Stel uw transport software pakket samen
Het basispakket voor transportbedrijven is gericht op orderverwerking, cmr beheer en facturatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het klantenportaal en de app. Daarnaast kan jef uitbreidingen toevoegen voor bijvoorbeeld verzamelfacturatie, offertes (calculatie) en urenregistratie.
Voor binnenlandse en buitenlandse transportzendingen, de chauffeurs werken met de app en digitale cmr. Het hele proces van order tot factuur met getekende bijlages is online en digitaal.
Factureer je ook de goederen die je vervoert dan kan je met de module order ook de artikelen mee factureren met de transportorder en worden deze artikelen automatisch op de cmr gezet.
Speciaal voor op- & overslag bedrijven hebben we ook een dossiermodule met veel geavanceerde mogelijkheden, neem hiervoor contact op.
Stel uw pakket samen
Basispakket voor Transport
Hosting + https certificaat
Ons hosting pakket bevat alle opties die u nodig heeft voor een goed werkende website en mail.
Belangrijkste specificaties
- Snelle Intel Xeon processoren met ruim geheugen;
- Inclusief domeinnaam naar keuze;
- Inclusief https certificaat;
- Dagelijkse volledige backup.
Waar staan onze servers?
Onze eigen servers staan in Haarlem (AMS1). Hier gelden de strengste richtlijnen. Het centrum beschikt over een gas gebaseerd blussysteem, onderbrekingsvrije stroomvoorziening, secondaire back-up verbindingen, zeer strenge toegangscontrole, 24/7 monitoring en remote control onderhoud voorzieningen. Alle servers zijn via Gigabit verbindingen verbonden met het internet.
Monitorring
De servers worden 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, door ervaren technici in de gaten gehouden. Deze controle gebeurd door de 14 belangrijke services die op de machines moeten draaien met een interval van 5 minuten te testen. Indien er van een bepaalde service geen, of geen juiste, reactie komt worden onze technici hierover direct geïnformeerd en kunnen vervolgens de storing verhelpen.
Suite MKB
Onze servers zijn tot slot exclusief voor Suite MKB gebruikers. Dit zorgt voor snelheid in het laden van de pagina's en veiligheid in het afschermen van onze code en uw data.
Framework
Het Framework van Suite MKB is de basis, zonder Framework kan er niets ontwikkeld of gebruikt worden. Op het Framework kunnen alle standaard modules van Suite MKB geinstalleerd worden. Daarnaast is het mogelijk uw eigen maatwerk te laten ontwikkelen op het Framework. Voordeel hiervan is dat uw bestaande modules kunt combineren met uw eigen wensen.
Relatiebeheer
Met relatiebeheer bent u verzekerd van één centraal systeem voor het registreren van relatiegegevens, contactpersonen en adressen. Dit vormt de basis van uw bedrijf en hierdoor ook uw systeem. Klanten kennen is klanten houden, daarom is het belangrijk alle relevante informatie gestructureerd te registreren.
In bijna alle modules van de Suite MKB kunt u een relatie koppelen zodat bijvoorbeeld de offerte of factuur wordt voorzien van naam, adres en woonplaats.
Met de module Klantenportaal kan je elke relatie ook een login geven zodat klanten bij hun eigen gegevens kunnen.
Voor relatiebeheer heeft u stuklicenties nodig per actieve relatie, de eerste 100 relaties zijn inbegrepen.
Klantenportaal
Het klantenportaal is digitale dossier voor klanten. In het portaal worden docuemten zoals offertes, orders en facturen opgeslagen voor de klant. Ook is er interactie mogelijk door het insturen van een servicemelding, het akkoord geven op een offerte of betalen van een factuur.
Elke relatie krijgt een persoonlijke login die toegang geeft tot het klantenportaal en eventueel beveiligde pagina's (intranet). De informatie is afgeschermd maar wel bereikbaar. Bij webshop gebruikers kunnen nieuwe klanten zich aanmelden en krijgen zo toegang.
