Software voor Hoveniers

Het project wordt gebruikt om informatie te groeperen en te benaderen, hiermee heeft u op elk moment inzicht in de tussenstand van uw projecten.

De gegevens die u kunt koppelen aan een project zijn:
- Offertes
- Orders
- Transportorders
- Facturen 
- Inkooporders
- Inkoopfacturen
- Activiteiten
- Abonnementen

Van de activiteiten kunt u per uurcode diverse overzichten maken. We registreren per uurcode de geplande uren, de kostprijs, de geboekte uren en verkoopprijs. Op basis hiervan kan onder andere de verwachte en gerealiseerde marge worden berekend.

De niet verwerkte orders geven een beeld van de te verwachten kosten en opbrengsten. De facturen complementeren deze cijfers met gerealiseerde kosten en opbrengsten. Door alle cijfers op te tellen heeft u altijd direct inzicht in hoe projecten verlopen.

In combinatie met de boekhoud koppeling kunnen projecten als kostenplaats naar de boekhouding worden gezet zodat de inkoopfacturen van een bepaald project gekoppeld en opgehaald kunnnen worden.

U maakt een project aan met een nummer, omschrijving, relatie, categorie en status. Door middel van de status kunt u diverse lijsten printen en inzicht houden in uw lopende projecten.

Overzicht over alle vragen, wensen en storingen van klanten heeft u met de module klantenservice. Klanten kunnen zelf een melding doen via het Klantenportaal of het Service Meld Punt. Medewerkers kunnen via de App meldingen invoeren en in behandeling nemen op een verkooporder.

Als de melding is gekoppeld aan een relatie kan deze direct in behandeling worden genomen op een verkooporder. Bij een melding van een nieuwe klant (verkoopkans) kan deze worden omgezet in een verkoopofferte. Vanuit de verkoopofferte kan de relatie definitief worden aangemaakt als de nieuwe klant akkoord gaat met de offerte.

Voor activa gebruikers heeft de klantenservice module extra waarde omdat de meldingen gekoppeld kunnen worden aan het activum. Op die manier houdt u een onderhoudshistorie bij.

Onder personeelsgegevens kunt u met de module Klantenservice ook per dag storingsdienst ingeven. In de App is dan onder Activiteiten zichtbaar wie wanneer storingsdienst heeft. Op het urenoverzicht staat aangegeven hoeveel dagen een medewerkers storingsdienst heeft gedraaid.

In de bibliotheek staan artikelbestanden van bij Suite MKB aangesloten deelnemers. Je kan eenvoudig zoeken in deze bibliotheek en abonneren op artikelen.

Deelnemers kunnen via CSV bestanden hun artikelinformatie actueel houden.

Voor meer informatie ga naar: https://bibliotheek.suite-mkb.nl

Speciaal voor hoveniers is de module Planten met daarin ruim 9000 planten. De database is verrijkt met vele kenmerken en foto's die gebruikt mogen worden in plantenlijsten.

In de plantenbank kan je eenvoudig zoeken op Nederlandse- of Botanische naam. Ook kan je filteren op kenmerken zoals bloeikleur en periode. Op de plantkaart zie je alle gegevens met foto's bij elkaar staan.

Om inspiratie op te doen kan je collecties bekijken van collega hoveniers, publicaties of bijvoorbeeld de Tuinen van Appeltern. Ook zelf kan je een collectie samenstellen en publiceren.

Van de planten die je kiest voor een klant maak je eenvoudig een plantenlijst met vakindeling. Deze plantenlijst koppel je aan de offerte en/of order. De plantenlijst wordt als pdf document meegestuurd als bijlage bij de offerte of order. In het pdf document staan telkens 3 planten per pagina met een plantcollage en informatie over de plant.

De plantenlijst is ook in de app opvraagbaar voor de buitendienst, bijvoorbeeld bij aanleg of onderhoud. Verder kan in de app gezocht worden in de volledige plantenbank. De nadruk ligt hier dan op snoei informatie en afbeeldingen.

In het klantenportaal komen de plantenlijsten die gekoppeld zijn aan offerte en/of orders. Er is een visuele weergave van de plantenlijst gemaakt met ook alle details van de plant en vergrotingen van de afbeeldingen.

