Waterdichte bedrijfsvoering met Suite MKB

Groengroep zet grote stappen: van werkbriefjes naar volledig online. Een tophoveniersbedrijf dat werkelijk alle facetten van het vak beheerst: van exclusieve tuinen ontwerpen en realiseren tot vijvers aanleggen, boomverzorging en specialistisch werk op slappe bodems. Dat vraagt om grip op processen. Groengroep, al meer dan veertig jaar actief in het hogere segment, vond die grip in het softwareprogramma Suite MKB van Become-IT. De overstap naar digitale urenregistratie bleek het begin van een veel bredere digitaliseringsslag. 'Het maatwerk dat we leveren, kunnen we nu veel efficiënter inzetten,' zegt eigenaar Gerben van Dolder.

Toen Groengroep begin 2023 met Suite MKB aan de slag ging, was de aanleiding eigenlijk eenvoudig: het bedrijf wilde af van de papieren werkbriefjes. 'Dat systeem werkte prima, maar we wisten dat we vooruit moesten,' vertelt Van Dolder. 'Omdat we veel regiewerk doen, moet alles kloppen: van laden en lossen tot reistijd en uitvoering. We leggen de lat hoog bij Groengroep; het is een cirkel waarin geen schakel mag ontbreken. Met Suite MKB hebben we die cirkel waterdicht kunnen maken.'

Alles digitaal, stap voor stap

De overstap naar Suite MKB bleek een logische stap. Urenregistratie, planning, klantrelaties en offertes konden in één keer worden gedigitaliseerd. 'Daarnaast zijn er handige extra's, zoals de plantenbank,' aldus Van Dolder. 'Omdat Suite MKB gekoppeld is aan ons boekhoudprogramma Exact heb ik altijd inzicht in de cijfers. Binnen een paar weken waren we volledig digitaal.'

'Binnen een paar weken waren we volledig digitaal'

Volgens Jesse Roozeboom is dat precies de kracht van Suite MKB. 'Het pakket is modulair opgebouwd. Bedrijven kunnen klein beginnen, bijvoorbeeld met urenregistratie of facturatie, en van daaruit stap voor stap uitbreiden. Door modules aan en uit te zetten sluit het pakket altijd aan bij de wensen van een bedrijf.'

Efficiëntie én eenvoud

De overgang naar digitaal werken verliep verrassend soepel. 'Voor onze jongens was het even wennen om alles in de telefoon in te voeren,' zegt Van Dolder. 'Maar eigenlijk ging het vanaf dag één vlekkeloos. Het systeem is overzichtelijk en snel te leren.'

De eenvoud van het systeem was voor Groengroep een belangrijke reden om voor Suite MKB te kiezen. 'Het is heel visueel en professioneel. In offertes kunnen we eenvoudig tekst, afbeeldingen en plantenlijsten toevoegen, waardoor een project echt gaat leven voor klanten,' vertelt Van Dolder. 'Tegelijkertijd is het een heel flexibel systeem, waarin doorlopend verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Dat stelt me gerust; hier kan ik tot mijn pensioen mee vooruit.'

Bibliotheek

Eén van de verbeteringen waarin Become-IT momenteel volop investeert, is ketenintegratie met de bibliotheek. 'In die bibliotheek koppelen hoveniers aan hun leveranciers,' legt Roozeboom uit. 'Assortiment, prijzen en productfoto's worden actueel gehouden, en bedrijven kunnen zelfs hun eigen prijsafspraken toevoegen. Dat maakt calculeren sneller en professioneler.' Het opbouwen en bijhouden van de bibliotheek gebeurt zorgvuldig en structureel. 'We zijn nu twee jaar bezig en hebben koppelingen met de software van verschillende leveranciers voor bijvoorbeeld planten, bestrating, hout, verlichting en bevestigingsmaterialen.'

Alles onder één dak

Inmiddels draait vrijwel de hele bedrijfsvoering van Groengroep via Suite MKB. Uren, materialen, offertes, facturen, alles zit in één systeem. 'Ik kan nu direct zien welke materialen zijn gebruikt, welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en hoe het met de betalingen staat,' aldus Van Dolder. 'Al blijft het natuurlijk mensenwerk; wat je niet opschrijft wordt ook niet gefactureerd. Gelukkig biedt Suite MKB de mogelijkheid voor het markeren van je favoriete artikelen en machines. Hierdoor creëer je focus en eenvoud in de app.'

Groengroep werkt met een klantenportaal waarin offertes, facturen en onderhoudsbeurten zichtbaar zijn.

Ook voor klanten zijn de resultaten zichtbaar. Groengroep werkt met een klantenportaal waarin offertes, facturen en onderhoudsbeurten zichtbaar zijn. 'Klanten kunnen er meldingen doen, bijvoorbeeld als er een tegel gebroken is. Voor hen voelt het alsof ze inloggen op een eigen Groengroep-omgeving, compleet in onze huisstijl. Dat maakt het heel persoonlijk.'

Persoonlijk en betrokken

De samenwerking met Become-IT ervaart Groengroep als persoonlijk en betrokken. 'We zijn geen nummer,' zegt Van Dolder. 'Soms is een antwoord niet direct voorhanden, maar er wordt altijd teruggekoppeld. En er wordt echt geluisterd.' Tegelijkertijd benadrukt hij hoe belangrijk het is dat deze service behouden blijft. 'Met de software zit het wel snor, maar de kracht zit in de persoonlijke aandacht. Het is de kunst om die vast te houden, ook als je groeit.' Roozeboom erkent dit. 'We investeren in het team en kiezen voor gestage groei. We willen een betrouwbare en persoonlijke partij zijn en ik denk dat we daar met deze aanpak in slagen.'

Veelzijdigheid

Als lid van Tophoveniers maakt Groengroep deel uit van een netwerk van vooraanstaande hoveniersbedrijven. 'We zijn ooit begonnen via een collega, en inmiddels werken al zeven van de tien bedrijven met de software,' vertelt Van Dolder. 'Het is leuk om te zien hoe het systeem binnen de club leeft en hoe ieder bedrijf er net weer anders mee werkt. Dat laat ook meteen de veelzijdigheid van het programma zien. Door gezamenlijk het systeem onder de loep te nemen leren we van elkaar.'

Tijdens de aankomende beurseditie van Meesters in de Tuin is Become-IT voor het vierde jaar op rij aanwezig. Een mooie gelegenheid om oude contacten aan te halen en nieuwe te leggen. Roozeboom: 'Dit is voor ons dé plek waar de branche elkaar ontmoet. In contact zijn is voor ons belangrijk voor de opbouw van de bibliotheek en verdere groei van het bedrijf.'