Pendula Boomzorg uit Est ging zo’n 13 jaar geleden van start. Inmiddels bestaat het team uit pakweg tien personen waarvan de meesten ETW’er zijn. Met de groei van het bedrijf ontstonden ook administratieve hobbels. Reden voor oprichter en eigenaar Timo van der Bijl om op zoek te gaan naar een programma, passend bij hun activiteiten. ‘Het levert ons een enorme tijdwinst op.’
Pendula Boomzorg voert alle werkzaamheden uit die boomzorg gerelateerd zijn. Snoeien, planten, verwijderen en stobbenfrezen. Ook voor onderzoek, advies en de bestrijding van de eikenprocessierups kun je het bedrijf bellen. Zij doen dat in opdracht van zowel particulieren als overheden. ETW’er Jhulien Schoone houdt zich binnen Pendula bezig met onder meer de werkvoorbereiding en Stephanie van der Bijl is officemanager. In hun beider functies is een efficiënt en goed werkend programma essentieel.
‘Alles wat je kunt bedenken van kluit tot kruin, voeren wij uit’, vertelt Schoone. ‘Inmiddels zijn we met tien vaste medewerkers en werken we jaarrond met een club van 15. Ik denk dat wij een goede marktpositie hebben doordat wij relatief veel ETW’ers in dienst hebben en omdat wij altijd actief zijn op het gebied van bijscholing. Ook zijn we VCA**, Groenkeur BRL en ISO9001 gecertificeerd. Onze focus ligt op slagvaardigheid en snel kunnen schakelen.’
Doorslaggevende demo
Door de groei van het bedrijf liepen enkele processen moeizaam. De verschillende programma’s en systemen voor planning, urenregistratie en financiële administratie communiceerden niet met elkaar. Dat maakte de bedrijfsvoering onoverzichtelijk en tijdrovend. Begin 2022 bezocht Van der Bijl de Groene Sector Vakbeurs en raakte in gesprek met Jesse Roozeboom van Become-IT. ‘Er waren meer aanbieders maar voor ons sprong Suite MKB er op dat moment al positief uit. Toch hebben we ons nog wel een jaar bedenktijd gegeven. In die tijd heeft Jesse twee demo’s gegeven en die waren doorslaggevend voor ons’, vertelt Stephanie van der Bijl.
‘Door de groei liepen we vast in de bedrijfsprocessen. Nu we met Suite MKB werken, hebben we veel meer inzicht en overzicht’
Om de medewerkers mee te nemen in het proces richting de nieuwe manier van werken, is er een toolboxmeeting geweest en heeft Roozeboom een training verzorgd. ‘Zo’n implementatie werkt niet vanaf dag één naar behoren en zelf hadden we ook vragen’, vertelt Stephanie van der Bijl. ‘Maar de service bij Become-IT is super. Altijd direct antwoord, waardoor je zelf ook weer door kan.’
Gekoppelde processen
Schoone vertelt hoe Suite MKB voor hem werkt: ‘Wij hebben aan de voorkant diensten gemaakt met kostprijzen en verhuurprijzen. Wanneer ik een offerte maak, kan ik per kopje aanklikken hoeveel uur ik welke dienst ga inzetten. Suite MKB berekent zelf de totaalprijs. Vanuit het programma mail ik de offerte aan de klant met een link naar ons klantenportaal. De klant kan in het klantenportaal de offerte direct accorderen, al dan niet met een opmerking erbij. Die reactie komt in mijn mailbox binnen zodat ik er direct mee aan de slag kan. Vanuit de offerte maak ik vervolgens een project aan, waar ik een order aan koppel. Die order zet ik klaar in de planning. Daar kan ik direct de benodigde machines aan hangen en middels de machineplanning kan ik zien welke machines nog beschikbaar zijn. Zo houd ik mezelf ook scherp en lukt het mij heel efficiënt te plannen. Een machine die meerdere dagen wordt ingezet, hoef ik maar eenmaal klaar te zetten. Dat scheelt mij enorm veel tijd.’
De medewerkers buiten hebben een app op hun telefoon. Zij kunnen de order inzien met de werkinstructie en de locatie. De locatie wordt automatisch gekoppeld met Google Maps. In de order zien zij welke machines die dag mee moeten. Desgewenst kunnen er nog KLIC-meldingen, foto’s en andere bestanden toegevoegd worden. Aan het einde van de dag voeren de medewerkers hun start- en eindtijd en reistijd in en kunnen nog opmerkingen toevoegen die van belang zijn voor het dossier of de facturatie. ‘Ik hoef nu niet meer uit allerlei whatsappjes ‘voor en na’-foto’s te halen’, lacht hij. ‘Al met al scheelt het ons een heleboel klikken.’
‘Voor mij is het heel handig dat ik eenvoudig een bijlage bij de factuur kan voegen, zodat de klant toch maar één pdf krijgt’, doet Stephanie van der Bijl een duit in het zakje. ‘Ik bepaal vervolgens ook of ik de factuur alleen in het klantportaal wil hebben of ook in de app, zodat de jongens buiten het ook kunnen inzien. Je kunt het instellen zoals je het wilt, er is heel veel mogelijk.’
Topje van de ijsberg
Jesse Roozeboom van Become-IT legt uit: ‘Je kunt het programma instellen zoals je wilt en ook zo gedetailleerd gebruiken als je wilt. Een andere boomverzorger is misschien met hercertificering bezig. Dan is het handig dat alle keuringsrapporten aan de machines gekoppeld kunnen worden en dat daar overzichten van gedraaid kunnen worden. Wanneer je daar als bedrijf aan toe bent, dan is het beschikbaar.’
Schoone: ‘Ik denk dat we nu alleen nog maar het topje van de ijsberg gebruiken. En zelfs dat levert al heel veel op.’
https://vakbladdehovenier.nl/