van producten zoals opties, vereisten en alternatieven;
- Vertalingen voor het vertalen van producten;
- Specificaties voor ongelimiteerde mogelijkheden in vrije velden onder een product;
- Onderliggende bestanden voor extra afbeeldingen en pdf's.
Het zal u niet verbazen dat veel modules in de Suite MKB afhankelijk zijn van de module Product. Een essentieel onderdeel dus.
Activiteiten
De module Activiteiten (voorheen Uren & afspraken) geeft u inzicht in alle werkzaamheden en afspraken. Deze module werkt ideaal in combinatie met Orders en de App.
De registratie van de activiteit wordt altijd gekoppeld aan een relatie. Dit kan een klant zijn of u zelf als het gaat om interne werkzaamheden. Naast de relatie geeft u de datum, tijd, uurcode, gewerkte uren en een omschrijving op.
Een activiteit kan ook gekoppeld worden aan een bon, bijvoorbeeld een order, orderregel of activum. Dit koppelen of beter gezegd inplannen van uren is heel eenvoudig gemaakt op het activiteiten weekscherm. Op dit scherm staan alle openstaande orders en u ziet direct welke medewekers nog beschikbaar zijn. In combinatie met de App worden de geplande activiteiten automatisch doorgezet naar de juiste medewerker.
Het weekscherm laat per week alle activiteiten van een medewerker zien. Dit kan in lijst vorm of visueel met blokjes en kleuren. Op het scherm kan gefilterd worden op week, dag, medewerker, activiteit en order. Hierdoor heeft u vanuit elk perspectief overzicht over de geplande en geregistreerde activiteiten.
In de module activiteiten zitten uitgebreide selectie mogelijkheden waarmee u elk gewenst overzicht kunt opvragen. Bijvoorbeeld alle activiteiten besteed aan een project of alle uren van een medewerker in november.
De standaard rapporten zijn:
- Rapport gegroepeerd op medewerker / week
- Rapport gegroepeerd op relatie / medewerker / project
- Overzicht per jaar / uurcode
- Log
- Export van alle velden naar Excel
Personeel
Met de module Personeel registreert u alle stamgegevens van uw medewerkers. De personeelsmodule wordt ook wel HRM (Human Resource Management) genoemd. De registratie bestaat uit naam- en adresgegevens, persoonsgegevens en contract informatie.
In de basis wordt de personeelsmodule gebruikt om medewerkers te registreren en hun toegangsrechten in te stellen. Elke medewerker is gekoppeld aan een rechtengroep, in deze rechtengroep zijn de rechten per module instelbaar. De rechten bestaan uit diverse niveau's van toevoegen, bewerken en verwijderen.
Naast het registreren medewerkers en toegangsrechten kunt u per medewerker het contract en verlof per jaar bijhouden. Dit is alleen mogelijk in combinatie met de module Activiteiten. Ook betaald verlof, ziekte en overuren kunnen zo worden vastgelegd. Het contract wordt gebruikt in de planning.
Ook voor de registratie en geldigheid van een rijbewijs, vergunningen, certificaten en diploma's zoals VCA is een systeem. Hierin kan je per medewerker alle registratie ingevoeren eventueel met pdf bestand. Er is een lijst waarop staat welk rijbewijs, vergunning of certificaat is verlopen zodat hier tijdig actie op kan worden ondernomen. Ook is het hierdoor mogelijk om per project snel in te zien welke medewerkers die aan dit project werken welke vergunningen, certificaten en diploma's hebben.
Voor bedrijven die service verlenen en gebruik maken van de app is er de mogelijkheid om storingsdiensten in te voeren. Bij elke medewerker kunnen dan datum worden geselecteerd waarop ze storingsdienst hebben. In de app is dan voor iedereen zichtbaar wie er wanneer storingsdienst heeft. Verder worden deze gegevens meegenomen in de overzichten voor verlof en verloning.
Deze module bevat standaard 3 medewerkerlicenties, extra medewerkers (actief met login) worden in rekening gebracht.