Producten
De basis van een bedrijfsproces bestaat uit klanten, medewerkers en producten! Van offerte tot factuur en in de webshop maakt u hier gebruik van en zijn ze essentieel voor het verkopen van producten of leveren van diensten.
Het productnummer en de naam zijn de belangrijkste velden die steeds terugkomen. In het systeem is een zoekfunctie aanwezig om altijd snel en eenvoudig op trefwoord een product te vinden.
Belangrijke velden zijn de kostprijs, verkooprijs, eenheid, omschrijving en afbeelding. Echter er zijn nog veel meer velden en die zijn weer afhankelijk van welke modules je nog meer gebruikt. Bijvoorbeeld het veld minimale voorraad is alleen zichtbaar als je werkt met de module Voorraad.
Uitbreidingen op product zijn
- Calculaties voor het maken van samengestelde artikelen / recepten;
- Voorraad in combinatie met inkoop- en verkooporders;
- Uitvoeringen zoals een stoel in 4 kleuren;
- Relaties voor het linken van producten zoals opties, vereisten en alternatieven;
- Vertalingen voor het vertalen van producten;
- Specificaties voor ongelimiteerde mogelijkheden in vrije velden onder een product;
- Onderliggende bestanden voor extra afbeeldingen en pdf's.
Het zal u niet verbazen dat veel modules in de Suite MKB afhankelijk zijn van de module Product. Een essentieel onderdeel dus.
Personeel / hrm
Met de module Personeel registreert u alle stamgegevens van uw medewerkers. De personeelsmodule wordt ook wel HRM (Human Resource Management) genoemd. De registratie bestaat uit naam- en adresgegevens, persoonsgegevens en contract informatie.
In de basis wordt de personeelsmodule gebruikt om medewerkers te registreren en hun toegangsrechten in te stellen. Elke medewerker is gekoppeld aan een rechtengroep, in deze rechtengroep zijn de rechten per module instelbaar. De rechten bestaan uit diverse niveau's van toevoegen, bewerken en verwijderen.
Naast het registreren medewerkers en toegangsrechten kunt u per medewerker het contract en verlof per jaar bijhouden. Dit is alleen mogelijk in combinatie met de module Activiteiten. Ook betaald verlof, ziekte en overuren kunnen zo worden vastgelegd. Het contract wordt gebruikt in de planning.
Ook voor de registratie en geldigheid van een rijbewijs, vergunningen, certificaten en diploma's zoals VCA is een systeem. Hierin kan je per medewerker alle registratie ingevoeren eventueel met pdf bestand. Er is een lijst waarop staat welk rijbewijs, vergunning of certificaat is verlopen zodat hier tijdig actie op kan worden ondernomen. Ook is het hierdoor mogelijk om per project snel in te zien welke medewerkers die aan dit project werken welke vergunningen, certificaten en diploma's hebben.
Voor bedrijven die service verlenen en gebruik maken van de app is er de mogelijkheid om storingsdiensten in te voeren. Bij elke medewerker kunnen dan datum worden geselecteerd waarop ze storingsdienst hebben. In de app is dan voor iedereen zichtbaar wie er wanneer storingsdienst heeft. Verder worden deze gegevens meegenomen in de overzichten voor verlof en verloning.
Deze module bevat standaard 3 medewerkerlicenties, extra medewerkers (actief met login) worden in rekening gebracht.
App
Met de App voor Suite MKB heeft u op kantoor of onderweg uw klantgegevens bij de hand. Zoek intuïtief op naam of adres en alle contactpersonen worden snel gevonden. Door de integratie met uw telefoon kunt u direct bellen, e-mailen, de website van de klant bezoeken of de route plannen.
De App werkt op elke smartphone via de browser, uw medewerker krijgt een persoonlijke login waarmee hij zijn eigen werkzaamheden via de App kan inzien en afvinken. Afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.
