Haantje Hoveniers heeft tijd voor het échte werk

Artikelen
Haantje Hoveniers heeft tijd voor het échte werk

Een hoveniersbedrijf runnen is meer dan tuinen ontwerpen en aanleggen. Er is administratie te doen met betrekking tot de planning, calculatie, het maken en sturen van offertes en later facturen. Dat kun je maar het beste zo eenvoudig mogelijk regelen, vinden ze bij Become-IT.

Daarom ontwikkelde het softwarebedrijf Suite MKB. Haantje Hoveniers uit Rijswijk gebruikt Suite MKB sinds het voorjaar van 2020. "We hadden een lijst met eisen en dit programma heeft alles in zich. We hoefden niet te kiezen."


 

Zoektocht en wensenlijst

Haantje Hoveniers is het inhouse hoveniersbedrijf van Tuincentrum Groenrijk 't Haantje (https://www.haantjehoveniers.nl/). Hoewel sommige aspecten van de bedrijfsvoering centraal zijn georganiseerd, is het hoveniersbedrijf sinds 2016 een zelfstandige onderneming met acht medewerkers. Alex van Zon, al 20 jaar (leidinggevend) hovenier bij Haantje: 'Eind 2019 ging ik op zoek naar software, specifiek voor hoveniers. We hadden al een pakket, maar dat werkte niet fijn. Mijn grootste bezwaar en tegelijkertijd een belemmering in het dagelijks werk was dat ik niet altijd en overal bij de gegevens kon komen. Dat stond dus bovenaan op mijn wensenlijst.

Ook vind ik het belangrijk dat ik vanuit meerdere apparaten bij mijn stukken kan, dat er een koppeling is met Exact Online en dat ik er de planning mee kan doen. En natuurlijk moet de software net zo makkelijk te gebruiken zijn wanneer je in het veld bent, dus voor de mensen van de buitendienst. Heel eerlijk gezegd, zocht ik eigenlijk een calculatieprogramma met al deze mogelijkheden. Toen ik dit helder had, ben ik eerst online gaan zoeken en vervolgens heb ik diverse bedrijven bezocht tijdens de beurs in Hardenberg. We waren er snel uit.'


Alex van Zon

Makkelijke keuze, want alles is er

Van Zon: 'De keuze was snel gemaakt omdat Suite MKB alles in zich heeft. En daarbij, ook leuk om te melden, ook nog een klantenportaal. Volgens mij is dat echt een uniek aan Suite MKB; ik heb dat verder nog nergens gezien. Klanten kunnen hun eigen gegevens en documenten zien. Met name voor abonnementsklanten is dit fijn. Wanneer we komen of zijn geweest, hoelang, wat we hebben gedaan, de factuur, het is allemaal in te zien via hun eigen klantenportaal. Ook offertes komen erin te staan. 

"We merken dat klanten positief verrast zijn over het klantenportaal en het leuk vinden, we hopen daardoor ook op extra klantbinding"

Suite MKB is gekoppeld aan Exact Online. Van Zon: 'Je ziet dat de geldstromen via Exact gaan. De rest, zoals facturen, bevestigingen, afspraken, offertes en calculaties, gaat allemaal vanuit Suite MKB.'

Inrichten en overzetten

Elke gebruiker bij Haantje Hoveniers kan nu bijvoorbeeld altijd en overal in de planning komen. 'De jongens in het veld kunnen nu zelf ook zien waar ze zijn ingepland. Suite MKB werkt altijd live, dus je ziet direct hoe het loopt en of de planning klopt. Op basis daarvan worden vervolgens ook de facturen opgemaakt.' Leo Kodde, eigenaar van Become-IT: 'Planning en facturering zijn in feite één. Je voert alles eenmaal in en vervolgens wordt het vertaald naar alle andere modules die van toepassing zijn. En iedereen die het aangaat, kan de informatie zien.

"Belangrijk is dat je het goed inricht, met je eigen klanten- en artikelbestand"

Onze visie is dat de klant zijn eigen taal spreekt en dat wij dat niet voor de klant kunnen doen. Een betonbandje leggen in de Zeeuwse klei werkt nu eenmaal anders dan zo'n zelfde betonbandje op Veluwse zandgrond. We ondersteunen natuurlijk wél bij het overzetten van bestanden en lijsten van een eerder gebruikt programma naar Suite MKB.

Van Zon: 'Voor onze administratie hebben we artikellijsten opgevraagd bij onze leveranciers. Verder gebruiken wij voor het calculeren van de werkzaamheden de werkpakketten zoals ze beschreven zijn in het Groene Boekje.' Voor ons werkt dat heel goed. Become-IT heeft ons geholpen met de overgang van het oude naar het nieuwe pakket. Zo'n 80 procent van de gegevens is door hen overgezet.'

Become-IT en Suite MKB

Become-IT is opgericht in 2000 en heeft zich altijd gefocust op softwarepakketten voor vakmensen die veel buiten werken. De slogan van het bedrijf is 'Tijd voor het échte werk!' en dat is dan ook het uitgangspunt bij alle ontwikkelingen: het moet eenvoudig zijn en zo min mogelijk tijd kosten. Kodde: 'Niet de bedrijfsgrootte is bepalend voor welk systeem je gebruikt, maar de visie van de ondernemer. Wat wil je weten, inzichtelijk hebben, regelen? Met Suite MKB leg je als ondernemer een solide basis waarop je kunt groeien.'

'Het kost me minder tijd', merkt Van Zon na driekwart jaar Suite MKB. 'Ik ben aanzienlijk minder tijd kwijt met het maken van calculaties. Toch vind ik dat we de grootste slag hebben gemaakt op het gebied van gebruiksgemak en gebruiksvriendelijkheid. Ik heb persoonlijk wel feeling met software, maar de basisinrichting is zo simpel en intuïtief, daar kan iedereen mee uit de voeten.

Natuurlijk kun je niet alles zelf doen en aanpassen, maar dat hoeft ook niet. Overigens heb ik de indruk dat met onze input bij Suite MKB wat gedaan wordt.' 'Zeker', beaamt Kodde. 'Alex heeft ons suggesties gegeven waarmee wij aan de slag zijn gegaan en die we als verbeteringen hebben doorgevoerd. Zo ontstaat een community en daar wordt het voor iedereen alleen maar beter van.'

 

Dit artikel is novemer 2020 verschenen in Vakblad de Hovenier, zie: https://www.vakbladdehovenier.nl/article/34548/meer-tijd-voor-het-%C3%A3chte-werk

Tags: GroenRijk 't Haantje, hoveniersbedrijf, klantervaring Suite MKB