App
Met de App voor Suite MKB heeft u op kantoor of onderweg uw klantgegevens bij de hand. Zoek intuïtief op naam of adres en alle contactpersonen worden snel gevonden. Door de integratie met uw telefoon kunt u direct bellen, e-mailen, de website van de klant bezoeken of de route plannen.
De App werkt op elke smartphone via de browser, uw medewerker krijgt een persoonlijke login waarmee hij zijn eigen werkzaamheden via de App kan inzien en afvinken. Afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.
In de ontwikkeling heeft Become-IT uitgebreid nagedacht over de informatie en functionaliteit die beschikbaar moet zijn voor de medewerker. Vervolgens is gezorgd voor de technische realisatie zodat de integratie tussen het ERP systeem Suite MKB en de App optimaal verloopt. In het lijstje hieronder ziet u de mogelijkheden van de App die beschikbaar zijn.
Mogelijkheden van de App
- Relatiebeheer
- Orders
- Transportorders
- Productieorders
- Activiteiten (Uren / Bezoekverslagen / Taken / Afspraken / Ziekte / Verlof)
- Activa beheer
Voordelen
- Medewerkers in de buitendienst kunnen hun werkzaamheden via de App zien en boeken
- Minder kantoorbezoek, omdat orders al in de App staan
- Planning kan gedurende de dag nog aangepast worden
- Productiever door actuele informatie en papierloze verwerking
- Direct uren registreren via de App
- Geen extra werk en fouten, omdat uren- & materialenbriefjes overbodig zijn
- Makkelijk factureren en sneller betaald krijgen
- Minder administratie en meer inzicht voor verkoop, planning en management
Rechten
Elke medewerker heeft een functierol. In deze rol is ingesteld wat de rechten zijn voor toegang, schrijfrechten en manager functies per module in de App.
Voorbeelden
De verkoper gebruikt relatiebeheer, notities en bekijkt de laatste orders van de klant. De productieleider plant zijn productieorders en zorgt dat ze worden afgemeld. De order kan gebruikt worden als werkbon door medewerkers om uren op te boeken en de transportorder gebruikt de chauffeur voor de ondertekening bij aflevering. Dus afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.
Licentiemodel
De licentie voor het gebruik van de App is eenvoudig gehouden, u heeft alleen de App licentie nodig en per medewerker kunt u de toegang instellen. Afhankelijk van uw Suite MKB licentie kunt u dan gebruik maken van de mogelijkheden in de App.
Order
De module Order wordt gebruikt voor het invoeren en plannen van orders. Een order bevat alle afspraken met uw klant voor het leveren van goederen en diensten (uren).
Een order kan ontstaan uit:
- Losse invoer voor verkoop van producten
- Losse invoer voor uitvoeren van servicewerkzaamheden
- Een offerte die akkoord is
- Een webshop order
- Service interval van een abonnement
Het beginscherm van de module Orders bestaat uit een zoekscherm waarop alle openstaande orders staan. Een onmisbaar scherm voor orderplanners en de verkoopafdeling.
Zowel voor handelsbedrijven als dienstverlening is de order de basis van de planning. Het leveren van producten en inplannen van werkzaamheden wordt gedaan op de order. Zodra deze is verwerkt kan de factuur worden gemaakt.
Verkoopt u producten en maakt u gebruik van voorraad, dan wordt de economische voorraad van de producten bijgewerkt als de order in backorder wordt gezet. Economisch gezien staan deze producten gereserveerd voor deze klant. Zodra de order is verwerkt wordt de technische voorraad bijgewerkt.
Voor dienstverlening is de module Activiteiten essentieel, hiermee kunnen uren worden geboekt op de order / werkbon. Dit kan ook onderweg via de App. Bij de facturatie van de order kunnen deze uren worden meegenomen. Meer hierover bij de module Activiteiten online en bij de App omschrijvingen.
Factuur
De module Factuur is de laatste stap in het proces van offerte tot factuur. Met deze module maakt u snel en eenvoudig losse facturen of factureert u automatisch via abonnementen, orders of sessies.
