Outlook Groenprojecten werkt met Suite MKB

Artikelen
Outlook Groenprojecten werkt met Suite MKB

Outlook Groenprojecten BV, dat sinds 2006 gerund wordt door Sjerp Bouma, groeit. De planning in Excel voor de twintig vaste krachten en de extra medewerkers in het seizoen werd onoverzichtelijk. Dit was de aanleiding voor Sjerp Bouma om op zoek te gaan naar een goed alternatief, en dat vond hij. Bovendien leverde het programma van Become-IT het hoveniersbedrijf veel meer op dan alleen een efficiëntere planning.

Werkvoorbereider Anton Oussoren werkt pas enkele maanden bij Outlook, maar is al zo vertrouwd met Become-IT dat hij niet anders meer zou willen: 'Het programma Suite MKB geeft in één oogopslag weer waar de medewerkers die dag ingepland staan. Per project schrijven ze hun gewerkte uren en materialen. Op deze manier kan er ook per dag gefactureerd worden. De medewerkers beschikken via een app over hun eigen omgeving, waarin ze hun gewerkte uren en overuren kunnen inzien. Ook kunnen ze de gemaakte afspraken en contracten oproepen. Outlook was al met een partij in gesprek, maar niet alles wat wij belangrijk vonden, was daar mogelijk. Via een collega werd Sjerp Bouma geattendeerd op Suite MKB van Become-IT, dat ook specifiek voor hoveniers is ontwikkeld. We zijn in gesprek gegaan en Leo Kodde van Become-IT heeft een demo gegeven waarin hij de mogelijkheden uitlegde. Become-IT sluit het beste aan op wat wij doen en nodig hebben, dus de keuze was toen snel gemaakt.'

Perfecte aansluiting boekhoudprogramma

Het uitgangspunt van de zoektocht was weliswaar een planningsmodule, maar inmiddels gebruikt Outlook Groenprojecten meerdere modules van Suite MKB, zoals inkoop, calculatie, facturatie, het klantenportaal en de mogelijkheid om klanten via iDeal te laten betalen. 'Zo'n 70 procent van onze klanten zijn particulieren en we merken dat facturen sneller betaald worden, nu we in de mail direct een betaallink meesturen. Deze is overigens ook gekoppeld aan hun eigen klantenportaal, waarin zij hun offertes, werkzaamheden, onderhoudsafspraken, planning en dus ook de facturen kunnen terugvinden. Klanten kunnen zelfs via het portaal aangeven dat er iets moet gebeuren, bijvoorbeeld snoeiwerk. Wij krijgen dan een berichtje, plannen het werk in, de mensen buiten zien wanneer ze waar moeten zijn, wij kunnen de factuur aanmaken en zo is de cirkel weer rond.'

'Het inwerkproces was eenvoudig', vertelt directieassistent Jeanny Hooisma. 'Ook voor de buitenmedewerkers. Na een week was iedereen enthousiast. Zij boeken hun uren, maar ook wat ze aan materialen en machines hebben gebruikt. Voor ons op kantoor verliep het ook zo soepel als je maar mag verwachten. Wij leverden onze relatiebestanden aan en Become-IT stelde alles voor ons in. Hebben we nu vragen, dan is er slechts één belletje nodig en je kunt weer verder. De mensen van Become-IT weten waar ze het over hebben en dat merk je.'

Ze vervolgt: 'Leo adviseerde ons over te stappen naar een ander boekhoudprogramma, voor een optimale samenwerking tussen Suite MKB en de financiële administratie. We gebruiken nu SnelStart en het sluit goed op elkaar aan; het werkt perfect.'

Productenlijst aanmaken

Om offertes en later facturen te kunnen maken, is er een productenlijst nodig. De gebruiker klikt de producten, machines, uren en werkzaamheden aan die gebruikt, ingezet en geleverd worden. Alles wat je kunt factureren, moet vooraf aangemaakt en ingevoerd worden. Eventueel kunnen bij vaste inkooppartijen productlijsten worden opgevraagd. 'Ja', beaamt Oussoren, 'als Outlook hebben we zelf ook geïnvesteerd in tijd en in een training bij Become-IT. En dat is het waard. Want als je eenmaal de data hebt ingevoerd, is het zó simpel! Werken met de modules van Suite-MKB levert ons rust, helderheid en overzicht op. Projectmatig zie ik nu precies waar we staan, realtime. Je loopt niet achter met je facturen. Natuurlijk moet je daar even tijd voor maken, maar veel minder tijd dan voorheen.' Leo Kodde, directeur van Become-IT: 'Wij krijgen weer feedback van onze relaties, ook van Outlook, en die is heel belangrijk en waardevol voor ons. De samenwerking is goed en er is vertrouwen in elkaars kennis en kunde, aan beide kanten. Dat levert Outlook en Become-IT alleen maar goeds op.'

 

Dit artikel is december 2020 verschenen in Vakblad de Hovenier, zie: https://www.vakbladdehovenier.nl/article/34780/outlook-groenprojecten-werkt-met-suite-mkb/

Tags: Outlook Groenprojecten, hoveniersbedrijf, klantervaring Suite MKB