Stel uw transport software pakket samen
Het basispakket voor transportbedrijven is gericht op orderverwerking, cmr beheer en facturatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het Klantenportaal en de App. Daarnaast kunt u zelf uitbreidingen toevoegen voor bijvoorbeeld verzamelfacturatie, offertes (calculatie) en urenregistratie. Elke Suite MKB module kan gekoppeld worden.
Stel uw pakket samen
Basispakket voor Transport
Hosting + https certificaat
Ons hosting pakket bevat alle opties die u nodig heeft voor een goed werkende website en mail.
Belangrijkste specificaties
- Snelle Intel Xeon processoren met ruim geheugen;
- Inclusief .nl of .com domeinnaam naar keuze;
- Inclusief https certificaat
- Inclusief 1 Office 365 Postvak
- Dagelijkse backup.
Waar staan onze servers?
Onze dedicated servers staan in Haarlem (AMS1). Hier gelden de strengste richtlijnen. Het centrum beschikt over een gas gebaseerd blussysteem, onderbrekingsvrije stroomvoorziening, secondaire back-up verbindingen, zeer strenge toegangscontrole, 24/7 monitoring en remote control onderhoud voorzieningen. Alle servers zijn via Gigabit verbindingen verbonden met het internet.
Monitorring
De servers worden 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, door ervaren technici in de gaten gehouden. Deze controle gebeurd door de 14 belangrijke services die op de machines moeten draaien met een interval van 5 minuten te testen. Indien er van een bepaalde service geen, of geen juiste, reactie komt worden onze technici hierover direct geïnformeerd en kunnen vervolgens de storing verhelpen.
Suite MKB Online
Onze servers zijn geoptimaliseerd voor Suite MKB Online, dit zorgt voor snelheid in het laden van de Website, Webshop, Intranet, Klantenportaal of de App. Daarnaast optimaal beheer in het onderhoud en veiligheid in het afschermen van onze code en uw data.
Framework
Het Framework van Suite MKB is de basis, zonder Framework kan er niets ontwikkeld of gebruikt worden. Op het Framework kunnen alle standaard modules van Suite MKB geinstalleerd worden. Daarnaast is het mogelijk uw eigen maatwerk te laten ontwikkelen op het Framework. Voordeel hiervan is dat uw bestaande modules kunt combineren met uw eigen wensen.
Onderdelen van het Framework:
- Mijn licentie
- Modules
- Taalcodes
- Stylecodes
- Instellingen
- Velden
- Menucodes
- Bronnen
- Lijsten
- Acties
- Responsive & mobiele versie
- Message Service Center
Het Framework is gekoppeld aan een centrale Suite MKB omgeving waarin alle standaarden per module zijn opgeslagen.
De mobiele versie van Suite MKB is een slim systeem dat volledig is geintegreerd in de software en hierdoor niet alleen het ontwerp aanpast. Een snelle laadtijd is gegarandeerd door het uitschakelen van scripts en de vereenvoudigde lay-out. Via het aparte Vakken & widgets systeem kan de lay-out van de mobiele versie los van de desktop versie worden ingesteld.
Relatiebeheer
Met relatiebeheer bent u verzekerd van één centraal systeem voor het registreren van relatiegegevens, contactpersonen en adressen. Dit vormt de basis van uw bedrijf en hierdoor ook uw systeem.
In bijna alle modules van de Suite MKB kunt u een relatie koppelen zodat bijvoorbeeld de offerte of factuur worden voorzien van naam, adres en woonplaats.
Relatiebeheer kan volledig gesynchroniseerd worden met uw website voor online relatiebeheer en het maken van een relatielogin per contactpersoon. Deze online koppeling biedt de basis voor vele online toepassingen voor uw klanten zoals Order online of Factuur online.
Het systeem biedt veel mogelijkheden voor het indelen van relaties en het maken van selecties hierop. Uitvoer naar Excel, etiket of als selectie op het scherm is standaard mogelijk. Met Acties & Rapporten kan de module Relatiebeheer verder worden ingericht. Een voorbeeld van een actie is: Open alle verkoopfacturen van deze relatie of Open de relatiemap.