Mijn planten is een automatische registratie van planten die ooit zijn aangeboden aan een klant. Deze lijst kan worden opgevraagd in het klantenportaal, de app en backoffice.

Al met al een prachtige module en een aanbeveling voor elke hovenier.

Deze module wordt gebruikt om een product, offerte of productieorder te calculeren. De calculatie bestaat uit producten (producten + norm), uren (uurcodes + norm) en prijscomponenten. Samen vormt dit de nieuwe kostprijs en verkoopprijs.

Een prijscomponent kan een percentage of vast bedrag zijn. Het percentage wordt berekend over de basis verkoopprijs, over de incrementele verkoopprijs of over het eindtotaal.

Voorbeelden van prijscomponenten zijn commissie, winst, garantie, risico, afronding en korting.

Een calculatie product kan als sjabloon ingesteld worden, deze wordt overgenomen naar de offerte en kan dan op maat verder aangepast worden. Je hoeft dus niet voor elke unieke combinatie een losse calculatie te maken, dat scheelt veel tijd en houdt het systeem overzichtelijk.

De onderliggende componenten van een calculatie product worden zichtbaar in de app. Hierdoor weet een medewerker wat er nodig / aangeboden is.

In combinatie met productieorders en voorraad werkt het ook mooi, dan kunt u namelijk een calculatie product produceren zodat dit product op voorraad komt, automatisch worden dan alle verbruiksproducten afgeschreven van de voorraad. Op basis van deze behoefte is ook een besteladvies met ijzeren voorraad in het systeem waarmee u op tijd inkooporders kunt maken. Overigens is het ook mogelijk om zonder voorraadregistratie te produceren met de module productieorder, dan is het meer voor aansturing voor mensen in de werkplaats.

Met sjablonen kan je producten aan elkaar verbinden en daarmee sneller offertes maken of suggesties geven in een webshop.

De volgende relatie is mogelijk bij offertes maken:

• Sjabloon: onder de hoofdstukken van een offerte groep kan je producten koppelen als sjabloon. Bij het maken van een offerte kan je die sjabloon producten snel kiezen.

De volgende relaties zijn standaard mogelijk bij een webshop:

• Meepakker: producten die passen bij bestelde producten staan onder het winkelmandje;
• Opties: producten die je bij een product kan mee bestellen;
• Alternatief: als een product is uitverkocht, wordt daaronder een alternatief product getoond;
• Afhankelijk: bij het product worden andere producten genoemd, die automatisch mee besteld worden omdat ze essentieel zijn.

De module Activiteiten (voorheen Uren & afspraken) geeft u inzicht in alle werkzaamheden en afspraken. Deze module werkt ideaal in combinatie met Orders en de App.

De registratie van de activiteit wordt altijd gekoppeld aan een relatie. Dit kan een klant zijn of u zelf als het gaat om interne werkzaamheden. Naast de relatie geeft u de datum, tijd, uurcode, gewerkte uren en een omschrijving op.

Een activiteit kan ook gekoppeld worden aan een bon, bijvoorbeeld een order, orderregel of activum. Dit koppelen of beter gezegd inplannen van uren is heel eenvoudig gemaakt op het activiteiten weekscherm. Op dit scherm staan alle openstaande orders en u ziet direct welke medewekers nog beschikbaar zijn. In combinatie met de App worden de geplande activiteiten automatisch doorgezet naar de juiste medewerker.

Het weekscherm laat per week alle activiteiten van een medewerker zien. Dit kan in lijst vorm of visueel met blokjes en kleuren. Op het scherm kan gefilterd worden op week, dag, medewerker, activiteit en order. Hierdoor heeft u vanuit elk perspectief overzicht over de geplande en geregistreerde activiteiten.

In de module activiteiten zitten uitgebreide selectie mogelijkheden waarmee u elk gewenst overzicht kunt opvragen. Bijvoorbeeld alle activiteiten besteed aan een project of alle uren van een medewerker in november.

