Efficiency en tijdwinst bij Esselink Hoveniers dankzij Suite MKB bedrijfssoftware

Efficiency en tijdwinst bij Esselink Hoveniers dankzij Suite MKB bedrijfssoftware
Geschreven door: 'Vakblad De Hovenier'
27-07-2021
Tags
Esselink Hoveniers Tophovenier Samenwerken Machineplanning Offertes in het Duits

Esselink Hoveniers digitaliseert complete workflow met ontzorgende Suite MKB-bedrijfssoftware van Become-IT

Naast landschapsarchitect zijn hoveniers ook ondernemer. Dat betekent dat ze projecten, planning, urenregistratie en alle andere administratieve processen moeten bijhouden. Esselink Hoveniers, lid van Tophoveniers uit De Heurne (Achterhoek), zocht en vond een systeem dat alle bedrijfsprocessen overzichtelijk in kaart brengt, aan elkaar koppelt en een hoop tijdrovend papierwerk overbodig maakt: Suite MKB.

'Voorheen werkten we met werkbriefjes. Die werden handmatig in het oude systeem ingevoerd. Voor de planning hadden we een ander programma en voor de boekhouding weer een ander. We waren toe aan een nieuw systeem waarin alles is geïntegreerd. In november vorig jaar was ik op bezoek bij een collega die werkt met Suite MKB. Ik was meteen verkocht en nam contact op met Become-IT. Twee maanden later begon de implementatie bij ons', vertelt Ard Esselink, directeur/eigenaar van Esselink Hoveniers.

Op maat ingericht voor hoveniers

Consultant Anton Verlek is namens Become-IT betrokken bij de implementatie. 'Het systeem is flexibel en biedt veel inrichtingsmogelijkheden voor hoveniers. Implementeren is vaak het zoeken van een gulden middenweg tussen wat de klant gewend is en hoe wij denken dat het systeem gebruikt moet worden. We begeleiden de klant tot hij het systeem helemaal in de vingers heeft en alle processen gestroomlijnd in kaart gebracht zijn. Ik stop pas met de implementatie als alles naar tevredenheid loopt. Samenwerking en een proactieve houding zijn essentieel in dit proces. Als ik zie dat er bij Esselink Hoveniers veel orders openstaan, vraag ik me af wat daar de reden voor is en neem ik contact op. Esselink levert op zijn beurt feedback, die wij gebruiken om het systeem te perfectioneren.'

Het programma is webbased, zodat iedere werknemer met pc, tablet of smartphone overal kan inloggen

Grote voordelen

Wat zijn kort opgesomd de grote voordelen van Suite MKB? Esselink: 'Allereerst is het programma webbased, zodat iedere werknemer met pc, tablet of smartphone overal kan inloggen. Op basis van rechten is toegang mogelijk tot de backoffice en/of app. Iedereen werkt dus realtime samen en behalve dat we veel minder papier gebruiken, verhoogt het ook de betrokkenheid van het personeel. Een ander groot pluspunt is dat er voor elke opdracht automatisch een order met een tijdslimiet wordt aangemaakt. Hierdoor worden de planners gedwongen zich met personeelsplanning bezig te houden. Nog een voordeel: offerteteksten en calculaties uit de database kunnen gemakkelijk in een offerte worden gezet, waardoor de opbouw van een offerte snel verloopt.' Esselink is ook te spreken over het gemak waarmee je een order omzet in een factuur, en het feit dat je met één druk op de knop automatisch een eindfactuur genereert na afloop van een project.


Ard Esselink (l) en Anton Verlek (r)

Vertalen en betalen

'Je kunt het systeem instellen in de taal van de klant. Dat is voor ons gunstig, aangezien we ook Duitse klanten hebben. Het systeem maakt een extra tabblad aan met een compleet vertaalde versie van het project. Dat is voor ons zeker een voordeel', aldus Esselink, die ook enthousiast is over de mogelijkheid tot online betalen. Het systeem genereert een digitale factuur, die voorzien is van een iDeal-betaalmogelijkheid en automatisch naar de klant wordt gemaild. Dit zorgt ervoor dat facturen over het algemeen sneller betaald worden.

Klantenportaal

Alle informatie over een bepaald project is ook voor de klant oproepbaar en inzichtelijk in het klantenportaal. Alles wat verstuurd wordt, is automatisch zichtbaar in het portaal. Zo heeft de klant simpel, snel en veilig toegang tot al zijn relevante gegevens, offertes, onderhoudsafspraken en facturen.

Conclusie

Suite MKB is ideaal voor hoveniersbedrijven, om de samenwerking tussen de mensen op kantoor en de collega's in de buitendienst soepel te laten verlopen. Het zorgt voor een betere planning van materieel en personeel en levert daardoor tijdwinst op voor de planners. 'Voorheen moest ik mijn hoveniers 's ochtends een opdracht geven; nu weten ze al wat ze te doen staat. Ze kunnen van tevoren in het systeem zien waar ze staan ingepland en welke materialen ze moeten meenemen. Het systeem zorgt voor meer betrokkenheid van het personeel, meer efficiëntie buiten en meer tijdwinst binnen', besluit Esselink.

 

Dit artikel is in juli 2021 verschenen in Vakblad De Hovenier. Lees het artikel hier.