Relatiebeheer is de basis voor het opbouwen van een dossier. Alle documenten die worden aangemaakt worden toegevoegd aan het dossier van de relatie. Eventueel kunt u hier zelf scans en e-mailberichten aan toe voegen. In combinatie met de module Correspondentie legt u alle in- en uitgaande correspondentie vast in het systeem. Sjablonen zijn de manier om snel en eenvoudig standaardbrieven te versturen en met de Dymo koppeling heeft u met één klik een adreslabel.
Voor relatiebeheer heeft u stuklicenties nodig, de eerste 100 relaties zijn inbegrepen.
Eenmaal begonnen wilt u al snel niet meer zonder relatiebeheer!
Klantenportaal
Uw relaties en klanten toegevoegde waarde bieden dat is belangrijk. Uw klanten hebben op elk moment toegang tot persoonlijke gegevens en andere relevante informatie. Met Suite MKB Online Relatiebeheer houdt u optimaal contact met uw klanten of relaties.
Uw klanten kennen = uw klanten houden
Elke relatie krijgt een persoonlijke login die toegang geeft tot hun klantenportaal en eventueel beveiligde pagina's (intranet). U kunt er vanuit gaan dat deze omgeving altijd en overal veilig en beschermd is. De informatie is afgeschermd maar wel bereikbaar. Nieuwe klanten kunnen via de webshop een account aanmaken en via die route klant worden.
Mogelijkheden:
- Klantenportaal;
- Inloggen / aanmelden;
- Intranet middels beveiligde pagina's;
- Webshop account.
In Januari 2018 is het dashboard van het Klantenportaal volledig vernieuwd.
Producten
De basis van uw bedrijfsproces bestaat uit Relaties en Producten. Van offerte tot webshop en verkoopfactuur maakt u hier gebruik van en zijn ze essentieel voor uw bedrijfsvoering.
Het productnummer en de naam zijn de belangrijkste velden die steeds terugkomen. In het systeem is een zoekscherm aanwezig om altijd snel en eenvoudig op trefwoord een product te vinden.
De omschrijving van het product kan met opmaak (o.a. vet, cursief en opsommingen) worden vastgelegd en er kan een hoofdafbeelding worden ingesteld. Verder zijn er veel velden aanwezig afhankelijk van welke modules u nog meer gebruikt.
Er zijn extra modules beschikbaar als uitbreiding van de product registratie:
- Samengestelde artikelen voor het maken van werkpakketten / calculaties.
- Voorraad in combinatie met inkoop- en verkooporders
- Uitvoeringen zoals een stoel in 4 kleuren
- Relaties voor het koppelen van producten in de vorm van opties, alternatieven etc.
- Vertalingen voor het vertalen van producten
- Specificaties voor ongelimiteerde mogelijkheden in vrije velden onder een product
- Onderliggende bestanden voor extra afbeeldingen en pdf's.
Het zal u niet verbazen dat veel modules van de Suite MKB afhankelijk zijn van de module Product. Een onmisbaar onderdeel dus.
Personeel / hrm
Met de module Personeel registreert u alle stamgegevens van uw medewerkers. De personeelsmodule wordt ook wel HRM (Human Resource Management) genoemd wat staat voor personeelsmanagement.
De registratie bestaat uit naam- en adresgegevens, persoonsgegevens en contract informatie.
In de basis wordt de personeelsmodule gebruikt om medewerkers te registreren en hun toegangsrechten in te stellen. Elke medewerker is gekoppeld aan een rechtengroep, in deze rechtengroep zijn de rechten per module & taak instelbaar. De rechten bestaan uit diverse niveau's van toevoegen, bewerken en verwijderen. Onder andere het toegangsrecht tot de App is hiermee instelbaar.
In het systeem is een standaard selectie opgenomen voor het printen van adresetiketten, personeelslijsten en verjaardagskalender. U kunt dit van het volledige personeelsbestand doen of filteren op afdeling.
