Stel uw hoveniers software pakket samen
Het basispakket voor hoveniers is gericht op orderverwerking, urenregistratie en facturatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het Klantenportaal en de App. Daarnaast kunt u zelf uitbreidingen toevoegen voor bijvoorbeeld offertes (calculatie), onderhoud, service en de boekhouding.
Stel uw pakket samen
Basispakket voor Hoveniers
Hosting met domein
Ons hosting pakket bevat alle opties die u nodig heeft voor een goed werkende website en mail.
Belangrijkste specificaties
- Snelle Intel Xeon processoren met ruim geheugen;
- Inclusief .nl of .com domeinnaam naar keuze;
- Inclusief https certificaat
- Inclusief 1 Office 365 Postvak
- Dagelijkse backup.
Waar staan onze servers?
Onze dedicated servers staan in Haarlem (AMS1). Hier gelden de strengste richtlijnen. Het centrum beschikt over een gas gebaseerd blussysteem, onderbrekingsvrije stroomvoorziening, secondaire back-up verbindingen, zeer strenge toegangscontrole, 24/7 monitoring en remote control onderhoud voorzieningen. Alle servers zijn via Gigabit verbindingen verbonden met het internet.
Monitorring
De servers worden 24 uur per dag, 365 dagen per jaar, door ervaren technici in de gaten gehouden. Deze controle gebeurd door de 14 belangrijke services die op de machines moeten draaien met een interval van 5 minuten te testen. Indien er van een bepaalde service geen, of geen juiste, reactie komt worden onze technici hierover direct geïnformeerd en kunnen vervolgens de storing verhelpen.
Suite MKB Online
Onze servers zijn geoptimaliseerd voor Suite MKB Online, dit zorgt voor snelheid in het laden van de Website, Webshop, Intranet, Klantenportaal of de App. Daarnaast optimaal beheer in het onderhoud en veiligheid in het afschermen van onze code en uw data.
Framework
Het Framework van Suite MKB is de basis, zonder Framework kan er niets ontwikkeld of gebruikt worden. Op het Framework kunnen alle standaard modules van Suite MKB geinstalleerd worden. Daarnaast is het mogelijk uw eigen maatwerk te laten ontwikkelen op het Framework. Voordeel hiervan is dat uw bestaande modules kunt combineren met uw eigen wensen.
Onderdelen van het Framework:
- Mijn licentie
- Modules
- Taalcodes
- Stylecodes
- Instellingen
- Velden
- Menucodes
- Bronnen
- Lijsten
- Acties
- Responsive & mobiele versie
- Message Service Center
Het Framework is gekoppeld aan een centrale Suite MKB omgeving waarin alle standaarden per module zijn opgeslagen.
De mobiele versie van Suite MKB is een slim systeem dat volledig is geintegreerd in de software en hierdoor niet alleen het ontwerp aanpast. Een snelle laadtijd is gegarandeerd door het uitschakelen van scripts en de vereenvoudigde lay-out. Via het aparte Vakken & widgets systeem kan de lay-out van de mobiele versie los van de desktop versie worden ingesteld.
Onderliggende bestanden
De module onderliggende bestanden kan worden gebruikt in het hele systeem, maar is vooral van nut bij producten, offertes, orders en facturen.
Met deze module kunt u bijvoorbeeld extra afbeeldingen of documenten koppelen aan een product. Heeft u een Suite MKB Online Webshop dan worden deze bij het product getoond. Van de afbeeldingen wordt automatisch een miniatuur gemaakt.
In combinatie met een offerte, order of factuur wordt de module onderliggende bestanden gebruikt om bijlages toe te voegen. Bijvoorbeeld afbeeldingen, calculaties, voorwaarden of andere documenten. Met het vinkje 'Bijlage' kan per bestand worden aangegeven of het automatisch moet worden meegestuurd als bijlage bij het versturen van de offerte, order of factuur.
In combinatie met Dossier online kunt u per bestand met het vinkje 'Dossier' aangeven of dit bestand zichtbaar is voor uw klant in het klantenportaal. Handig voor bijlages voor bijvoorbeeld uw offerte in 'Offerte online'.
In combinatie met de App kunnen uw medewerkers bestanden toevoegen aan een order en andersom kunt u met het vinkje 'App' aangeven of een bestand zichtbaar mag zijn in de App. Handig voor werkinstructies of tekeningen.
Deze module zorgt voor heldere communicatie en een georganiseerde aanpak van bijlages en documenten die horen bij een offerte, order en/of factuur. Alles staat op de juiste plek en kan zo snel gevonden worden, daarnaast kunt u afbeeldingen of documenten eenvoudig delen in uw webshop, met uw klant of uw medewerker.
Relatiebeheer
Met relatiebeheer bent u verzekerd van één centraal systeem voor het registreren van relatiegegevens, contactpersonen en adressen. Dit vormt de basis van uw bedrijf en hierdoor ook uw systeem.
In bijna alle modules van de Suite MKB kunt u een relatie koppelen zodat bijvoorbeeld de offerte of factuur worden voorzien van naam, adres en woonplaats.
Relatiebeheer kan volledig gesynchroniseerd worden met uw website voor online relatiebeheer en het maken van een relatielogin per contactpersoon. Deze online koppeling biedt de basis voor vele online toepassingen voor uw klanten zoals Order online of Factuur online.
Het systeem biedt veel mogelijkheden voor het indelen van relaties en het maken van selecties hierop. Uitvoer naar Excel, etiket of als selectie op het scherm is standaard mogelijk. Met Acties & Rapporten kan de module Relatiebeheer verder worden ingericht. Een voorbeeld van een actie is: Open alle verkoopfacturen van deze relatie of Open de relatiemap.