In de ontwikkeling heeft Become-IT uitgebreid nagedacht over de informatie en functionaliteit die beschikbaar moet zijn voor de medewerker. Vervolgens is gezorgd voor de technische realisatie zodat de integratie tussen het ERP systeem Suite MKB en de App optimaal verloopt. In het lijstje hieronder ziet u de mogelijkheden van de App die beschikbaar zijn.
Mogelijkheden van de App
- Relatiebeheer
- Orders
- Transportorders
- Productieorders
- Activiteiten (Uren / Bezoekverslagen / Taken / Afspraken / Ziekte / Verlof)
- Activa beheer
Voordelen
- Medewerkers in de buitendienst kunnen hun werkzaamheden via de App zien en boeken
- Minder kantoorbezoek, omdat orders al in de App staan
- Planning kan gedurende de dag nog aangepast worden
- Productiever door actuele informatie en papierloze verwerking
- Direct uren registreren via de App
- Geen extra werk en fouten, omdat uren- & materialenbriefjes overbodig zijn
- Makkelijk factureren en sneller betaald krijgen
- Minder administratie en meer inzicht voor verkoop, planning en management
Rechten
Elke medewerker heeft een functierol. In deze rol is ingesteld wat de rechten zijn voor toegang, schrijfrechten en manager functies per module in de App.
Voorbeelden
De verkoper gebruikt relatiebeheer, notities en bekijkt de laatste orders van de klant. De productieleider plant zijn productieorders en zorgt dat ze worden afgemeld. De order kan gebruikt worden als werkbon door medewerkers om uren op te boeken en de transportorder gebruikt de chauffeur voor de ondertekening bij aflevering. Dus afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.
Licentiemodel
De licentie voor het gebruik van de App is eenvoudig gehouden, u heeft alleen de App licentie nodig en per medewerker kunt u de toegang instellen. Afhankelijk van uw Suite MKB licentie kunt u dan gebruik maken van de mogelijkheden in de App.
Transportorder
De module Transportorder wordt gebruikt door transportbedrijven voor het invoeren en plannen van transportorders. Een transportorder is de afspraak met een klant voor het vervoeren van goederen door een transporteur.
Mogelijkheden:
- Van een order een transportorder maken (eventueel deellevering)
- Inplannen chauffeurs die werken met de App
- Digitaal ondertekenen voor laden en lossen
- Koppeling met digitale cmr
- Registratie van goederen
- Registratie van facturatieproducten zoals km's, arbeid en goederen.
- Meerdere laad- en losadressen per transportorder + reisplan / route icm met Google Maps.
- Overzicht todo, ingeplande en verwerkte transportorders.
De module Transportorder kan los worden gebruikt of als aanvulling op de module Order. Hiermee zijn deelleveringen mogelijk en wordt eventueel de voorraad geboekt op de leverdatum. Ander voordelen van de transportorder is de mogelijkheden om een digitale CMR op te maken en het transport in te plannen naar de App. Regelt u niet zelf het transport dan kan het systeem een pakbon printen van de transportorder (deellevering).
Het is mogelijk één of meerdere transportorders te facturen op een factuur. In combinatie met de order wordt dan bijgehouden wat geleverd en gefactureerd is.
In de app kan de hele transportorder bekeken worden door de ingeplande chauffeur en kan de order wordt getekend en worden voorzien van foto's.
Digitale CMR
Voor (internationaal) vervoer over de weg heeft u een transportdocument nodig. Om het transportdocument snel digitaal in te vullen is de CMR module waarop alle vakjes van een CMR staan.
In combinatie met de module Transportorder kunt u de CMR automatisch invullen, controleren (en aanvullen) en vervolgens printen. Automatisch wordt de CMR in 4-voud geprint op de geselecteerde A4 printer.
In combinatie met de app kunt u de klant laten tekenen voor ophalen en afleveren. De handtekening, naam en opmerkingen worden dan in de CMR geplaatst. De klant ontvangt automatisch van de getekende CMR een pdf versie.
Facturatie
De module Factuur is de laatste stap in het proces van offerte tot factuur. Met deze module maakt u snel en eenvoudig losse facturen of factureert u automatisch via abonnementen, orders of sessies.