Naast het registreren van naam- en adresgegevens en logingegevens kunt u per medewerker het verlof per jaar bijhouden. Dit is alleen mogelijk in combinatie met de module Activiteiten. Ook betaald verlof, ziekte en overuren kunnen zo worden vastgelegd.
Het arbeidscontract en de contracthistorie kan ook worden bijgehouden, per contract kan worden aangegeven hoeveel uur en op welke dagen er wordt gewerkt. Dit wordt gebruikt in de planning.
Voor de geldigheid van vergunningen, certificaten en diploma's zoals VCA is een registratiesysteem. Hierin kunt u per medewerker alle referenties en data ingevoeren. Er is een lijst waarop staat welke vergunning of certificaat is verlopen zodat hier tijdig actie op kan worden ondernomen. Ook is het hierdoor mogelijk om per project snel in te zien welke medewerkers die aan dit project werken welke vergunningen, certificaten en diploma's hebben.
Voor bedrijven die service verlenen en gebruik maken van de App is er de mogelijkheid om storingsdiensten in te voeren. Bij elke medewerker kunnen dan datum worden geselecteerd waarop ze storingsdienst hebben. In de App is dan voor iedereen zichtbaar wie er wanneer storingsdienst heeft. Verder worden deze gegevens meegenomen in de overzichten voor verlof en verloning.
Als u beschikt over een Suite MKB Online website met smoelenboek dan worden automatisch alle personeelsleden ge-synchroniseert met het smoelenboek zodat u dit niet dubbel hoeft in te voeren. Per personeelslid kan worden aangegeven of hij/zij in het smoelenboek moet komen.
Deze module bevat standaard 3 medewerkerlicenties. Extra medewerkerlicenties zijn per 1, 5, 10, 50 of 100 te verkrijgen.
App
Met de App voor Suite MKB heeft u op kantoor of onderweg uw klantgegevens bij de hand. Zoek intuïtief op naam of adres en alle contactpersonen worden snel gevonden. Door de integratie met uw telefoon kunt u direct bellen, e-mailen, de website van de klant bezoeken of de route plannen.
De App werkt op elke smartphone via de browser, uw medewerker krijgt een persoonlijke login waarmee hij zijn eigen werkzaamheden via de App kan inzien en afvinken. Afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.
In de ontwikkeling heeft Become-IT uitgebreid nagedacht over de informatie en functionaliteit die beschikbaar moet zijn voor de medewerker. Vervolgens is gezorgd voor de technische realisatie zodat de integratie tussen het ERP systeem Suite MKB en de App optimaal verloopt. In het lijstje hieronder ziet u de mogelijkheden van de App die beschikbaar zijn.
Mogelijkheden van de App
- Relatiebeheer
- Verkooporders
- Transportorders
- Productieorders
- Activiteiten (Uren / Bezoekverslagen / Taken / Afspraken / Ziekte / Verlof)
- Activa beheer
Voordelen
- Medewerkers in de buitendienst kunnen hun werkzaamheden via de App zien en boeken
- Minder kantoorbezoek, omdat orders al in de App staan
- Planning kan gedurende de dag nog aangepast worden
- Productiever door actuele informatie en papierloze verwerking
- Direct uren registreren via de App
- Geen extra werk en fouten, omdat uren- & materialenbriefjes overbodig zijn
- Makkelijk factureren en sneller betaald krijgen
- Minder administratie en meer inzicht voor verkoop, planning en management
Rechten
Elke medewerker heeft een functierol. In deze rol is ingesteld wat de rechten zijn voor toegang, schrijfrechten en manager functies per module in de App.
Voorbeelden
De verkoper gebruikt relatiebeheer, notities en bekijkt de laatste orders van de klant. De productieleider plant zijn productieorders en zorgt dat ze worden afgemeld. De verkooporder kan gebruikt worden als werkbon door medewerkers om uren op te boeken en de transportorder gebruikt de chauffeur voor de ondertekening bij aflevering. Dus afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.
Licentiemodel
De licentie voor het gebruik van de App is eenvoudig gehouden, u heeft alleen de App licentie nodig en per medewerker kunt u de toegang instellen. Afhankelijk van uw Suite MKB licentie kunt u dan gebruik maken van de mogelijkheden in de App.