Het systeem maakt automatisch een factuurnummer aan. Dit nummer is uniek en kan niet gewijzigd of verwijderd worden. Wel is het mogelijk een factuur leeg te maken en het nummer te gebruiken voor een andere factuur.
Na het kiezen van de relatie worden automatisch de factuurcontactpersonen, het adres en de condities opgehaald uit relatiebeheer en ingevoerd op de factuur. Alle producten uit het productenbestand kunnen worden gekozen op de factuurregels en vervolgens wijzigt u de gewenste aantallen, prijzen en eventuele korting.
Voor het versturen van de factuur heeft u de mogelijkheid uit Post en Klantenportaal. Deze mogelijkheid kunt u in relatiebeheer per klant instellen. Met de optie Klantenportaal stuurt u een mail met de factuur en daarbij een link naar het klantenportaal. In combinatie met Betalingen kan je dan ook gelijk een online betaallink mee sturen. Met de optie Post wordt de factuur als download beschikbaar gesteld om te printen of handmatig te mailen.
Standaard kunt u drie herinneringen versturen en zelf bijbehorende teksten instellen.
Een factuur die verstuurd is kan worden geexporteerd naar uw boekhouding, nadat deze is geexporteerd is kan hij niet meer worden aangepast. Met de boekhoudkoppeling wordt de betaalstatus automatisch teruggekopeld.
Binnen de facturen module zijn slimme zoekschermen, selecties en rapporten aanwezig voor uitgebreid inzicht in uw omzet en openstaande betalingen.
Aanbevolen modules
Calculaties
Deze module wordt gebruikt om een product, offerte of productieorder te calculeren. De calculatie bestaat uit producten (producten + norm), uren (uurcodes + norm) en prijscomponenten. Samen vormt dit de nieuwe kostprijs en verkoopprijs.
Een prijscomponent kan een percentage of vast bedrag zijn. Het percentage wordt berekend over de basis verkoopprijs, over de incrementele verkoopprijs of over het eindtotaal.
Voorbeelden van prijscomponenten zijn commissie, winst, garantie, risico, afronding en korting.
Een calculatie product kan als sjabloon ingesteld worden, deze wordt overgenomen naar de offerte en kan dan op maat verder aangepast worden. Je hoeft dus niet voor elke unieke combinatie een losse calculatie te maken, dat scheelt veel tijd en houdt het systeem overzichtelijk.
De onderliggende componenten van een calculatie product worden zichtbaar in de app. Hierdoor weet een medewerker wat er nodig / aangeboden is.
In combinatie met productieorders en voorraad werkt het ook mooi, dan kunt u namelijk een calculatie product produceren zodat dit product op voorraad komt, automatisch worden dan alle verbruiksproducten afgeschreven van de voorraad. Op basis van deze behoefte is ook een besteladvies met ijzeren voorraad in het systeem waarmee u op tijd inkooporders kunt maken. Overigens is het ook mogelijk om zonder voorraadregistratie te produceren met de module productieorder, dan is het meer voor aansturing voor mensen in de werkplaats.
Product relaties
Door middel van product relaties kunt u producten aan elkaar verbinden en daarbij de relatie aangeven.
De volgende relaties zijn standaard mogelijk:
- Meepakker Producten die passen bij het product in het winkelmandje. Deze staan onder het winkelmandje
- Opties Producten die je bij een bepaald product kan bestellen. Deze staan op de productpagina.
- Alternatief Als een product uitverkocht is, wordt daaronder een alternatief product getoond.
- Afhankelijk Bij het product worden andere producten genoemd, die er automatisch bijbesteld worden. Dit product is afhankelijk van de andere producten.
In combinatie met de Suite MKB webshop worden de productrelaties weergegeven onder het product waaraan ze zijn gekoppeld.
Onderhoud
Een abonnement is een overeenkomst met een klant die periodiek wordt gefactureerd of geïncasseerd. Een abonnement bestaat uit producten met een prijs per maand. Op basis van de facturatiecyclus wordt het abonnement gefactureerd.