Het systeem maakt automatisch een factuurnummer aan. Dit nummer is uniek en kan niet gewijzigd of verwijderd worden. Wel is het mogelijk een factuur leeg te maken en het nummer te gebruiken voor een andere factuur.
Na het kiezen van de relatie worden automatisch de factuurcontactpersonen, het adres en de condities opgehaald uit relatiebeheer en ingevoerd op de factuur. Alle producten uit het productenbestand kunnen worden gekozen op de factuurregels en vervolgens wijzigt u de gewenste aantallen, prijzen en eventuele korting.
Voor het versturen van de factuur heeft u de mogelijkheid uit Post en Klantenportaal. Deze mogelijkheid kunt u in relatiebeheer per klant instellen. Met de optie Klantenportaal stuurt u een mail met de factuur en daarbij een link naar het klantenportaal. In combinatie met Betalingen kan je dan ook gelijk een online betaallink mee sturen. Met de optie Post wordt de factuur als download beschikbaar gesteld om te printen of handmatig te mailen.
Standaard kunt u drie herinneringen versturen en zelf bijbehorende teksten instellen.
Een factuur die verstuurd is kan worden geexporteerd naar uw boekhouding, nadat deze is geexporteerd is kan hij niet meer worden aangepast. Met de boekhoudkoppeling wordt de betaalstatus automatisch teruggekopeld.
Binnen de facturen module zijn slimme zoekschermen, selecties en rapporten aanwezig voor uitgebreid inzicht in uw omzet en openstaande betalingen.
Aanbevolen modules
Onderliggende bestanden
De module onderliggende bestanden kan worden gebruikt in het hele systeem. Bijvoorbeeld een tekening bij een offerte of extra afbeeldingen bij een product.
Heeft u een Suite MKB webshop dan worden de bestanden bij het product getoond. Van de afbeeldingen wordt automatisch een miniatuur gemaakt voor een snelle laadtijd.
In combinatie met een offerte, order of factuur wordt de module onderliggende bestanden gebruikt om bijlages toe te voegen. Met het vinkje 'Bijlage' kan per bestand worden aangegeven of het automatisch moet worden meegestuurd als bijlage bij het versturen van de offerte, order of factuur.
In combinatie met de module klantenportaal kunt u per bestand met het vinkje 'Klantenportaal' aangeven of dit bestand zichtbaar is voor de klant in het klantenportaal. Handig om bijlages van bijvoorbeeld uw offerte ook in het portaal te tonen.
In combinatie met de app kunnen uw medewerkers bestanden toevoegen aan een order en andersom kunt u met het vinkje 'app' aangeven of een bestand zichtbaar mag zijn in de app. Handig voor werkinstructies of tekeningen.
Deze module zorgt voor heldere communicatie en een georganiseerde aanpak van bijlages en documenten die horen bij een bron. Alles staat op de juiste plek en kan zo snel gevonden worden. Daarnaast kunt u afbeeldingen of documenten eenvoudig delen in de webshop, met klanten of collega's.
Activiteiten
De module Activiteiten (voorheen Uren & afspraken) geeft u inzicht in alle werkzaamheden en afspraken. Deze module werkt ideaal in combinatie met Orders en de App.
De registratie van de activiteit wordt altijd gekoppeld aan een relatie. Dit kan een klant zijn of u zelf als het gaat om interne werkzaamheden. Naast de relatie geeft u de datum, tijd, uurcode, gewerkte uren en een omschrijving op.
Een activiteit kan ook gekoppeld worden aan een bon, bijvoorbeeld een order, orderregel of activum. Dit koppelen of beter gezegd inplannen van uren is heel eenvoudig gemaakt op het activiteiten weekscherm. Op dit scherm staan alle openstaande orders en u ziet direct welke medewekers nog beschikbaar zijn. In combinatie met de App worden de geplande activiteiten automatisch doorgezet naar de juiste medewerker.