Transportorder
De module Transportorder wordt gebruikt door transportbedrijven voor het invoeren en plannen van transportorders. Een transportorder is de afspraak met een klant voor het vervoeren van goederen door een transporteur.
Mogelijkheden:
- Van verkooporder een transportorder maken (eventueel deellevering)
- Inplannen chauffeurs die werken met de App
- Digitaal ondertekenen voor laden en lossen
- Koppeling met digitale cmr
- Registratie van goederen
- Registratie van facturatieproducten zoals km's, arbeid, goederen etc.
- Meerdere laad- en losadressen per transportorder + reisplan / route icm met Google Maps.
- Overzicht todo, ingeplande en verwerkte transportorders.
De module Transportorder kan los worden gebruikt of als aanvulling op de module Verkooporder. Hiermee zijn deelleveringen mogelijk en wordt eventueel de voorraad geboekt op de leverdatum. Ander voordelen van de transportorder is de mogelijkheden om een digitale CMR op te maken en het transport in te plannen naar de App. Regelt u niet zelf het transport dan kan het systeem een pakbon printen van de transportorder (deellevering).
Het is mogelijk één of meerdere transportorders te facturen op een factuur. In combinatie met de verkooporder wordt dan bijgehouden wat geleverd en gefactureerd is.
In de app kan de hele transportorder bekeken worden door de ingeplande chauffeur en kan de order wordt getekend en worden voorzien van foto's.
Digitale CMR
Voor (internationaal) vervoer over de weg heeft u een transportdocument nodig. Om het transportdocument snel digitaal in te vullen is de CMR module waarop alle vakjes van een CMR staan.
In combinatie met de module Transportorder kunt u de CMR automatisch invullen, controleren (en aanvullen) en vervolgens printen. Automatisch wordt de CMR in 4-voud geprint op de geselecteerde A4 printer.
In combinatie met de app kunt u de klant laten tekenen voor ophalen en afleveren. De handtekening, naam en opmerkingen worden dan in de CMR geplaatst. De klant ontvangt automatisch van de getekende CMR een pdf versie.
Factuur
De module Factuur is de laatste stap in het proces van offerte tot factuur. Met deze module maakt u snel en eenvoudig losse facturen of factureert u automatisch via sessies.
Het systeem maakt automatisch een factuurnummer aan. Dit nummer is uniek en kan niet gewijzigd of verwijderd worden. Wel is het mogelijk een factuur leeg te maken en het nummer te gebruiken voor een andere factuur.
Na het kiezen van de relatie worden automatisch de factuurcontactpersonen, het adres en de condities opgehaald uit relatiebeheer en ingevoerd op de factuur. Alle producten uit het productenbestand kunnen worden gekozen op de factuurregels en vervolgens wijzigt u de gewenste aantallen, prijzen en eventuele korting.
Voor het versturen van de factuur heeft u de mogelijkheid uit Post en Klantenportaal. Deze mogelijkheid kunt u in relatiebeheer per klant instellen. Met het klantenportaal wordt de factuur als pdf document in het portaal geplaatst en ontvangt uw klant een e-mail dat er een nieuwe factuur staat. Met de optie Post wordt de factuur als download beschikbaar gesteld om te printen of handmatig te mailen.
Standaard kunt u drie herinneringen versturen en zelf bijbehorende teksten instellen.
Het is ook mogelijk online betaalmethodes te gebruiken. De klant krijgt dan een betaallink in de mail en in het klantenportaal.
In de pdf versie van de factuur wordt automatisch uw huisstijl geplaatst.
Een factuur die verstuurd is kan worden geexporteerd naar uw boekhouding, nadat deze is geexporteerd is kan hij niet meer worden aangepast. Met de boekhoudkoppeling wordt de betaalstatus automatisch teruggekopeld.
Binnen de facturen module zijn slimme zoekschermen, selecties en rapporten aanwezig voor uitgebreid inzicht in uw omzet en openstaande betalingen.