Per abonnement is het mogelijk om een opleverformulier te printen voor de klant, hierop staan alle belangrijke gegevens van het abonnement.
Cyclussen kunt u zelf aanmaken, bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Vervolgens kunt u per cyclus een overzicht maken van alle abonnementen die u moet factureren en hier een facturatiesessie van maken. In een facturatiesessie zitten meerdere facturen die u als groep kunt opvragen, printen of exporteren naar de factuur online website.
In combinatie met de module Incasso kunt u een incasso opdracht maken van een facturatiesessie. Van de incasso wordt een historie opgebouwd.
Met Abonnement online kunt u het abonnement exporteren naar de website zodat uw klant het abonnement kan inzien via zijn relatielogin.
Onderhoud facturatie
De module abonnement facturatie verzorgt de volledige facturatie van abonnementen. Op het abonnement geeft u op vanaf wanneer en met welke cyclus u het abonnement wilt factureren. Op basis van deze gegevens en de laatste factuur maakt het systeem automatisch nieuwe facturen aan.
Met de optie voorcalculatie is het mogelijk vooraf te kijken welke klanten een factuur krijgen en wat het totaalbedrag is. Via voorcalculatie kunt u een controle uitvoeren op de te factureren abonnementen.
Als de voorcalculatie correct is kunt u de definitieve facturen aanmaken, bekijken, printen en versturen.
Voor abonnement facturatie heeft u ook de module Verkoopfacturen en Verkoopfacturen sessies nodig.
Onderhoud inplannen
Op het abonnement is de mogelijkheid om automatisch orders in te plannen. Dit om periodieke onderhoudswerkzaamheden uit te voeren. De aangemaakte order blijft gekoppeld aan het abonnement.
U kunt op het abonnement aangeven wat de startdatum is en vervolgens de interval vanaf die startdatum. Bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks.
De producten gekoppeld aan het abonnement worden automatisch meegenomen naar de order bij het inplannen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de producten die nodig zijn voor het onderhoud reserveren via de order. In combinatie met voorraad en het besteladvies kan dit dan tijdig besteld worden.
Op het abonnement is het mogelijk specificaties/opmerkingen te plaatsen die kunnen worden geprint op het order rapport.
Betalingen
Binnen de Suite MKB is het mogelijk betalingen te registreren.
Mogelijkheden:
- Betaallink meesturen of delen;
- Betalingen registreren van iDEAL, Mollie of Paypal;
- Handmatig betalingen toevoegen aan weborder of factuur;
Als je van een weborder een order maakt voor de levering worden de betalingen meegenomen, je kan dan direct de order vooraf facturen zodat de klant een factuur krijgt. Daarna kunnen op de order geen wijzigingen meer worden gedaan.
Betaalproviders
Voor online betalingen heb je een contract met een betaalprovider nodig, bijvoorbeeld Mollie of iDEAL professional.
Voordeel van Mollie is dat je snel kunt starten en geen vaste maandkosten hebt. Voordeel van iDEAL professional is dat het geld per transactie direct wordt overgemaakt en dat je aan het eind van de maand een factuur krijgt voor het iDEAL contract met de transactiekosten.
Hieronder een overzicht van de kosten: (prijzen onder voorbehoud)
- iDeal Professional van de Rabobank
- Entreekosten: € 100,- (eenmalig)
- Abonnementskosten: € 20,- per maand
- Transactiekosten: € 0,25
- iDeal Advanced van ING
- Entreekosten: n.v.t.
- Abonnementskosten: € 20,- per maand
- Transactiekosten: € 0,35
- iDeal Zelfbouw van ABN Amro
- Entreekosten: n.v.t.
- Abonnementskosten: € 20,- per maand
- Transactiekosten: op aanvraag beschikbaar bij de bank
- Mollie
- Transactiekosten: € 0,35
- Uitbetaling: Batch per dag, week, maand. Hiermee is het niet mogelijk om op basis van de transactie af te letteren, hiervoor moet je inloggen in het Mollie dashboard om te zien welke facturen bij de betaalbatch horen.