Het weekscherm laat per week alle activiteiten van een medewerker zien. Dit kan in lijst vorm of visueel met blokjes en kleuren. Op het scherm kan gefilterd worden op week, dag, medewerker, activiteit en order. Hierdoor heeft u vanuit elk perspectief overzicht over de geplande en geregistreerde activiteiten.
In de module activiteiten zitten uitgebreide selectie mogelijkheden waarmee u elk gewenst overzicht kunt opvragen. Bijvoorbeeld alle activiteiten besteed aan een project of alle uren van een medewerker in november.
De standaard rapporten zijn:
- Rapport gegroepeerd op medewerker / week
- Rapport gegroepeerd op relatie / medewerker / project
- Overzicht per jaar / uurcode
- Log
- Export van alle velden naar Excel
Koppeling boekhouding
De Suite MKB kan gekoppeld worden aan je boekhoudpakket, op dit moment ondersteunen wij:
- SnelStart
- Exact Online
- Twinfield
Voor Unit4 gebruikers adviseren we over te stappen op Exact aangezien dit overgenomen is.
De boekhoudkoppeling zorgt ervoor dat de klanten en leveranciers worden aangemaakt in de boekhouding en dat de facturen worden geëxporteerd naar het verkoop dagboek. Een factuur die is geëxporteerd naar de boekhouding kan niet meer worden gewijzigd in de Suite MKB.
Omzetgroepen
U kunt in de Suite MKB omzetgroepen maken met aparte omzetrekeningen zodat u dit kunt opsplitsen in de boekhouding. Omzetgroepen zijn instelbaar per product of per factuur.
Accountantskoppeling
Geef uw accountant gratis toegang tot de Suite MKB, hiervoor is geen extra medewerkerslicentie nodig. Met de speciale rechtengroep accountant kan de accountant meekijken waar nodig.
Betaalstatus bijwerken
Als de factuur in de boekhouding gemarkeerd is al betaald (bijvoorbeeld door het matchen van uw bankafschrift) wordt de betaalstatus verwerkt op de factuur in de Suite MKB en in het klantenportaal. Op basis hiervan kunt u herinneringen versturen via de Suite MKB.
Kostenplaatsen
Een Suite MKB project kan als kostenplaats worden aangemaakt zodat inkoopfacturen op het project kunnen worden geboekt. In de Suite MKB is dan op het project inzichtelijk hoeveel inkoop er is geregistreerd op het project.
SnelStart
Als partner van SnelStart adviseren we u in de aanschaf van de juiste SnelStart licentie en helpen we met de installatie en inrichting van uw boekhouding. Voor specifieke boekhoudkundige vragen verwijzen u naar uw boekhouder.
Offertes
Met de module Offerte maakt u snel en eenvoudig offertes.
De contactpersoon, het adres, de medewerker, taalcode, leveringsconditie, betalingsconditie en de offerte voorwaarden worden standaard ingevuld na het kiezen van de relatie. Vervolgens schrijft u een openingstekst of kiest u een eerder gebruikte tekst via het teksten systeem.
De offerte bestaat uit twee niveau's waarin u de producten kunt aanbieden. U heeft de keuze uit hoofproduct met subproducten of een hoofdgroep (zonder prijs en aantal) met producten.
De offerte kan met één druk op de knop worden gemaild als pdf document in uw eigen huisstijl. Uiteraard kan de offerte ook geprint worden.
Als uw klant akkoord is met de offerte kunt u de offerte omzetten naar een order en op hetzelfde moment eventueel ook een project aanmaken.
Orders
De module Order wordt gebruikt voor het invoeren en plannen van orders. Een order bevat alle afspraken met uw klant voor het leveren van goederen en diensten (uren).
Een order kan ontstaan uit:
- Losse invoer voor verkoop van producten
- Losse invoer voor uitvoeren van servicewerkzaamheden
- Een offerte die akkoord is
- Een webshop order
- Service interval van een abonnement
Het beginscherm van de module Orders bestaat uit een zoekscherm waarop alle openstaande orders staan. Een onmisbaar scherm voor orderplanners en de verkoopafdeling.