Aanbevolen modules
Onderliggende bestanden
De module onderliggende bestanden kan worden gebruikt in het hele systeem, maar is vooral van nut bij producten, offertes, orders en facturen.
Met deze module kunt u bijvoorbeeld extra afbeeldingen of documenten koppelen aan een product. Heeft u een Suite MKB Online Webshop dan worden deze bij het product getoond. Van de afbeeldingen wordt automatisch een miniatuur gemaakt.
In combinatie met een offerte, order of factuur wordt de module onderliggende bestanden gebruikt om bijlages toe te voegen. Bijvoorbeeld afbeeldingen, calculaties, voorwaarden of andere documenten. Met het vinkje 'Bijlage' kan per bestand worden aangegeven of het automatisch moet worden meegestuurd als bijlage bij het versturen van de offerte, order of factuur.
In combinatie met Dossier online kunt u per bestand met het vinkje 'Dossier' aangeven of dit bestand zichtbaar is voor uw klant in het klantenportaal. Handig voor bijlages voor bijvoorbeeld uw offerte in 'Offerte online'.
In combinatie met de App kunnen uw medewerkers bestanden toevoegen aan een order en andersom kunt u met het vinkje 'App' aangeven of een bestand zichtbaar mag zijn in de App. Handig voor werkinstructies of tekeningen.
Deze module zorgt voor heldere communicatie en een georganiseerde aanpak van bijlages en documenten die horen bij een offerte, order en/of factuur. Alles staat op de juiste plek en kan zo snel gevonden worden, daarnaast kunt u afbeeldingen of documenten eenvoudig delen in uw webshop, met uw klant of uw medewerker.
Activiteiten
De module Activiteiten (voorheen Uren & afspraken) geeft u inzicht in alle werkzaamheden en afspraken. Deze module werkt ideaal in combinatie met Verkooporders en de App.
De registratie van de activiteit wordt altijd gekoppeld aan een relatie. Dit kan een klant zijn of u zelf als het gaat om interne werkzaamheden. Naast de relatie geeft u de datum, tijd, uurcode, gewerkte uren en een omschrijving op.
Een activiteit kan ook gekoppeld worden aan een bon, bijvoorbeeld een verkooporder, orderregel of activum. Dit koppelen of beter gezegd inplannen van uren is heel eenvoudig gemaakt op het activiteiten weekscherm. Op dit scherm staan alle openstaande orders en u ziet direct welke medewekers nog beschikbaar zijn. In combinatie met de App worden de geplande activiteiten automatisch doorgezet naar de juiste medewerker.
Het weekscherm laat per week alle activiteiten van een medewerker zien. Dit kan in lijst vorm of visueel met blokjes en kleuren. Op het scherm kan gefilterd worden op week, dag, medewerker, activiteit en verkooporder. Hierdoor heeft u vanuit elk perspectief overzicht over de geplande en geregistreerde activiteiten.
In de module activiteiten zitten uitgebreide selectie mogelijkheden waarmee u elk gewenst overzicht kunt opvragen. Bijvoorbeeld alle activiteiten besteed aan een project of alle uren van een medewerker in november.
De standaard rapporten zijn:
- Rapport gegroepeerd op medewerker / week
- Rapport gegroepeerd op relatie / medewerker / project
- Overzicht per jaar / uurcode
- Log
- Export van alle velden naar Excel
Koppeling boekhouding
De Suite MKB kan gekoppeld worden aan je boekhoudpakket, op dit moment ondersteunen wij:
- SnelStart
- Exact Online
- Twinfield (in ontwikkeling)
Voor Unit4 gebruikers adviseren we over te stappen op Exact aangezien dit overgenomen is.
De boekhoudkoppeling zorgt ervoor dat de klanten en leveranciers worden aangemaakt in de boekhouding en dat de facturen worden geexporteerd naar het verkoop dagboek. Een factuur die is geexporteerd naar de boekhouding kan niet meer worden gewijzigd in de Suite MKB.
Omzetgroepen
U kunt in de Suite MKB omzetgroepen maken met aparte omzetrekeningen zodat u dit kunt opsplitsen in de boekhouding. Omzetgroepen zijn instelbaar per product of per factuur.