Koppeling boekhouding
De Suite MKB kan gekoppeld worden aan je boekhoudpakket, op dit moment ondersteunen wij:
- SnelStart
- Exact Online
- Twinfield
Voor Unit4 gebruikers adviseren we over te stappen op Exact aangezien dit overgenomen is.
De boekhoudkoppeling zorgt ervoor dat de klanten en leveranciers worden aangemaakt in de boekhouding en dat de facturen worden geëxporteerd naar het verkoop dagboek. Een factuur die is geëxporteerd naar de boekhouding kan niet meer worden gewijzigd in de Suite MKB.
Omzetgroepen
U kunt in de Suite MKB omzetgroepen maken met aparte omzetrekeningen zodat u dit kunt opsplitsen in de boekhouding. Omzetgroepen zijn instelbaar per product of per factuur.
Accountantskoppeling
Geef uw accountant gratis toegang tot de Suite MKB, hiervoor is geen extra medewerkerslicentie nodig. Met de speciale rechtengroep accountant kan de accountant meekijken waar nodig.
Betaalstatus bijwerken
Als de factuur in de boekhouding gemarkeerd is al betaald (bijvoorbeeld door het matchen van uw bankafschrift) wordt de betaalstatus verwerkt op de factuur in de Suite MKB en in het klantenportaal. Op basis hiervan kunt u herinneringen versturen via de Suite MKB.
Kostenplaatsen
Een Suite MKB project kan als kostenplaats worden aangemaakt zodat inkoopfacturen op het project kunnen worden geboekt. In de Suite MKB is dan op het project inzichtelijk hoeveel inkoop er is geregistreerd op het project.
SnelStart
Als partner van SnelStart adviseren we u in de aanschaf van de juiste SnelStart licentie en helpen we met de installatie en inrichting van uw boekhouding. Voor specifieke boekhoudkundige vragen verwijzen u naar uw boekhouder.
Offerte
Met de module Offerte maakt u snel en eenvoudig offertes.
De contactpersoon, het adres, de medewerker, taalcode, leveringsconditie, betalingsconditie en de offerte voorwaarden worden standaard ingevuld na het kiezen van de relatie. Vervolgens schrijft u een openingstekst of kiest u een eerder gebruikte tekst via het teksten systeem.
De offerte bestaat uit twee niveau's waarin u de producten kunt aanbieden. U heeft de keuze uit hoofproduct met subproducten of een hoofdgroep (zonder prijs en aantal) met producten.
De offerte kan met één druk op de knop worden gemaild als pdf document in uw eigen huisstijl. Uiteraard kan de offerte ook geprint worden.
Als uw klant akkoord is met de offerte kunt u de offerte omzetten naar een order en op hetzelfde moment eventueel ook een project aanmaken.
Ook handig!
CSV import
Met de module import kunt u lijsten inlezen uit een Excel (csv) bestand. Nieuwe producten zullen worden toegevoegd en bestaande producten worden bijgewerkt.
Het is ook mogelijk alleen de prijs van een selectie producten aan te passen. In Excel staat dan alleen de kolom productnummer en prijs. In dit voorbeeld is het handig om eerst een export te maken van de selectie. Dan de prijs aan te passen in Excel en dit vervolgens weer te importen. Op deze manier zijn alle velden batch gewijs aan te passen.
De verschillende imports kunt u opslaan als importdefinitie.
Een handige functie in deze module is het matchen van afbeeldingen. Vooral grote webshops zullen dit veel gebruiken. U kunt jpg bestanden in een import map plaatsen, deze worden vervolgens gematched op productnummer en bij het product geplaatst. Als het product actief is en op de webshop staat wordt de afbeelding ook geupload. Als het product al een afbeelding had, dan wordt deze vervangen.
Klantenservice
Overzicht over alle vragen, wensen en storingen van klanten heeft u met de module klantenservice. Klanten kunnen zelf een melding doen via het Klantenportaal of het Service Meld Punt. Medewerkers kunnen via de App meldingen invoeren en in behandeling nemen op een verkooporder.