De standaard rapporten zijn:
- Rapport gegroepeerd op medewerker / week
- Rapport gegroepeerd op relatie / medewerker / project
- Overzicht per jaar / uurcode
- Log
- Export van alle velden naar Excel

Met de App voor Suite MKB heeft u op kantoor of onderweg uw klantgegevens bij de hand. Zoek intuïtief op naam of adres en alle contactpersonen worden snel gevonden. Door de integratie met uw telefoon kunt u direct bellen, e-mailen, de website van de klant bezoeken of de route plannen.

De App werkt op elke smartphone via de browser, uw medewerker krijgt een persoonlijke login waarmee hij zijn eigen werkzaamheden via de App kan inzien en afvinken. Afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.

In de ontwikkeling heeft Become-IT uitgebreid nagedacht over de informatie en functionaliteit die beschikbaar moet zijn voor de medewerker. Vervolgens is gezorgd voor de technische realisatie zodat de integratie tussen het ERP systeem Suite MKB en de App optimaal verloopt. In het lijstje hieronder ziet u de mogelijkheden van de App die beschikbaar zijn.

Mogelijkheden van de App
- Relatiebeheer
- Orders
- Transportorders
- Productieorders
- Activiteiten (Uren / Bezoekverslagen / Taken / Afspraken / Ziekte / Verlof)
- Activa beheer

Voordelen
- Medewerkers in de buitendienst kunnen hun werkzaamheden via de App zien en boeken
- Minder kantoorbezoek, omdat orders al in de App staan
- Planning kan gedurende de dag nog aangepast worden
- Productiever door actuele informatie en papierloze verwerking
- Direct uren registreren via de App
- Geen extra werk en fouten, omdat uren- & materialenbriefjes overbodig zijn
- Makkelijk factureren en sneller betaald krijgen
- Minder administratie en meer inzicht voor verkoop, planning en management

Rechten
Elke medewerker heeft een functierol. In deze rol is ingesteld wat de rechten zijn voor toegang, schrijfrechten en manager functies per module in de App.

Voorbeelden
De verkoper gebruikt relatiebeheer, notities en bekijkt de laatste orders van de klant. De productieleider plant zijn productieorders en zorgt dat ze worden afgemeld. De order kan gebruikt worden als werkbon door medewerkers om uren op te boeken en de transportorder gebruikt de chauffeur voor de ondertekening bij aflevering. Dus afhankelijk van de functie van uw medewerker geeft de App informatie en tools.

Licentiemodel
De licentie voor het gebruik van de App is eenvoudig gehouden, u heeft alleen de App licentie nodig en per medewerker kunt u de toegang instellen. Afhankelijk van uw Suite MKB licentie kunt u dan gebruik maken van de mogelijkheden in de App.

Een abonnement is een overeenkomst met een klant die periodiek wordt gefactureerd of geïncasseerd. Een abonnement bestaat uit producten met een prijs per maand. Op basis van de facturatiecyclus wordt het abonnement gefactureerd.

Per abonnement is het mogelijk om een opleverformulier te printen voor de klant, hierop staan alle belangrijke gegevens van het abonnement.

Cyclussen kunt u zelf aanmaken, bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Vervolgens kunt u per cyclus een overzicht maken van alle abonnementen die u moet factureren en hier een facturatiesessie van maken. In een facturatiesessie zitten meerdere facturen die u als groep kunt opvragen, printen of exporteren naar de factuur online website.

In combinatie met de module Incasso kunt u een incasso opdracht maken van een facturatiesessie. Van de incasso wordt een historie opgebouwd.

Met Abonnement online kunt u het abonnement exporteren naar de website zodat uw klant het abonnement kan inzien via zijn relatielogin.

De module abonnement facturatie verzorgt de volledige facturatie van abonnementen. Op het abonnement geeft u op vanaf wanneer en met welke cyclus u het abonnement wilt factureren. Op basis van deze gegevens en de laatste factuur maakt het systeem automatisch nieuwe facturen aan.

Met de optie voorcalculatie is het mogelijk vooraf te kijken welke klanten een factuur krijgen en wat het totaalbedrag is. Via voorcalculatie kunt u een controle uitvoeren op de te factureren abonnementen.

Als de voorcalculatie correct is kunt u de definitieve facturen aanmaken, bekijken, printen en versturen.

Voor abonnement facturatie heeft u ook de module Verkoopfacturen en Verkoopfacturen sessies nodig.