Accountantskoppeling
Geef uw accountant gratis toegang tot de Suite MKB, hiervoor is geen extra medewerkerslicentie nodig. Met de speciale rechtengroep accountant kan de accountant meekijken waar nodig.
Betaalstatus bijwerken
Als de factuur in de boekhouding gemarkeerd is al betaald (bijvoorbeeld door het matchen van uw bankafschrift) wordt de betaalstatus verwerkt op de factuur in de Suite MKB en in het klantenportaal. Op basis hiervan kunt u herinneringen versturen via de Suite MKB.
Kostenplaatsen
Een Suite MKB project kan als kostenplaats worden aangemaakt zodat inkoopfacturen op het project kunnen worden geboekt. In de Suite MKB is dan op het project inzichtelijk hoeveel inkoop er is geregistreerd op het project.
SnelStart
Als partner van SnelStart adviseren we u in de aanschaf van de juiste SnelStart licentie en helpen we met de installatie en inrichting van uw boekhouding. Voor specifieke boekhoudkundige vragen verwijzen u naar uw boekhouder.
Offerte
Met de module Verkoopofferte maakt u snel en eenvoudig offertes.
De contactpersoon, het adres, de medewerker, taalcode, leveringsconditie, betalingsconditie en de offerte voorwaarden worden standaard ingevuld na het kiezen van de relatie. Vervolgens schrijft u een openingstekst of kiest u een eerder gebruikte tekst via het teksten systeem.
De offerte bestaat uit 2 niveau's waarin u de producten kunt aanbieden. U heeft de keuze uit hoofproduct met subproducten of een hoofdgroep (zonder prijs en aantal) met producten.
De offerte kan metéén druk op de knop worden gemaild als pdf document in uw eigen huisstijl. Uiteraard kan de offerte ook geprint worden.
Als uw klant akkoord is met de offerte kunt u een orderbevestiging maken of de offerte omzetten naar een verkooporder voor de verdere afhandeling.
Order
De module Verkooporder wordt gebruikt voor het invoeren en plannen van verkooporders. Een verkooporder bevat alle afspraken met uw klant voor het leveren van goederen en diensten (uren).
Een verkooporder kan ontstaan uit:
- Losse invoer voor verkoop van producten
- Losse invoer voor uitvoeren van servicewerkzaamheden
- Een offerte die akkoord is
- Een webshop order
- Service interval van een abonnement
Het beginscherm van de module verkooporders bestaat uit een zoekscherm waarop alle openstaande orders staan. Een onmisbaar scherm voor orderplanners en de verkoopafdeling.
Zowel voor handelsbedrijven als dienstverlening is de verkooporder de basis van de planning. Het leveren van producten en inplannen van werkzaamheden wordt gedaan op de verkooporder. Zodra deze is verwerkt kan de factuur worden gemaakt.
Verkoopt u producten en maakt u gebruik van voorraad, dan wordt de economische voorraad van de producten bijgewerkt als de verkooporder in backorder wordt gezet. Economisch gezien staan deze producten gereserveerd voor deze klant. Zodra de verkooporder is verwerkt wordt de technische voorraad bijgewerkt.
Voor dienstverlening is de module Activiteiten essentieel, hiermee kunnen uren worden geboekt op de verkooporder / werkbon. Dit kan ook onderweg via de App. Bij de facturatie van de verkooporder kunnen deze uren worden meegenomen. Meer hierover bij de module Activiteiten online en bij de App omschrijvingen.
Transportorder verzamelfacturatie
Het maken van (verzamel)facturen van transportorders is mogelijk in combinatie met de module Transportorders en de module Facturen.
De werkwijze is:
- Alle transportorders die op verwerkt staan kunnen gefactureerd worden.
- Het systeem zoekt alle verwerkte orders van dezelfde relatie bij elkaar.
- Per relatie wordt één verkoopfactuur gemaakt met daarop de gegevens van één of meer geselecteerde transportorders.
- Bij het aanmaken van de verkoopfactuur worden alle standaard gegevens van de relatie gebruikt, zoals adres, factuurcontactpersoon en de betalingstermijn.