Als de melding is gekoppeld aan een relatie kan deze direct in behandeling worden genomen op een verkooporder. Bij een melding van een nieuwe klant (verkoopkans) kan deze worden omgezet in een verkoopofferte. Vanuit de verkoopofferte kan de relatie definitief worden aangemaakt als de nieuwe klant akkoord gaat met de offerte.
Voor activa gebruikers heeft de klantenservice module extra waarde omdat de meldingen gekoppeld kunnen worden aan het activum. Op die manier houdt u een onderhoudshistorie bij.
Onder personeelsgegevens kunt u met de module Klantenservice ook per dag storingsdienst ingeven. In de App is dan onder Activiteiten zichtbaar wie wanneer storingsdienst heeft. Op het urenoverzicht staat aangegeven hoeveel dagen een medewerkers storingsdienst heeft gedraaid.
Taken
Met de module Taken worden todo's gekoppeld aan een relatie, medewerker en voorzien van een vervaldatum en prioriteit. Een handig systeem om alles wat je nog moet doen uit je hoofd te krijgen door het vast te leggen en op de juiste tijd op te volgen.
Naast het koppelen van een taak aan een relatie en medewerker kan de taak ook worden voorzien van een bron. Denk aan een offerte (terugbellen), abonnement (opzegging verwerken) order (iets uitzoeken) of factuur (credit maken).
Op elke bron (zoals relatie, offerte of abonnement) is een tabblad Taken. Hier staan alle openstaande en verwerkte taken die horen bij die bron. Vanuit dit tabblad kan ook snel een nieuwe taak aangemaakt worden.
Verder is een algemeen takenoverzicht waarop je taken van jezelf of collega's kunt bekijken en verwerken. Vanuit het takenscherm kan je ook doorklikken naar de bron.
Voorraad
De voorraad module geeft per product actueel inzicht in de voorraad. Het uitgangspunt is de technische- en economische voorraad van het product. Daartussen zitten alle mutaties van openstaande bestellingen, leveringen en assemblages.
Op het voorraad informatiescherm komt alle informatie samen en kunt u direct inzoomen op orders, inkooporders, en assemblageorders.
Via het bestelscherm kunt u de ijzeren voorraad vergelijken met de economische voorraad en zo op tijd inkooporders plaatsen.
Inkooporder
De module Inkooporder is de basis om bestellingen te beheren. Op de inkooporder plaatst u alle producten die u wilt bestellen bij een leverancier. Een inkooporder kan ook aangemaakt worden vanuit een order of een besteladvies.
Op het beginscherm kunt u filteren en sorteren. Standaard staan alle openstaande inkooporders in beeld. Een handig instrument voor de inkoper.
Op het moment dat de inkooporder wordt geplaatst wordt de Economische voorraad bijgewerkt. Dit is namelijk de voorraad die aanwezig is in het magazijn (Technische voorraad) minus de reserveringen en plus de uitstaande bestellingen.
Zodra de inkooporder is verwerkt wordt de (technische) voorraad bijgewerkt. Voor meer mogelijkheden wordt de module Goederenontvangst aangeraden.
De inkooporder is de basis voor de goederenontvangst. De leverancier dient uw inkoopordernummer als referentie te gebruiken op hun documenten. Hierdoor wordt de controle van ontvangsten en inkoopfacturen eenvoudiger.
Bestellen
Met de module bestellen maakt u automatisch inkooporders van een order of productieorder.
Het systeem maakt per leverancier een inkooporder aan van de gemarkeerde producten. Het aantal en de inkoopprijs worden ingevuld.
Bij het bestellen wordt rekening gehouden met de minimale bestel hoeveelheid en eenheid.
De verdere procedure wordt afgehandeld door de module inkooporders, als referentie wordt het ordernummer gebruikt.
Medewerker licenties
Vul het aantal medewerkers in die met de Suite en/of App gaan werken, standaard wordt de Suite geleverd met 3 medewerker licenties.