Zowel voor handelsbedrijven als dienstverlening is de order de basis van de planning. Het leveren van producten en inplannen van werkzaamheden wordt gedaan op de order. Zodra deze is verwerkt kan de factuur worden gemaakt.
Verkoopt u producten en maakt u gebruik van voorraad, dan wordt de economische voorraad van de producten bijgewerkt als de order in backorder wordt gezet. Economisch gezien staan deze producten gereserveerd voor deze klant. Zodra de order is verwerkt wordt de technische voorraad bijgewerkt.
Voor dienstverlening is de module Activiteiten essentieel, hiermee kunnen uren worden geboekt op de order / werkbon. Dit kan ook onderweg via de App. Bij de facturatie van de order kunnen deze uren worden meegenomen. Meer hierover bij de module Activiteiten online en bij de App omschrijvingen.
Transportorder verzamelfacturatie
Het maken van (verzamel)facturen van transportorders is mogelijk in combinatie met de module Transportorders en de module Facturen.
De werkwijze is:
- Alle transportorders die op verwerkt staan kunnen gefactureerd worden.
- Het systeem zoekt alle verwerkte orders van dezelfde relatie bij elkaar.
- Per relatie wordt één factuur gemaakt met daarop de gegevens van één of meer geselecteerde transportorders.
- Bij het aanmaken van de factuur worden alle standaard gegevens van de relatie gebruikt, zoals adres, factuurcontactpersoon en de betalingstermijn.
- De status van de transportorder wordt op gefactureerd gezet en het factuurnummer wordt bij de transportorder vemeld.
- De factuur wordt direct geprint of kan achteraf geprint worden.
U kunt ook de instelling voor verzamelen uitschakelen, dan wordt er per order één factuur aangemaakt. U kunt op elk moment verzamelfacturen maken.
Ook handig!
Voorraad
De voorraad module geeft per product actueel inzicht in de voorraad. Het uitgangspunt is de technische- en economische voorraad van het product. Daartussen zitten alle mutaties van openstaande bestellingen, leveringen en assemblages.
Op het voorraad informatiescherm komt alle informatie samen en kunt u direct inzoomen op orders, inkooporders, en assemblageorders.
Via het bestelscherm kunt u de ijzeren voorraad vergelijken met de economische voorraad en zo op tijd inkooporders plaatsen.
Productieorders
Plan uw productie en resources met de mogelijkheden van een productieorder. Het te produceren eindproduct wordt gemaakt van producten die eraan gekoppeld zijn via de module calculaties.
Door het inplannen van de productieorder worden de gekoppelde producten gereserveerd in de voorraad. Bij onvoldoende voorraad wordt het besteladvies bijgewerkt en kunt u automatisch een inkooporder plaatsten. Door het verwerken van productieorders zorgt u dat de gebruikte producten worden afgeboekt van de voorraad en de geproduceerde producten worden bijgeboekt.
Ook zonder voorraadregistratie kan deze module worden gebruikt ter aansturing van de productieafdeling/werkplaats.
Via de app zijn de productieorders te zien inclusief de onderliggende calculatie van benodigde producten. Ook kan de productieorder wordt afgemeld.
Medewerker licenties
Vul het aantal medewerkers in die met de Suite en/of App gaan werken, standaard wordt de Suite geleverd met 3 medewerker licenties.
Voor inhuur/zzp is niet perse een licentie nodig, alleen als ze bijvoorbeeld zelf hun uren boeken via de App.
Elke medewerker heeft een rechtengroep en daarmee is ingesteld welke informatie zichtbaar is en aangepast mag worden.
Start met Suite MKB met een kennismaking
Al vele jaren ondersteunt Rian transportbedrijven en op- en overslagbedrijven bij de bedrijfsprocessen. Maak vrijblijvend kennis om je wensen te bespreken.
Zij gingen je voor
Veelgestelde vragen
Zeker, wij hebben voor alle hoofdprocessen basisinstructies gemaakt die we online of op locatie geven. Het zijn gemiddeld instructies van 1-2 uur waarna je van start kan met dat proces.