- De status van de transportorder wordt op gefactureerd gezet en het factuurnummer wordt bij de transportorder vemeld.
- De factuur wordt direct geprint of kan achteraf geprint worden.
U kunt ook de instelling voor verzamelen uitschakelen, dan wordt er per order één verkoopfactuur aangemaakt. U kunt op elk moment verzamelfacturen maken.
Medewerker licenties
Vul het aantal medewerkers in die met de Suite en/of App gaan werken, standaard wordt de Suite geleverd met 3 medewerker licenties.
Voor inhuur/zzp is niet perse een licentie nodig, alleen als ze bijvoorbeeld zelf hun uren boeken via de App.
Elke medewerker heeft een rechtengroep en daarmee is ingesteld welke informatie zichtbaar is en aangepast mag worden.
Veelgestelde vragen
Wij kunnen uw Suite MKB systeem binnen één werkdag opleveren en inrichten zodat u kunt inloggen en starten met het aanmaken van medewerkers en verdere ingebruik name.
De opstartfase bestaat uit:
- Installatie: dit doen wij en is veelal in een dag afgerond.
- Conversie: dit is het overzetten van bestaande gegevens vanuit bijvoorbeeld Excel of SnelStart, afhankelijk van de hoeveelheid, het soort gegevens en de bron varieert dit van 2 tot 8 uur.
- Inrichting: we nemen alle modules met u door zodat we het helemaal naar wens kunnen instellen. Ook stellen we alle koppelingen in met externe partijen zoals SnelStart en 2BA.
- Huisstijl: wij maken alle documenten zoals offerte en factuur op volgens uw huisstijl.
- Voorbereiding: het 'kantoor' personeel gaat werken met het systeem en zorgt dat alle lopende orders en de planning erin staat.
- In gebruik name: alle medewerkers krijgen een login, uitleg en toegang tot de App.
- Nazorg: wij kijken mee of het systeem gebruikt wordt zoals bedoeld, we geven tips en helpen bij het optimaliseren van de processen. Ook helpen we bij selectie en rapportage vragen.
- Updates: wij proberen het aantal updates tot een minimum te beperken, denk aan 1 á 2 updates per jaar. Dit valt onder het onderhoudscontract. Informatie over de updates wordt geschreven in de release notes waarover u bericht krijgt per mail.
Heeft u daarna wensen of ideeën voor het systeem dan verwerken wij die graag. Soms is het maatwerk en soms is het een mooie toevoeging voor alle gebruikers, hierover informeren we u en nemen het mee in de ontwikkeling.
Wij kennen geen proefperiode omdat wij graag persoonlijk uw situatie doornemen en een rondleiding geven tijdens een demo. Ook wordt voor een demo omgeving altijd speciaal een klantenportaal geregistreerd en ingericht met uw huisstijl en bedrijfsgegevens. Na dit gesprek kunt u de demo omgeving nog een korte tijd gebruiken om zelf het systeem te bekijken.
De opstartkosten zijn eenmalig en gaan over het overzetten van gegevens, het inrichten van alle processen en het trainen van de medewerkers. Na de demo bespreken we jullie wensen hierbij en geven een indicatie van de opstartkosten. Na de opstartfase heb je recht op basisondersteuning via telefoon of mail, hieraan zijn geen extra kosten verbonden.
De maandprijs van de Suite MKB is een optelsom van alle licenties. Naast dat u gebruik kunt maken van de software krijgt u:
- Recht op de laatste versie plus de installatie van de updates.
- Recht op ondersteuning bij storingen.
- Recht op korte instructie en begeleiding via telefoon of e-mail.
- Recht op gebruik van onze hulp-op-afstand software.
- Recht op gebruik van onze website met klantenservice, dienstenoverzicht en pinpointregistratie systeem.
Uiteraard helpen we u graag bij andere zaken zoals maatwerk wensen of het uitvoeren van bepaalde taken zoals het inlezen van artikelbestanden van leveranciers of het inrichten van zaken.