Op het abonnement is de mogelijkheid om automatisch orders in te plannen. Dit om periodieke onderhoudswerkzaamheden uit te voeren. De aangemaakte order blijft gekoppeld aan het abonnement.

U kunt op het abonnement aangeven wat de startdatum is en vervolgens de interval vanaf die startdatum. Bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks.

De producten gekoppeld aan het abonnement worden automatisch meegenomen naar de order bij het inplannen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de producten die nodig zijn voor het onderhoud reserveren via de order. In combinatie met voorraad en het besteladvies kan dit dan tijdig besteld worden.

Op het abonnement is het mogelijk specificaties/opmerkingen te plaatsen die kunnen worden geprint op het order rapport.

Met de module Activa registreer je alle bezittingen van machines, transportmiddelen en gereedschappen tot inventaris en gebouwen op een centrale plek. Dit geeft overzicht en zorgt voor beter inzicht in waarde, onderhoud en beschikbaarheid.

Omdat een activum gekoppeld kan worden aan een relatie is het mogelijk zowel eigen activa als activa bij klanten te beheren. Een voorbeeld van activa bij een klant is een installatiebedrijf die de cv-ketel die bij de klant staat in onderhoud heeft en daarom registreert als activum. Voorbeelden van eigen activa zijn er bij elk bedrijf, een hovenier zal bijvoorbeeld zijn mini-kraan registreren voor onderhoudshistorie en machineplanning.

Activaplanning, ook wel machineplanning genoemd, geeft de mogelijkheid om activa te koppelen aan een activiteit. Dit betekent dan dat een machine of transportmiddel gereserveerd is voor die dag. Het zal dus meestal gaan over interne activa. Ook kan dan de gebruiksduur worden geregistreerd wat weer inzicht geeft in lange termijn gebruik. Per activum kan worden aangegeven of dit planbaar is.

De status van een activa laat verder het proces zien van aanschaf tot afschrijving en verkoop. Ook keuring, verzekering en garantie kan worden geregistreerd. In het vak opmerkingen is ruimte voor extra informatie en er kan een afbeelding worden gekoppeld aan het activum. Verder valt er veel te koppelen zoals abonnementen, servicemeldingen, orders, taken, bestanden en activiteiten.

Een activum kan gekoppeld worden aan een groep, locatie en relatie om het in te delen. De referentie kan worden gebruikt om alle activa te voorzien van een identificatie sticker, het veld serienummer zorgt hierbij voor een extra controle.

Met de app kunnen medewerkers zoeken, historie inzien, servicemeldingen aanmaken en de planning inzien. Ook is het mogelijk activa toe te voegen, te wijzigen en te voorzien van afbeeldingen. Het gebruik van activa in de app is met rechten in te stellen.

Klanten kunnen in het klantenportaal hun eigen activa zien. Bijvoorbeeld een cv-ketel die je in onderhoud is. Ze kunnen dan ook via het klantenportaal een servicemelding plaatsen.

Mogelijkheden te over met deze module!

Binnen de Suite MKB is het mogelijk betalingen te registreren op een weborder en/of factuur.

Mogelijkheden:

• Betaallink meesturen of delen;
• Betalingen registreren van iDEAL, Mollie, Buckaroo of Paypal;
• Handmatig betalingen toevoegen aan weborder of factuur;

Betaalproviders

Voor online betalingen heb je een contract met een betaalprovider nodig. Binnen de betaalprovider kan je verschillende betaalmethodes gebruiken.

• Mollie: https://www.mollie.com/nl
• Buckaroo: https://www.buckaroo.nl/
• Paypal: https://www.paypal.com/nl/business
• iDeal Professional

Om een betaalprovider te gebruiken in Suite MKB moet je bij de gekozen provider een account aanvragen. Vervolgens kan je die instellen in Suite MKB.

Vooraf gefactureerde order

Werk je met een webshop, dan krijg je weborders die ook direct betaald kunnen worden. Als je van zo'n weborder een order maakt voor de levering van goederen of uitvoering van diensten worden de eventuele betalingen meegenomen. Je kan dan direct de order vooraf facturen zodat de klant een factuur krijgt. Daarna kunnen op de weborder en order geen wijzigingen meer worden gedaan.