Denk aan de processen 'personeel', 'relatiebeheer', 'productbeheer', 'orders en planning', 'projecten', 'offreren' etc.
Werk je al een tijdje met het systeem dan kan je verdiepingsinstructies volgen.
Wij kunnen uw Suite MKB omgeving binnen een dag opzetten en inrichten zodat u kunt inloggen en starten met het aanmaken van medewerkers en verdere ingebruikname.
Een 'standaard' implementatie duurt 6 weken vanaf opdracht tot evaluatie. Rond de 4e week factureer je met de software en werkt de buitendienst met de app.
We hebben een implementatiegids beschikbaar waarin deze 6 weken volledig staan uitgeschreven.
De opstartfase bestaat uit:
- Installatie: dit doen wij en is veelal in een dag afgerond.
- Conversie: dit is het overzetten van bestaande gegevens vanuit bijvoorbeeld Exact, SnelStart of uit Excel. Afhankelijk van de hoeveelheid, het soort gegevens en de bron varieert dit van 2 tot 8 uur.
- Inrichting: we nemen alle modules met u door zodat we het helemaal naar wens kunnen instellen. Ook stellen we alle koppelingen in met externe partijen zoals Exact en Mollie.
- Huisstijl: wij maken alle documenten zoals offerte en factuur op volgens uw huisstijl.
- Voorbereiding: het 'kantoor' personeel gaat werken met het systeem en zorgt dat alle lopende orders en de planning erin staat.
- In gebruik name: alle medewerkers krijgen een login, uitleg en toegang tot de App.
- Nazorg: wij kijken mee of het systeem gebruikt wordt zoals bedoeld, we geven tips en helpen bij het optimaliseren van de processen. Ook helpen we bij selectie en rapportage vragen.
- Updates: elke maand wordt automatisch de Suite MKB update geinstalleerd op de eerste dinsdag van de maand, in het systeem kan je alle wijzigingen lezen in de releasenotes.
Heeft u daarna wensen of ideeën voor Suite MKB dan verwerken wij die graag. Samen maken we het voor alle gebruikers beter!
Wij kennen geen proefperiode omdat wij graag persoonlijk uw situatie doornemen en een rondleiding geven tijdens een demo. Ook wordt voor een demo omgeving altijd speciaal een klantenportaal geregistreerd en ingericht met uw huisstijl en bedrijfsgegevens. Na dit gesprek kunt u de demo omgeving nog een korte tijd gebruiken om zelf het systeem te bekijken.
De opstartkosten zijn eenmalig en gaan over het overzetten van gegevens, het inrichten van alle processen en het trainen van de medewerkers. Na de demo bespreken we jullie wensen hierbij en geven een indicatie van de opstartkosten, je ontvangt hierbij een implementatiegids met plan van aanpak.
Na de opstartfase heb je recht op basisondersteuning via telefoon of mail, hieraan zijn geen extra kosten verbonden.
De maandprijs van de Suite MKB is een optelsom van alle licenties. Naast dat u gebruik kunt maken van de software krijgt u:
- Recht op de laatste versie via de maandupdates.
- Recht op ondersteuning bij storingen.
- Recht op korte instructie en begeleiding via telefoon of e-mail.
- Recht op gebruik van onze hulp-op-afstand software.
- Recht op gebruik van onze website met klantenservice, dienstenoverzicht en pinpointregistratie systeem.
Uiteraard helpen we u graag bij andere zaken zoals maatwerk wensen of het uitvoeren van bepaalde taken zoals het inlezen van artikelbestanden van leveranciers of het inrichten van zaken.
In veel gevallen zal in de opstartfase consultancy uren nodig zijn voor de conversie, inrichting en opstart. Daarna (1 á 2 maanden) volstaat al snel het maandbedrag.
Schroom echter niet om het ons te vragen, soms kunnen wij bepaalde dingen heel snel verwerken, dan is het voor u efficiënter om het te laten doen.