In veel gevallen zal in de opstartfase consultancy uren nodig zijn voor de conversie, inrichting en opstart. Daarna (1 á 2 maanden) volstaat al snel het maandbedrag.
Schroom echter niet om het ons te vragen, soms kunnen wij bepaalde dingen heel snel verwerken, dan is het voor u efficiënter om het te laten doen.
De Suite MKB licentie die je hebt wordt per kwartaal gefactureerd vanaf de startdatum, je ontvangt de factuur per e-mail. Wijgingen in de licentie worden op de eerstvolgende factuur doorgevoerd.
Wij investeren veel in het beschermen van uw gegevens door veel tijd te stoppen in het ontwikkelen en testen van onze software. Daarnaast werken we met de nieuwste hostingservers, besturingsystemen en monitoring software.
Onze servers zijn exclusief, dat betekent dat alleen Suite MKB gebruikers hier gebruik van mogen maken. Ook is onze softwarecode beschermt waardoor het minder gevoelig is voor hackers. Standaard wordt elke Suite voorzien van een https certificaat waardoor alle gegevens beveiligd worden uitgewisseld.
Als u al een website heeft kunt u 2 dingen doen:
- Uw huidige website laten overzetten naar het Suite MKB cms systeem en het Klantenportaal daarmee integreren.
- Een aparte domeinnaam registreren (bijvoorbeeld www.mijnbuytengewoon.nl) waarop het Klantenportaal werkt.
Optie 1 is op zich het mooiste, dan heeft u alles onder uw eigen domeinnaam en kunt u alles nog beter combineren. Optie 2 is praktischer als u de website in onderhoud heeft bij een web/marketing bureau.
Voor de klant maakt het niet veel uit, als ze een offerte krijgen per mail dan staat daarin een link naar het Klantenportaal. Ook geeft het Klantenportaal herkenning omdat u hier een eigen foto en logo op kunt plaatsen.
Ja dat kan. Een zzp'er kunt u een login geven voor de App zodat deze bijvoorbeeld zijn gewerkte uren kan registreren op uw werkbon.
Om kosten te besparen zou u ook een algemene 'zzp' login kunnen aanmaken die gebruikt wordt door meerdere zzp'ers die voor uw werken. Dat is vooral handig als u veel wisselende zzp'ers heeft. Bij vaste zzp'ers is het handiger om een eigen login te gebruiken. Dit omdat je dan hier ook uren rapportage op kunt doen en je later beter weet wie/wat gedaan heeft.
In het systeem kunt u rechtengroepen maken en die koppelen aan de zzp'ers. Zo kunt u exact instellen wat ze wel/niet mogen in de App.
Het abonnement wordt per kwartaal gefactureerd, u kunt opzeggen voor de vervaldatum. Dus voordat de volgende factuur is verstuurd.
Belangrijk is dat wij geen wachtwoorden ongecodeerd opslaan. Ook gebruiken wij uw data niet voor andere doeleinden zoals benchmarking.
Binnen de nieuwe AVG heeft uw klant ook rechten. Nieuw is bijvoorbeeld het recht om vergeten te worden. Dit recht is bijvoorbeeld ingebouwd, u kunt een klant verwijderen. Het recht op inzage hebben we helemaal geregeld via het Klantenportaal, daar kan de klant alles zien wat van hem geregistreerd wordt.
Als gebruiker van de Suite MKB kunt u een verwerkersovereenkomst afsluiten met Become-IT. Hierin staan onder andere afspraken over welke beveiligingsmaatregelingen zijn getroffen en wat te doen bij een datalek.
Zo werkt het!
Plannen, offreren en factureren
Bespaar tijd met onze makkelijke en overzichtelijke software. De backoffice van de Suite MKB is de kern van het systeem. Wij werken via een browser, daardoor kunt u met ons systeem op elk moment vanaf elke locatie op elk apparaat werken in de online versie van de Suite MKB. Door gebruik te maken van de App is deze ook op uw telefoon erg handig te gebruiken. Wij kunnen u een totaaloplossing bieden voor communicatie, planning en uitvoering.
Speciaal voor Transport
Wij werken met:
Zij gingen u voor