De Suite MKB kan gekoppeld worden aan je boekhoudpakket, op dit moment ondersteunen wij:

• SnelStart
• Exact Online
• Twinfield
• e-Boekhouden.nl
• Yuki

Zie ook: https://www.become-it.nl/boekhoudkoppelingen/

Voor andere boekhoudpakketten adviseren we gebruik te maken van de e-mailkoppeling. Elke verkoopfactuur in Suite MKB wordt dan als e-mail gestuurd naar je boekhouding en kan via scan-en-herken worden ingelezen.

De boekhoudkoppeling zorgt ervoor dat de klanten en leveranciers worden aangemaakt in de boekhouding en dat de facturen worden geëxporteerd naar het verkoop dagboek. Een factuur die is geëxporteerd naar de boekhouding kan niet meer worden gewijzigd in de Suite MKB.

Omzetgroepen

U kunt in de Suite MKB omzetgroepen maken met aparte grootboekrekeningen zodat de omzet gesplitst binnen komt in de boekhouding. Omzetgroepen zijn instelbaar per product of per factuur.

Accountantskoppeling

Geef je accountant gratis toegang tot de Suite MKB, hiervoor is geen extra medewerkerslicentie nodig. Met de speciale rechtengroep accountant kan de accountant meekijken waar nodig.

Betaalstatus bijwerken

Als de factuur in de boekhouding gemarkeerd is al betaald (bijvoorbeeld door het matchen van het bankafschrift) wordt de betaalstatus verwerkt op de factuur in de Suite MKB en in het klantenportaal. Op basis hiervan kan je de openstaande posten bekijken en tot drie herinneringen versturen via Suite MKB.

Kostenplaatsen

Een Suite MKB project kan als kostenplaats worden aangemaakt zodat inkoopfacturen op het project kunnen worden geboekt. In de Suite MKB is dan op het project inzichtelijk hoeveel inkoop er is geregistreerd op het project.

De module Inkooporder is de basis om bestellingen te beheren. Op de inkooporder plaatst u alle producten die u wilt bestellen bij een leverancier. Een inkooporder kan ook aangemaakt worden vanuit een order of een besteladvies.

Op het beginscherm kunt u filteren en sorteren. Standaard staan alle openstaande inkooporders in beeld. Een handig instrument voor de inkoper.

Op het moment dat de inkooporder wordt geplaatst wordt de Economische voorraad bijgewerkt. Dit is namelijk de voorraad die aanwezig is in het magazijn (Technische voorraad) minus de reserveringen en plus de uitstaande bestellingen.

Zodra de inkooporder is verwerkt wordt de (technische) voorraad bijgewerkt. Voor meer mogelijkheden wordt de module Goederenontvangst aangeraden.

De inkooporder is de basis voor de goederenontvangst. De leverancier dient uw inkoopordernummer als referentie te gebruiken op hun documenten. Hierdoor wordt de controle van ontvangsten en inkoopfacturen eenvoudiger.

Met de module bestellen maakt u automatisch inkooporders van een order of productieorder.

Het systeem maakt per leverancier een inkooporder aan van de gemarkeerde producten. Het aantal en de inkoopprijs worden ingevuld.

Bij het bestellen wordt rekening gehouden met de minimale bestel hoeveelheid en eenheid.

De verdere procedure wordt afgehandeld door de module inkooporders, als referentie wordt het ordernummer gebruikt.

Met de module Offerte maakt u snel en eenvoudig offertes.

De contactpersoon, het adres, de medewerker, taalcode, leveringsconditie, betalingsconditie en de offerte voorwaarden worden standaard ingevuld na het kiezen van de relatie. Vervolgens schrijft u een openingstekst of kiest u een eerder gebruikte tekst via het teksten systeem.

De offerte bestaat uit twee niveau's waarin u de producten kunt aanbieden. U heeft de keuze uit hoofproduct met subproducten of een hoofdgroep (zonder prijs en aantal) met producten.

De offerte kan met één druk op de knop worden gemaild als pdf document in uw eigen huisstijl. Uiteraard kan de offerte ook geprint worden.

Als uw klant akkoord is met de offerte kunt u de offerte omzetten naar een order en op hetzelfde moment eventueel ook een project aanmaken.