Tijd voor het
échte werk

De overstap van een papieren administratie naar software is voor een traditioneel hoveniersbedrijf een flinke verandering. Bij hoveniersbedrijf Kapona bleek niet alleen de software van Become-IT, maar vooral de ondersteuning bepalend voor het tempo waarin die verandering werd gemaakt. Joris Lourens, eigenaar van Kapona, had lang gezocht naar een passend pakket. ‘We werkten nog met werkbonnen en zetten alles handmatig over in Excel. Met Suite MKB slaan we die stap nu over.’ Het pakket sloot goed aan bij wat het bedrijf nodig had. Maar minstens zo belangrijk was de service. ‘Een softwarepakket is zo goed als de ondersteuning die je krijgt.’ Snel antwoord voorkomt stilstand Opvallend vindt Joris de snelheid waarmee vragen worden opgepakt. ‘Als je belt, krijg je altijd iemand aan de lijn die technisch onderlegd is.’ Juist tijdens een implementatie maakt dat verschil. ‘Vaak zijn dingen in het begin nog onwennig. Een template die niet lekker uit de printer komt bijvoorbeeld. Dan is die snelheid cruciaal. Je moet voorkomen dat er irritatie ontstaat. Anders ben je na een jaar klaar.’ Die persoonlijke benadering is volgens Anton Verlek, consultant van Become-IT, bewust onderdeel van de dienstverlening. ‘Een van onze kernwaarden is persoonlijk contact. Je kunt met een AI chatbot ook best antwoorden geven, maar dat is niet waar wij voor gekozen hebben. We willen dat klanten gehoord worden.’ Die aanpak heeft volgens Anton ook praktisch voordeel. ‘Als je luistert naar de klant en goed op elkaar kunt afstemmen, dan loopt een implementatie soepeler. En dat bespaart uiteindelijk kosten.’ Sturen op uren In de dagelijkse bedrijfsvoering levert de digitalisering vooral tijd en inzicht op. Joris kan tijdens een project direct zien hoeveel uren zijn gemaakt en hoe die zich verhouden tot de offerte. Daardoor kan hij eerder bijsturen. ‘Die informatie is cruciaal om een bedrijf goed te kunnen leiden.’ Juist die nacalculatie ziet hij als een belangrijk winstpunt. ‘Ik denk dat het merendeel in deze sector geen nacalculatie doet. Je werkt dan in feite op goed geluk. Nu hebben we realtime inzicht en zie je direct wat een project werkelijk kost.’ De klant wil vooral weten wanneer je komt De planningstool helpt volgens Joris bij een probleem dat in de hovenierssector breed herkenbaar is. ‘Communicatie is vaak de achilleshiel. Terwijl de klant gewoon wil weten: kom je en wanneer?’ Zaken als verlofregistratie en intranet vergroten de interne communicatie. ‘Hier kunnen verjaardagen van collega’s worden gedeeld en andere belangrijke informatie,’ legt Anton uit. ‘Het zijn misschien geen ingewikkelde features, maar het draagt wel bij aan de verbinding binnen een druk bedrijf.’ Nooit helemaal af Acht maanden na de implementatie ligt de nadruk vooral op finetunen. ‘Je bent nooit klaar’, zegt Anton. ‘Maar het gros loopt. Nu is het slijpen en tijd overhouden om te kijken wat nog meer kan verbeteren.’ Ook bij Become-IT zelf staan die ontwikkelingen nooit stil. ‘Met elkaar loop je tegen dingen aan en dat wordt goed en snel opgepakt,’ vertelt Joris. ‘Zo wordt Suite MKB steeds beter en dat voelt als maatwerk. Bij andere pakketten is maatwerk vaak een dure aangelegenheid.’ De gevreesde weerstand bij oudere medewerkers bleef ondertussen uit. Joris: ‘Ik had hommeles verwacht, maar dat was er helemaal niet. Door de eenvoud van het systeem en de goede ondersteuning liep die overgang soepel.’ Voor Anton is het een bevestiging dat de aanpak werkt. ‘Je kunt nog zo’n goed systeem hebben, maar als je je vragen niet beantwoord krijgt, werkt het ook niet.’ ‎‎

“De gedachte achter digitaliseren is de keten integreren.” Leo Kodde van Become-IT bedacht de Suite MKB Bibliotheek. Drie Ermelose bedrijven vertellen over de voordelen van dit portaal. “Deze slimme software maakt offertes en orders samenstellen een stuk eenvoudiger.”

Op donderdag 1 oktober en vrijdag 2 oktober nodigen we professionals in de tuinbranche uit voor de Meesters in de tuin beurs in het Inspyrium in Cuijk. De donderdag is gericht op de ondernemer en het netwerk, vrijdag voor de vakinhoudelijke verdieping. Opgeven voor beide dagen mag uiteraard ook!