Relatiebeheer is de basis voor het opbouwen van een dossier. Alle documenten die worden aangemaakt worden toegevoegd aan het dossier van de relatie. Eventueel kunt u hier zelf scans en e-mailberichten aan toe voegen. In combinatie met de module Correspondentie legt u alle in- en uitgaande correspondentie vast in het systeem. Sjablonen zijn de manier om snel en eenvoudig standaardbrieven te versturen en met de Dymo koppeling heeft u met één klik een adreslabel.
Voor relatiebeheer heeft u stuklicenties nodig, de eerste 100 relaties zijn inbegrepen.
Eenmaal begonnen wilt u al snel niet meer zonder relatiebeheer!
Klantenportaal
Uw relaties en klanten toegevoegde waarde bieden dat is belangrijk. Uw klanten hebben op elk moment toegang tot persoonlijke gegevens en andere relevante informatie. Met Suite MKB Online Relatiebeheer houdt u optimaal contact met uw klanten of relaties.
Uw klanten kennen = uw klanten houden
Elke relatie krijgt een persoonlijke login die toegang geeft tot hun klantenportaal en eventueel beveiligde pagina's (intranet). U kunt er vanuit gaan dat deze omgeving altijd en overal veilig en beschermd is. De informatie is afgeschermd maar wel bereikbaar. Nieuwe klanten kunnen via de webshop een account aanmaken en via die route klant worden.
Mogelijkheden:
- Klantenportaal;
- Inloggen / aanmelden;
- Intranet middels beveiligde pagina's;
- Webshop account.
In Januari 2018 is het dashboard van het Klantenportaal volledig vernieuwd.
Producten
De basis van uw bedrijfsproces bestaat uit Relaties en Producten. Van offerte tot webshop en verkoopfactuur maakt u hier gebruik van en zijn ze essentieel voor uw bedrijfsvoering.
Het productnummer en de naam zijn de belangrijkste velden die steeds terugkomen. In het systeem is een zoekscherm aanwezig om altijd snel en eenvoudig op trefwoord een product te vinden.
De omschrijving van het product kan met opmaak (o.a. vet, cursief en opsommingen) worden vastgelegd en er kan een hoofdafbeelding worden ingesteld. Verder zijn er veel velden aanwezig afhankelijk van welke modules u nog meer gebruikt.
Er zijn extra modules beschikbaar als uitbreiding van de product registratie:
- Samengestelde artikelen voor het maken van werkpakketten / calculaties.
- Voorraad in combinatie met inkoop- en verkooporders
- Uitvoeringen zoals een stoel in 4 kleuren
- Relaties voor het koppelen van producten in de vorm van opties, alternatieven etc.
- Vertalingen voor het vertalen van producten
- Specificaties voor ongelimiteerde mogelijkheden in vrije velden onder een product
- Onderliggende bestanden voor extra afbeeldingen en pdf's.
Het zal u niet verbazen dat veel modules van de Suite MKB afhankelijk zijn van de module Product. Een onmisbaar onderdeel dus.
Activiteiten
De module Activiteiten (voorheen Uren & afspraken) geeft u inzicht in alle werkzaamheden en afspraken. Deze module werkt ideaal in combinatie met Verkooporders en de App.
De registratie van de activiteit wordt altijd gekoppeld aan een relatie. Dit kan een klant zijn of u zelf als het gaat om interne werkzaamheden. Naast de relatie geeft u de datum, tijd, uurcode, gewerkte uren en een omschrijving op.
Een activiteit kan ook gekoppeld worden aan een bon, bijvoorbeeld een verkooporder, orderregel of activum. Dit koppelen of beter gezegd inplannen van uren is heel eenvoudig gemaakt op het activiteiten weekscherm. Op dit scherm staan alle openstaande orders en u ziet direct welke medewekers nog beschikbaar zijn. In combinatie met de App worden de geplande activiteiten automatisch doorgezet naar de juiste medewerker.
Het weekscherm laat per week alle activiteiten van een medewerker zien. Dit kan in lijst vorm of visueel met blokjes en kleuren. Op het scherm kan gefilterd worden op week, dag, medewerker, activiteit en verkooporder. Hierdoor heeft u vanuit elk perspectief overzicht over de geplande en geregistreerde activiteiten.
In de module activiteiten zitten uitgebreide selectie mogelijkheden waarmee u elk gewenst overzicht kunt opvragen. Bijvoorbeeld alle activiteiten besteed aan een project of alle uren van een medewerker in november.
De standaard rapporten zijn:
- Rapport gegroepeerd op medewerker / week
- Rapport gegroepeerd op relatie / medewerker / project
- Overzicht per jaar / uurcode
- Log
- Export van alle velden naar Excel
Personeel
Met de module Personeel registreert u alle stamgegevens van uw medewerkers. De personeelsmodule wordt ook wel HRM (Human Resource Management) genoemd wat staat voor personeelsmanagement.
De registratie bestaat uit naam- en adresgegevens, persoonsgegevens en contract informatie.
In de basis wordt de personeelsmodule gebruikt om medewerkers te registreren en hun toegangsrechten in te stellen. Elke medewerker is gekoppeld aan een rechtengroep, in deze rechtengroep zijn de rechten per module & taak instelbaar. De rechten bestaan uit diverse niveau's van toevoegen, bewerken en verwijderen. Onder andere het toegangsrecht tot de App is hiermee instelbaar.
In het systeem is een standaard selectie opgenomen voor het printen van adresetiketten, personeelslijsten en verjaardagskalender. U kunt dit van het volledige personeelsbestand doen of filteren op afdeling.
Naast het registreren van naam- en adresgegevens en logingegevens kunt u per medewerker het verlof per jaar bijhouden. Dit is alleen mogelijk in combinatie met de module Activiteiten. Ook betaald verlof, ziekte en overuren kunnen zo worden vastgelegd.
Het arbeidscontract en de contracthistorie kan ook worden bijgehouden, per contract kan worden aangegeven hoeveel uur en op welke dagen er wordt gewerkt. Dit wordt gebruikt in de planning.
Voor de geldigheid van vergunningen, certificaten en diploma's zoals VCA is een registratiesysteem. Hierin kunt u per medewerker alle referenties en data ingevoeren. Er is een lijst waarop staat welke vergunning of certificaat is verlopen zodat hier tijdig actie op kan worden ondernomen. Ook is het hierdoor mogelijk om per project snel in te zien welke medewerkers die aan dit project werken welke vergunningen, certificaten en diploma's hebben.
Voor bedrijven die service verlenen en gebruik maken van de App is er de mogelijkheid om storingsdiensten in te voeren. Bij elke medewerker kunnen dan datum worden geselecteerd waarop ze storingsdienst hebben. In de App is dan voor iedereen zichtbaar wie er wanneer storingsdienst heeft. Verder worden deze gegevens meegenomen in de overzichten voor verlof en verloning.
Als u beschikt over een Suite MKB Online website met smoelenboek dan worden automatisch alle personeelsleden ge-synchroniseert met het smoelenboek zodat u dit niet dubbel hoeft in te voeren. Per personeelslid kan worden aangegeven of hij/zij in het smoelenboek moet komen.
Deze module bevat standaard 3 medewerkerlicenties. Extra medewerkerlicenties zijn per 1, 5, 10, 50 of 100 te verkrijgen.
App
Met de App voor Suite MKB heeft u op kantoor of onderweg uw klantgegevens bij de hand. Zoek intuïtief op naam of adres en alle contactpersonen worden snel gevonden. Door de integratie met uw telefoon kunt u direct bellen, e-mailen, de website van de klant bezoeken of de route plannen.
De App werkt op elke smartphone via de browser, uw medewerker krijgt een persoonlijke login waarmee hij zijn eigen werkzaamheden via de App kan inzien en afvinken. Afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.
In de ontwikkeling heeft Become-IT uitgebreid nagedacht over de informatie en functionaliteit die beschikbaar moet zijn voor de medewerker. Vervolgens is gezorgd voor de technische realisatie zodat de integratie tussen het ERP systeem Suite MKB en de App optimaal verloopt. In het lijstje hieronder ziet u de mogelijkheden van de App die beschikbaar zijn.
Mogelijkheden van de App
- Relatiebeheer
- Verkooporders
- Transportorders
- Productieorders
- Activiteiten (Uren / Bezoekverslagen / Taken / Afspraken / Ziekte / Verlof)
- Activa beheer
Voordelen
- Medewerkers in de buitendienst kunnen hun werkzaamheden via de App zien en boeken
- Minder kantoorbezoek, omdat orders al in de App staan
- Planning kan gedurende de dag nog aangepast worden
- Productiever door actuele informatie en papierloze verwerking
- Direct uren registreren via de App
- Geen extra werk en fouten, omdat uren- & materialenbriefjes overbodig zijn
- Makkelijk factureren en sneller betaald krijgen
- Minder administratie en meer inzicht voor verkoop, planning en management
Rechten
Elke medewerker heeft een functierol. In deze rol is ingesteld wat de rechten zijn voor toegang, schrijfrechten en manager functies per module in de App.
Voorbeelden
De verkoper gebruikt relatiebeheer, notities en bekijkt de laatste orders van de klant. De productieleider plant zijn productieorders en zorgt dat ze worden afgemeld. De verkooporder kan gebruikt worden als werkbon door medewerkers om uren op te boeken en de transportorder gebruikt de chauffeur voor de ondertekening bij aflevering. Dus afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.
Licentiemodel
De licentie voor het gebruik van de App is eenvoudig gehouden, u heeft alleen de App licentie nodig en per medewerker kunt u de toegang instellen. Afhankelijk van uw Suite MKB licentie kunt u dan gebruik maken van de mogelijkheden in de App.
Order
De module Verkooporder wordt gebruikt voor het invoeren en plannen van verkooporders. Een verkooporder bevat alle afspraken met uw klant voor het leveren van goederen en diensten (uren).
Een verkooporder kan ontstaan uit:
- Losse invoer voor verkoop van producten
- Losse invoer voor uitvoeren van servicewerkzaamheden
- Een offerte die akkoord is
- Een webshop order
- Service interval van een abonnement
Het beginscherm van de module verkooporders bestaat uit een zoekscherm waarop alle openstaande orders staan. Een onmisbaar scherm voor orderplanners en de verkoopafdeling.
Zowel voor handelsbedrijven als dienstverlening is de verkooporder de basis van de planning. Het leveren van producten en inplannen van werkzaamheden wordt gedaan op de verkooporder. Zodra deze is verwerkt kan de factuur worden gemaakt.
Verkoopt u producten en maakt u gebruik van voorraad, dan wordt de economische voorraad van de producten bijgewerkt als de verkooporder in backorder wordt gezet. Economisch gezien staan deze producten gereserveerd voor deze klant. Zodra de verkooporder is verwerkt wordt de technische voorraad bijgewerkt.
Voor dienstverlening is de module Activiteiten essentieel, hiermee kunnen uren worden geboekt op de verkooporder / werkbon. Dit kan ook onderweg via de App. Bij de facturatie van de verkooporder kunnen deze uren worden meegenomen. Meer hierover bij de module Activiteiten online en bij de App omschrijvingen.
Factuur
De module Factuur is de laatste stap in het proces van offerte tot factuur. Met deze module maakt u snel en eenvoudig losse facturen of factureert u automatisch via sessies.
Het systeem maakt automatisch een factuurnummer aan. Dit nummer is uniek en kan niet gewijzigd of verwijderd worden. Wel is het mogelijk een factuur leeg te maken en het nummer te gebruiken voor een andere factuur.
Na het kiezen van de relatie worden automatisch de factuurcontactpersonen, het adres en de condities opgehaald uit relatiebeheer en ingevoerd op de factuur. Alle producten uit het productenbestand kunnen worden gekozen op de factuurregels en vervolgens wijzigt u de gewenste aantallen, prijzen en eventuele korting.
Voor het versturen van de factuur heeft u de mogelijkheid uit Post en Klantenportaal. Deze mogelijkheid kunt u in relatiebeheer per klant instellen. Met het klantenportaal wordt de factuur als pdf document in het portaal geplaatst en ontvangt uw klant een e-mail dat er een nieuwe factuur staat. Met de optie Post wordt de factuur als download beschikbaar gesteld om te printen of handmatig te mailen.
Standaard kunt u drie herinneringen versturen en zelf bijbehorende teksten instellen.
Het is ook mogelijk online betaalmethodes te gebruiken. De klant krijgt dan een betaallink in de mail en in het klantenportaal.
In de pdf versie van de factuur wordt automatisch uw huisstijl geplaatst.
Een factuur die verstuurd is kan worden geexporteerd naar uw boekhouding, nadat deze is geexporteerd is kan hij niet meer worden aangepast. Met de boekhoudkoppeling wordt de betaalstatus automatisch teruggekopeld.
Binnen de facturen module zijn slimme zoekschermen, selecties en rapporten aanwezig voor uitgebreid inzicht in uw omzet en openstaande betalingen.
Aanbevolen modules
Projecten
Het project wordt gebruikt om informatie te groeperen en te benaderen, hiermee heeft u op elk moment inzicht in de tussenstand van uw projecten.
De gegevens die u kunt koppelen aan een project zijn:
- Verkoopoffertes
- Verkooporders
- Transportorders
- Verkoopfacturen
- Inkooporders
- Inkoopfacturen
- Activiteiten
- Abonnementen
Van de activiteiten kunt u per uurcode diverse overzichten maken. We registreren per uurcode de geplande uren, de kostprijs, de geboekte uren en verkoopprijs. Op basis hiervan kan onder andere de verwachte en gerealiseerde marge worden berekend.
De niet verwerkte orders geven een beeld van de te verwachten kosten en opbrengsten. De facturen complementeren deze cijfers met gerealiseerde kosten en opbrengsten. Door alle cijfers op te tellen heeft u altijd direct inzicht in hoe projecten verlopen.
In combinatie met de koppeling boekhouding naar SnelStart kunnen projecten als kostenplaats naar SnelStart worden gezet zodat de inkoopfacturen van een bepaald project gekoppeld kunnen worden.
U maakt een project aan met een nummer, omschrijving, relatie, categorie en status. Door middel van de status kunt u diverse lijsten printen en inzicht houden in uw lopende projecten.
Bij elk project is het mogelijk een map te maken op het netwerk waarin e-mails, gescande documenten en andere correspondentie kan worden opgeslagen. Overal waar het project gebruikt wordt in het systeem kan een link naar deze projectmap gemaakt worden.
Klantenservice
Overzicht over alle vragen, wensen en storingen van klanten heeft u met de module klantenservice. Klanten kunnen zelf een melding doen via het Klantenportaal of het Service Meld Punt. Medewerkers kunnen via de App meldingen invoeren en in behandeling nemen op een verkooporder.
Als de melding is gekoppeld aan een relatie kan deze direct in behandeling worden genomen op een verkooporder. Bij een melding van een nieuwe klant (verkoopkans) kan deze worden omgezet in een verkoopofferte. Vanuit de verkoopofferte kan de relatie definitief worden aangemaakt als de nieuwe klant akkoord gaat met de offerte.
Voor activa gebruikers heeft de klantenservice module extra waarde omdat de meldingen gekoppeld kunnen worden aan het activum. Op die manier houdt u een onderhoudshistorie bij.
Onder personeelsgegevens kunt u met de module Klantenservice ook per dag storingsdienst ingeven. In de App is dan onder Activiteiten zichtbaar wie wanneer storingsdienst heeft. Op het urenoverzicht staat aangegeven hoeveel dagen een medewerkers storingsdienst heeft gedraaid.
Calculaties / werkpakketten
Deze module wordt gebruikt om een product, offerte of productieorder te calculeren. De calculatie bestaat uit producten (grondstoffen + norm), uren (uurcodes + norm) en prijscomponenten. Samen vormt dit de nieuwe kostprijs en verkoopprijs van het calculatieartikel.
De kostprijs wordt bepaald door de gekozen producten en uren. De verkoopprijs is de nieuwe kostprijs vermenigvuldigd met de prijscomponenten.
Een prijscomponent kan een percentage of vast bedrag zijn. Het percentage wordt berekend over de basis kostprijs of over de incrementele kostprijs of over het eindtotaal.
Voorbeelden van prijscomponenten zijn commissie, winst, garantie, risico, afronding, korting etc.
Een calculatie product kan in de basis ingesteld worden, deze wordt overgenomen naar de offerte en kan dan op maat verder aangepast worden. U kunt het calculatie product dus ook als sjabloon gebruiken om snel te calculeren.
De onderliggende componenten van een calculatie product worden nooit getoond aan de klant. Wel worden de componenten zichtbaar in de App. Hierdoor weet een medewerker wat er nodig / aangeboden is.
In combinatie met productieorders en voorraad werkt het nog mooier, dan kunt u namelijk een calculatie product produceren zodat dit product op voorraad komt, automatisch worden dan alle grondstoffen afgeschreven van de voorraad. Op basis van deze behoefte is ook een besteladvies met ijzeren voorraad in het systeem waarmee u op tijd inkooporders kunt maken. Overigens is het ook mogelijk om zonder voorraadregistratie te produceren met de module productieorder, dan is het meer voor aansturing voor mensen in de werkplaats.
Product relaties
Door middel van product relaties kunt u producten aan elkaar verbinden en daarbij de relatie aangeven.
De volgende relaties zijn standaard mogelijk:
- Meepakker Producten die passen bij het product in het winkelmandje. Deze staan onder het winkelmandje
- Opties Producten die je bij een bepaald product kan bestellen. Deze staan op de productpagina.
- Alternatief Als een product uitverkocht is, wordt daaronder een alternatief product getoond.
- Afhankelijk Bij het product worden andere producten genoemd, die er automatisch bijbesteld worden. Dit product is afhankelijk van de andere producten.
In combinatie met de Suite MKB webshop worden de productrelaties weergegeven onder het product waaraan ze zijn gekoppeld.
Onderhoudscontracten
Een abonnement is een overeenkomst met een klant die periodiek wordt gefactureerd of geïncasseerd. Een abonnement bestaat uit producten met een prijs per maand. Op basis van de facturatiecyclus wordt het abonnement gefactureerd.
Per abonnement is het mogelijk om een opleverformulier te printen voor de klant, hierop staan alle belangrijke gegevens van het abonnement.
Cyclussen kunt u zelf aanmaken, bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks, jaarlijks etc. Vervolgens kunt u per cyclus een overzicht maken van alle abonnementen die u moet factureren en hier een facturatiesessie van maken. In een facturatiesessie zitten meerdere facturen die u als groep kunt opvragen, printen of exporteren naar de factuur online website.
In combinatie met de module Incasso kunt u een incasso opdracht maken van een facturatiesessie. Van de incasso wordt een historie opgebouwd.
Met Abonnement online kunt u het abonnement exporteren naar de website zodat uw klant het abonnement kan inzien via zijn relatielogin.
Onderhoud factureren
De module abonnement facturatie verzorgt de volledige facturatie van abonnementen. Op het abonnement geeft u op vanaf wanneer en met welke cyclus u het abonnement wilt factureren. Op basis van deze gegevens en de laatste factuur maakt het systeem automatisch nieuwe facturen aan.
Met de optie voorcalculatie is het mogelijk vooraf te kijken welke klanten een factuur krijgen en wat het totaalbedrag is. Via voorcalculatie kunt u een controle uitvoeren op de te factureren abonnementen.
Als de voorcalculatie correct is kunt u de definitieve facturen aanmaken, bekijken, printen en versturen.
Voor abonnement facturatie heeft u ook de module Verkoopfacturen en Verkoopfacturen sessies nodig.
Onderhoud inplannen
Op het abonnement is de mogelijkheid om automatisch verkooporders in te plannen. Dit om periodieke onderhoudswerkzaamheden uit te voeren. De aangemaakte verkooporder blijft gekoppeld aan het abonnement.
U kunt op het abonnement aangeven wat de startdatum is en vervolgens de interval vanaf die startdatum. Bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal, jaarlijks etc.
De producten gekoppeld aan het abonnement worden automatisch meegenomen naar de verkooporder bij het inplannen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de producten die nodig zijn voor het onderhoud reserveren via de verkooporder. In combinatie met voorraad en het besteladvies kan dit dan tijdig besteld worden.
Op het abonnement is het mogelijk specificaties/opmerkingen te plaatsen die kunnen worden geprint op het verkooporder rapport.
Betalingen
Binnen de Suite MKB is het mogelijk betalingen te registreren.
Mogelijkheden:
- Betaallink meesturen of delen;
- Betalingen registreren van iDEAL, Mollie of Paypal;
- Handmatig betalingen toevoegen aan weborder, offerte, order, factuur;
De betalingen worden geregistreerd op:
- Weborder
- Offerte;
- Order;
- Factuur.
Als u van bijvoorbeeld een order een factuur maakt worden de betalingen op de order meegenomen naar de factuur. Daarna kunnen op de order geen betalingen meer worden gedaan.
Voor online betalingen heeft u een contract met een betaalprovider nodig, bijvoorbeeld Mollie of iDEAL professional.
Voordeel van Mollie is dat je snel kunt starten en geen vaste maandkosten hebt. Voordeel van iDEAL professional is dat het geld per transactie direct wordt overgemaakt en dat je aan het eind van de maand een factuur krijgt voor het ideal contact met de transactiekosten.
Koppeling boekhouding
De Suite MKB kan gekoppeld worden aan je boekhoudpakket, op dit moment ondersteunen wij:
- SnelStart
- Exact Online
- Twinfield (in ontwikkeling)
Voor Unit4 gebruikers adviseren we over te stappen op Exact aangezien dit overgenomen is.
De boekhoudkoppeling zorgt ervoor dat de klanten en leveranciers worden aangemaakt in de boekhouding en dat de facturen worden geexporteerd naar het verkoop dagboek. Een factuur die is geexporteerd naar de boekhouding kan niet meer worden gewijzigd in de Suite MKB.
Omzetgroepen
U kunt in de Suite MKB omzetgroepen maken met aparte omzetrekeningen zodat u dit kunt opsplitsen in de boekhouding. Omzetgroepen zijn instelbaar per product of per factuur.
Accountantskoppeling
Geef uw accountant gratis toegang tot de Suite MKB, hiervoor is geen extra medewerkerslicentie nodig. Met de speciale rechtengroep accountant kan de accountant meekijken waar nodig.
Betaalstatus bijwerken
Als de factuur in de boekhouding gemarkeerd is al betaald (bijvoorbeeld door het matchen van uw bankafschrift) wordt de betaalstatus verwerkt op de factuur in de Suite MKB en in het klantenportaal. Op basis hiervan kunt u herinneringen versturen via de Suite MKB.
Kostenplaatsen
Een Suite MKB project kan als kostenplaats worden aangemaakt zodat inkoopfacturen op het project kunnen worden geboekt. In de Suite MKB is dan op het project inzichtelijk hoeveel inkoop er is geregistreerd op het project.
SnelStart
Als partner van SnelStart adviseren we u in de aanschaf van de juiste SnelStart licentie en helpen we met de installatie en inrichting van uw boekhouding. Voor specifieke boekhoudkundige vragen verwijzen u naar uw boekhouder.
Inkooporder
De module Inkooporder is de basis om bestellingen te beheren. Op de inkooporder plaatst u alle producten die u wilt bestellen bij een leverancier. Een inkooporder kan ook aangemaakt worden vanuit een verkooporder of een besteladvies.
Op het beginscherm kunt u filteren en sorteren. Standaard staan alle openstaande inkooporders in beeld. Een handig instrument voor de inkoper.
Op het moment dat de inkooporder wordt geplaatst wordt de Economische voorraad bijgewerkt. Dit is namelijk de voorraad die aanwezig is in het magazijn (Technische voorraad) minus de reserveringen en plus de uitstaande bestellingen.
Zodra de inkooporder is verwerkt wordt de (technische) voorraad bijgewerkt. Voor meer mogelijkheden wordt de module Goederenontvangst aangeraden.
De inkooporder is de basis voor de goederenontvangst. De leverancier dient uw inkoopordernummer als referentie te gebruiken op hun documenten. Hierdoor wordt de controle van ontvangsten en inkoopfacturen eenvoudiger.
Bestellen
Met de module bestellen maakt u automatisch inkooporders van een verkooporder of productieorder.
Het systeem maakt per leverancier een inkooporder aan van de gemarkeerde producten. Het aantal en de inkoopprijs worden ingevuld.
Bij het bestellen wordt rekening gehouden met de minimale bestel hoeveelheid en eenheid.
De verdere procedure wordt afgehandeld door de module inkooporders, als referentie wordt het verkoopordernummer gebruikt.
Offerte
Met de module Verkoopofferte maakt u snel en eenvoudig offertes.
De contactpersoon, het adres, de medewerker, taalcode, leveringsconditie, betalingsconditie en de offerte voorwaarden worden standaard ingevuld na het kiezen van de relatie. Vervolgens schrijft u een openingstekst of kiest u een eerder gebruikte tekst via het teksten systeem.
De offerte bestaat uit 2 niveau's waarin u de producten kunt aanbieden. U heeft de keuze uit hoofproduct met subproducten of een hoofdgroep (zonder prijs en aantal) met producten.
De offerte kan metéén druk op de knop worden gemaild als pdf document in uw eigen huisstijl. Uiteraard kan de offerte ook geprint worden.
Als uw klant akkoord is met de offerte kunt u een orderbevestiging maken of de offerte omzetten naar een verkooporder voor de verdere afhandeling.
Ook handig!
CSV import
Met de module import kunt u lijsten inlezen uit een Excel bestand. Nieuwe producten zullen worden toegevoegd en bestaande producten worden bijgewerkt.
Het is ook mogelijk alleen de prijs van een selectie producten aan te passen. In Excel staat dan alleen de kolom productnummer en prijs. In dit voorbeeld is het handig om eerst een export te maken van de selectie. Dan de prijs aan te passen in Excel en dit vervolgens weer te importen. Op deze manier zijn alle velden batch gewijs aan te passen.
De verschillende imports kunt u opslaan als importdefinitie.
Een handige functie in deze module is het matchen van afbeeldingen. Vooral grote webshops zullen dit veel gebruiken. U kunt jpg bestanden in een import map plaatsen, deze worden vervolgens gematched op productnummer en bij het product geplaatst. Als het product actief is en op de webshop staat wordt de afbeelding ook geupload. Als het product al een afbeelding had, dan wordt deze vervangen.
Taken
Nieuw is de module Taken. Hiermee kunnen taken (todo's) worden gekoppeld aan een medewerker en voorzien van een vervaldatum en prioriteit.
In combinatie met de module Activiteiten kunt u ook uren registreren onder de taak. Dit kan handig zijn als er meerdere mensen of meerdere momenten wordt gewerkt aan een taak. De historie is op die manier ook inzichtelijk.
Naast het koppelen van een taak aan een medewerker kan de taak ook worden voorzien van een bron. Denk aan een relatie (afspraak maken), offerte (terugbellen), abonnement (opzegging verwerken) order (iets uitzoeken) of factuur (credit maken).
Op de bron (relatie, offerte, abonnement etc...) is een tabblad Taken. Hier staan alle openstaande en verwerkte taken die horen bij die bron. Vanuit dit tabblad kan ook snel een nieuwe taak aangemaakt worden.
Verder is een algemeen takenoverzicht waarop je taken van jezelf of collega's kunt bekijken en verwerken. Vanuit het takenscherm kan je ook doorklikken naar de bron.
Overzicht over alle openstaande taken werkt prettig en efficient!
Mailings
Verstuur mailings naar mailinggroepen met daarin ontvangers die u heeft geselecteerd in uw relatiebeheer systeem. Denk aan een mailinggroep alle klanten of alle klanten in Nederland etc.
De mailing kan via de ingebouwde word-editor opgemaakt worden en via het Suite MKB Message Service Centre verstuurd naar de ontvangers.
Uiteraard is aan de privacy voorkeuren van de klant gedacht en zo kunnen contactpersonen in hun profiel opgeven of ze wel/niet mailings willen ontvangen.
Webshop
Aanbieden en verkopen van producten via internet is lang niet zo ingewikkeld als u wellicht denkt. De module shop is een catalogus en webshop systeem dat geschikt is voor bedrijven die producten willen presenteren en/of aanbieden via internet.
In uw productenbestand geeft u aan welke producten in de webshop zichtbaar moeten zijn. Op basis hiervan krijgt u extra webshop specifieke velden die ingevuld kunnen worden. Bijvoorbeeld of het product bestelbaar is en velden om een publieke productomschrijving en de SEO in te stellen.
De omschrijving van het product kan met opmaak (o.a. vet, cursief en opsommingen) worden vastgelegd en er kan een .jpg afbeelding worden ingesteld. Alle velden inclusief de afbeelding worden in de webshop getoond. Automatisch worden ook de shops, groepen, categorieën en merken bijgewerkt.
De module webshop biedt veel standaard functionaliteit en is uitbreidbaar met de volgende modules voor nog meer mogelijkheden, denk aan:
- Product relaties zoals opties, alternatieve en meepakkers
- Product uitvoeringen zoals een stoel in 4 kleuren
- Specificaties waarmee via vrije velden extra informatie kan worden geregistreerd
- Vertalingen om product velden te vertalen voor meertalige webshops
- Onderliggende bestanden voor extra foto's en pdf's per product
- Couponcodes voor het geven van korting via het winkelmandje
- Configuratoren voor maatwerk producten
- Resellers als u werkt met agenten, winkels of afhaalpunten
Klanten kunnen producten bestellen via het winkelmandje principe. Als ze een login aanmaken kunnen ze via het Klantenportaal hun weborder volgen. In de online omgeving kunt u als beheerder van de webshop de orders verwerken middels diverse statussen. Uiteraard is het ook mogelijk om zelf orders te maken voor bestaande of nieuwe klanten.
De betaling kan online gedaan worden met iDeal Professional, Mollie of Paypal. Ook Op rekening of Contant kan ingesteld worden.
De webshop module kan ook gebruikt worden voor verhuur site omdat er mogelijkheden in zitten voor het opgeven van een start- en einddatum. Ook kan gekozen worden van bezorgen en ophalen waarbij automatisch de bezorgkosten wordt berekend op basis van km tussen het bezorg- en thuisadres. Het is mogelijk via kortingspercentages de kosten voor extra dagen te berekenen per dag. Hierdoor kan bijvoorbeeld de zondag als gratis verhuurdag worden ingesteld.
Onder rapportage zitten nog overzichten over omzetten en ook statistieken in aantal verkochten producten.
Voor webshop producten heeft u stuklicenties nodig, de eerste 100 producten zijn inbegrepen.
Al met al een complete webshop omgeving met orderafhandeling.
Pagina's
Met Suite MKB CMS maakt en onderhoud u uw website en SEO. Breidt uit met advertenties, blogs, facebook en nieuwsbrieven voor meer content mogelijkheden.
Met het content management systeem (cms) maakt en onderhoud u uw pagina's en menustructuur.
De kracht van het systeem zit in de geïntegreerde Word editor waarmee u de paginateksten kunt opmaken. Herkenbaar en gebruiksvriendelijk. Alle functies zoals tekstopmaak, afbeeldingen, links etc. zijn te benaderen via de werkbalk. En natuurlijk what u see is what u get!
Standaard vele extra's:
- Zoekmachine optimalisatie
- Formulier verzend systeem
- Widgets
- Sitemap
- Diapresentaties (sliders)
- Diverse weergaves zoals Thumbs, Blog en Lijst
- Paginaweergave instellingen
- 1 taal (uitbreidbaar)
- 25 pagina's (uitbreidbaar).
Uw site in eigen hand:
- kostenbesparend
- snel
- eenvoudig beheer en onderhoud
- altijd uptodate.
Medewerker licenties
Vul het aantal medewerkers in die met de Suite en/of App gaan werken, standaard wordt de Suite geleverd met 3 medewerker licenties.
Voor inhuur/zzp is niet perse een licentie nodig, alleen als ze bijvoorbeeld zelf hun uren boeken via de App.
Elke medewerker heeft een rechtengroep en daarmee is ingesteld welke informatie zichtbaar is en aangepast mag worden.
Vraag een demo aan
Anton is het vaste aanspreekpunt voor hoveniersbedrijven binnen Become-IT. Zodra u een demo aanvraag heeft gedaan zal ik contact met u opnemen, tijdens dit gesprek bespreken we samen uw wensen en plannen we een demo in.
Tijdens de demo gaan we samen de huidige situatie, wensen en vraagstukken bespreken en doorlopen we Suite MKB en bekijken de modules die een oplossing bieden voor uw wens of vraagstuk.
Veelgestelde vragen
Wij kunnen uw Suite MKB systeem binnen één werkdag opleveren en inrichten zodat u kunt inloggen en starten met het aanmaken van medewerkers en verdere ingebruik name.
De opstartfase bestaat uit:
- Installatie: dit doen wij en is veelal in een dag afgerond.
- Conversie: dit is het overzetten van bestaande gegevens vanuit bijvoorbeeld Excel of SnelStart, afhankelijk van de hoeveelheid, het soort gegevens en de bron varieert dit van 2 tot 8 uur.
- Inrichting: we nemen alle modules met u door zodat we het helemaal naar wens kunnen instellen. Ook stellen we alle koppelingen in met externe partijen zoals SnelStart en 2BA.
- Huisstijl: wij maken alle documenten zoals offerte en factuur op volgens uw huisstijl.
- Voorbereiding: het 'kantoor' personeel gaat werken met het systeem en zorgt dat alle lopende orders en de planning erin staat.
- In gebruik name: alle medewerkers krijgen een login, uitleg en toegang tot de App.
- Nazorg: wij kijken mee of het systeem gebruikt wordt zoals bedoeld, we geven tips en helpen bij het optimaliseren van de processen. Ook helpen we bij selectie en rapportage vragen.
- Updates: wij proberen het aantal updates tot een minimum te beperken, denk aan 1 á 2 updates per jaar. Dit valt onder het onderhoudscontract. Informatie over de updates wordt geschreven in de release notes waarover u bericht krijgt per mail.
Heeft u daarna wensen of ideeën voor het systeem dan verwerken wij die graag. Soms is het maatwerk en soms is het een mooie toevoeging voor alle gebruikers, hierover informeren we u en nemen het mee in de ontwikkeling.
Wij kennen geen proefperiode omdat wij graag persoonlijk uw situatie doornemen en een rondleiding geven tijdens een demo. Ook wordt voor een demo omgeving altijd speciaal een klantenportaal geregistreerd en ingericht met uw huisstijl en bedrijfsgegevens. Na dit gesprek kunt u de demo omgeving nog een korte tijd gebruiken om zelf het systeem te bekijken.
De opstartkosten zijn eenmalig en gaan over het overzetten van gegevens, het inrichten van alle processen en het trainen van de medewerkers. Na de demo bespreken we jullie wensen hierbij en geven een indicatie van de opstartkosten. Na de opstartfase heb je recht op basisondersteuning via telefoon of mail, hieraan zijn geen extra kosten verbonden.
De maandprijs van de Suite MKB is een optelsom van alle licenties. Naast dat u gebruik kunt maken van de software krijgt u:
- Recht op de laatste versie plus de installatie van de updates.
- Recht op ondersteuning bij storingen.
- Recht op korte instructie en begeleiding via telefoon of e-mail.
- Recht op gebruik van onze hulp-op-afstand software.
- Recht op gebruik van onze website met klantenservice, dienstenoverzicht en pinpointregistratie systeem.
Uiteraard helpen we u graag bij andere zaken zoals maatwerk wensen of het uitvoeren van bepaalde taken zoals het inlezen van artikelbestanden van leveranciers of het inrichten van zaken.
In veel gevallen zal in de opstartfase consultancy uren nodig zijn voor de conversie, inrichting en opstart. Daarna (1 á 2 maanden) volstaat al snel het maandbedrag.
Schroom echter niet om het ons te vragen, soms kunnen wij bepaalde dingen heel snel verwerken, dan is het voor u efficiënter om het te laten doen.
De Suite MKB licentie die je hebt wordt per kwartaal gefactureerd vanaf de startdatum, je ontvangt de factuur per e-mail. Wijgingen in de licentie worden op de eerstvolgende factuur doorgevoerd.
Wij investeren veel in het beschermen van uw gegevens door veel tijd te stoppen in het ontwikkelen en testen van onze software. Daarnaast werken we met de nieuwste hostingservers, besturingsystemen en monitoring software.
Onze servers zijn exclusief, dat betekent dat alleen Suite MKB gebruikers hier gebruik van mogen maken. Ook is onze softwarecode beschermt waardoor het minder gevoelig is voor hackers. Standaard wordt elke Suite voorzien van een https certificaat waardoor alle gegevens beveiligd worden uitgewisseld.
Als u al een website heeft kunt u 2 dingen doen:
- Uw huidige website laten overzetten naar het Suite MKB cms systeem en het Klantenportaal daarmee integreren.
- Een aparte domeinnaam registreren (bijvoorbeeld www.mijnbuytengewoon.nl) waarop het Klantenportaal werkt.
Optie 1 is op zich het mooiste, dan heeft u alles onder uw eigen domeinnaam en kunt u alles nog beter combineren. Optie 2 is praktischer als u de website in onderhoud heeft bij een web/marketing bureau.
Voor de klant maakt het niet veel uit, als ze een offerte krijgen per mail dan staat daarin een link naar het Klantenportaal. Ook geeft het Klantenportaal herkenning omdat u hier een eigen foto en logo op kunt plaatsen.
Ja dat kan. Een zzp'er kunt u een login geven voor de App zodat deze bijvoorbeeld zijn gewerkte uren kan registreren op uw werkbon.
Om kosten te besparen zou u ook een algemene 'zzp' login kunnen aanmaken die gebruikt wordt door meerdere zzp'ers die voor uw werken. Dat is vooral handig als u veel wisselende zzp'ers heeft. Bij vaste zzp'ers is het handiger om een eigen login te gebruiken. Dit omdat je dan hier ook uren rapportage op kunt doen en je later beter weet wie/wat gedaan heeft.
In het systeem kunt u rechtengroepen maken en die koppelen aan de zzp'ers. Zo kunt u exact instellen wat ze wel/niet mogen in de App.
Het abonnement wordt per kwartaal gefactureerd, u kunt opzeggen voor de vervaldatum. Dus voordat de volgende factuur is verstuurd.
Belangrijk is dat wij geen wachtwoorden ongecodeerd opslaan. Ook gebruiken wij uw data niet voor andere doeleinden zoals benchmarking.
Binnen de nieuwe AVG heeft uw klant ook rechten. Nieuw is bijvoorbeeld het recht om vergeten te worden. Dit recht is bijvoorbeeld ingebouwd, u kunt een klant verwijderen. Het recht op inzage hebben we helemaal geregeld via het Klantenportaal, daar kan de klant alles zien wat van hem geregistreerd wordt.
Als gebruiker van de Suite MKB kunt u een verwerkersovereenkomst afsluiten met Become-IT. Hierin staan onder andere afspraken over welke beveiligingsmaatregelingen zijn getroffen en wat te doen bij een datalek.
Zo werkt het!
De backoffice van de Suite MKB is de kern van het systeem. Deze backoffice werkt via een browser, u kunt dus op elk moment met elk apparaat vanaf elke locatie werken in de online backoffice van de Suite.
Bijzonder aan de Suite MKB is dat het wordt geïnstalleerd onder uw eigen domeinnaam, hierdoor kan bedrijfssoftware worden gecombineerd met het Klantenportaal, de website en webshop. Oftewel alles onder uw eigen domeinnaam, en dat is uniek!
(klik op de afbeelding om deze groter te maken)
Plannen, offreren en factureren
Bespaar tijd met onze makkelijke en overzichtelijke software voor hoveniers. De versie van de Suite MKB is de kern van het software systeem. Wij werken via een browser, u kunt hiermee op elk moment vanaf elke locatie op elk apparaat werken in de online versie van de Suite. Door gebruik te maken van de App is deze ook op uw telefoon erg handig te gebruiken. Wij kunnen u een totaaloplossing bieden voor calculatie, planning en uitvoering van tuinaanleg en tuinonderhoud.
Speciaal voor Hoveniers
Wij werken met:
Zij gingen u voor
