Ook kleine ondernemingen ervaren de grote voordelen van Suite MKB

Ook kleine ondernemingen ervaren de grote voordelen van Suite MKB
Geschreven door:
Heidi Peters | Vakblad De Hovenier
14 december 2023
Luchtenberg Boomverzorging Klantverhaal Suite MKB

Luchtenberg Boomverzorging uit Barneveld is met drie werknemers een relatief klein bedrijf. Toch koos eigenaar Ruben Luchtenberg ruim een jaar geleden voor het softwarepakket Suite MKB van Become-IT. 'Ik wilde zelf een app laten ontwikkelen, maar toen ik dit pakket leerde kennen, was dat niet meer nodig.'

'Eigenlijk zei ik gewoon: doe maar wat ERES Boomverzorging heeft,' antwoordt Ruben Luchtenberg lachend op de vraag welke functionaliteiten voor hem belangrijk waren in zijn zoektocht naar een goede softwareoplossing. 'Een vriend is ook boomverzorger en gebruikt Suite MKB en toen ik bij ERES zag hoe het werkt, was het voor mij wel duidelijk. Kijk, ik ben geen ICT'er, maar ook ik zag al snel de samenhang tussen de modules, het overzicht dat het programma oplevert voor mij en de duidelijkheid naar de medewerkers.'

'Het softwareprogramma levert ons tijd, gemak, rust en overzicht op'

Luchtenberg startte in 2017 als zelfstandig boomverzorger. Zijn ambitie was om rechtstreeks voor particulieren te werken en geen of zo min mogelijk bestekwerk aan te nemen. Dat bleek in eerste instantie even lastig, tot hij zichzelf bekend maakte bij hoveniers met een particuliere klantenportefeuille. 'Hoveniers hebben altijd werk en ook vaak boomverzorgers nodig,' vertelt hij. 'Ik bied een compleet pakket, wij regelen alles van A tot Z. Nu, na zeven jaar, werken we met z'n vieren, binnenkort vijven, en hoef ik niet meer achter werk aan. Ik richt mij niet op de grote bestekken, maar kies voor het kleine, specialistische werk en dat bevalt heel goed. Wij hebben weinig werkdruk, ik kan alles uitvoeren zoals ik denk dat het de beste manier is, en kan daar een reële prijs voor rekenen.' Luchtenberg is ETW'er en twee medewerkers volgen de opleiding tot boomverzorger bij Yuverta in Velp.

Niet aarzelen

Een half jaar na de oprichting van Luchtenberg Boomverzorging vormde de eerste versnipperaar de start van het machinepark. Weer een half jaar later kwam er een shovel bij en nog een jaar later de eerste medewerker. 'Ik dacht al snel: dit moet anders,' vertelt Luchtenberg. 'Het maken van een offerte was arbeidsintensief en ik vergat nog weleens een product of machine op te nemen. Toen heb ik onderzocht of ik zelf een app kon laten bouwen, maar dat liet ik een beetje op z'n beloop. Na een tijd kwam ik eens bij ERES Boomverzorging, die heel enthousiast vertelde over Suite MKB. Cees Schreuder liet het mij zien en ook ik zag snel in dat het werkte. Ik was zo druk met dingen uitwerken in Excel, met het maken van offertes, werkinstructies voor de jongens en hun urenregistratie. Dus ik heb snel besloten dat ik dat ook wilde. De medewerkers zien nu op hun telefoon de order, kunnen exact zien wat er aan materialen mee moet en zij kunnen daar hun uren invullen; het is een paar maal klikken en de factuur is ook klaar. Mijn vrouw doet de administratie en merkt ook dat bijvoorbeeld de urenadministratie zoveel eenvoudiger is geworden. Voordat je erin stapt, kun je misschien wat aarzelen vanwege de maandelijkse investering, maar dat moet je niet doen, want het levert zoveel op.'

Kostprijs inzichtelijk

'De implementatie is soepel verlopen,' vertelt Guido van der Horst van Become-IT. 'We zijn begonnen met factureren en het inrichten van de planning. Vervolgens gingen we offertes maken en daarna zijn er wat kleine uitbreidingen geweest. Maar ingewikkelder dan dit was het niet. Het gros van het werk is in minder dan twee maanden gedaan. Normaal is dat in het eerste jaar erna wat kleine vragen en aanpassingen voorbijkomen, en dat was hier ook zo.'

Duidelijkheid voor de boomverzorgers met Suite MKB
Duidelijkheid voor de boomverzorgers met Suite MKB

Luchtenberg legt zijn werkproces uit: 'We hebben verschillende templates aangemaakt voor de verschillende werkzaamheden, zoals snoeien, kappen of bodemverbetering. De offertetekst staat dus al in concept klaar. Vervolgens geef ik het aantal uren in en de machines en producten die ik ga gebruiken. Doordat deze allemaal opgesomd staan, hoef ik ze alleen maar aan te vinken en vergeet ik niets meer. Inmiddels voeren we ook de kostprijzen in, zodat we ook direct zien wat onze marge is. Nadat ik de tekst heb gecontroleerd, gaat de offerte via mail naar de klant, die deze online kan accorderen. Daarmee wordt het een order, waarop ook de jongens kunnen zien wat ze mee moeten nemen en wat het werk inhoudt. En wij kunnen de order desgewenst direct inplannen. Wanneer het werk is gedaan, vullen de jongens direct hun gewerkte uren in, waardoor dat aspect ook heel eenvoudig is geworden.'

Tijd- en andere winst

'Suite MKB levert ons niet alleen tijd op, maar ook rust,' ervaart Luchtenberg. 'Eerst hadden we bijvoorbeeld een whatsappgroepje waar iedereen z'n uren in moest vullen. Nou, dat gaf me een onoverzichtelijk gedoe. Nu vullen ze het op de juiste plaats in, inclusief eventuele opmerkingen en ik hoef niemand meer achter de broek aan te zitten. Bovendien ben je klaar wanneer je op de zaak komt. Er hoeven geen briefjes meer ingevuld te worden, alle benodigde informatie staat al in Suite MKB. De facturen zijn met een druk op de knop geüpload in ons boekhoudprogramma SnelStart en met de betalingen werkt dat de andere kant op ook. Dan zie ik ook in Suite MKB welke facturen betaald zijn.'

Binnen én buiten alles goed op de rit

'Become-IT is niet heel groot en dat werkt perfect. Wanneer Guido er niet is, kan een van zijn collega's mij wel helpen; iedereen weet wat er speelt. Bij een vraag wil je dat het gisteren wordt opgelost en dat kan natuurlijk niet, maar wat wij vragen, wordt ongelooflijk snel opgepakt. Bovendien wordt met elke update het programma steeds beter. Ik vind dat het al super werkt, maar dan blijkt er toch nog een verbetering mogelijk die maakt dat het nóg fijner werkt. Ik begrijp eigenlijk niet waarom je níét met Suite MKB zou werken. Wij zijn als bomenbedrijven bezig met buiten, daar moet alles goed lopen. Zorg dat je het binnen net zo op de rit hebt als buiten. Daar heb je goede software voor nodig. Ook als relatief klein bedrijf heb je daar groot plezier van.'

De boomverzorgers van Luchtenberg
De boomverzorgers van Luchtenberg

www.boomzorg.nl/article/44370/ook-kleine-ondernemingen-ervaren-de-grote-voordelen-van-suite-mkb/