Esselink Hoveniers

Esselink Hoveniers digitaliseert complete workflow met de ontzorgende Suite MKB bedrijfssoftware van Become-IT. Efficiency en tijdwinst dankzij de web-based bedrijfssoftware voor hoveniers.

Lees ook het artikel in vakblad De Hovenier: https://www.become-it.nl/actueel/efficiency-en-tijdwinst-bij-esselink-hoveniers-dankzij-suite-mkb-bedrijfssoftware/48/

Naast landschapsarchitecten zijn hoveniers ook ondernemers. Dat betekent het bijhouden van de projecten, planning, urenregistratie en alle andere administratieve processen. Esselink Hoveniers, lid van Tophoveniers uit De Heurne (Achterhoek) zocht en vond een systeem dat alle bedrijfsprocessen overzichtelijk in kaart brengt, aan elkaar koppelt en een hoop tijdrovend papierwerk overbodig maakt: Suite MKB.

‘Voorheen werkten we met werkbriefjes. Die werden handmatig in het oude systeem ingevoerd. Voor de planning hadden we een ander programma en voor de boekhouding weer een ander programma. We waren toe aan een nieuw systeem waarin alles is geïntegreerd. In november vorig jaar was ik op bezoek bij een collega die werkt met Suite MKB. Ik was meteen verkocht en nam contact op met Become-IT. Twee maanden later is de implementatie bij ons begonnen’, vertelt Ard Esselink, directeur/eigenaar van Esselink Hoveniers.

Op maat ingericht voor hoveniers

Consultant Anton Verlek is namens Become-IT betrokken bij de implementatie. ‘Het systeem is flexibel en biedt veel inrichtingsmogelijkheden voor hoveniers. Implementeren is vaak een gulden middenweg zoeken tussen wat de klant gewend is en hoe wij denken dat het systeem gebruikt moet worden. We begeleiden de klant tot hij het systeem helemaal in de vingers heeft en alle processen gestroomlijnd in kaart gebracht zijn. Ik stop pas met de implementatie als alles naar tevredenheid loopt. Samenwerking en een proactieve houding zijn essentieel in dit proces. Als ik zie dat er bij Esselink Hoveniers veel orders openstaan, vraag ik me af wat daar de reden voor is en neem ik contact op. Esselink levert op hun beurt feedback die wij gebruiken om het systeem te perfectioneren.’

Grote voordelen

Wat zijn kort opgesomd de grote voordelen van Suite MKB? Allereerst is het programma web-based zodat iedere werknemer met pc, tablet of smartphone overal kan inloggen. Op basis van rechten is toegang mogelijk tot de backoffice en/of app. Iedereen werkt dus realtime samen en, naast dat we veel minder papier gebruiken, verhoogt het de betrokkenheid bij het personeel. Een ander groot pluspunt is het feit dat voor elke opdracht automatisch een order met een tijdslimiet wordt aangemaakt. Hierdoor worden de planners gedwongen zich met personeelsplanning bezig te houden. Nog een voordeel: offerteteksten en calculaties uit de database kunnen gemakkelijk in een offerte worden gezet waardoor de opbouw van een offerte snel verloopt. Esselink is ook te spreken over het gemak waarmee je een order omzet in een factuur en dat je met één druk op de knop  na afloop van een project automatisch een eindfactuur genereert.

Vertalen en betalen

‘Het systeem kun je instellen op de taal van de klant. Dat is voor ons gunstig aangezien we ook Duitse klanten hebben. Het systeem maakt een extra tabblad aan met een compleet vertaalde versie van het project. Dat is voor ons zeker een voordeel’, aldus Esselink die ook enthousiast is over de mogelijkheid tot online betalen. Het systeem genereert een digitale factuur voorzien van een iDeal-betaalmogelijkheid die automatisch naar de klant wordt gemaild. Dit zorgt ervoor dat facturen over het algemeen sneller betaald worden.

Klantenportaal

Alle informatie over een bepaald project is ook voor de klant oproepbaar en inzichtelijk in het klantenportaal. Alles wat verstuurd wordt is automatisch zichtbaar in het portaal. Zo kan de klant simpel, snel en veilig toegang krijgen tot al zijn relevante gegevens, offertes, onderhoudsafspraken en facturen.

Conclusie

Suite MKB is ideaal voor hoveniersbedrijven om de samenwerking tussen de mensen op kantoor en de collega’s in de buitendienst soepel te laten verlopen. Het zorgt voor een betere planning van materieel en personeel en levert daardoor tijdwinst op voor de planners. ‘ Voorheen moest ik ‘s ochtends mijn hoveniers de opdracht geven maar nu weten ze al wat ze te doen staat. Ze kunnen van tevoren in het systeem zien waar ze staan ingepland en welke materialen ze moeten meenemen. Het systeem zorgt voor meer betrokkenheid van het personeel, meer efficiëntie buiten en meer tijdwinst binnen’, besluit Esselink.