Voor inhuur/zzp is niet perse een licentie nodig, alleen als ze bijvoorbeeld zelf hun uren boeken via de App.
Elke medewerker heeft een rechtengroep en daarmee is ingesteld welke informatie zichtbaar is en aangepast mag worden.
Start met Suite MKB met een kennismaking
Jesse is het vaste aanspreekpunt voor schildersbedrijven binnen Become-IT. Zodra u een demo aanvraag heeft gedaan zal hij contact met u opnemen, tijdens dit gesprek bespreken we samen uw wensen en plannen we een demo in.
Tijdens de demo gaan we samen de huidige situatie, wensen en vraagstukken bespreken en doorlopen we Suite MKB en bekijken de modules die een oplossing bieden voor uw wens of vraagstuk.
Veelgestelde vragen
Wij kunnen uw Suite MKB systeem binnen één week opleveren en inrichten zodat u kunt inloggen en starten met het aanmaken van medewerkers en verdere ingebruik name.
De opstartfase bestaat uit:
- Installatie: dit doen wij en is veelal in een dag afgerond.
- Conversie: dit is het overzetten van bestaande gegevens vanuit bijvoorbeeld Exact, SnelStart of uit Excel. Afhankelijk van de hoeveelheid, het soort gegevens en de bron varieert dit van 2 tot 8 uur.
- Inrichting: we nemen alle modules met u door zodat we het helemaal naar wens kunnen instellen. Ook stellen we alle koppelingen in met externe partijen zoals Exact en Mollie.
- Huisstijl: wij maken alle documenten zoals offerte en factuur op volgens uw huisstijl.
- Voorbereiding: het 'kantoor' personeel gaat werken met het systeem en zorgt dat alle lopende orders en de planning erin staat.
- In gebruik name: alle medewerkers krijgen een login, uitleg en toegang tot de App.
- Nazorg: wij kijken mee of het systeem gebruikt wordt zoals bedoeld, we geven tips en helpen bij het optimaliseren van de processen. Ook helpen we bij selectie en rapportage vragen.
- Updates: elke maand wordt automatisch de Suite MKB update geinstalleerd op de eerste dinsdag van de maand, in het systeem kan je alle wijzigingen lezen in de releasenotes.
Heeft u daarna wensen of ideeën voor Suite MKB dan verwerken wij die graag. Samen maken we het voor alle gebruikers beter!
Wij kennen geen proefperiode omdat wij graag persoonlijk uw situatie doornemen en een rondleiding geven tijdens een demo. Ook wordt voor een demo omgeving altijd speciaal een klantenportaal geregistreerd en ingericht met uw huisstijl en bedrijfsgegevens. Na dit gesprek kunt u de demo omgeving nog een korte tijd gebruiken om zelf het systeem te bekijken.
De opstartkosten zijn eenmalig en gaan over het overzetten van gegevens, het inrichten van alle processen en het trainen van de medewerkers. Na de demo bespreken we jullie wensen hierbij en geven een indicatie van de opstartkosten. Na de opstartfase heb je recht op basisondersteuning via telefoon of mail, hieraan zijn geen extra kosten verbonden.
De maandprijs van de Suite MKB is een optelsom van alle licenties. Naast dat u gebruik kunt maken van de software krijgt u:
- Recht op de laatste versie via de maandupdates.
- Recht op ondersteuning bij storingen.
- Recht op korte instructie en begeleiding via telefoon of e-mail.
- Recht op gebruik van onze hulp-op-afstand software.
- Recht op gebruik van onze website met klantenservice, dienstenoverzicht en pinpointregistratie systeem.
Uiteraard helpen we u graag bij andere zaken zoals maatwerk wensen of het uitvoeren van bepaalde taken zoals het inlezen van artikelbestanden van leveranciers of het inrichten van zaken.
In veel gevallen zal in de opstartfase consultancy uren nodig zijn voor de conversie, inrichting en opstart. Daarna (1 á 2 maanden) volstaat al snel het maandbedrag.
Schroom echter niet om het ons te vragen, soms kunnen wij bepaalde dingen heel snel verwerken, dan is het voor u efficiënter om het te laten doen.