De Suite MKB licentie die je hebt wordt per kwartaal gefactureerd vanaf de startdatum, je ontvangt de factuur per e-mail. Wijgingen in de licentie worden op de eerstvolgende factuur doorgevoerd. Wilt u liever een maandelijkse factuur dan kan dat, geef dit dan door aan de consultant.
Wij investeren veel in het beschermen van uw gegevens door veel tijd te stoppen in het ontwikkelen en testen van onze software. Daarnaast werken we met de nieuwste hostingservers, besturingsystemen en monitoring software.
Onze servers zijn exclusief, dat betekent dat alleen Suite MKB gebruikers hier gebruik van mogen maken. Ook is onze softwarecode beschermt waardoor het minder gevoelig is voor hackers. Standaard wordt elke Suite voorzien van een https certificaat waardoor alle gegevens beveiligd worden uitgewisseld.
Tot slot werken wij met 'Meekijken toestaan', hierdoor moet u zelf de omgeving openstellen als iemand van Become-IT wil meekijken voor support of consultancy.
Als u al een website heeft kunt u 2 dingen doen:
- Uw huidige website laten overzetten naar het Suite MKB cms systeem en het klantenportaal daarmee integreren.
- Een aparte domeinnaam registreren waarop het klantenportaal werkt.
Optie 1 is op zich het mooiste, dan heeft u alles onder uw eigen domeinnaam en kunt u alles nog beter combineren. Optie 2 is praktischer als u de website in onderhoud heeft bij een web/marketing bureau.
Voor de klant maakt het niet veel uit, als ze een offerte krijgen per mail dan staat daarin een link naar het klantenportaal. Ook geeft het klantenportaal herkenning omdat u hier een eigen foto en logo op kunt plaatsen.
Ja dat kan. Een zzp'er kunt u een login geven voor de app zodat deze bijvoorbeeld zijn gewerkte uren kan registreren en de planning kan inzien.
Om kosten te besparen zou u ook een algemene 'zzp' login kunnen aanmaken die gebruikt wordt door meerdere zzp'ers die voor uw werken. Dat is vooral handig als u veel wisselende zzp'ers heeft. Bij vaste zzp'ers is het handiger om een eigen login te gebruiken. Dit omdat je dan hier ook uren rapportage op kunt doen en je later beter weet wie/wat gedaan heeft.
In het systeem kunt u rechtengroepen maken en die koppelen aan de zzp'ers. Zo kunt u exact instellen wat ze wel/niet mogen in de app.
Het abonnement wordt per kwartaal gefactureerd, u kunt opzeggen voor de vervaldatum. Dus voordat de volgende factuur is verstuurd.
Belangrijk is dat wij geen wachtwoorden ongecodeerd opslaan. Ook gebruiken wij uw data niet voor andere doeleinden zoals benchmarking.
Binnen de nieuwe AVG heeft uw klant ook rechten. Nieuw is bijvoorbeeld het recht om vergeten te worden. Dit recht is bijvoorbeeld ingebouwd, u kunt een klant verwijderen. Het recht op inzage hebben we geregeld via het klantenportaal, daar kan de klant alles zien wat van hem geregistreerd wordt.
Als gebruiker van de Suite MKB sluit u een verwerkersovereenkomst af met Become-IT. Hierin staan onder andere afspraken over welke beveiligingsmaatregelingen zijn getroffen en wat te doen bij een datalek.
Zo werkt het!
Plannen, offreren en factureren
Bespaar tijd met onze makkelijke en overzichtelijke software. De backoffice van de Suite MKB is de kern van het systeem. Wij werken via een browser, daardoor kan je met ons systeem op elk moment vanaf elke locatie op elk apparaat werken in de online versie van de Suite MKB. Door gebruik te maken van de app is deze ook op je telefoon erg handig te gebruiken. Wij kunnen een totaaloplossing bieden voor communicatie, planning en uitvoering.
Speciaal voor Transport
Wij werken met:
