Ja. Bij aangenomen werk projecten factureer je in termijnen. Je maakt per termijn een onderwerp aan, zoals 'Aanbetaling', '1e termijn' of 'Fase 1', en geeft een percentage of een vast bedrag op. Vul je een percentage in? Dan berekent Suite MKB het bedrag automatisch op basis van de projectbedragen.

De laatste termijn maak je aan met de status 'Eindfactuur'. Het systeem berekent dan automatisch het verschil tussen het projectbedrag en wat al gefactureerd is, en factureert het resterende bedrag. Je kunt per termijn een uitvoerdatum plannen. Via de projectrapportage zie je vervolgens een overzicht van alle te factureren termijnen gesorteerd op datum.

Ben je gedurende een project overgestapt op Suite MKB en zijn er al facturen verstuurd in een ander systeem? Dan voer je die termijnen in met de optie 'Gefactureerd buiten Suite MKB', zodat jouw nacalculatie klopt

Als je aan het einde van een project wilt weten wat het echt heeft gekost, heb je meer nodig dan alleen de geboekte uren. Suite MKB brengt alle werkelijke kosten automatisch samen in de nacalculatie. Dat gebeurt vanuit zeven bronnen, afhankelijk van jouw werkwijze.

• Kosten gewerkte uren. Dit is de optelsom van de kostprijs van alle voltooide activiteiten van eigen medewerkers. De kostprijs wordt berekend op basis van de ingestelde kostprijs per uur, per uurcode of per medewerker.
• Kosten via orders. Materiaalkosten van orderregels die je als kostenplaats hebt gemarkeerd. Dit gebruik je voor materialen die niet via een inkooporder of inkoopfactuur lopen, bijvoorbeeld producten uit eigen voorraad.
• Kosten via inkooporders. De waarde van inkooporders die gekoppeld zijn aan het project. Zodra je een inkooporder aanmaakt vanuit een order, worden de kosten via deze route op het project gezet.
• Kosten via inkoopfacturen. Inkoopfacturen die via de boekhoudkoppeling zijn geïmporteerd en aan het project als kostenplaats zijn toegewezen. Dit werkt samen met Exact Online, SnelStart en Twinfield.
• Kosten via dagstaten. Materialen die medewerkers in de buitendienstapp registreren op een activiteit en als kostenplaats markeren. Dit is handig wanneer je geen aparte inkoopfactuur verwacht voor die materialen.
• Kosten externe medewerkers. De kosten van ingeleend personeel dat uren heeft geboekt op het project, apart zichtbaar van de kosten van eigen medewerkers.
• Kosten activa. De kosten van machines of gereedschappen die aan het project zijn gekoppeld en waarop uren zijn geregistreerd.

Doordat al deze bronnen samenkomen in één nacalculatie, zie je precies waar de kosten vandaan komen. Je vergelijkt ze direct met de voorcalculatie en berekent de gerealiseerde marge per project.

Meerwerk registreer je direct in de buitendienstapp door een activiteit te markeren als meerwerk. Uren, materialen en machines die op deze activiteit worden geboekt, worden automatisch als meerwerk herkend in de backoffice. In het profiel stel je in of het meerwerk op de factuur apart wordt weergegeven of wordt samengevoegd met het aangenomen werk.

Werk je met termijnfacturatie? Dan maak je voor meerwerk een losse order aan met facturatietype Dagstaten. Deze order factureer je direct na uitvoering, los van het projectbedrag en de termijnen. In de app wisselt een medewerker een activiteit eenvoudig van order, zodat meerwerk direct op de juiste order terechtkomt.

Het advies is om meerwerk altijd bij hetzelfde project te houden en de meerwerkorder direct na uitvoering te factureren. Zo blijft jouw projectadministratie overzichtelijk en voorkom je dat meerwerk ongemerkt bij de reguliere termijnen wordt meegenomen.

De projectenmodule bevat meerdere rapportages die je inzicht geven in de financiële stand van al je projecten.

Via de projectrapportage zie je per project het projectbedrag, het gefactureerde bedrag, de onderhanden projecten positie, de totale kosten en het resultaat. Je filtert op jaar, categorie en status en groepeert de cijfers per maand, kwartaal, jaar of projectmedewerker. De rapportage exporteer je naar Excel.

Per project zie je in de nacalculatie een gedetailleerde uitsplitsing van alle kosten per bron: gewerkte uren, orders, inkooporders, inkoopfacturen, dagstaten, externe medewerkers en activa.

Op het tabblad Planning zie je per uurcode de verwachte uren, de geplande uren en de werkelijk geboekte uren, met doorklikmogelijkheid naar de onderbouwing per medewerker en activiteit.

Werk je met het dashboard van Suite MKB? Dan is de onderhanden projecten positie ook als dagelijks kengetal beschikbaar, zodat je ziet hoe dit bedrag zich ontwikkelt en wanneer facturatie urgent wordt.