Oosterhoff Poolen

Software voor installatiebedrijven

Als alround installatiebedrijf met ruim 15 installateurs aan het werk is er de nodige administratie en planning bij Oosterhoff Poolen uit Ermelo. Op kantoor werd dit uitgevoerd met het branchepakket Syntess wat alleen voor artikelen en facturatie werd gebruikt. De tablet App van het pakket is een tijdje gebruikt, maar op gegeven moment weer vervangen door een papieren werkbon.

Medio zomer 2018 kwam Arjan Poolen in aanraking met de Suite MKB via een andere gebruiker en werd getriggerd door de eenvoud van de App en het enthousiasme waarmee er over werd gepraat. Voldoende reden om een afspraak te maken bij Become-IT met de key-users voor een demo. De keuze voor de Suite MKB met geintegreerde 2BA koppeling was snel gemaakt en afgesproken werd te starten per 1 oktober 2018.

Koppeling 2BA en financieel

Een maand van voorbereiding volgde waarin de klanten en abonnementen uit het oude systeem werden overgezet en de inrichting is doorgenomen. Met partner Hofmanagement is de financiële overgang naar SnelStart en TriFact365 geregeld.

Omdat gebruik werd gemaakt van de handmatige 2BA bestandskoppeling in Syntess bestond het artikelbestand uit meer dan een miljoen artikelen. Niet echt handig voor de snelheid van zoeken in de App en het onderhoud aan de artikelen. We hebben daarom gekozen om de artikelen die de afgelopen 5 jaar gefactureerd zijn hieruit te filteren en die te matchen aan 2BA via onze slimme real-time API koppeling.

Handige App

De installateurs hebben op maandagochtend 1 oktober hun App login ontvangen en deze na een korte instructie in gebruik genomen. Door de logica en eenvoud van de App liep dit als vanzelf. Hierbij zie je dat jonge medewerkers de oudere helpen en samen weet iedereen in een paar dagen de weg.

Leuk is het dat je in de App kan zien als een collega jarig is, de confetti slingert nog net niet door het scherm! Omdat de App geschikt is voor elke smartphone hoeft er niet extra geinvesteerd te worden in tablets.

Slim & snel materialen zoeken

Een belangrijke overgang voor het personeel is het schrijven van de materialen in de App op de verkooporder. De naamgeving van een 2BA artikel komt niet altijd overeen met de naam die op de werkvloer wordt gebruikt. Hierom hebben we een product alias naam bedacht zodat het artikel op beide omschrijvingen (en artikelnummer van fabrikant en leverancier) gevonden kan worden.

Via losse zoekwoorden kan slim & snel gezocht worden. Zoals op 'VSH knel 22' wordt zowel 'Kniekoppeling knel verl. 22x15mm VSH' als 'T-koppeling knel 15x22x15 VSH' gevonden. Hoe meer zoektermen hoe kleiner het resultaat.

Registratie toestellen

In het oude systeem werden de toestellen, denk aan cv-ketels en warmtepompen beperkt geregistreerd. Deze zijn omgezet naar het Suite MKB Activa systeem waar het de basis vormt voor de service afdeling.

De registratie van toestellen (serienummers, model, foto's etc) en het terugzien van orderhistorie kan uiteraard via de App. Gekoppeld aan het activum (toestel) zit het onderhoudsabonnement en de serviceinterval.

Succesverhaal!

Uiteraard valt er nog veel meer over deze succesvolle implementatie te vertellen (denk aan calculatie, planning en facturatie). Samengevat is Oosterhoff Poolen zeer enthousiast en is er van de ene op de andere dag geen papieren werkbon meer te vinden, een top prestatie!

Ook de klanten van Oosterhoff Poolen zullen dit gaan merken omdat alle processen netjes en volledig via het Klantenportaal worden gecommuniceerd. Offertes kunnen geaccordeerd worden en facturen betaald met iDEAL.

Artikel Stad in Bedrijf 2020

Zie ook de het artikel van Stad in Bedrijf over de samenwerking met Oosterhoff Poolen: 

https://www.become-it.nl/blog/oosterhoff-poolen-vooruitstrevend-met-suite-mkb/29/

 

Bekijk de oplossing