De Suite MKB licentie die je hebt wordt per kwartaal gefactureerd vanaf de startdatum, je ontvangt de factuur per e-mail. Wijgingen in de licentie worden op de eerstvolgende factuur doorgevoerd. Wilt u liever een maandelijkse factuur dan kan dat, geef dit dan door aan de consultant.
Wij investeren veel in het beschermen van uw gegevens door veel tijd te stoppen in het ontwikkelen en testen van onze software. Daarnaast werken we met de nieuwste hostingservers, besturingsystemen en monitoring software.
Onze servers zijn exclusief, dat betekent dat alleen Suite MKB gebruikers hier gebruik van mogen maken. Ook is onze softwarecode beschermt waardoor het minder gevoelig is voor hackers. Standaard wordt elke Suite voorzien van een https certificaat waardoor alle gegevens beveiligd worden uitgewisseld.
Tot slot werken wij met 'Meekijken toestaan', hierdoor moet u zelf de omgeving openstellen als iemand van Become-IT wil meekijken voor support of consultancy.
Als u al een website heeft kunt u 2 dingen doen:
- Uw huidige website laten overzetten naar het Suite MKB cms systeem en het klantenportaal daarmee integreren.
- Een aparte domeinnaam registreren waarop het klantenportaal werkt.
Optie 1 is op zich het mooiste, dan heeft u alles onder uw eigen domeinnaam en kunt u alles nog beter combineren. Optie 2 is praktischer als u de website in onderhoud heeft bij een web/marketing bureau.
Voor de klant maakt het niet veel uit, als ze een offerte krijgen per mail dan staat daarin een link naar het klantenportaal. Ook geeft het klantenportaal herkenning omdat u hier een eigen foto en logo op kunt plaatsen.
Ja dat kan. Een zzp'er kunt u een login geven voor de app zodat deze bijvoorbeeld zijn gewerkte uren kan registreren en de planning kan inzien.
Om kosten te besparen zou u ook een algemene 'zzp' login kunnen aanmaken die gebruikt wordt door meerdere zzp'ers die voor uw werken. Dat is vooral handig als u veel wisselende zzp'ers heeft. Bij vaste zzp'ers is het handiger om een eigen login te gebruiken. Dit omdat je dan hier ook uren rapportage op kunt doen en je later beter weet wie/wat gedaan heeft.
In het systeem kunt u rechtengroepen maken en die koppelen aan de zzp'ers. Zo kunt u exact instellen wat ze wel/niet mogen in de app.
Het abonnement wordt per kwartaal gefactureerd, u kunt opzeggen voor de vervaldatum. Dus voordat de volgende factuur is verstuurd.
Belangrijk is dat wij geen wachtwoorden ongecodeerd opslaan. Ook gebruiken wij uw data niet voor andere doeleinden zoals benchmarking.
Binnen de nieuwe AVG heeft uw klant ook rechten. Nieuw is bijvoorbeeld het recht om vergeten te worden. Dit recht is bijvoorbeeld ingebouwd, u kunt een klant verwijderen. Het recht op inzage hebben we geregeld via het klantenportaal, daar kan de klant alles zien wat van hem geregistreerd wordt.
Als gebruiker van de Suite MKB sluit u een verwerkersovereenkomst af met Become-IT. Hierin staan onder andere afspraken over welke beveiligingsmaatregelingen zijn getroffen en wat te doen bij een datalek.
Zo werkt het!
Plannen, offreren en factureren
Bespaar tijd met onze makkelijke en overzichtelijke software. De backoffice van de Suite MKB is de kern van het systeem. Wij werken via een browser, daardoor kunt u met ons systeem op elk moment vanaf elke locatie op elk apparaat werken in de online versie van de Suite MKB. Door gebruik te maken van de App is deze ook op uw telefoon erg handig te gebruiken. Wij kunnen u een totaaloplossing bieden voor communicatie, planning en uitvoering.
Speciaal voor Schilders
Wij werken met:
Zij gingen je voor
